Nas partes anteriores, procurei mostrar como a formulação do objectivo orienta a auditoria. Conforme a pergunta à qual a gestão precisa de obter resposta, podemos centrar a auditoria na conformidade, na implementação ou na eficácia. Essa escolha tem uma consequência prática: influencia a amostra que vamos seleccionar. Diferentes objectivos de auditoria determinam diferentes linhas de investigação e, por isso, diferentes perguntas e diferentes amostras.
Se queremos verificar a conformidade dos controlos de aprovação de rótulos, precisamos de seleccionar casos que nos permitam comparar esses controlos com os requisitos legais aplicáveis. Se queremos avaliar a aplicação dos limites de capacidade antes da aceitação de grandes encomendas, precisamos de examinar encomendas em que esses limites deveriam ter sido considerados. E se queremos determinar se o planeamento assegura as entregas no prazo e na quantidade acordados durante os picos de procura? Nesse caso, seleccionar apenas encomendas realizadas em períodos de baixa ocupação dificilmente permitirá responder à pergunta. A amostra deve permitir testar o que o objectivo nos pede para determinar.
Por vezes, a selecção faz-se por conveniência: os últimos três processos, os exemplos apresentados pelo responsável ou os registos mais fáceis de encontrar. Podemos acabar com uma pasta cheia de evidências e continuar sem uma resposta suficientemente fundamentada à pergunta da auditoria.
A amostragem aleatória pode ser útil. Contudo, numa auditoria centrada na eficácia, interessa incluir deliberadamente condições em que os controlos tenham sido postos à prova. Há cinco perspectivas que podem ajudar nessa selecção.
1. Situações de maior exposição ao risco
Uma encomenda de grande dimensão, um cliente com requisitos particularmente exigentes ou um produto cuja falha possa ter consequências graves merecem atenção na escolha da amostra. Interessa considerar tanto a possibilidade de falha quanto a importância das suas consequências.
Imagine-se uma auditoria cujo objectivo é determinar se a análise das encomendas assegura a compreensão dos requisitos antes de assumir compromissos com os clientes. Uma encomenda com requisitos técnicos pouco habituais pode permitir testar essa capacidade melhor do que várias encomendas repetidas de produtos normalizados.
2. Alterações recentes
Um novo fornecedor, um equipamento diferente, um operador recém-admitido ou uma aplicação informática acabada de implementar podem alterar as condições em que o trabalho é realizado. Um controlo que funcionava nas condições anteriores pode revelar fragilidades depois da mudança.
Se pretendemos avaliar a eficácia do controlo das compras, faz sentido incluir fornecimentos de um fornecedor recentemente aprovado. Se auditamos a produção, podemos escolher um trabalho realizado após uma alteração de equipamento e verificar como foram preparados os operadores, ajustados os controlos e confirmados os primeiros resultados.
3. Excepções à rotina
As encomendas urgentes, as concessões e as alterações de última hora ao planeamento estão particularmente carregadas de informação. Nessas situações, aumenta a pressão para encurtar percursos, saltar verificações ou aceitar decisões que, em condições normais, seriam questionadas.
Numa auditoria à libertação do produto, por exemplo, podemos seleccionar uma entrega urgente. Quem autorizou a libertação? Que verificações foram realizadas? Como foram tratadas eventuais condições ainda por cumprir? A urgência permite observar se os controlos continuam a funcionar quando cumprir o prazo se torna mais difícil.
4. Passagens de trabalho e informação entre intervenientes
Muitas falhas surgem quando o trabalho passa de uma pessoa, equipa ou função para outra: do comercial para o planeamento, do planeamento para a produção ou da qualidade para a expedição. Cada passagem pode introduzir perdas de informação, interpretações diferentes ou dúvidas sobre responsabilidades.
Nestes casos, interessa seguir o mesmo trabalho ao longo do percurso, ao longo do processo. Um requisito especial aceite pelo comercial chegou ao planeamento? Foi traduzido em instruções para a produção? A expedição recebeu a informação necessária para preparar correctamente a entrega? Consultar documentos isolados de cada departamento pode deixar estas falhas por descobrir.
5. Sinais anteriores de dificuldades
Reclamações, constatações de auditorias anteriores, retrabalho recorrente ou indicadores com comportamento instável devem influenciar a selecção. São sinais que justificam procurar evidência adicional sobre a capacidade do sistema.
Se houve uma acção correctiva para resolver erros na rotulagem, a amostra deve incluir trabalhos posteriores à sua implementação, em condições relevantes para o problema. Encontrar a acção encerrada num formulário diz-nos pouco sobre a sua eficácia se não verificarmos o que aconteceu depois.
Estas cinco perspectivas não constituem uma lista obrigatória a preencher em todas as auditorias. A sua utilidade depende do objectivo e dos controlos que precisamos de avaliar. Também interessa incluir situações correntes e casos bem-sucedidos, para compreender o funcionamento habitual e comparar condições.
Retomemos o objectivo de determinar se o planeamento assegura as entregas no prazo e na quantidade acordados durante os picos de procura. A amostra pode incluir uma encomenda de grande volume, um trabalho realizado após a entrada de um novo equipamento, uma encomenda urgente que obrigou a alterar o plano e um caso em que houve uma mudança de requisitos entre o comercial e a produção. Pode também incluir trabalhos posteriores a uma acção correctiva relacionada com atrasos recorrentes.
Não precisamos de encontrar cinco casos distintos: uma mesma encomenda pode reunir várias destas condições. Precisamos, sim, de compreender por que razão cada caso foi seleccionado e como a evidência obtida contribui para responder ao objectivo. Se surgirem dúvidas, contradições ou falhas, pode ser necessário alargar a amostra para compreender a extensão e as circunstâncias do problema.
O propósito é submeter o sistema a testes com significado. A selecção deve permitir encontrar tanto controlos que resistem como controlos que falham. Nos casos em que tudo correu bem, interessa compreender se o resultado foi assegurado pelos controlos previstos ou se dependeu de intervenções extraordinárias, improvisações e esforços individuais.
Há, contudo, um limite a respeitar: uma amostra escolhida deliberadamente para testar situações exigentes não permite, por si só, estimar a frequência das falhas em toda a população. Encontrar dois problemas em cinco casos seleccionados pelo seu risco não significa que 40% dos trabalhos da empresa tenham problemas. As conclusões têm de respeitar a forma como a evidência foi obtida.
Por isso, antes de pedir "três exemplos", vale a pena perguntar: "Que casos me permitirão determinar se este controlo funciona nas condições em que mais precisamos dele?" A resposta ajuda a transformar a escolha da amostra numa parte consciente da estratégia da auditoria e a construir uma conclusão que responda ao seu objectivo.
Preparar uma boa auditoria é trabalhoso.
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