"Deciding where to focus companies' scarce resources"

"most companies have very similar strategies and business objectives (e.g.,  growth, expansion, product innovation, market leadership) but just a few succeed in achieving them. What do these successful companies do differently?
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Up to the late 1970s, an organization's main focus was on core activities reflected in the traditional value chain described by Michael Porter
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Deciding where to focus companies' scarce resources is one of top management's most important challenges.
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Improving operations is easier than improving projects. Often, operational processes can be mapped, analysed and finally improved by automating or simply removing the inefficient parts. This is not possible with projects: mapping them is very complex, and they are very difficult to improve m most of the time they are one-off.
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although very few companies succeed in implementing their strategies, there are a few whose strategy execution is successful.
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To my surprise, some of these successful organizations were not just reaching but were also exceeding their strategic objectives. While their formula included great leadership and maturity, what made all the difference in their ability to exceed their expectations was the fact that they were highly FOCUSED.
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What I realized is that in todays world most companies and many employees are highly unfocused. As a result, top management has difficulty setting a dear strategy and communicating a ranked list of priorities; and most staff members end up deciding on their own where to concentrate their efforts; most likely on easy and irrelevant task, This lack of focus results in much wasted money and resources, the inability to execute the strategy, project failures, and unhappy and uncommitted employees. Successful individuals are highly focused, and the same applies lo organizations. In fact, every business is focused when it is just starting up but only those companies that manage to stay focused will likely succeed and remain in business."

Trechos retirados de "The Focused Organization - How Concentrating on a Few Key Initiatives Can Dramatically Improve Strategy Execution" de Antonio Nieto-Rodriguez

Acerca da data de chegada

"Time is one of the major characteristics of projects in that, unless there is an articulated compelling, official and public announced deadline, there is a good chance that the project will be delivered later than originally planned. Delays in project mean, besides extra costs, a loss of benefits and expected revenues, both having a tremendous negative impact on the business case of the initiative. A project without a deadline should not be considered a project - better call it an experiment, an exploration or daily business activities."

Trecho retirado de "The Project Revolution" de Antonio Nieto-Rodriguez

“Hierarchy of Purpose”

Simplesmente muito bom, "How to Prioritize Your Company’s Projects":

"We had more than 100 large projects (each worth over 500,000 euros) under way. No one had a clear view of the status of those investments, or even the anticipated benefits. The bank was using a project management tool, but the lack of discipline in keeping it up to date made it largely fruitless. Capacity, not strategy, was determining which projects launched and when. If people were available, the project was launched. If not, it stalled or was killed.
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Prioritization at a strategic and operational level is often the difference between success and failure. But many organizations do it badly.
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Of course, sometimes leaders simply make the wrong decisions; they prioritize the wrong thing. But in my 20 years as an executive, the problem I see more often is that leaders don’t make decisions at all. They don’t clearly signal their intent about what matters. In short, they don’t prioritize.
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The number of priorities admitted to by an organization is revealing. It is notable that if the risk appetite of a senior executive team is very low (or if they are not able or inclined to make the tough choices), they will tend to have a generous portfolio of priorities; they don’t want to take the risk of not being compliant, missing a market opportunity, not having the latest technologies, and so on. But in my experience, the most successful executives tend to be more risk taking and have a laser-like focus on a small number of priorities. These executives know what matters today and tomorrow. At the extreme, this might mean simply having a single priority. The more focus, the better.
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In that time, I have developed a simple framework that I call the “Hierarchy of Purpose.” It is a tool that executive teams can use to help them prioritize strategic initiatives and projects:
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Purpose. What is the purpose of the organization and how is that purpose best pursued? What is the strategic vision supporting this purpose?
Priorities. Given the stated purpose and vision, what matters most to the organization now and in the future? What are its priorities now and over the next two to five years?
Projects. Based on the answers to the first two points, which projects are the most strategic and should be resourced to the hilt? Which projects align with the purpose, vision, and priorities, and which should be stopped or scrapped?
People. Now that there is clarity around the strategic priorities and the projects that matter most, who are the best people to execute on those projects?
Performance. Traditionally, project performance indicators are tied to inputs (e.g., scope, cost, and time). They are much easier to track than outputs (such as benefits, impact, and goals). However, despite the difficulty companies have in tracking outputs, it’s the outputs that really matter. What are the precise outcome-related targets that will measure real performance and value creation? Reduce your attention to inputs and focus on those instead."

Para reflexão

Imagem retirada daqui.

Orçamento e estratégia (parte III)

Parte I e parte II.

Começo por recuar a 2003, ou seria 2004?

"Smart leaders understand that their job requires them to identify trade-offs, choosing what not to do as much as what to do. Grading the importance of various initiatives in an environment of finite resources is a primary test of leadership.
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There are three interdependent variables that are essential for executing any initiative — objectives, resources, and timing. You can’t produce the desired effect of a project without precise objectives, ample resources, and a reasonable time frame. If you push or pull on one leg of this triangle, you must adjust the others.
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All three variables are important, but resources reign supreme. Resources are what enable an objective to be accomplished within a set time; without dedicated means, an initiative is pure fantasy."

E não é raro encontrar fantasias.

E na sua empresa como se distribuem os recursos?

Trechos retirados de "A Better Way to Set Strategic Priorities"

Estratégia executada por um portfolio de projectos

Esta ideia:

"What makes the strategic journey unique is that it’s perpetual – you never actually reach your destination. It is a highly uncertain journey where the terrain is constantly shifting and there are more things outside of your control than within them. It is much more like an explorer’s journey through the wilderness than it is a highway trip. More and more it is a journey where following the familiar, well-trodden path can get you hopelessly lost before you even realise that you are off course.
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Projects are the perfect vehicle for today’s strategic journey
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In the Tao Te Ching, Chinese philosopher Lao Tzu said a journey of a thousand miles begins with a single step. When talking about a strategic journey, strategic improvement projects are the most effective way to take those steps. Through these projects, and a project-mindset, we can take decisive action toward our strategic goals… one step at a time.
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Most importantly, they are short-duration, hard-hitting activities that can be carried out by a relatively small cross-functional team. They should be targeted on a single specific outcome that delivers strategic value – either on its own or as one phase in a longer program – rather than on low-value activities."

É seguida por mim há vários anos:

"Quando falo de sistemas de gestão tento passar a ideia de que o sistema de gestão ideal traduz-se num portfolio de iniciativas, num portfolio de projectos, alinhados por uma estratégia. Tudo o resto é treta de consultor e de auditor, para justificar honorários.
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Só as iniciativas, quando implementadas, quando executadas, mudam uma organização. Tudo o resto, estratégia, mapa da estratégia, balanced scorecard, indicadores, metas,... não passa de conversa de café, enquanto não começarmos a mudar a realidade!!!" (Junho de 2007)

E:

"Um sistema de gestão concebido desta forma, é na essência uma estrutura móvel, um portfolio de projectos de melhoria," (Fevereiro de 2007)

Trechos retirados de "Why projects are the key to bringing your strategy to life"

Papéis de uma estratégia

O papel da estratégia bem resumido:

"Strategy serves as a link between an organization, with its goals and values, resources and skills, structure and organizational systems, and the external environment, with its competitors, customers, and suppliers. At the same time, it is a model or a guideline that gives coherence to the decisions made by the enterprise or the individual.
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Often, the situation in which the decision-maker makes decisions is characterized by limited rationality and knowledge of the problem and of the existing options.
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Three main roles can be identified for strategy: it helps to simplify the decision-making process, to set goals, and to coordinate the actions to be undertaken to reach these goals."

Simplifica o processo de tomada de decisão porque enquadra as decisões a tomar permitindo uma resposta intuitiva a uma dinâmica externa.
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Ajuda a estabelecer objectivos que façam sentido para orientar o caminho para o futuro desejado e para reconhecer que se chegou, ou não, a esse futuro desejado.
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E coordena as acções a tomar, permitindo coordenar pessoas e recursos através de iniciativas alinhadas que transformam a realidade, que ajudam a formar o mosaico de trade-offs que dificultam a sua cópia.

Trecho retirado de "Business Strategies and Competitiveness in Times of Crisis - A Survey on Italian SMEs" de Laura Gavinelli.

Sugestões para um mapa da estratégia

Neste postal "uma extraordinária ferramenta de visualização e de comunicação da estratégia" referimos que mão concordávamos com este mapa da estratégia:

Não digo que ele esteja mal. Como dizia Deming, todos os modelos estão errados, alguns são úteis. Se este mapa da estratégia for útil para a empresa ... cumpre a sua missão. No entanto, o meu modelo mental recomenda algumas alterações, por exemplo:

Um pouco de humildade

"There is a better way. Instead of sweeping away corporate culture and existing organizational design in a “big bang,” we can move incrementally, learning as we go.
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Citing the early twentieth-century organizational psychologist Kurt Lewin, he argues that we can never understand an organization until we try to change it and thus suggests a “provoke and observe” approach:

We can never direct a living system, only disturb it and wait to see the response  … We can’t know all the forces shaping an organization we wish to change, so  all we can do is provoke the system in some way by experimenting with a force we think might have some impact, then watch to see what happens.

Avery’s “provoke and observe” approach parallels the Agile principle of “inspect and adapt.” In my interpretation of Avery’s comments, we can formulate a  hypothesis about what is valuable to the organization, deliver something based on that hypothesis, and observe the results. The feedback that results—especially if this is a new way of thinking about value—teaches us how to either adjust our hypothesis or adjust our way of bringing agility into the culture. In terms of the Lean Startup, you may see this as an example of adjusting our value hypothesis or our growth hypothesis through validated learning."

Um pouco de humildade faz bem a consultores e outros bem intencionados que acreditam que sabem o que é melhor para as empresas. Uma vez mais, o papel do ecossistema interno é fundamental.
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O cemitério de projectos está cheio de boas intenções que não tiveram em conta a resistência à mudança, por causa de uma cultura interna que não foi respeitada.
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Trechos retirados de "The Art of Business Value", de Mark Schwartz.  

Reflexões de um consultor

Embora não esteja, hoje, agora, com a actual relação de vectores económicas, tão crente nas 5 forças de Porter como o autor, recomendo a leitura de "3 Levels of Strategy".
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E gostava de pegar naquele trecho quase final:
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"Once you realize that different approaches are needed for different levels of strategy, a lot of confusion can be avoided. For instance, management consultants can be helpful in formulating strategic intent and strategic moves, but are usually a disaster at operational strategies (very few have ever had real jobs). (Moi ici: É uma grande verdade. Muitos consultores saltam directamente dos bancos da universidade para o taxismo documental das consultoras sem nunca terem vivido a realidade de uma empresa que fabrica coisas. Mas gostava de levar o pensamento ainda mais longe... e quantos gestores alguma vez apertaram parafusos, embalaram caixas, carregaram sacos, cortaram pele... 
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Estão a ver o meu ponto? (Engraçado recordar o costume japonês pelo qual tive de passar quando comecei a trabalhar numa empresa de capital maioritariamente japonês - trabalhar como operário!!! Fazer turnos!!! Carregar sacos, limpar paredes de um reactor, desentupir peneiros... )
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Quando, no desenvolvimento de um sistema de gestão baseado no balanced scorecard, se chega à fase das iniciativas estratégicas... à fase de operacionalizar a estratégia em acções elementares: quem faz o quê até quando e quanto vai custar, por vezes a reacção inicial é "Pereira da Cruz, já sabemos o que há a fazer, não nos queira impor uma camisa de forças!"
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Estão mesmo a imaginar o que aconteceria sem iniciativas estratégicas formais (com calendários, com responsabilidades, com orçamentos)... costumo atribuir essa incomodidade com o formalismo de uma iniciativa estratégica à nossa veia "cath" tão ao gosto de Arroja, o autor, no entanto, coloca o problema a outro nível, até que ponto os gestores alguma vez tiveram outra função que não a de gestores? Antigamente nas empresas tarimbava-se, sei que a especialização hoje em dia dificulta isso, mas não fazia mal nenhum a adopção do sistema japonês de acolhimento de quadros, não esquecer que o politicamente correcto é perigoso)
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Another salient point is that the bulk of strategic activity occurs much further down than most managers realize. If the rank and file doesn’t buy into the organization’s strategic intent and strategic moves, they will seek to undermine them and operational strategies won’t be in line." (Moi ici: Vale a pena ler After all, it’s the lunatics that run the asylum e pensar que muitos problemas resultam da incapacidade de perceber que, muitas vezes, para ganhar controlo, temos de ceder o controlo: "The lunatics are perfectly capable of creating their own rules, and often do, without letting the C-Suite know about it.

Good managers realize that, in reality, they make only a handful of consequential decisions per year. The rest of the job entails enabling the actions of others. In the end, you really don’t have a choice.

The lunatics will always run the asylum. Effective management helps them run it well.")

Promover a transformação

Quando trabalho num projecto de implementação de um sistema de gestão alinhado na satisfação dos clientes-alvo sigo este circuito:

Primeiro: identificar os clientes-alvo. A quem vamos servir?

Clientes-alvo: Clientes que procuram mobiliário com design inovador, mobiliário com marca reconhecida.

Segundo: desenhar a proposta de valor. O que lhes vamos oferecer? Aquilo que os fará ficar satisfeitos.

Terceiro: construir o mapa da estratégia. Como lhes vamos fornecer a proposta de valor?

O mapa da estratégia descreve como é que em velocidade de cruzeiro, num futuro desejado, vamos ter os clientes-alvo a ficarem satisfeitos com a interacção com a empresa. Trata-se de um estado futuro desejado em que tudo está alinhado e a funcionar.

Quarto: o que vamos fazer para transformar a empresa e pô-la a caminho do futuro desejado?

Depois de construído o mapa da estratégia, o retrato de um estado ideal futuro, regressamos ao presente e identificamos as estruturas sistémicas que hoje conspiram para que sejamos o que somos e não o que esperamos só vir a ser no estado futuro desejado.

Identificadas essas falhas actuais, podemos visualizar o que falta fazer de concreto para colmatar a lacuna entre o presente e o futuro desejado.

Agrupando o que falta fazer em conjuntos mais ou menos alinhados, identificam-se as iniciativas estratégicas, os projectos de mudança que farão transformar a organização de hoje na organização futura desejada, a que vai produzir clientes-alvo satisfeitos.

Agora, comparemos esta metodologia com o descrito neste postal “How to Commit to a Goal”:

“

1.      Indulge: imagine a positive vision of the problem solved.

2.      Dwell: think about the negative aspects of the current situation.

3.      Contrast: first imagine a positive vision of the problem solved then think about the negative aspects of reality. With both in mind, participants were asked to carry out a 'reality check', comparing their fantasy with reality.

…

the contrast technique was the most effective in encouraging people to make plans of action and in taking responsibility but only when expectations of success were high. When expectations of solving their interpersonal problem were low, those in the mental contrast condition made fewer plans and took less responsibility.

The contrast condition appeared to be forcing people to decide whether their goal was really achievable or not.

…

A third experiment found that people in a mental contrast condition were more energised and took action sooner than those who only entertained positive or negative fantasies on their own. Once again people didn't commit themselves to goals they didn't expect to achieve.”

Há aqui muita coisa em comum!

Partir pedra é fundamental para que haja comunicação

Já por várias vezes reflecti aqui no blogue sobre a realidade e o que percebemos dela. Recordo, sobretudo, uma frase que me ficou e que sempre me acompanha:
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Nós não vemos a realidade, nós vemos um mapa da realidade.
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E quem fez esse mapa?
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Somos nós próprios que construímos esse mapa que nos permite relacionar com a realidade. Como somos todos diferentes, como temos histórias de vida e experiências diferentes, construímos mapas diferentes.
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Não interessa se existe realidade objectiva ou não, nós nunca a vamos ver!
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Assim, se apenas vemos a realidade que os nossos mapas nos permitem ver... não há realidade baseada em factos, não há evidências objectivas.
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Há dias, estava no meio de uma workshop intra-empresa, tínhamos:

• identificado os clientes-alvo;
• desenhado o mapa da estratégia;
• definido os indicadores estratégicos; e estávamos a discutir sobre as acções elementares a desenvolver para executar a estratégia.

E tive uma daquelas experiências "fora do corpo" em que o nosso corpo continua na reunião, com os pés assentes no chão, mas o nosso espírito afasta-se e temos uma reflexão em curso como se fossemos um "outsider" a espiar a cena.

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Havia tanta discussão sobre as acções concretas a desenvolver, sobre a melhor abordagem ou perspectiva a seguir, sobre o calendário, sobre ... e veio-me à mente a metáfora de um coro desorganizado, desafinado e desalinhado, em que cada um canta algo mas o conjunto é uma cacofonia de fugir.

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E aquela discussão, aquele partir de pedra, era fundamental para organizar, para afinar e alinhar os cantores, para que pudesse emergir uma melodia atraente, resultante da sinergia de acções combinadas e focadas.

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E quando não se parte pedra?

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E quando não se fazem aquelas discussões?

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Como está escrito ali, na coluna das citações deste blogue, o maior problema da comunicação é pensar que ela teve lugar. Comunicamos, e está lá claro o que queremos comunicar. Está escrito, está desenhado... e esquecemos os mapas mentais que carregamos e que nos auxiliam a ver o mundo à nossa maneira muito pessoal.

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Depois, ficamos admirados por não haver sintonia, por cada um estar a "ouvir" uma melodia diferente. 

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Partir pedra é fundamental para que haja comunicação, para que haja comunhão de interpretações.

Faz-me espécie

Retirei esta figura do livro “The Execution Premium” de Robert Kaplan e David Norton por que me faz muita espécie.

No meu modelo mental a coisa funciona assim:

Olho para os resultados como consequência de algo que se faz a montante, ou seja:

Gosto da metáfora do diagrama de causa-efeito para explicar onde actuar a montante para ter os resultados pretendidos.

Não gosto de colocar iniciativas, projectos de mudança, nas perspectivas de resultados. Se realizamos uma iniciativa é para mudar uma daquelas causas que contribuem para o efeito e o efeito são os resultados.

Daí que prefira usar:

Voltando à figura do livro de Kaplan e Norton:

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Se modifico a segmentação dos clientes estou a alterar uma prática de trabalho.

Se passo a fazer uma avaliação da satisfação dos clientes… estou a acrescentar uma nova prática de trabalho.

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Ou seja, colocaria as iniciativas na perspectiva interna e não na dos clientes.

O seguro morreu de velho

Neste postal escrevemos:

Imaginem um grupo perdido e desorientado no meio do deserto... algures no tempo, a discussão, o pranto, o ranger de dentes, a indignação, tem de dar lugar a uma mente mais "feminina" - mais pragmática - algures no tempo vamos ter de colocar o locus de controlo cá dentro de nós e não lá fora, no exterior. Algures no tempo vai ser preciso escolher uma direcção e pormo-nos a caminho para sair do deserto em direcção a uma Terra Prometida.

Há certezas de que o caminho é o certo? Não, nunca haverá, não somos deuses, só somos humanos! Mas temos algo pelo qual vale a pena lutar, algo pelo qual sacrifícios parecem valer a pena. Afinal qual é a alternativa?

Neste outro postal escrevemos:

Até aqui demos o nosso melhor, trabalhamos com rigor, com prudência, sonhamos, tentámos desenhar cenários sobre o futuro envolvente que iríamos encontrar… mas apesar de tudo, só somos humanos (e tudo isto não passa de vaidade):
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"Nas minhas investigações debaixo do sol, vi ainda que a corrida não é para os ágeis, nem a batalha para os bravos, nem o pão para os prudentes, nem a riqueza para os inteligentes, nem o favor para os sábios: todos estão à mercê das circunstâncias e da sorte. O homem não conhece a sua própria hora: semelhantes aos peixes apanhados pela rêde fatal, aos passarinhos presos no laço, os homens são enlaçados na hora da calamidade que se arremessa sobre eles de súbito." Eclesiastes 9, 11-12.
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"O homem não conhece o futuro. Quem lhe poderia dizer o que há de acontecer em seguida?" Eclesiastes 10, 14.
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E no entanto:"Semeia a tua semente desde a manhã, e não deixes tuas mãos ociosas até à noite. Porque não sabes o que terá bom êxito, se isto ou aquilo, ou se ambas as coisas são igualmente úteis."
Eclesiastes 11, 6
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Demos o nosso melhor, fizemos as nossas apostas mas temos de estar, temos de permanecer atentos e abertos a mudar, a corrigir o tiro, tendo em conta os sinais que emergem da realidade durante a viagem a caminho do futuro desejado, por que o que vamos obtendo é o futuro real.

O que ambos os postais descrevem é a necessidade de reflectir, de estudar, de especular, de decidir, de planear e de executar. Algo a que Burgelman chama “Induced Strategic Action".

Contudo, como só somos humanos, podemos estar enganados, ou a realidade pode alterar-se tornando obsoletas as nossas bem intencionadas acções, decorrentes das iniciativas estratégicas.

Por isso, aquilo a que Burgelman chama “Autonomous strategic action involves initiatives of individuals or small groups that are outside the scope of the corporate strategy at the time that they come about” permite funcionar como uma espécie de seguro contra o imprevisto por que as certezas absolutas não existem.

“Strategy-making as adaptive organizational capability involves keeping both processes in play simultaneously at all times, even though one process or the other may be more prominent at different times in a company’s evolution.”

…

“A company rationally tolerates autonomous strategic initiatives because such initiatives explore and potentially extend the boundaries of the company’s competencies and opportunities. They generate learning about variations in markets and technologies.”

Esta confiança por um lado e curiosidade e abertura por outro, podem ajudar a fazer face à realidade de modo muito mais eficaz.

Acreditar mas não confiar demasiado!

"Espanha. Espanha. Espanha!"

Qual era a prioridade?
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"-Espanha. Espanha. Espanha!"
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Ando a ler alguns capítulos de um livro de 2002, "Strategy is Destiny" de Robert Burgelman.
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O primeiro capítulo, como o mesmo título do livro, é muito interessante. O autor aborda um tema que me acompanha e preocupa durante as minhas intervenções nas empresas: Como conciliar o lógico, o racional, o planeado, o estudado, com as oportunidades em que uma empresa pode tropeçar?
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"Strategy is destiny is the theme of this book. Destiny is an archaic idea of a fixed and inevitable future. Strategy, in contrast, is a modern idea, of an open-ended future to be determined by it. In reality the two ideas exist in perpetual tension. Successful and unsuccessful strategies shape a company's destiny. But if strategy shapes destiny, destiny has ways of asserting itself and constraining strategy. New sources of strategy create the possibility of future destiny, and help the company evolve."
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"Each company is an ecology within which strategic initiatives emerge in patterned ways. Top management drives most initiatives but leaders througout the organization also drive initiatives. These initiatives compete for limited organizational resources to increase their relative importance."
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Depois o autor apresenta o que apelida de "Induced Strategic Action", o conjunto de acções que decorrem e executam a estratégia definida pela gestão de topo, algo a que na minha nomenclatura chamo de "somatório da aplicação das iniciativas estratégicas"
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Se um país fosse gerido por um governo como uma grande empresa, o Grande Planeador definiria o rumo e proclamaria "Espanha. Espanha. Espanha!" e toda a economia começaria, ou reforçaria a sua ligação a Espanha.
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Felizmente um país não é uma grande empresa e ainda vai havendo suficiente autonomia para diferentes actores porem em prática estratégias alternativas. Algo a que Burgelman, ao estudar a Intel, chamou de "Autonomous Strategic Action".
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"Autonomous strategic action involves initiatives of individuals or small groups that are outside the scope of the corporate strategy at the time that they come about."
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"The induced strategy process is variation reducing. The autonomous strategy process is variation increasing."
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Ainda bem que grande parte da economia não abraçou aquelas palavras "Espanha. Espanha. Espanha!" por que ou me engano muito ou Espanha vai ser um estouro ainda maior que o nosso.
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"Raising taxes in Spain is not a solution" de Edward Hugh ("Victor Mallet had a piece on public works minister José Blanco's Thursday speech in the FT yesterday. My feeling is that the Spain of Zapatero looks more and more like the Hungary of Gyurcsany with every passing day, and I say this more from the point of view of the twin deficit problem, and the impression the administration gives of things being totally out of control and no one knowing what to do, than anything else")
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"Are Spanish banks hiding their losses?" (referência ao estudo que ontem sublinhamos neste artigo do Expansión.com)
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BTW, just for fun (scary kind of fun) and to help open your eyes and raise your own awerness to what is written, payd by whom and with what purpose, enjoy this piece:
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"The analysis in our study suggests that although Iceland's economy does have some imbalances that will eventually be reversed, financial fragility is currently not a problem, and the likelihood of a financial meltdown is low" (Maio de 2006)

A strategic blueprint for action (parte I)

Erich Joachimsthaler no seu livro "Hidden in Plain Sight" resume algo que interessa à minha actividade:
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A strategic blueprint for action is an umbrella tool – defining at the highest levels the strategy that a firm chooses as well as the actions and activities required to move it toward realizing its vision and goals. (Moi ici: precisamos de planos estratégicos para a acção, iniciativas estratégicas. Helas, por vezes as empresas chamam a uma folha com um título... plano de acção!!!)
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The strategy is defined by three main considerations
Objectives. What we are trying to achieve?
Advantage. With what resources and capabilities do we achieve this objective?
Scope. In what domain will we compete?
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Objectives define the ends of the strategy. The advantage defines the means. The scope defines the domain from a customer perspective.
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OBJECTIVES
Objectives are primary goals that motivate the behaviors of the firm and that will be rewarded. These should be simple and measurable. They should be a bit of a stretch but should also be proximate and realistically achievable. Goals should not be confused with visions. Strategic objectives are merely milestones or targets that must be achieved in order to realize this central vision.
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Strategic objectives can be chosen from a wide range of targets, including profitability, size of the firm, market or customer share or rank, and shareholder return.
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ADVANTAGE
A second component of the strategic blueprint defines what the firm does differently, better, or uniquely compared with competitors. Defining the advantage and understanding the sources or drivers of the advantage lie at the core of strategy.
…
SCOPE
Defining scope answers the question. What sandbox do we want to play in?
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An important dimension is the definition of the firm’s choice of customers; needs; need states, or behavior clusters the firm intends to serve; and the products and services it offers to them. Seen from the perspective of pursuing customer advantage, scope can define how the offering links into the activities and goals of customers in the context of their everyday lives.”
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Continua

Promover a mudança!!!

Não há acasos, após preparar o texto do postal anterior, descubro este artigo na revista The McKinsey Quarterly "Corporate transformation under pressure" de Josep Isern, Mary C. Meaney, e Sarah Wilson, onde se pode ler:
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"It’s relatively rare for transformation programs to succeed; many surveys, including our own, put the success rate at less than 40 percent. Our recent research, however, underscores the fact that certain tactics promote successful outcomes. The most important tactics are setting clear and high aspirations and targets, exercising strong leadership from the top, creating an unambiguous structure for the transformation, and maintaining energy and involvement throughout the organization. Companies that used all of these tactics succeeded more than 80 percent of the time."
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"Clear, stretch targets
Defining a transformation to create a sustainable step change in a company’s performance and health unites the disparate elements of organizational change."
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(Moi ici: Os adultos não querem ser tratados como crianças. Adultos tratados como crianças reagem como crianças. Falinhas mansas, biombos e conversa da treta não resultam. Falar olhos nos olhos – reparem como o administrador da empresa X, entrevistado para a SIC-N hoje de manhã, ao explicar os despedimentos que ia fazer, nunca olhava a jornalista ou a câmara, olhava para o chão – Temos problemas… quem não os tem? Mas temos objectivos e temos um caminho para os atingir)
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“A clear structure for transformation
The magnitude of the challenge can paralyze companies embarking on a transformation. Where to start? What and how to prioritize? How to allocate tasks across the organization? These problems are particularly severe at crisis-plagued organizations fighting fires on a number of fronts.
Leaders therefore need to outline clear themes whose objectives will collectively achieve the overall aspiration. These themes should be broken down into specific initiatives, and the company should make it clear how the initiatives will be sequenced and how they will relate to one another. This approach makes change seem not only manageable and realistic but also personal and exciting.
(Moi ici: Reparem como um BSC da 3ª geração pode ajudar a fazer a diferença: um mapa da estratégia que ajuda a concentrar e a encadear e sintonizar uma série de desafios num todo com lógica e harmonia; um conjunto de iniciativas que se relacionam umas com as outras e que contribuem para o mesmo objectivo global)
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“Maintaining energy and involvement
A timetable of three to five years, typical for the overall aspiration of a transformation, can seem too distant for managers and employees preoccupied by short-term pressures. The next challenge is therefore to take the overall aspiration, as well as the themes and initiatives, and translate them into descriptions of what the company will look like at various points along the journey—the projected halfway mark, for example.
(Moi ici: Em linha com uma das nossas mensagens mais repetidas “Começar pelo fim!” Puxar em vez de empurrar, CAPD em vez de PDCA)
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“Rearticulating goals in this way is desirable for two contrasting reasons. On the one hand, the midpoint is sufficiently close at hand to be described in highly tangible and specific ways. Such concreteness, which isn’t characteristic of longer-term visions, helps employees to see the way forward and to feel personally accountable for specific targets. On the other hand, the fact that this intermediate target is just a station along the way reinforces its status as something to be not just achieved but also surpassed. An overall goal of one million new customers in three years might, for example, be broken down into progressively more demanding annual targets.”
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(Moi ici: E voltamos ao mapa da estratégia, como descrevo na nossa metodologia “Vamos contar uma história”)
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“A good transformation story is another step to bridge the gap between top management and the rest of the organization. Typically using metaphors and analogies to explain what’s at stake, the story addresses three key aspects: the case for change, the challenges and opportunities ahead, and the impact of change on individuals. The story should be written by the leadership in prose, not bullet points.”
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(Moi ici: E acabamos com Agostinho da Silva e com Kotter. Mudamos e promovemos a transformação nos outros e nas organizações quando apontamos à emoção, ao coração e não nos ficamos só pela razão)
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“. Good stories also confront the emotional angle—the need to bid farewell to cherished habits and routines and to embrace a different, and perhaps initially uncomfortable, future.
As the transformation progresses, a combination of energy and ideas is crucial if an organization is to maintain its momentum. The power of the big idea is implicit in the aspiration.”
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Como escrevi este postal enquanto os jovens fazem o exame: Boa Sorte!!!

Algumas notas sobre o uso do BSC (parte I)

Neste endereço encontra-se o texto "MÓDULO V – EXEMPLO DA ADOPÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGICA (BSC) POR UMA ORGANIZAÇÃO DO SECTOR PÚBLICO"
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A análise do texto permitiu-me tomar várias notas:
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A figura 5.7 "iniciativas para cada perspectiva relativas ao BSC para 2006" lista uma série de iniciativas para cada perspectiva do BSC.
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Quero fazer dois reparos:
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Não recomendo que existam iniciativas associadas directamente às perspectivas financeira e de clientes:

• Na base de um mapa da estratégia, na perspectiva de Recursos e Infraestruturas sistematizamos objectivos sobre os investimentos que temos de fazer. Depois, na perspectiva Interna listamos os objectivos que queremos atingir com o nosso trabalho, com o desempenho dos processos críticos da organização. A partir daí, proponho que nas perspectivas de Clientes e Financeira se utilizem apenas objectivos que meçam resultados, que avaliem as consequências do que fizemos nas duas perspectivas anteriores. Assim, as iniciativas actuam sobre os processos e infraestruturas para produzir os resultados desejados nos clientes e por tabela nos resultados financeiros.

O que é uma iniciativa? Para que serve uma iniciativa?

• Interpreto as iniciativas estratégicas como projectos de transformação da realidade da organização (dos seus processos e infraestruturas) para poder gerar resultados futuros desejados diferentes de forma sustentada (na perspectiva Clientes primeira e, depois, por consequência directa resultados na perspectiva Financeira. Assim, pergunto, voltando à figura 5.7: Por que é que uma "Auditoria à Direcção da Regularização Extraordinária da Dívida" é uma iniciativa? O que é que a auditoria muda na realidade? Em que é que uma auditoria transforma a realidade? Uma auditoria não muda nada. Os resultados de uma auditoria podem servir para tomar decisões, logo, os resultados de uma auditoria podem ser incluídos como um indicador de desempenho ou controlo, não como um motor de transformação da realidade. Quando muito uma auditoria pode ser uma actividade intermédia de uma iniciativa mais vasta, em que a auditoria detecta pontos a precisar de melhoria. No entanto, para melhorar há que actuar sobre as rotinas, sobre os processos da organização, fazer as coisas de forma diferente.

No segunda parte espero abordar a temática do abuso dos indicadores de acção face aos indicadores de resultados na administração pública.
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