"who thinks about the entire company”

"In a recent CEO research study we conducted, we interviewed a dozen CEOs of mid- to large-size companies. There was one key challenge every CEO mentioned: their frustration at not being able to get their executive teams to work together. “I’m the only one who thinks about the entire company,” one CEO lamented, “and despite my best efforts, each of my executives is only concerned with their own function or team.”

It's long been recognized that cross-functional collaboration is essential. Still, stubborn silos that bog down execution, hamper innovation, and slow decision-making are still a common and persistent challenge. In our work with company leaders, we've found that without leaders working together at the top, silos and dysfunction are inevitable. The onus is therefore on senior leaders to knock down these silos — moving beyond their ability to lead their own teams to also prioritize leading across the organization."

É por isto que a abordagem por processos: ver uma organização como um conjunto de processos teleologicamente focados na sua razão de ser, no seu propósito. Um fluxo a caminho dos entregáveis ao cliente do processo e indiferente a barreiras e "alfândegas" departamentais.

Quanto maior uma organização, maiores os benefícios da adopção da abordagem por processos. Porque:

• facilita a coordenação entre diferentes departamentos, garantindo que todos estão alinhados com os objectivos da organização;
• ajuda a identificar redundâncias e gargalos, permitindo que a organização optimiza as suas operações. Quanto maior uma organização, maior o impacte das ineficiências;
• incentiva a análise e revisão contínua dos processos. Quanto maior uma organização, maior o efeito multiplicador.

Infelizmente, a maioria das empresas que pensa estar a usar a abordagem por processos em boa verdade não o está.

Trecho retirado de "How to Lead Across a Siloed Organization"

Performative aspects

 

"Routines are the bedrock of any organisation.[Moi ici: I call them processes like in ISO 9001] By ‘routine’ we mean a repeated performance either by an individual or a collection of people interacting together. Some of these routine behaviours have been deliberately designed and trained into people. Others have emerged without any deliberate intervention by managers. All routines evolve and are a source of incremental change and improvement inside the organisation.

...

Routines have an ostensive aspect and a performative aspect. The ostensive aspect is the basic structure of the routine. For example, consider the routine of dealing with a customer in a car-servicing facility. There is a general structure for this routine which includes greeting the customer, offering a seat and some refreshment, locating the paperwork, checking the work to be done and any other issues, handling the car keys, informing the customer when the car will be ready, etc. This ostensive structure is understood implicitly by experienced customer-service personnel, and it rarely alters significantly. The performative aspect is a particular enactment of the routine, that is, what I did with this customer this morning. Each time someone performs the routine, it will be slightly different, due to a whole raft of reasons, for example, time of day, the mood of the customer, the complexity of the service and repairs, etc. Thus, the performative aspect of the routine is the source of variation.

...

In fairly stable environments, it is likely that the ostensive routines of most competing firms will look very similar. What this means is that the sources of advantage that a particular firm might have will come from the particular performances of these routines achieved by its members. Subtle differences in the way that they enact these routines may well be sources of advantage and if these subtle differences incorporate significant amounts of tacit knowledge, then it is very difficult for competitor firms to replicate these valuable routines. Tacit knowledge is often referred to as know-how, and it is built through experience. ”

Trechos retirados de: Paul Raspin. “What's Your Competitive Advantage?”

ISO 9001: Processos, procedimentos e modelos

Disclaimer: Não conheço nem a empresa nem os consultores. Por isso, estou à vontade para deixar fluir o meu lado cínico.

Na internet encontrei o artigo "Transição do SGQ da Valinox - Indústrias Metalomecânicas S.A. da ISO 9001:2008 para a ISO 9001:2015".

Ao ver a figura que se segue:

Torci o nariz com aquele "Manual de Processos e Procedimentos".

Uma coisa são processos e outra coisa são procedimentos. Alguns consultores parece que não conhecem a diferença e, por isso, misturam tudo, para não serem obrigados a explicitar a diferença.

Depois, vem o "mapeamento dos procedimentos".

Bingo!
Confirma-se a suspeita da confusão entre procedimentos e processos. A norma fala em "mapear" processos, a figura diz que é sobre o "mapeamento dos procedimentos". Depois, o conteúdo da figura fala em processos:

Mapear os processos de uma empresa significa desenhar um modelo do funcionamento da empresa.
E recordo e uso muitas vezes a frase: Todos os modelos estão errados, alguns são úteis!

Como separo procedimentos de processos, os meus modelos são muito menos povoados:

Em vez de 19 processos/procedimentos só 9 processos.

Qual o critério que uso? Simples, já o uso há anos. Nas minhas formações sobre indicadores uso este slide:

A minha maldade final.

"the type of advantage, which may be by means of cost advantages or benefit advantages"

E continuo a minha leitura matinal de "Fundamentals of Business-to-Business Marketing - Mastering Business Markets" editado por Michael Kleinaltenkamp, Wulff Plinke, Ian Wilkinson e Ingmar Geiger.

"the sources of competitive advantage. In competition, every seller has certain capabilities or competencies based on its skills and resources, including all the people and their knowledge, the plant and equipment, customer relationships, and corporate image and reputation. Competencies are all the factors a seller can use in order to achieve its goals. It is essential for success in competition that the capabilities it has fit with the problem solutions desired by buyers. A seller who strives for competitive advantage will try to develop or acquire better talents and resources than competitors and will try to protect them against imitation.
Also essential for competitive success is the way in which processes within a firm are organized.
...
Competencies and processes together determine the output of a company and we call this a firm’s program. It includes the outputs offered to the market and what it expects from others in return. The program is the firm’s total offer including the nature of the product, the product range, services, communication, distribution, and price. The program is what distinguishes one firm from others. It is its visible source of differentiation for the buyer. Once achieved, a company usually tries strongly to defend an established differential advantage.
Competencies, processes, and programs together are the means by which a seller tries to create and defend differential advantage over his competitors. Every effort to improve a firm’s competitive position has to start at one or more of these three components.
...
As a result of its particular mix of competencies, processes, and program, a seller achieves a certain competitive position. This position has various dimensions. First is the type of advantage, which may be by means of cost advantages or benefit advantages. The former describes the seller’s average costs as compared to competitors; the latter describes the net benefits perceived the buyer, compared to buyers’ perceptions of competitors’ offers."

Uma provocação a merecer reflexão

Ontem publiquei aqui no blogue o postal "À atenção das PME exportadoras" onde inseri um trecho de um livro de Dave Gray que já tive citado aqui em 2011.
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Parte dessa citação não me largou durante o dia:

"but services are not processes. They are experiences."

Terça-feira passada, no comboio, acabei a leitura de Edge Strategy. A certa altura li este trecho:

"A great framework for this step is to adhere to the hierarchy of "people, process, technology."
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Begin with the people.
...
Next, consider the processes.
...
Finally, after you have considered the first two criteria, turn to technology."

Não gostei. Prefiro a ordem: processos, tecnologia e pessoas. Recordei os meus velhinhos mestres "Improving Performance: How to Manage the White Space in the Organization Chart" (Rummler e Brache): o nível macro (o organizacional, o estratégico); o nível dos processos; e o nível do trabalho/trabalhador.
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Entrando com o mapa da estratégia com "Será isto original" ou "Investir em gente competente e motivada":

"Na perspectiva recursos e infraestruturas chamo a atenção para a importância de investir em gente competente e gente motivada, para permitir a operação excelente dos processos críticos."

As pessoas competentes e motivadas e a tecnologia, são função dos processos críticos que, por sua vez são uma consequência da escolha dos clientes-alvo e da proposta de valor.
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Reparo agora que estou a misturar dois temas neste postal: a discordância acerca da sequência proposta no livro "Edge Strategy" e a importância daquela frase "but services are not processes. They are experiences."
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A verdade é que posso dizer que uso a palavra processo associada a sistematização, a organização, a repetição (base para distinguir processo de projecto):

"Um projecto, tal como um processo, é um conjunto de actividades que transformam entradas em saídas. Contudo, um processo repete-se regularmente, já um projecto tem um começo e um fim bem definido no tempo."

Aquela frase de Dave Gray é uma provocação a merecer reflexão. Um processo repete-se e cumpre especificações independentes, verificáveis por uma terceira parte. Um processo que gera experiências não pode ser repetível... cada caso é um caso... não pode haver um script fechado... não pode haver rede, apenas um começo e uma viagem de interacção, co-criação e transformação.

Acerca da monitorização dos processos (parte V)

Parte I, parte II, parte III e parte IV.
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Consideremos a evolução de um indicador de desempenho:

Um indicador dá-nos um sinal, uma indicação: 
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Temos um problema? Sim ou não?
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No entanto, não nos diz onde está a origem do problema.
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Para isso, é preciso fazer o drill-down!

Medimos os motivos para os tempos de paragem, embora não atribuamos, normalmente, nenhuma meta para o seu desempenho.

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Este é outro tema a abordar no workshop. 

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Na próxima etapa desta série outro tema: o dashboard.

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Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro e no Porto a 10 de Fevereiro (pormenores aqui).

Acerca da monitorização dos processos (parte IV)

Parte I, parte II e parte III.
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E depois de calcular os indicadores, o que fazer com eles?
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Depois, vem a monitorização.
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E com a monitorização vêm três erros muito comuns:

• não ter uma meta, um referencial;
• trabalhar com números em tabelas, não se usam gráficos;
• apresentar apenas o último valor, o último resultado, nada de analisar tendências ou padrões.

No workshop abordamos a nossa experiência sobre como criar as primeiras metas, sobre que tipo de gráficos usar e sobre como interpretar os padrões.
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Na parte V desta série vamos abordar um tipo especial de indicadores, indicadores que normalmente não têm metas associadas mas têm um palavrão inglês associado.

Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Lisboa no próximo dia 20 e em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro (pormenores aqui).

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência IMP01

Acerca da monitorização dos processos (parte III)

Parte I, parte II.
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Sempre valorizei o papel dos indicadores dos processos num sistema de gestão da qualidade (SGQ) e, desde sempre que sinto que padeço de uma incapacidade crónica de transmitir essa importância e papel instrumental para gestão das PME.
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Agora que os SGQ, segundo a ISO 9001:2015, têm de considerar a abordagem baseada no risco, parece que a importância dos indicadores aumenta ainda mais (ver parte II).
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Quando olhamos para um processo, que tipos de indicadores podemos determinar?

• indicadores de quantidade (indicadores opcionais) - servem para saber se o processo continua com recursos adequados para a quantidade de trabalho. Por exemplo, se uma empresa tem um camião e um motorista e a quantidade de entregas cresce ao longo do tempo, é natural que algures haja que equacionar a contratação de mais um motorista, ou a subcontratação de entregas. As horas extra de um sector pode ser um indicador de quantidade;
• indicadores de eficiência (indicadores opcionais) - servem para saber se o processo está a executar correctamente o que está previsto. Sempre que um processo for descrito por um fluxograma, uma caixa de decisão identifica sempre um local onde podem ser encontrados indicadores de eficiência:

Qual a taxa de ocorrência de N?

• indicadores de eficácia (indicadores obrigatórios, na minha opinião) - servem para saber se o processo está a cumprir a finalidade da sua existência. Por exemplo, se tenho um processo "Ganhar cliente", quero saber se estou a ganhar os clientes e negócios que realmente interessam. Quantos clientes estão em falta para com a empresa? Quantos clientes não são rentáveis? Qual a margem média que estamos a conseguir?

Escusado será dizer que muitas vezes as empresas não têm indicadores de eficácia.

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E o que fazer com os indicadores? Continuamos com a monitorização

Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Lisboa no próximo dia 20 e em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro (pormenores aqui).

Acerca dos processos

A grande vantagem da ISO 9001 para muitas PME reside em resolver o tema que se segue:

"what are her first impressions of the fitness sector in this respect? "It's a very inspiring industry, but when you pull back the blankets there aren't really any standards or processes. And that's not just in our company: we had none when I arrived, but I can't find them anywhere. No best practice, no standards, no systems. "When I joined Jatomi Fitness we had 18 different logos, but that was just a symptom of the root cause: a lack of standards. So we've gone back to the foundations, effectively building these under the existing company — putting standards and processes in place to create what I call our gym blueprint, which covers everything from the hiring process to building a new club. If you want to grow as a brand, you have to have these systems and processes — it's just not possible to do it without them."

Cada vez menos PME sem processos definidos... bem, ás vezes aquilo que as empresas de processos não são processos a sério mas essa é outra história.

Trecho retirado da revista HCM de Janeiro de 2016, no âmbito de uma entrevista com Tracy Gehlan CEO da cadeia de clubes Jatomi Fitness:

Da próxima vez...

Da próxima vez que alguém argumentar que poupar mais dinheiro com o Serviço Nacional de Saúde é colocar em risco a qualidade do serviço...
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Da próxima vez que alguém falar nos cortes no Serviço Nacional de Saúde para justificar o aumento das listas de espera...
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Vou ter à mão este postal "Ele há coisas..."

Treta e opiniões em torno da abordagem por processos

Retirei esta figura:

Do livro "The Power of Business Process Improvement - 10 Simple Steps to Increase Effectiveness, Efficiency, and Adaptability" de Susan Page.
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Algumas críticas da minha lavra:

1 Process name: "Budget Process" - Processo orçamento!?!? Um processo é acção, é actividade, é verbo. Onde está o verbo na designação do processo?

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2 Description (purpose) - Definir o propósito, a finalidade de um processo é muito importante. Isso implica definir para que é que o processo existe, isso implica explicitar os entregáveis desejados. O exemplo do livro define apenas o âmbito do processo.

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3 Scope (boundaries) - Start - o exemplo começa por um verbo, por uma acção. Essa acção pertence ao processo ou é exterior? Prefiro usar substantivos, coisas, para ilustrar o que de concreto desencadeia um processo, e o que resulta como entregável de um projecto. Por exemplo End - ilustra uma coisa concreta que sai do processo.

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4 Process responsibilities - O exemplo lista actividades que se realizam durante o processo. Prefiro fazer, sob este campo das responsabilidades, a identificação das funções intervenientes. Quem colabora, quem tem de executar, quem tem autoridade para tomar decisões.

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5 Client needs - Prefiro traduzir as necessidades dos clientes em indicadores e metas que permitem monitorizar o desempenho do processo

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6 Measurements of success - Prefiro traduzir a "conversa" em indicadores com metas ou critérios de passa/não-passa. Muitos anos no mundo da qualidade vacinaram-me contra a conversa da treta "A process viewed as a reliable tool for use..."

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Como vêem, aos meus olhos, muita treta anda por aí à conta disto dos processos.

A batalha das ofertas

"While it may be firms that compete and managers that plan campaigns, the actual battles take place between offerings. They are the central element in the geometry of competition just as they are the central element in competition between firms. The customer’s choice is at the center of the competitive world.

…

But capabilities are the engine that drives offerings. The set of offerings you might put into the marketplace are both enabled and constrained by the past structural and infrastructural choices the firm has made. It is a very rare instance where strategy is literally conjured up from a blank sheet of paper. As a result, we must recognize that companies at a point in time have a relatively stable set of capabilities with which to create their offerings. These capabilities define the set of offerings that a company can offer.

Positioning is the fundamental strategic concept. When we speak of position, we must be explicit about what kind of position we are talking about. There are two kinds of strategically important positioning. There is the position of one offering vs. another. Understanding this type of positioning is critical to understanding what offerings will succeed in the marketplace. There is also the positioning of one firm’s capabilities vs. another’s. We don’t compete on capabilities, but they play a most important role in creating the offerings by which firms do compete.

…

This gives us the fundamental relationships that drive competitive dynamics.

Offerings are the embodiment of strategy. They are the weapons with which competitive battles are fought. But the range of offerings a firm may choose is determined by its capabilities. These capabilities in turn are a reflection of the activities of the firm. To answer strategic questions these relationships may be explored in reverse: if I want to have that offering, what capabilities do I need? To gain those capabilities what assets and activities must change?"
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Voltando aqui ... está cá tudo.
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Slide 4 - the offering
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Slide 5 - the activities
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Slide 8 - the assets
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O que me fascina, e sabe Deus o quanto suo a tentar passar esta mensagem nas empresas, nas formações e nos workshops, é aquele trecho final do recorte: "if I want to have that offering, what capabilities do I need? To gain those capabilities what assets and activities must change?". Começamos pelo fim, qual a oferta que vai seduzir e satisfazer os clientes-alvo. Depois, daí e recuar até chegar aos recursos e infraestruturas que suportarão as actividades que  engendrarão a capacidade de produzir a oferta naturalmente.
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Trecho retirado de "The Geometry of Competition" de Bruce Chew

Publicidade descarada

Confirmada a realização da acção de formação inter-empresas "Indicadores de Monitorização de processos", organizada pela Associação Portuguesa da Qualidade no próximo dia 6 de Abril no Porto, com a minha pessoa como formador e, esperemos, um pouco mais do que isso.

Sistemas da qualidade desenhados para destruir o interesse dos gestores a sério (parte II)

Encontrei na internet o Manual da Qualidade da Information Technology Division da Universidade de Limerick.
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De acordo com a ISO 9001, um dos requisitos de um manual da qualidade é o de apresentar o modelo do funcionamento da organização com base na abordagem por processos.
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Pois bem, na página 8 encontramos o boneco que cumpre o requisito:
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Porquê entupir um mapa de processos com temas como:

• auditorias internas;
• acções correctivas e preventivas;
• controlo de documentos;
• tratamento de não-conformidades?

É comparar esta abordagem com esta outra, teleológica, concentrada no serviço a prestar, por exemplo:

Desconfio que os consultores, para mostrar serviço e volume de trabalho compaginável com pagamentos de tranches, inundam os mapas de processos com "processos" que podem trazer de casa e introduzir em momentos críticos.

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Outro exemplo, retirado da universidade do Minnesota:

Sistemas da qualidade desenhados para destruir o interesse dos gestores a sério

Imaginem uma empresa certificada ISO 9001 há vários anos, com os seus documentos a evidenciarem versões nº10, 7 ou 11, por exemplo.
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Imaginem o que é olhar para um documento que descreve um processo produtivo. Esse documento inclui os indicadores usados para medir o desempenho do processo. O indicador utilizado tem a ver com a quantidade de defeitos produzidos e detectados.
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Olho para o indicador outra vez... baixo o papel e, olhando o horizonte através da janela do escritório, penso nos gerentes que conheço de fábricas semelhantes ao desta empresa.
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São pessoas que se preocupam acima de tudo com o indicador "quantidade produzida diariamente" (BTW, tento acrescentar o indicador "euros produzidos diariamente"  a este tipo de empresas - empresas que trabalham para satisfazer encomendas, não para servirem a partir de uma "prateleira")
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Também se preocupam com o indicador custos, por isso, costumamos introduzir o indicador: produção em quantidade ou euros, a dividir por horas trabalhadas...
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Por que é que estes indicadores que atraem a mente dos gestores são afastados dos documentos dos sistemas da qualidade com tanta facilidade?~
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Outro exemplo: a empresa tem um documento que descreve o processo manutenção... como se existisse um processo manutenção... o documento não descreve um processo, um processo é fluxo, é caudal! Descreve um conjunto de actividades desenvolvidas pelo departamento da Manutenção:

O indicador usado para este "processo" é
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% das horas trabalhadas na Manutenção dedicadas à manutenção preventiva!!!
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A manutenção preventiva é eficaz?
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A manutenção preventiva está a ser um bom investimento?
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Quanto custa?
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Quanto tempo param as máquinas por causa de avarias?
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Nada disto é chamado para medir o desempenho do processo...
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Como é que os gestores podem sentir-se atraídos por sistemas deste tipo? Que informação de gestão recebem de sistemas deste tipo?
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Mas o maltratar da abordagem por processos não é exclusivo do nosso país.
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Continua.

Acerca dos procedimentos escritos

No mês passado escrevi sobre a greve de zelo.
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Nas últimas semanas tenho estado a animar uma acção de formação sobre "Gestão de Processos" com gente interessada e que coloca muitas questões. Como todos têm sistemas da qualidade ISO 9001 implementados nas suas organizações acabamos por discutir muitas vezes o papel dos procedimentos e do grau de pormenor mais adequado.
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Pois bem, quando ontem citei Gary Klein, acabei por ir reler um pouco o que sublinhei das minhas leituras do livro "Streetlights and Shadows - Searching for the keys to Adaptive Decision Making" e recordei estes trechos sobre o papel pernicioso dos procedimentos escritos:

• "A paixão por procedimentos (parte I)"
• "A paixão por procedimentos (parte II)"

Volto também a Stacey com "Quanto menos, melhor"

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BTW, ao reler a parte inicial da parte I, sorrir e relacionar com o texto de Seth Godin acerca do nível 5.Expert... 

Nomear um processo

Por que continuo a ver mapas de processos em que os referidos processos são amálgamas de actividades?

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Faz sentido meter no mesmo processo o recrutamento, a formação, o processamento de salários, a avaliação de desempenho, a gestão de carreiras, a... ???

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Faz sentido nomear um processo como "Gerir manutenção"? Qual o resultado desse processo?

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Manutenção gerida! O que é isso?

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Um processo entrega um resultado específico, concreto e essencial

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1. Um resultado discreto e identificável
2. O resultado pode ser contado
3. O resultado é essencial
4. A inversão do nome dá o resultado do processo
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Gerir manutenção dá Manutenção gerida... o que manifestamente não responde às três questões anteriores. E lá está, Num Gerir manutenção mete-se tudo? Manutenção correctiva? Manutenção Preventiva? Manutenção condicionada?

Modelos de negócio (parte III)

Continuado da parte I e parte II.

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A nossa organização de hoje gera os resultados de hoje:De forma perfeitamente normal!!!

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O desempenho actual pode ser quantificado com indicadores

De onde vem este desempenho?

O desempenho actual é um produto perfeitamente natural que decorre dos processos (processo = conjunto de actividades que transformam entradas em saídas) da organização.

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Agora,

Se aspiramos a um desempenho futuro desejado diferente, a resultados futuros desejados diferentes ...

... então, teremos de aspirar a criar uma organização diferente, só essa organização diferente, a organização do futuro, será capaz de produzir, de forma perfeitamente natural, os resultados futuros desejados.

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Para transformar a organização de hoje na organização do futuro...

desenvolvemos projectos a que chamamos iniciativas estratégicas.

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Um projecto é um esforço transiente...

... com um início e fim temporal. Para assegurar que as transformações veiculadas pelas iniciativas permanecem para lá do fim do projecto, há que as ancorar naquilo que é permanente num organização ...

... os seus processos.

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A isto a ISO 9000 chama a abordagem por processos. Os processos, e as actividades que os constituem, são o instrumento para transformar e alcançar desafios de desempenho superior.

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Agora, voltando a Amit e Zott, no seu artigo “Designing Your Future Business Model: An Activity System Perspective” chamo a atenção para o que escrevem sobre a entidade "activity system" e sublinho o paralelismo que faço com a abordagem por processos (a sugestão das cláusulas 4.1a)b) da ISO 9001 é a chave para esta modelação da organização que gera o desempenho actual e permite: perceber os motivos do desempenho actual e alavancar as mudanças que criarão o desempenho futuro desejado).

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Amit e Zott escrevem:

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"An activity system is a set of interdependent organizational activities centered on a focal firm, and encompasses activities that are either conducted by the focal firm or by partners, customers, or vendors.
…
Interdependency among activities is central to the concept of an activity system. Interdependencies provide insights into the processes that enable the evolution of a focal firm’s activity system over time, as its competitive environment changes.
…
The architecture of the firm’s activity system – shaped by the choice of activities, how they are linked, and who performs them – captures how the focal firm is embedded in its “ecology”, i.e., in its multiple networks of suppliers, partners and customers. It also defines who the firm’s potential suppliers, partners and customers (and competitors) are in the first place.
…
Second, the activity system perspective encourages systemic and holistic thinking when designing the business model of the future, instead of concentrating on isolated, individual choices (such as the “make or buy” decision about a particular product, or the outsourcing of a particular activity).
The message to managers is clear: look at the forest, not the trees – and get the overall design right, rather than optimizing details. Fashion retailer Inditex, a fast-growing Spanish firm that manages global brands such as Zara, has clearly understood and internalized this message and made business model thinking a corporate priority. Their Annual Report begins by explaining the Inditex business model and highlights its innovative elements. The company has made many activity system choices that, viewed in isolation, seem inefficient. For example, they perform many generic activities in-house, such as the dyeing and cutting of fabric, and the washing, ironing, and ticketing of finished garments. Moreover, they outsource sewing to small workshops located close to their Spanish production facilities. Both of these choices are questionable. As a whole, however, their carefully designed activity system allows Inditex to bring new fashionable garments from the design stage to the shop floor within record time – days as opposed to months – which makes a big difference in the fast-moving fashion business."

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Continua.

Acerca dos processos (parte I)

A ISO 900o define processo como:
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"conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas"
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No entanto, quando começamos a 'olhar' para um processo, as actividades são a última coisa em que nos concentramos, são o menos importante.
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O que é um processo? É um método definido para atingir um dado resultado, e esse resultado é que é fundamental para a definição de um processo, muito mais do que o trabalho, as actividades que se desenvolvem no seu interior.
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As actividades são sempre instrumentais, o essencial é o resultado.
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Muitas organizações confundem processos com departamentos atribuindo-lhes designações como: "Recursos Humanos"; "Comercial" ou "Aprovisionamentos".
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Um processo é uma realidade horizontal, transversal. Um departamento é uma realidade vertical, mais precupada com a gestão dos recursos e especialidades do que com o fluxo do trabalho.
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Um processo deve ser designado por um verbo + um substantivo (um processo é acção, é transformação), por exemplo:

• Formar colaboradores;
• Comprar matérias-primas;
• Planear produção;

O que é interessante com esta fórmula para a designação de um processo é que se trocarmos a ordem obtemos as saídas do processo:

• Colaboradores formados;
• Matérias-primas compradas;
• Produção planeada;

Ao escolher o verbo, escolher um que indique uma actividade única que ocorre num ponto em particular do processo e que nos ajuda a visualizar um resultado. Evitar usar verbos do tipo 'Gerir'. Verbos que indicam uma actividade, ou múltiplas actividades, que ocorrem ao longo do tempo e que não ajudam a individualizar um resultado concreto, único e específico.

Modelo de negócios e processos (parte II)

Continuado daqui.
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A figura que se segue mostra como um modelo de negócio se divide em duas partes: uma virada para o exterior, concentrada na criação de valor; e outra virada para o interior, concentrada na captação de algum retorno desse valor criado através da organização e desenvolvimento interno.

Espero que a figura ilustre a quantidade de trabalho, a arquitectura, a filigrana a criar, desenvolver e fomentar antes de se olhar para o interior da organização.
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Assim, o que dizer dos projectos de re-engenharia, de melhoria que começam sem se perceber o mecanismo de criação de valor: quem são os clientes-alvo; quem são os distribuidores; qual a proposta de valor; quais os momentos de verdade e de batota.
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Isso por que se parte do princípio de que o propósito da melhoria de um processo é sempre o de o tornar mais rápido e mais barato.
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Contudo, assumir que o objectivo é sempre o de baixar os custos, aumentar a eficiência e reduzir o tempo de ciclo significa admitir que a proposta de valor é a do preço-baixo.
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Se o cliente-alvo não der a prioridade máxima ao preço (order qualifier não order winner), então, simplesmente fazer as coisas mais rapidamente ou mais barato não tornará as coisas melhores.
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Quando o mundo é recalibrado e muda de nível ou de temporada, é fundamental reflectir sobre o que fazer, e não só sobre o como fazer.