"all models are wrong, but some are useful."

Há muitos anos li a frase, “Todos os modelos estão errados, alguns são úteis”, desde então tem-me acompanhado e, de certa forma, ajudado a trabalhar com modelos. Um modelo é uma ferramenta, só isso, uma hipótese de lidar com a realidade. Um modelo não é a realidade, algo que muitos esquecem. Um modelo é, de certa forma, uma ilusão. Talvez por isso, tenha abraçado as ideias de Peter Checkland sobre os ovos estrelados, ou as amibas, em vez dos rectângulos arrogantes e pretensiosos. 

Quem trabalha com sistemas de gestão tem de trabalhar com modelos. Por exemplo, os mapas de processos nos sistemas da qualidade com base na abordagem por processos. Ou seja, quem trabalha com sistemas de gestão tem de trabalhar com ilusões. Recentemente comecei a ler o livro "The Upside of Uncertainty" onde os autores nos despertam para o receio que tanta gente tem da incerteza. Talvez por isso muitos esquecem que um modelo é só uma ferramenta e tratam-no como a descrição perfeita da realidade. 

Por que medimos o desempenho dos processos e o desempenho do sistema de gestão? Porque existe incerteza! Porque a realidade é volúvel e pode alterar o que pensávamos. No entanto, há uma outra razão que muitas vezes esqueço de verbalizar. Temos de medir, analisar e avaliar porque o nosso modelo é só uma rede que lançamos à realidade. A realidade é demasiado complexa para ser descrita por um qualquer modelo. A medição, análise e avaliação permite perceber quando é que o modelo se afasta tanto da realidade que deixa de ser útil.

Por que escrevo isto? Por causa de uma crítica ao livro "Escape From Model Land: How Mathematical Models Can Lead Us Astray and What We Can Do About It" de Erica Thompson, publicada no passado dia 28 de Dezembro no WSJournal.

"We live in an information age, as the cliché has it-really an age of information overload. But “measured quantities do not speak for themselves,” observes Erica Thompson, a statistician and a fellow at the London School of Economics. Data, she notes, are given meaning “only through the context and framing provided by models.” [Moi ici: Tenho uma interpretação um pouco diferente. Medimos. Analisamos, qualquer estagiário faz isso se for ensinado. Ou seja, como trabalhar os dados brutos e transformá-los em algo que possa ser avaliado. Avaliamos, já usamos o modelo para analisar os dados. Agora, usamos o contexto interno e externo para avaliar o desempenho e a continuação da confiança no modelo. Aquele pormenor de saltar do ciclo SDCA para o ciclo PDCA - "Avancemos agora para a Figura 2." Quando decidimos que precisamos de dar o salto é quando percebemos que o modelo que temos já não permite esperar um desempenho aceitável, temos de o melhorar.]

When we want to know how rapidly a new infectious virus is likely to spread, we turn to mathematical models. Models are used by climate scientists to project global warming; by options traders to price contracts; by the Congressional Budget Office to forecast the economic effects of legislation; by meteorologists to warn of approaching storms. Without models, Ms. Thompson says, data "would be only a meaningless stream of numbers."

Ubiquitous and persuasive, models also drive decisions-one reason why, in Ms. Thompson's view, they require our urgent attention. She tells us that, as a graduate student studying North Atlantic storms, she noticed how different models predicted different overall effects and produced contradictory results. She started to reflect on the role of models as metaphors, tools for understanding, and expressions of sociopolitical power. "Escape From Model Land" offers a contemplative, densely encapsulated summary of her reflection and research.

[Moi ici: O parágrafo que se segue é precioso] Models seek to represent the real world, but they live outside it. Indeed, they exist in their own "wonderful place,' what Ms. Thompson dubs "Model Land." In Model Land, the assumptions of a model are considered "literally true," enabling expansive exploration and ambitious predictions. The problem is that Model Land is easy to enter but difficult to escape. Having built "a beautiful internally consistent model," Ms. Thompson writes, it can be "emotionally difficult to acknowledge that the initial assumptions on which the whole thing is built are literally not true."

 ...

There are all sorts of ways that models can lead us astray. A small measurement error on an input can lead to wildly inaccurate forecasts-a phenomenon known as the Butterfly Effect. Fortunately, this type of uncertainty is often manageable. Far more problematic are what Ms. Thompson calls "unquantifiable unknowns" -things that are left out of a model's calculation because they can't be anticipated, such as the unexpected arrival of a transformative technology or the abrupt collapse of a robust market.

...

[Moi ici: Outro parágrafo precioso] Beyond the inherent inability of models to account for the unaccountable, models also reflect the biases of their creators. We may be inclined to regard models as objective expressions of truth, yet they are deliberately constructed interpretations, imbued with the values and viewpoints of the modelers-primarily, as Ms. Thompson notes, well-educated, middle-class individuals. During the pandemic, models "took more account of harms to some groups of people than others," resulting in a "moral case" for lockdowns that was "partial and biased." Modelers who worked from home while others maintained the supply chain often overlooked "all of the possible harms" of the actions their models were suggesting. And even when models try to describe the effects of different courses of action, human beings must ultimately weigh the benefits and harms. "Science cannot tell us how to value things," Ms. Thompson says. "The idea of 'following the science' is meaningless."

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The statistician George Box once observed that "all models are wrong, but some are useful." For Ms. Thompson, the real utility of models is as a tool for exploration rather than a mechanism to divine the truth or predict the future. "The process of generating a model changes the way that we think about a situation," she writes; it "strengthens some concepts and weakens others." Recalling President Eisenhower's legendary maxim-that "plans are useless, but planning is indispensable"--she argues that relying on models solely for their output misses the indispensable value of the process of model development: of trade-offs, and the agility to adapt if foundational assumptions unexpectedly change.

While acknowledging our "overenthusiasm for mathematical solutions," Ms. Thompson emphatically counsels not abstinence but discipline and humility. Clarity about the purpose of the model matters, she says: An epidemiological model may inform us about viral transmission and hospital pressure but not about the economic effects of closing businesses. Modelers should acknowledge the value judgments implicit in their models, explain what makes a model "good" and describe relevant limitations. But it's up to us to learn from models without being drawn in by their seductive elegance and to ensure that the lessons from Model Land find substantive expression where it actually matters: in our messy, material, magnificent world."

Modelos e decisões

“Models should not be judged by the sophistication of the mathematics – in itself neither good nor bad – but by the insights which that model provides into a particular problem that we are trying to solve.

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Models are tools like those in the van of the professional plumber, which can be helpful in one context and irrelevant in others. As with the tools in the van, there may be several models which contribute to the solution of a specific problem. And there are times when there is no good model to explain what we see. But we still have to make decisions. So the test of a model is therefore whether it is useful in making the decisions which need to be made in government, business and finance, and in households, in a world of radical uncertainty.

The pursuit of practical knowledge which gives useful advice to policy-makers begins from the question ‘What is going on here?’ The plumber looks first for the origin of the leak. A doctor conducts a consultation by observing symptoms and taking readings until he or she can begin to formulate a diagnosis and prescribe a treatment. An engineer or architect begins by scoping the project, and a dentist makes an examination and assessment before recommending a course of action. All these approaches are distinct from the search for abstract knowledge of ‘the world as it really is’ which characterises the work of physicists and philosophers. But the crucial contribution of economics to the world is defined by its role as practical knowledge, not as scientific theory.”

Trechos retirados de “Radical Uncertainty” de John Kay e Mervyn King

ISO 9001: Processos, procedimentos e modelos

Disclaimer: Não conheço nem a empresa nem os consultores. Por isso, estou à vontade para deixar fluir o meu lado cínico.

Na internet encontrei o artigo "Transição do SGQ da Valinox - Indústrias Metalomecânicas S.A. da ISO 9001:2008 para a ISO 9001:2015".

Ao ver a figura que se segue:

Torci o nariz com aquele "Manual de Processos e Procedimentos".

Uma coisa são processos e outra coisa são procedimentos. Alguns consultores parece que não conhecem a diferença e, por isso, misturam tudo, para não serem obrigados a explicitar a diferença.

Depois, vem o "mapeamento dos procedimentos".

Bingo!
Confirma-se a suspeita da confusão entre procedimentos e processos. A norma fala em "mapear" processos, a figura diz que é sobre o "mapeamento dos procedimentos". Depois, o conteúdo da figura fala em processos:

Mapear os processos de uma empresa significa desenhar um modelo do funcionamento da empresa.
E recordo e uso muitas vezes a frase: Todos os modelos estão errados, alguns são úteis!

Como separo procedimentos de processos, os meus modelos são muito menos povoados:

Em vez de 19 processos/procedimentos só 9 processos.

Qual o critério que uso? Simples, já o uso há anos. Nas minhas formações sobre indicadores uso este slide:

A minha maldade final.

From customer centricity to balanced centricity

Um furo na agenda permitiu a ida à biblioteca da Católica na Asprela onde tive acesso a "Extending the service-dominant logic: from customer centricity to balanced centricity" de Ever Gummesson, publicado pelo J. of the Acad. Mark. Sci. (2008) 36:15–17
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São duas páginas e meia a abordar um tema que me fascina: e quando não basta lidar com o cliente? E quando o cliente impede a nossa chegada ao consumidor? E quando há alguém mais poderoso do que o cliente na cadeia da procura? (recordar os frangos Purdue)
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A Centromarca em vez de atacar os clientes dos seus associados devia estudar este tema... balanced centricity. Por mim, já encomendei o último livro de Gummesson, há aqui qualquer coisa que vale a pena explorar e investigar.
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"It claims that the marketing concept and customer-centricity are too limited as a foundation for marketing and have not—and cannot—but partially be implemented in practice. It urges marketing scholars and educators to accept the complexity of marketing and develop and teach a network-based stakeholder approach — balanced centricity — epitomized by the concept of many-to-many marketing."
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Popper tinha razão ao criticar Espinosa, de que vale a liberdade de pensamento se não há com quem conversar, discutir e aprender ... em tempo escrevi este postal e depois este sobre o ciclo da vida no cliente, a experiência do uso. Sou um fanático defensor da abordagem por processos, transformar os vectores de um mapa da estratégia num conjunto de acções, de actividades concretas realizadas por pessoas concretas ancoradas num conjunto chamado processo... mas quando se pensa a sério e por algum tempo no assunto, conclui-se que apesar de estarmos a fazer a parte da empresa que quer servir... não estamos a ser profissionais no que diz respeito ao conhecimento do ciclo de vida na mente e na experiência do cliente.
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"Marketing needs rejuvenation. The half a century old marketing concept advocates that satisfaction of customer needs and wants is the bedrock of business, and that market-orientation is superior to product-orientation. This may have had an impact, but my thesis is that customer-orientation has been applied half-heartedly and that it is supplier ego-centric rather than customer-centric.
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(Moi ici: Acerca da value chain de Porter) The chain is supplier-centric. It virtually stops when the customer has bought something. It is based on goods and manufacturing. Value-added is equalized with the cost incurred by the supplier. It could mean that the less a firm exerts cost control, the more it adds value— value thus represent low productivity. It sounds like an oxymoron. The chain represents a sequential process and the operations of the supplier are distinct from consumption.
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But a product has usually no value in itself. If unsold, the supplier does not recover its cost; if unused, the customer’s money is wasted. Within the SD-logic value is co-created; the supplier contribution is a value proposition that can be of service to customers and the customer contribution is value actualization. If it is a durable product like a car, the customer may use it for several years. But “use it” evokes the wrong vibrations. The customer rather interacts with the car and service is created in that process.
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This leads me to question the realism of the marketing concept and customer-centricity, both saying that customer satisfaction is the goal of a firm. How can we discard supplier-centricity? Suppliers do create the value propositions without which there will be no value actualization on the customer side. These days shareholder value seems to be the prime driver of companies, and this can be just as one-sided as can complete customer orientation. It may even be that technology is the prime driver.
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By separating suppliers and customers we deprive them of context and interdependency; co-creation of service is a necessity. We therefore have to move away from one-party centricity — either supplier-centric or customer-centric — to two-party centricity which simultaneously zooms in on both suppliers and customers.
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Service is not created just by the supplier and the customer. (Moi ici: O tal ecossistema) It is created in a network of activities involving a host of stakeholders. For example, there are contributions from intermediaries, employees, the media, neighbors, and society in general through such infrastructural networks as roads, electricity grids and broadband connections. More advanced stakeholder thinking is required.
It means that marketing as an academic discipline cannot just settle for simplistic consumer surveys and statistics or the teaching of cause and effect models with two or a few variables.
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My feeling is that the interests of multiple parties need to be secured. Thus the concept of balanced centricity — all stakeholders have the right to satisfaction of needs and wants.
But is balanced centricity a realistic objective or is it yet another professorial whim? (Moi ici: Não creio que seja um "professorial whim", no entanto, não acredito que seja pragmaticamente útil nas circunstâncias em que o cliente seja o mais poderoso na cadeia da procura, no ecossistema da procura. Quando uma cadeia da procura tem vários intervenientes) I do not have the answer but I am convinced that if we keep fragmenting marketing and other business functions and duck complexity, context and dynamics, we will not move ahead.

Teoria vs prática

"The Theory Fetish: Too Much of a Good Thing?"

Realmente, às vezes, leio uns artigos em revistas técnicas com umas interpretações tão complexas, tão distantes da realidade, minha nossa.
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Modelos e a sua utilização e compreensão

"Maps (Moi ici: modelos) are valuable for a variety of reasons. One reason is that they leave out a lot of unnecessary details. In so doing, they minimize distractions and allow us to focus on the questions that we most care about. Good maps are those that have just barely enough details"
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"As we successively add more overlays, the map gains more and more detail at a cost of more distractions and difficulty disentangling useful connections. Each time we add an unnecessary overlay, the map loses some of its value. Eventually, the map becomes so complex that it is easier to abandon the stack of overlays and just use the real world itself. Good modeling requires that we have just enough of the “right” transparencies in the map. Of course, the right transparencies depend on the needs of a particular user.
Another desirable feature of a map is that it is easily understandable to others."
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"Good maps not only allow us to predict key features of the world, but they also enable us to discover new phenomena."
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"The success of a particular model is tied to its ability to capture the behavior of the real world."
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"A model requires choices of both the equivalence classes and the transition function, and the art of modeling lies in judicious choices of both. For any given real-world problem, there are likely to be multiple equivalence mappings (and associated transition functions) that will result in homomorphisms. The value of any particular set of choices depends on the current needs of the modeler. (Moi ici: E quantas vezes é que o modelador está a par do que os gestores pretendem fazer com o mapa/modelo) Moreover, the difficulty of discovering the model’s transition function will be closely tied to the chosen equivalence mapping, and thus modelers must make trade-offs between these two elements."
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Este trecho, retirado de Complex Adaptive Systems" de John Miller e Scott Page, deixa-me a pensar... se os gestores não interiorizarem bem os conceitos de mapa da estratégia (um modelo) e de balanced scorecard (outro modelo), ou de mapa dos processos (outro modelo)... we have a problem. Porque:

• Não existem modelos perfeitos ou modelos adequados desligados do uso que se pretende fazer deles.

 Assim, a tarefa número 1 é perceber o que querem os gestores... ou, até onde têm capacidade de ir. É preferível ser menos ambicioso de início e evoluir gradualmente.

A evolução da ideia de mosaico estratégico (parte VI)

Continuado daqui: parte I, parte II, parte III, parte IV e parte V.
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Numa linguagem visual, como é que eu reúno e aplico tudo o que está para trás?
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1. Identificar o ecossistema com que a empresa lida

2. Quem são os clientes-alvo? Quem são os distribuidores-alvo? Há terceiras partes envolvidas? (Já trabalhei em desafios em que a chave do sucesso da estratégia escolhida estava em trabalhar os prescritores-alvo)
3. O que fará com que essas personagens-chave fiquem satisfeitas?

4.Que objectivos estratégicos devemos perseguir para que os atributos, que satisfazem as personagens-chave do nosso enredo, sejam atingidos?

 5.Assim, quais são os objectivos estratégicos, na perspectiva interna de um mapa da estratégia, que devemos perseguir para conseguir satisfazer as personagens-chave?

Este momento é fundamental! Uma empresa tem de fazer muita coisa. Só que para muitas dessas coisas não é preciso ser excelente, basta ser eficiente, basta não cometer erros, basta não dar tiros nos pés. No entanto, para aquelas acções que levam à satisfação das personagens-chave vale a pena procurar ser excelente, pois é nelas que se fará a diferença.
É passar a ver a empresa, a organização, como uma máquina dedicada, paranóica, devotada a criar os objectivos que satisfarão as personagens-chave:

Uma empresa é uma caixa negra. Esse é o nível para lidar com as saídas da empresa. Mas como é que se produzem essas saídas? Ou seja, temos de entrar na caixa negra e perceber como nascem, que actividades, realizadas por pessoas concretas, contribuem para os objectivos estratégicos.
6.Modelar o funcionamento da empresa como um sistema de processos, recorrendo à abordagem por processos:

7.Identificar os processos críticos e segregá-los dos processos contexto:

Este exercício permite identificar processos necessários para executar a estratégia e que actualmente não existem na organização.
8.Identificados os processos críticos, podemos continuar a aprofundar a pesquisa e olhar para cada processo, para os seus resultados como a consequência natural, como o efeito de um conjunto de causas a montante:

Agora conseguimos relacionar as pessoas concretas (e as suas competências, e as suas qualificações, e os seus objectivos) com os objectivos estratégicos.
Agora conseguimos relacionar as máquinas e sistemas de informação com os objectivos estratégicos.
Agora conseguimos relacionar os tipos de materiais que temos de usar com os objectivos estratégicos (não esquecer Verónica Martinez et al.: “Creating and managing value in collaborative networks” de Umit Bititci, Verónica Martinez, Pavel Albores e Joniarto Parung, e “Aligning value propositions in supply chains” de Verónica Martinez, despertam-nos para a importância do alinhamento da proposta de valor numa cadeia de valor.)
Agora conseguimos relacionar cultura da empresa e objectivos estratégicos.
Agora conseguimos relacionar métodos de trabalho, actividades, tarefas elementares com os objectivos estratégicos. Terry Hill ensinou-me a fazer estes quadros para ajudar a criar coerência entre as actividades, o tipo de máquinas, a filosofia de produção e planeamento e as prioridades estratégicas dos clientes.

O último livro que me acaba de chegar para a lista de leituras é,
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Não há acasos!!!
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"The Essential Advantage - How to Win with a Capabilities-Driven Strategy" e eles também escrevem sobre esta coisa da coerência.
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Quanto mais uma empresa aposta num conjunto de actividades relacionadas entre si, interdependentes e com potencial sinérgico, para criar algo com valor reconhecido pelo mercado mais parece que emerge algo que não está lá antes (um pouco como: O João e a Maria. O João e a Maria formam um casal, constituem uma família. A família é composta pelo João e pela Maria... mas é muito mais do que o João ou a Maria. Esse muito mais só existe, só aparece, por que à priori estão presentes o João e a Maria). O ponto é, como referem muitos dos autores da parte V, o número de factores e de combinações é formidável e permite que diferentes empresas trabalhem para diferentes clientes em diferentes campeonatos. E, como acredito que a economia é uma continuação da competição biológica é importante recordar estas figuras.
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Esta estava para ser a última parte da série.. contudo, ontem, ao final do dia, um desabafo de Alex Osterwalder levou-me a descobrir na net o número de Janeiro de 2011 da revista Harvard Business Review dedicado aos modelos de negócio. Julgo que há lá algo que merece ser adicionado a esta série. Por isso...
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Continua.
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PS: Verifico que nesta série não fiz qualquer referência ao autor que me ensinou a usar a palavra mosaico neste contexto, Costas Markides. Acho-a muito mais ... adequada do que rede ou do que tecido.

Ciclo de vida dos clientes no mapa de processos? (parte II)

Continuado daqui.
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Na semana passada, no arranque dum projecto fiz a experiência:
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Extracto de um modelo de funcionamento com base na abordagem por processos

Ilustrar num modelo as diferentes fases do ciclo de vida da relação de uma empresa com os seus clientes-alvo.
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Ontem, ao ler um texto de Marc Sniukas fui remetido para um mapa que já não recordava, The Buyer Utility Map, de Kim e Mauborgne no livro "The Blue Ocean Strategy":

Bem vistas as coisas, das etapas que retratei duas delas até são anteriores à compra.
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Se calhar, a experiência é capaz de pegar na minha prática.

Ciclo de vida dos clientes no mapa de processos?

Estou a reformular uma série de acetatos para uma acção de formação que vou completar a 4 de Setembro sobre a abordagem e a gestão por processos.

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No meio desta nuvem de tópicos sobre o tema ... surgiu-me uma ideia que nunca me tinha passado pela cabeça!!!

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Quando modelo, ou facilito a modelação do funcionamento de uma organização utilizo duas representações para os clientes - clientes com necessidades e clientes servidos (uso servidos, em vez de satisfeitos, pois não gosto de partir do princípio que se consegue satisfazer os clientes. É demasiada arrogância).

E se em vez de representar os clientes através destas duas posições extremadas, representasse todo o ciclo de vida da relação com os clientes no modelo?

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Algo como a figura que se segue para o caso de uma empresa que organiza acções de formação:

Depois, ao fazer o zoom da organização usar os processos que convergem para os contactos com os clientes, os contactos que vão criar os momentos de verdade de Carlzon (há tantos anos que aprendi esta palavra com Tom Peters...).

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Alguém por aí usa algo parecido?

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Comentários?

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Parece que descomplica a representação dos processos dentro da organização, embora complique o modelo no seu todo.

Processos vs estrutura

Já escrevi várias vezes neste blogue o quanto aprecio a abordagem por processos, a visão horizontal da organização, a visão que se concentra no que há por fazer, a visão que se focaliza na finalidade do trabalho executado.
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No número de Junho, a revista Harvard Business Review publica "The Decision Driven Organization", um artigo de Michael Mankins, Marcia Blenko e Paul Rogers.
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"Many CEOs assume that organizational structure—the boxes and lines on a company’s org chart—is a key determinant of financial performance.
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nearly half of all CEOs launch a reorg during their first two years on the job. Some preside over repeated restructurings. The immediate motives vary. Some are about cutting costs; others are about promoting growth. Some are about shaking up a culture; others are about shifting strategic focus. Whatever the specifics, though, reorgs almost always involve making major structural changes in pursuit of better performance.
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Despite the fanfare that usually greets them, however, most reorganizations fall flat. A recent Bain & Company study of 57 reorgs between 2000 and 2006 found that fewer than one-third produced any meaningful improvement in performance. Most had no effect, and some actually destroyed value.
...
We believe that this failure is rooted in a profound misunderstanding about the link between structure and performance. Contrary to popular belief, performance is not determined solely by the nature, scale, and disposition of resources, important though they may be. An army’s success depends at least as much on the quality of the decisions its officers and soldiers make and execute on the ground as it does on actual fighting power. A corporation’s structure, similarly, will produce better performance if and only if it improves the organization’s ability to make and execute key decisions better and faster than competitors. It may be that the strategic priority for your company is to become more innovative. In that case, the reorganization challenge is to structure the company so that its leaders can make decisions that produce more and better innovation over time.
...
The goals of the audit are to understand the set of decisions that are critical to the success of your company’s strategy and to determine the organizational level at which those decisions should be made and executed to create the most value. If you can align your organization’s structure with its decisions, then the structure will work better, and your company’s performance will improve."
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E se pusermos de lado o organigrama e as funções?
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E se nos concentrarmos nos processos que compõem o ser vivo, o sistema que é a organização?
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Recorrendo ao 'canvas' de Osterwalder, ao desenhar o modelo do negócio:
Em função dos clientes-alvo, da proposta de valor, e dos canais para chegar às prateleiras:

• Quais são as actividades-chave?
• Quais são os recursos-chave?
• Quem são os parceiros-chave?
  

Quais são os processos críticos e quais são os processos contexto?
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É nos processos críticos que são realizadas as actividades-chave e são tomadas as decisões que fazem a diferença.
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"Ultimately, a company's value is no more (and no less) than the sum of the decisions it makes and executes. Its assets, capabilities, and structure are useless unless executives and managers throughout the organization make the essential decisions and get those decisions right more often than not."
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Continua.

Como relacionar estratégia e processos

Em Janeiro de 2008 escrevi:
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"A revista Harvard Business Review deste mês de Janeiro de 2008 traz um artigo assinado por Kaplan e Norton “Mastering the Management System”.
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Reparo que Kaplan e Norton, ainda não descobriram a importância dos processos de contexto, para libertar recursos, para aplicação nos processos críticos ou nucleares. Mas andam lá perto.
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Em Setembro de 2008 escrevi:
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"Kaplan e Norton, no seu mais recente livro "The Execution Premium - Linking Strategy to Operations for Competitive Advantage", escreveram:
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“Strategy execution requires alignment and execution of both strategic initiatives and process improvement programs…"
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Esta afirmação faz-me alguma incomodidade... por que distinguir as iniciativas estratégicas dos programas de melhoria dos processos?"
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Neste postal de Outubro de 2008 escrevi:
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"IMHO nem Kaplan nem Norton ainda chegaram aqui, mas andam cada vez mais perto.
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Estou a falar da abordagem por processos para modelar o funcionamento das organizações e fazer a ponte da estratégia até às actividades, às pessoas e às funções."
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Ontem li o artigo "Linking Strategy to Operations: Process Models and Innovation" de David Norton e Randall Russel no número de Julho-Agosto de 2009 do Balanced Scorecard Report.
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Os autores andam cada vez mais perto... estão cada vez mais perto de relacionar processos e execução estratégica. No entanto, julgo que ainda não chegaram ao como passar o conceito para a operacionalização.
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Os autores escrevem no referido artigo:
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"We sometimes use the term "AMO" to describe this phenomenon: if you focus on a problem, apply sound methodologies, and have good people dedicated to the task, sooner or later A Miracle Occurs (AMO). This is the moment when a flash of insight happens and a better way emerges."
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É isso mesmo que andam a fazer, à volta do tema, à procura de como relacionar estratégia e processos, à espera do AMO, but IMHO ainda lhes falta um bocado.
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Foi quando descobri como fazer essa relação que tive uma vontade de escrever o livro "Balanced Scorecard - Concentrar uma Organização no que é essencial"

Será isto original?

Já uso a metodologia que vou expor neste postal, para identificar os objectivos estratégicos (e o seu conteúdo) de um mapa da estratégia na perspectiva de Recursos e Infraestruturas há algum tempo.
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Ontem, ao ler um capítulo do último livro de Paul Niven "Balanced Scorecard Diagnostics - Maintaining Maximum Performance" dei comigo a pensar - será que a metodologia que sigo é original? Sinceramente, nunca a vi descrita nos vários livros que tenho lido ao longo dos anos.
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Assim, peço a ajuda de quem passar por este postal, se conhecer algum autor que apresente uma abordagem parecida com esta, para a determinação dos objectivos na perspectiva de Recursos e Infraestruturas de um mapa da estratégia que me dê uma ajuda e me envie a referência para ccruz@redsigma.pt.
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A perspectiva Recursos e Infraestruturas corresponde à base de um mapa da estratégia.
Como já referi várias vezes neste blogue, proponho que se comece pela identificação dos clientes-alvo e de eventuais distribuidores para incluir na perspectiva Clientes. Uma vez identificados esses alvos podemos definir a proposta de valor que vamos oferecer a cada um deles.
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A partir dos atributos que estão na base da satisfação dos clientes e distribuidores chegamos aos objectivos estratégicos a atingir na perspectiva Interna/Processos.
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Os objectivos estratégicos incluídos num mapa da estratégia serão atingidos através da execução de um conjunto de iniciativas estratégicas. Até aqui nada de novo.
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Os objectivos estratégicos na perspectiva Interna/Processos serão atingidos porque as iniciativas estratégicas vão actuar, modificar, melhorar a forma como a organização trabalha em alguns dos seus processos, os processos críticos para a estratégia.
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Até aqui nada de novo.
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Recorrendo à abordagem por processos que nos permite modelar o funcionamento de uma organização:
Podemos identificar os processos críticos, aqueles onde as modificações introduzidas pelas iniciativas estratégicas vão ficar ancoradas.

A partir do momento em que conseguimos associar iniciativas estratégicas a processos concretos começa o meu ponto.

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Na perspectiva de Recursos e Infraestruturas colocamos objectivos estratégicos que se relacionam com:

• Melhoria das competências dos colaboradores;
• Melhoria dos equipamentos;
• Melhoria dos sistemas de informação;
• Alinhamento numa cultura assente na estratégia.
  

Melhorar que competências de que colaboradores? Todos?

Melhorar que equipamentos? Todos?

Melhorar que sistemas de informação? Todos?

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Voltemos aos processos críticos (aqueles que vão ser modificados pelas iniciativas estratégicas). Cada processo pode ser visto como um empreendimento que reune o seguinte conjunto de factores:

Assim, podemos identificar as pessoas cujas competências e funções devem ser melhoradas através da análise das fichas de processos dos processos críticos. Fichas que listam para cada processo, que funções entram no processo e a realizar que tarefas.

Voltando aos processos críticos, podemos identificar os equipamentos e sistemas de informação críticos para a execução da estratégia.

Será que isto é original?

Martelar modelos "hard" para explicar a realidade (parte II)

Continuado daqui.

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Ontem escrevi isto ...

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"Os burocratas e macro-economistas, por que estão longe da realidade concreta das pessoas e organizações que operam no terreno, só conseguem modelar segundo as leis de Lanchester e equacionar guerras de confronto aberto, em que o mais fortes, os mais armados, os mais poderosos estão em vantagem e ganham sempre."

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... inspirado pelo que li neste artigo do WSJ "Is Productivity Growth Back In Grips of Baumol's Disease?"

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Segundo Baumol, o crescimento da produtividade vai ser cada vez mais baixo porque os serviços têm cada vez mais peso na economia. Como os serviços requerem normalmente mais pessoas e essas pessoas não podem ser 'cortadas' ("Their famous example was a classical string quartet -- there are always four players in a quartet and it always takes about the same amount of time to perform a set piece of music. You can't get any more music out of the same number of musicians over that same period of time.").

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Na indústria é que podíamos assistir a importantes aumentos na produtividade porque era/é possível automatizar e 'cortar' pessoas e, assim, produzir mais com menos ("Sectors where productivity is high and average labor cost low "are those things that can be automated and mass-produced," Mr. Baumol, now in his mid-80s and still teaching, said in an interview. "And things where labor-saving is below average are things that need personal care -- these are health care, education, police protection, live stage performance... and restaurants."")

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São textos destes que me tiram do sério com uma facilidade que nem imaginam. Porque são escritos por gente longe, distante da realidade. Gente que vê os humanos como máquinas racionais que seguem modelos matemáticos à la Lanchester. E que têm a sua mente manietada por essas leis. Não conseguem sair dali.

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Exemplo flagrante é este:

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"Going back to Baumol's disease, it still takes a bartender the same two minutes it always has to make a gin-and-tonic. And an "end to the drops" in productivity referred to in the Fed paper may not be enough to sustain living standards over generations."

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Julgo que esta banda desenhada que se segue é suficiente para ilustrar como a doença de Baumol não faz sentido.

Os macro-economistas só conseguem lidar com a guerra de confronto aberto das 4 primeiras tiras. O que costumo mostrar a seguir nas minhas acções de formação é uma imagem de um míssil SS20.

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Esta guerras de confronto aberto levam sempre a vitórias pírricas, levam sempre à "Destruição mútua assegurada" ("If the sides are pretty evenly matched, the outcome of a war of attrition is likely to be a pyrrhic victory." aqui)

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A quinta tira mostra como se cura a doença de Baumol ponto.

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O bartender pode continuar a fazer gin-tónicos e a demorar dois minutos, mas pode fazê-lo num ambiente diferente. Se ele se concentrar no produto básico, o gin-tónico, então concentrou-se em algo que é fotocopiável e portanto produz uma commodity.

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O bartender pode, além de gin-tónicos, preparar outras bebidas.

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Aquele pormenor "And things where labor-saving is below average are things that need personal care" revela tudo!!!

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Os macro-economistas só conseguem olhar para o denominador da equação da produtividade, onde se cortam os custos, por que isso é algo que podem matematizar e meter nos seus modelos hard.

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Agora meter num modelo hard o lado soft, o lado da criação de valor, o lado do numerador da equação da produtividade, a mensagem principal do gráfico de Rosiello ... isso é matéria de outra galáxia.

Cartografar/Mapear os processos de uma organização

Por vezes dizem-me, quando proponho a uma empresa de serviços o exercício de cartografar o sistema de processos que a compõem:

- Isso não se aplica à nossa organização. Isso é só para fábricas!

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Aqui vai um exemplo aplicado ao circuito de uma pessoa, desde que é apanhada pela polícia de Tulsa County no Oklahoma até à decisão do tribunal.

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Primeiro um esquema global

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Depois, um pormenor do mesmo
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Imagens retiradas daqui.
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Um mapa deste tipo permite balizar as fronteiras do sistema e concretizar o âmbito de actuação.
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Se defirmos etapas ou pontos de referência ao longo do circuito podemos estabelecer e monitorizar tempos de ciclo - há algum engarrafamento? Se sim onde e porquê?
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Se definirmos etapas ou pontos de referência ao longo do circuito podemos estabelecer pontos de monitorização e acompanhar a evolução da taxa de não-conformidades. Que falhas? Com que frequência? Onde acontecem?
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Se definirmos conjuntos de actividades entre pontos de referência podemos calcular os custos e acompanhar a evolução dos mesmos.
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Uma vez identificadas as actividades é imediata a resposta a questões como:

• que funções participam?
• que autoridades e responsabilidades?
• que formação é requerida para a boa execução das actividades?
• que equipamentos, que instalações, que informação é requerida para a boa execução das actividades?
• ...

Sem a identificação do mapa de processos do sistema nunca podemos aspirar a competir com hipóteses.

Uma forma de lidar com a perspectiva de recursos e infra-estruturas de um balanced scorecard

Desde este postal, em que reflecti sobre o artigo "Service Blueprinting: A Practical Technique for Service Innovation" de Mary Jo Bitner, Amy L. Ostrom, e Felicia N. Morgan, que não me sai da cabeça o aproveitamento da imagem do "Service Blueprinting" para relacionar estratégia, mapa da estratégia, processos, pessoas, equipamentos e aplicações informáticas.
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Comecemos por um mapa da estratégia genérico

Há três objectivos estratégicos que costumo propor sempre

Estão na base do mapa da estratégia, na perspectiva de Recursos e Infra-estruturas, são eles: gente competente, gente motivada e equipamentos e aplicações adequados:

Vamos concentrar a nossa atenção em dois deles: gente competente e equipamentos e aplicações adequados:

Associamos a cada um dos objectivos estratégicos que compõem o mapa da estratégia, um ou mais indicadores.
O desempenho da empresa de hoje, gera os resultados de hoje (medido pelos indicadores do balanced scorecard). Se aspiramos a resultados futuros desejados diferentes, temos de ter uma empresa diferente, a empresa do futuro.
A transformação da empresa de hoje na empresa do futuro é conseguida à custa de um conjunto de projectos, as iniciativas estratégicas.

A figura que se segue ilustra a relação entre os objectivos estratégicos do mapa da estratégia (perspectiva interna e de recursos e infra-estruturas) e as iniciativas estratégicas.

A empresa de hoje pode ser modelizada recorrendo à abordagem por processos. Primeiro, como sendo constituída por um conjunto de macro-processos...

Os macro-processos podem, por sua vez, desdobrar-se em processos.

Sendo possível modelizar uma empresa só com base em processos.

Assim, as iniciativas estratégicas, para alterarem o desempenho da empresa de forma permanente têm de actuar, têm de modificar os processos da organização, pelo menos os críticos, os estratégicos.

Se analisarmos cada um dos processos críticos em pormenor, podemos associar a cada uma das actividades as funções que participam e, assim, poder desenhar o perfil de competências de cada uma das funções.
O mesmo pode ser feito para os equipamentos e aplicações informáticas. Em cada actividade que constitui um processo, o que é usado?
E avaliar o nível de desempenho.

Concentrar uma organização no que é essencial

Actualizamos a nossa metodologia, para concentrar uma organização no que é essencial.

É o resultado de uma busca permanente, que confronta a realidade (resultados), com os mapas que vou fazendo dessa mesma realidade.

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Aceitam-se sugestões.

Desenvolver objectivos estratégicos na perspectiva interna

Uma vez identificados os clientes-alvo, uma vez desenhado o seu retrato-tipo, e uma vez formulada a proposta de valor a oferecer-lhes, podemos iniciar o desenho do mapa da estratégia.

Que objectivos estratégicos, na perspectiva interna, devemos seleccionar, para concentrar a organização no que é essencial?

O princípio de Pareto, ajuda uma organização a concentrar-se no que é essencial. Onde devemos investir os nossos escassos recursos? Onde o retorno do investimento for maior!
Assim, aplicando o princípio de Pareto, podemos olhar para a cadeia de valor de Porter e perguntar:

Quais são os componentes da cadeia de valor que são críticos para a execução da estratégia?

Ou então, aplicando ainda o princípio de Pareto, podemos olhar para um modelo do funcionamento de uma organização, com base na abordagem por processos e perguntar:Quais são os componentes do mapa de processos que são críticos para a execução da estratégia? Um, ou mais processos estão a ter um desempenho que limita os resultados estratégicos da organização. O princípio de Pareto ajuda-nos a identificar esses elos mais fracos, ou mais relevantes para o sucesso.