"think carefully when choosing measures and link them to the strategy"

"In summary, our main conclusions are threefold. First, when external environments become more uncertain, managers have a tendency to add non-financial performance measures. However, as more variety does not add value per se, managers should think carefully when choosing measures and link them to the strategy that the firm wants to pursue. Second, more uncertain environments make managers add customer-related measures, customers being a critical stakeholder group. This can only be expected to increase given the rising economic turbulence in the wake of the current COVID-19 crisis. In doing so, it is important that managers draw on current research and practice within customer relationship management and customer profitability management and link these measures to strategy and tactics. Third, there seems to be a lesser focus on risk and CSR measures in service-sector firms than in non-service-sector firms in Iceland."

Trecho retirado de "Is more really better? Performance measure variety and environmental uncertainty" 

Não chega aplicar as fórmulas (parte III)

Parte I e parte II.
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Se pelo texto ficámos com dúvidas sobre qual a estratégia da Fapricela, olhemos agora para as figuras.
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A figura mais relevante é a do mapa da estratégia (BTW, Kaplan e Norton escreveram "strategy map", não escreveram "strategic map". Por isso, não percebo porque é que em vez de mapa da estratégia, em português, teimam em escrever mapa estratégico):

A perspectiva dos processos internos tresanda a estratégia baseada no preço.
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Olhemos de seguida para a figura com os indicadores escolhidos:

Indicadores financeiros - Qual a rentabilidade? Estão a aumentar as vendas? Estão mais produtivos? Não sabemos! O aumento da diversidade da oferta traz resultados positivos? Não sabemos!
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Indicadores de processos internos - Indicadores de conformidade e indicadores de custo (associado ao tempo de ciclo). E indicadores de prazo de entrega?  Não sabemos! E indicadores de inovação? Não sabemos! E indicadores sobre o alargamento da gama oferecida? Não sabemos!
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Vai ser um bocado difícil conciliar o alargamento da gama de produtos, com a redução do tempo de ciclo, se as máquinas não forem dedicadas a cada tipo de produto.
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O problema é da ferramenta balanced scorecard, ou do que é metido na ferramenta?

As 3 partes de um BSC (parte I)

Quando trabalho com o balanced scorecard (BSC), trabalho com aquilo a que chamo um BSC da 3ª geração. Um BSC composto por três partes:

• Um mapa da estratégia;
• Um conjunto de iniciativas estratégicas; e
• Um conjunto de indicadores estratégicos.

Um mapa da estratégia:

Descreve o estado futuro desejado em que a empresa vai estar a funcionar e a ter sucesso. Muitas vezes, as relações de causa-efeito retratadas no mapa da estratégia ainda não existem no presente, ou então são ainda muito incipientes. O mapa serve para visualizar o racional de como vai ser, de como vai funcionar no futuro desejado.

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Hoje estamos no hoje, não no futuro desejado. O futuro desejado é diferente do hoje, por isso, é preciso fazer esta transição:

A transição é que vai fazer a transformação, a transição precisa de acção, por isso usarmos a expressão "O que começar a fazer na próxima segunda-feira para executar a estratégia?"

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O mapa da estratégia aponta para um futuro desejado.

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As iniciativas estratégicas apontam para coisas concretas. Uma iniciativa estratégica responde a 5 perguntas (tenho de escrever aqui sobre as fichas de missão):

• O que fazer de concreto?
• Por quem?
• Até quando?
• Quanto vai custar?
• Que resultados objectivos é que são esperados?

Daí se dizer que as iniciativas, porque alinhadas com a estratégia, ajudam a operacionalizar a estratégia.

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Os indicadores permitem monitorizar a viagem para o futuro desejado e perceber o que está a acontecer e, validar ou não pressupostos do mapa da estratégia.

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Recordo isto agora por causa do último capítulo do livro "The Only Sustainable Edge"

Continua.

Acerca da monitorização do desempenho das organizações

Algumas reflexões interessantes sobre a monitorização do desempenho das organizações em "Measuring Organizational Performance as a Dependent Variable: Towards Methodological Best Practice":

"Implication 1: Measuring performance requires weighing the relevance of performance to focal stakeholders.
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Organizations are heterogeneous in their resources and capabilities and how and where they choose to use them. At the most basic level, small and large firms are likely to perform in quite different manners. Although linked by competition, these firms have very different resources and strategies. Evidence suggests that large organizations use both financial and nonfinancial performance measures, but favor financial measures. (Moi ici: Nem de propósito, em linha com "Concentram-se nos custos") Very small firms also use both financial and non-financial variables to measure their performance. In a cross-country survey, Laitinen and Chong found that small Finnish companies focused on profitability, product margins, customer satisfaction and liquidity. Small UK companies were similar, giving less emphasis to overall profitability but also weighing debt levels highly. This evidence supported earlier findings by Davig and colleagues that product performance is more prominent in the evaluation of performance for small firms.
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Performance itself is likely to be somewhat firm specific: as the strategic choices a firm makes will dictate which performance measures will reflect the latent performance construct. Understanding how different independent variables link to a dependent performance variable is then no longer trivial. Assuming away this dimensionality will lead to misdirected or biased measurement.
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The relationship between measures and performance is also influenced by which measures the firm uses internally and how these are embedded into incentive and control systems within the firm; e.g., the firm’s own key performance indicators (KPIs).
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Implication 2: Measurement of performance must take into account heterogeneity of environments, strategies and management practices.
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A number of empirical studies have confirmed that performance itself does not persist indefinitely. This warns against the adoption of short or medium term measures, as these can be heavily biased by random fluctuations.
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Implication 3: Measurement of performance requires an understanding of the time series properties relating organizational activity to performance.
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Implication 5: Measurement of performance requires an understanding of the relationship between measures.(Moi ici: E pensa-se logo no mapa da estratégia)"

Recordar "Não existem BSCs tipo-template"

Que indicadores usar?

"We made a mistake that’s exceedingly common in business: We measured the wrong thing. The statistic we relied on to assess our performance - revenues - was disconnected from our overall objective of profitability. As a result, our strategic and resource allocation decisions didn’t support that goal.(Moi ici: E na sua empresa, o que se mede? Que indicadores são acompanhados? Por exemplo: que tipo de clientes consegue identificar no seu portfolio? O que compram? Onde, quando e como compram? Que experiência procuram? Que actividades internas mede? Que investimentos faz e como os acompanha? E como os justifica? Que rentabilidades proporcionam?)

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Businesses continue to use the wrong statistics. (Moi ici: E tem um sistema da qualidade? E quais são os seus objectivos? Manter a certificação? Acha que se reduzir os defeitos é mesmo isso que lhe vai salvar o negócio?)

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Many business executives seeking to create shareholder value also rely on intuition in selecting statistics. The metrics companies use most often to measure, manage, and communicate results - often called key performance indicators - include financial measures such as sales growth and earnings per share (EPS) growth in addition to nonfinancial measures such as loyalty and product quality. Yet, as we’ll see, these have only a loose connection to the objective of creating value. Most executives continue to lean heavily on poorly chosen statistics, (Moi ici: Qual a lógica, qual o critério para os indicadores que a gestão de topo da sua empresa acompanha?)

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To determine which statistics are useful, you must ask two basic questions. First, what is your objective? In sports, it is to win games. In business, it’s usually to increase shareholder value.(Moi ici: Este objectivo é muito enganador, criar valor para o accionista não é um objectivo directo, é uma consequência de criar as condições para que os clientes, ou melhor, o ecossistema da procura,  percepcionem a criação de valor na sua vida, na sua realidade) Second, what factors will help you achieve that objective? If your goal is to increase shareholder value, which activities lead to that outcome?
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What you’re after, then, are statistics that reliably reveal cause and effect. (Moi ici: Matéria-prima para um mapa da estratégia) These have two defining characteristics: They are persistent, showing that the outcome of a given action at one time will be similar to the outcome of the same action at another time; and they are predictive—that is, there is a causal relationship between the action the statistic measures and the desired outcome.
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To identify useful statistics, you must have a solid grasp of cause and effect. If you don’t understand the sources of customer satisfaction, for example, you can’t identify the metrics that will help you improve it. (Moi ici: É todo um volume, só com postais deste blogue, sobre quem são os clientes-alvo e porque é que ficarão satisfeitos) This seems obvious, but it’s surprising how often people assign the wrong cause to an outcome. This failure results from an innate desire to find cause and effect in every situation—to create a narrative that explains how events are linked even when they’re not.
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companies also use nonfinancial performance measures, such as product quality, workplace safety, customer loyalty, employee satisfaction, and a customer’s willingness to promote a product. In their 2003 HBR article, accounting professors Christopher Ittner and David Larcker wrote that “most companies have made little attempt to identify areas of nonfinancial performance that might advance their chosen strategy. Nor have they demonstrated a cause-and-effect link between improvements in those nonfinancial areas and in cash flow, profit, or stock price.” The authors’ survey of 157 companies showed that only 23% had done extensive modeling to determine the causes of the effects they were measuring. The researchers suggest that at least 70% of the companies they surveyed didn’t consider a nonfinancial measure’s persistence or its predictive value. Nearly a decade later, most companies still fail to link cause and effect in their choice of nonfinancial statistics.(Moi ici: Estamos a falar do universo norte-americano, não venham depois dizer que os empresários portugueses são isto e são aquilo, são humanos como os outros)
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Start with a blank slate and work through these four steps in sequence.
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1. Define your governing objective. A clear objective is essential to business success because it guides the allocation of capital.
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2. Develop a theory of cause and effect to assess presumed drivers of the objective.
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3. Identify the specific activities that employees can do to help achieve the governing objective. The goal is to make the link between your objective and the measures that employees can control through the application of skill. The relationship between these activities and the objective must also be persistent and predictive.
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4. Evaluate your statistics. Finally, you must regularly reevaluate the measures you are using to link employee activities with the governing objective. The drivers of value change over time, and so must your statistics."

Trechos retirados de "The True Measures of Success" publicado na HBR de Outubro deste ano. 

Conhecimento tácito e codificado...

Há dias, ao assistir a um filme com um enredo passado na França do cardeal Richelieu alguém gritou:

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"Sabotagem!"

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Como era possível gritar sabotagem? Julgo que o termo sabotagem foi criado por causa de acontecimentos que ocorreram em França durante as convulsões políticas por altura da Revolução Francesa (embora a wikipédia proponha que o termo tenha aparecido ainda mais tarde com a "guerra" entre os operários e as máquinas em plena Revolução Industrial)

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Isto fez-me recordar um erro no livro "O Perfume" e um outro num romance da vida do general cartaginês "Aníbal", ambos os livros mencionam eucaliptos... uma árvore da Austrália que só terá chegado à Europa no século XVIII.

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Daí, em tempos, ter feito esta reflexão e esta outra motivado pelos filmes históricos realizados por Mel Gibson e ter escrito:

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"A lingua, como forma de expressão, é como um toroide, um objecto cilindrico que encerra o ser humano no seu interior", depois, por causa de um artigo de Heijden ("Scenarios, Strategy, and the Strategy Process") escrevi:

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"O conceito de conhecimento codificado e conhecimento tácito, e a "Zone of Proximal Development" constitui o que toscamente apelidei de toroide que rodeia o universo do conhecimento de um ser humano."

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Hoje, ao recordar estas reflexões acrescentei mais um "andar" ao scaffolding mental ... e as empresas?

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Escreve Heijden:

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"We can divide our knowledge into two categories—codified and tacit. Codified knowledge can be used directly for decision making. Its elements are well connected and integrated and are understood in context: they have meaning.
However, we also have tacit knowledge, which we cannot articulate well. These elements consist of isolated observations and experiences that we have not yet been able to integrate and connect up with our codified knowledge. They seem intuitively important but puzzling: we do not yet understand their meaning very clearly.

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It is often difficult for us to make our poorly connected constructs explicit on our own. In order to learn, one needs to relate new experiences to existing cognitive structures. To articulate our tacit knowledge, we need an outside agent to confront our unconnected bits of empirical knowledge with the knowledge structure in the wider group or society."

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É comum, no primeiro contacto com uma PME, obter um "Não temos!" como resposta à pergunta "Que indicadores de desempenho têm, excluindo os financeiros?"

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Mas sem indicadores de desempenho não financeiro como saber onde melhorar? E de repente faço a ligação... sem indicadores de desempenho não financeiro as empresas têm conhecimento tácito que... não conseguem converter em conhecimento codificado!!!

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Sem indicadores de desempenho não financeiro as empresas ficam condenadas ao conhecimento tácito, o conhecimento mais básico, o conhecimento acrítico... como o pensamento a duas dimensões numa hipotética "flatland".

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Sem olhar para indicadores não financeiros conjugados com indicadores financeiros... como descobrir que aquilo que se está a produzir com qualidade já não faz sentido produzir?

O dilema (parte II)... ou o rastilho para a parte XI...

Continuado daqui.
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Para muitas PME's este é mesmo um dilema... descontinuar a produção de uma família de produtos é como matar um filho.
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Defendemos neste espaço a concentração das empresas no que é essencial. Ou seja, é um perigo misturar propostas de valor sob o mesmo tecto.
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Basta ler grandes pensadores da estratégia de operações como Skinner:
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"A factory cannot perform well on every yardstick"
"Within the factory, managers can make the manufacturing function a competitive weapon by outstanding accomplishment of one or more of the measures of manufacturing performance. But managers need to know: "What must we be especially good at?...""Focused manufacturing must be derived from an explicitly defined corporate strategy which has its roots in a corporate marketing plan. Therefore, the choice of focus cannot be made independently by production people. Instead, it has to be a resul of a comprehensive analysis of the company resources, strengths and weanesses, position in the industry, assessment of competitors' moves, and forecast of future customer motives and behavior.Conversely, the choice of focus cannot be made without considering the existing factory because of a given set of facilities, systems, and people skills can do only certain things well within a given time period."
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Ou como Hill:
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"Once markets and their characterístics are agreed (quem são os clientes-alvo, qual a proposta de valor que lhes vamos oferecer), a company starts to gain control of its strategy. Then it is able to judge whether a piece of business fits its strategic direction. Thus, from there on in,

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the most important orders are the ones to which a company says 'no'.

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These mark the boundaries by declaring the segments of a market in which a company decides it does not wish to compete. Whithout this level of clarity, all orders are deemed to be equally attractive. By definition that cannot be. But without a mechanism for knowing how to judge, appropriate decisions cannot be made."
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Tudo indica que o dilema deve ser resolvido descontinuando a produção dos produtos maduros
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Só que essa opção leva ao desenrolar de um filme que já conhecemos ... um filme muito bem explicado por Christensen & Raynor no livro "The Innovator's Solution" e exemplificado com a guerra entre as siderurgias tradicionais e as mini-siderurgias. Ao abandonar a produção dos produtos maduros com margens mais reduzidas, está-se a dar aos concorrentes que ocupam esse mercado um rendimento garantido que vão usar para, a seu tempo, subir na escala de valor e atacar a nata onde opera a empresa.
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A solução passa por criar diferentes unidades de negócio, cada uma delas dedicada à produção de uma proposta de valor, cada uma delas com diferentes estruturas de custos (para quê sobrecarregar a estrutura de custos do produto barato com o pagamento da investigação e desenvolvimento, por exemplo) , cada uma delas com diferentes equipas comerciais (como tão bem conta o CEO da Electrolux: "we decide we could still make money in both ends if we separated our business models for the two ends of the market. Dividing the sales force is one example of what I mean when I talk about different business models.”)
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Quando não há capital para arranjar um espaço independente para a nova unidade de negócio pode recorrer-se ao conceito de Plant-within-Plant.
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Desta forma, e por outros motivos ainda, uma administração pode ter que gerir várias unidades de negócio. Uma coisa é criar valor dentro e cada unidade de negócio, outra é acrescentar valor ao grupo de unidades de negócio. Será que é possível criar valor em resultado de um grupo de empresas fazer parte desse grupo? Será que é possível gerar valor extra por efeito de uma sinergia de grupo?
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Outro uso do balanced scorecard (BSC) é o de ajudar a alinhar e executar uma estratégia corporativa que reúne várias unidades de negócio.
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Continua na parte XI da série.

Exemplo de balanced scorecard (parte X)

Continuado daqui: parte zero; parte I; parte II; parte III; parte IV; parte V; parte VI; parte VII; parte VIII e parte IX.
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Escrevemos até agora uma série de postais sobre o uso do balanced scorecard (BSC) em empresas que coincidem com uma unidade de negócio.
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E que tal usar o BSC para apoiar a gestão de um departamento? Por exemplo, a gestão de pessoas, a gestão dos aprovisionamentos ou a gestão financeira.
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Consideremos o caso de um BSC aplicado à gestão dos aprovisionamentos de uma empresa.

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Os gestores de aprovisionamentos têm de perceber a estratégia da organização; ou seja, o seu plano para desenvolver e manter uma vantagem competitiva no mercado. Depois, têm de descobrir as implicações dessa estratégia para os aprovisionamentos.

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Se o foco da estratégia da organização é o de criar uma vantagem competitiva sustentável, o foco da estratégia da Gestão dos Aprovisionamentos é igualmente claro e directo. Maximizar a contribuição dos Aprovisionamentos para esse mesmo propósito, criando assim valor para os accionistas.

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Da estratégia da organização retira-se a proposta de valor.

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À luz da proposta de valor qual é a missão dos Aprovisionamentos?

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Os Aprovisionamentos não vendem, não facturam, não existem para ganhar dinheiro. Os Aprovisionamentos existem para servir, para suportar, para apoiar, para contribuir para a execução estratégica, para a disciplina interna que produz a proposta de valor.

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Assim, no topo de um BSC do Departamento de Aprovisionamentos devemos colocar a missão do departamento.

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Se a missão for cumprida, quais são as principais partes interessadas?

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Se a missão for cumprida, essas partes interessadas hão-de ficar satisfeitas. Porquê?

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As partes interessadas não ficam satisfeitas por acaso, hão-de ficar satisfeitas porque verão cumpridos uma série de atributos. Quais?

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Que desafios, que objectivos, devem ser perseguidos pelo departamento de Aprovisionamentos, para que sejam produzidos de forma natural os atributos que fazem com que as partes interessadas fiquem satisfeitas?

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Que investimentos em competências, equipamentos e/ou sistemas de informação devem ser feitos para que os objectivos estratégicos internos do departamento sejam atingidos?

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Que cultura desenvolver no departamento para que as pessoas estejam alinhadas e sintonizadas com a produção da proposta de valor?

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Que orçamento tem o departamento de Aprovisionamentos à sua disposição? Como avaliar a boa gestão desse dinheiro na criação, desenvolvimento e manutenção de um departamento capaz de cumprir a sua missão.

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Falta agora colocar estes objectivos ao longo de uma relação de causa-efeito que ligue desempenho financeiro, investimentos em recursos e infra-estruturas, objectivos internos, partes interessdas e missão.

Consideremos um exemplo simplificado para um Departamento de Manutenção de uma empresa industrial que tem uma proposta de valor assente no preço.

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Primeiro a missão e as partes interessadas (clientes internos e accionistas) e o que querem acima de tudo:

A satisfação das partes interessadas, tradução de um desempenho claro face a metas claras (é muito mais linear do que trabalhar para o mercado) é conseguida à custa de objectivos internos perseguidos pelo departamento.

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Estes objectivos não são actividades, são resultados concretos, são mesmo desafios.

Onde é que o departamento vai investir para poder 'sonhar' com os níveis de desempenho futuro desejados?

A partir dos níveis de desempenho futuro desejados e a partir dos investimentos estratégicos que se pretendem fazer chega-se ao orçamento. Aqui o objectivo é ser eficiente, cumprir o orçamento sem derrapagens. O orçamento não é o ponto de partida, é o ponto de chegada coerente com o desempenho anterior e com as alterações e tácticas que nos propomos desenvolver para chegar ao desempenho futuro desejado.Daqui saem os indicadores e daqui saem as iniciativas estratégicas, não adianta fechar os olhos, fazer figas e esperar que a energia positiva resolva tudo.

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Só pelos investimentos, dá para perceber que o departamento quer melhorar a manutenção preventiva, quer agilizar a manutenção curativa, quer melhorar o planeamento e a gestão das paragens programadas, quer introduzir a manutenção condicionada e aumentar as competências dos colaboradores. Só conversa... para que não seja treta: planos de acção. Quem faz o quê e até quando com acompanhamento periódico

ADENDA
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Ver também:

• "Desenvolvimento de um Balanced Scorecard da 3ª geração"
• "Balanced Scorecard e alinhamento estratégico das pessoas"

Exemplo de balanced scorecard (parte IX e meia))

Não me posso esquecer de acrescentar à série de postais sobre o balanced scorecard (BSC) algumas reflexões sobre:

• o uso do BSC em organizações com mais do que uma unidade de negócio, e relacionar o tema com a criação de firewalls, oferecendo mais do que uma proposta de valor sem cair nas contradições da figura 12;
• o uso do BSC ao nível de departamentos de uma organização... por exemplo um BSC para a gestão das pessoas de uma organização, ou um BSC para a gestão dos aprovisionamentos de uma organização;
• o uso do BSC em organizações sem fins lucrativos.

Exemplo de balanced scorecard (parte IX)

• 
  
• Continuado daqui: parte zero; parte I; parte II; parte III; parte IV; parte V; parte VI; parte VII e parte VIII.
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  Esta série começou por causa de muitos leitores chegarem a este blogue, via motores de busca, ao digitarem a frase "exemplo de BSC".
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  Espero ter demonstrado que quando falamos de um balanced scorecard (BSC) não falamos só de um BSC, falamos de todo um sistema de gestão da transformação.

Basta olhar para a figura, que procura sistematizar todos os tópicos tratados ao longo desta série, para perceber que quando falamos de um BSC falamos de muito mais do que um conjunto de indicadores distribuídos entre perspectivas.
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Também chegam a este blogue leitores que digitam em motores de busca frases como:

• “exemplo de BSC têxtil”;
• “exemplo de BSC para hotel”;
• “exemplo de BSC para banco” e
• “exemplo de indicadores de BSC”
  

Espero ter demonstrado, ao longo desta série, que não faz sentido pensar num BSC genérico para o têxtil, ou para a hotelaria, ou para um qualquer outro sector. Dentro do têxtil, por exemplo, poderão existir tantos BSC’s quantas as empresas e quantas as suas estratégias e clientes-alvo.
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Por exemplo, há anos visitei na Internet a página da empresa Riopele e fiquei ‘chocado’ com a disfuncionalidade entre o que escreviam na sua politica da qualidade, ambiente e segurança e o que era a imagem da empresa veiculada no sítio. A política dizia que o negócio era preço, visto que as prioridades estratégicas eram custo, conformidade e prazos de entrega, pelo contrário, a imagem do sítio reflectia moda, novidade, diversidade, ou seja, uma outra proposta de valor… uma coisa não jogava com a outra.
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Assim, para quê pensar num BSC têxtil? Quando apesar do sector ser têxtil a empresa poder ter diferentes propostas de valor? Poder ter diferentes clientes-alvo? Poder ter diferentes modelos de negócio?
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O mesmo se pode dizer relativamente à hotelaria… embora ao longo destes últimos anos me tenha apercebido que há muita falta de reflexão estratégica no sector:

• “Quando o desconto é mau conselheiro”;
• "Preços na hotelaria chegam a ser humilhantes";
• “I wonder...”

Para concluir, não acreditem em BSC’s que não estão suportados previamente em mapas da estratégia… pelo menos já é um pequeno começo.

Exemplo de balanced scorecard (parte VIII)

Continuado daqui: parte zero; parte I; parte II; parte III; parte IV; parte V; parte VI e parte VII
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Muitos projectos balanced scorecard (BSC) em que tenho participado como facilitador são verdadeiros projectos de transformação organizacional.
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Muitas empresas, infelizmente, ao longo de anos e anos, por vezes décadas, cristalizaram em fórmulas antigas que algures no tempo resultaram, depois, o mundo mudou e as empresas não acompanharam essa mudança (investiram demasiado na exploração-exploitation e esqueceram a exploração-exploration), ficando encalhadas com produtos e serviços obsoletos e/ou modelos de negócio verdadeiramente jurássicos.
Os maus resultados desencadeiam o sinal de alarme que desperta a gestão para a necessidade de mudar (quando desperta, se a equipa de gestão tiver o seu locus de controlo no exterior, como a culpa é dos chineses, do governo, do aquecimento global, há-de protestar mas não agirá, muito provavelmente).Os sucessos anteriores geraram estruturas, hábitos e costumes que custam a morrer, que cegam os intervenientes, que os mantêm adormecidos, ou confiantes, ou arrogantes, num estado de complacência. Não é preciso mudar, tudo se há-de resolver, há mais marés que marinheiros … é deixá-los pousar!
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Quando já não é mais possível iludir a realidade, os maus resultados emergem de forma crua, violenta, sombria e nua, estilhaçando os paradigmas e modelos em vigor na organização. Perante este cenário, os sinos tocam a rebate e a organização entra numa correria, feita barata-tonta, tal como um afogado procura desesperadamente um ponto de apoio e cede ao medo e à ansiedade, abraçando impostores travestidos de gurus, criando inimigos a abater e iniciando guerras que desperdiçam recursos, atenções, energias, motivações e tempo e não levam a lado nenhum.
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Nestes casos o que propomos é uma reflexão estratégica sobre o mundo exterior e sobre a realidade interna da organização, para iniciar um exercício de formulação estratégica como já descrevemos nesta série de postais.
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Após a conclusão da reflexão estratégica, com uma nova estratégia e um novo modelo para ganhar dinheiro é urgente iniciar o desafio da comunicação interna e externa (aqui trataremos apenas da comunicação interna).
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Terminada a reflexão estratégica a equipa de gestão toma consciência do que é preciso mudar e da revolução que vai ter lugar, nesta altura muitas vozes defendem que não se deve contar aos colaboradores a dimensão da mudança por que as pessoas podem entrar em pânico. Não concordo! Os colaboradores não são parvos, se já há sinais de que a empresa vai mal, a ausência de informação ‘oficial’ vai gerar boatos e rumores e criar o ambiente para que ocorram asneiras.
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Nesta fase, assim como em qualquer transformação que faz adivinhar novidade, incerteza, desconhecido, a comunicação verdadeira, a comunicação de confiança é fundamental.
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Como escreveu Weick "Organizations exist largely in the mind, and their existence takes the form of cognitive maps. Thus, what ties an organization together is what ties thoughts together."
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Qualquer que seja a estratégia, para ser implementada, para ser executada tem de ser aplicada nas inúmeras tarefas e actividades que as pessoas realizam no âmbito dos processos quotidianos. Se as pessoas não conhecem a estratégia como vão tomar decisões orientados por ela, como vão perceber o significado e alcance das mudanças em curso, como vão descobrir qual o seu papel e como podem contribuir para a concretização dessa estratégia.
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Infelizmente as empresas ainda falham muito na comunicação interna e sem ela as empresas não se podem tornar especialista na adaptabilidade.
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"Engagement begins with understanding. All the people in an organization need to know as much about the big picture and critical systems of business as the leaders, so they can see how they “fit” and why they’re important." (ler extractos do artigo original, carregados de poesia e de força, aqui)
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A força e o poder de uma estratégia dependem do alinhamento e sintonia das pessoas.
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Vamos a coisas concretas o que comunicar.
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Neste postal apresentamos a versão mais recente da nossa metodologia de trabalho que sistematizámos nesta figura:
O que comunicar está lá identificado:

• Para que todos os colaboradores da empresa conheçam o projecto de transformação, saibam qual o propósito da ‘viagem’, convém transmitir o projecto, o calendário e o papel de cada um;
• Explicar o mapa da estratégia, descrever o caminho que vai ser seguido para chegar ao futuro desejado (nunca esquecer o poder que a batota traz), para que todos os colaboradores fiquem a conhecer o “destino futuro” e os factores críticos para o sucesso, para que se crie alinhamento e sintonia na mudança;
• Explicar os critérios de avaliação do sucesso da empresa, do todo, da equipa, do grupo, os indicadores do BSC. Porquê esses indicadores e não outros? O que é que eles nos revelam? Para que todos os colaboradores saibam como se vai medir o grau de cumprimento da estratégia, para que todos saibam que estamos a falar a sério, e que não se trata só de conversa, a conversa vai ter de se materializar em números. Como escreve David Maister no “Strategy and the Fat Smoker” quem quer realmente mudar de regime não se compromete só consigo, deve avisar os outros também, para que todos contribuam e para que os custos pessoais da desistência sejam maiores;
• Explicar os critérios de sucesso, as metas associadas a cada indicador de desempenho. Para que todos saibam qual a dimensão concreta do desafio, para que todos, a começar pela gestão de topo, falem verdade;
• Explicar que iniciativas estratégicas se vão desenvolver e qual o papel de cada num nelas. Para que todos os colaboradores saibam o que vai ser feito, que acções vão ser desenvolvidas para que a organização seja consequente com a estratégia que estabeleceu. Assim, os colaboradores ficarão a saber que existe uma ideia clara de onde se quer chegar e como se vai lá chegar;
• Comunicar os resultados do acompanhamento estratégico e das decisões tomadas, para que todos fiquem a par da evolução, da convergência para os objectivos e metas;
• Explicar o modelo de processos que ilustra o funcionamento da empresa. Para que todos saibam quais são os processos em que intervém, quais são os clientes e fornecedores internos e como é que esses processos contribuem para a execução estratégica.

O próximo postal desta série é o último(?), nele procuraremos fazer uma análise integrada de todos estes pontos voltando ao desafio da parte I.
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Continua.

Exemplo de balanced scorecard (parte VII)

Continuado daqui: parte zero; parte I; parte II; parte III; parte IV; parte V e parte VI
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A adopção do balanced Scorecard (BSC) permite relacionar a estratégia com os processos críticos, com os processos-chave, e os processos-chaves podem ser relacionados com as funções, e logo com as pessoas, com os equipamentos e com os sistemas de informação. Daí que o BSC relacione a estratégia com as pessoas, os equipamentos e os sistemas de informação. Um sistema de gestão organizado com o auxílio do BSC permite realmente, não é treta de consultor, concentrar uma organização no que é essencial.
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As empresas à medida que crescem e se desenvolvem correm o risco de perder o sentido sobre o que é mais importante, sobre o que é vital para o negócio. A preocupação com o crescimento acaba, muitas vezes, por desbaratar e fazer esquecer a preocupação com o lucro, enredando-se no acessório e perdendo-se o essencial.

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Onde estão as mulas que atravancam o desenvolvimento da nossa empresa? Onde estão os constrangimentos que empatam e engarrafam o desempenho?
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Começando pelas competências das pessoas, gostaria de iniciar com a referência a um texto de Pedro Lomba “A aprendizagem do ofício” referido aqui.
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Muitas empresas, quando se fala de competências dos colaboradores, sacam de umas tabelas remelosas e infantis que preencheram para satisfazer auditores ISO 9001, no âmbito de auditorias de terceira parte. Faço um esforço para me conter e tento transmitir esta mensagem: “Assegurar a competência no desempenho de uma função”
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Este postal procura ilustrar como se chega dos processos às pessoas que desempenham uma função através da abordagem por processos “O paradoxo da abordagem por processos”
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A relação está igualmente ilustrada aqui: “Uma forma de lidar com a perspectiva de recursos e infra-estruturas de um balanced scorecard”
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Algumas reflexões sobre o tema das pessoas e o desempenho aqui e aqui: “A perspectiva de Recursos & Infra-estruturas”
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Consideremos os processos críticos, identificados através da intercepção da estratégia com o mapa de processos. Seleccionemos, a título de exemplo, o processo "Produzir". Analisando o processo em pormenor identificamos as actividades realizadas e os intervenientes:
Consideremos a função "Operador".
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O que faz um operador em concreto neste processo? O que caracteriza um operador competente?Que conhecimentos tem um operador competente que possuir, para, por exemplo, realizar o controlo da qualidade de forma eficaz e eficiente?
E podemos começar a desenhar uma espécie de raiz de competência para cada actividade:Um operador competente, para realizar o controlo da qualidade, precisa de saber ler e interpretar os desenhos das peças.
Será que os operadores sabem ler e interpretar os desenhos das peças? Avaliando o grau de conhecimento de 10 operadores (identificados de A a J) concluímos:Dois operadores são muito bons, são mestres, podem formar outros. Dois operadores têm formação suficiente, com lacunas pontuais. Dois operadores têm formação deficiente.
Qual a panorâmica global?Relativamente a este ponto "Saber ler e interpretar os desenhos das peças", a pontuação global (65%) é inferior à imposta pela gestão da empresa (75%); e dois operadores têm pontuação inferior a 3. Assim, há que melhorar o grau de competência dos operadores, relativamente deste ponto. Desta forma, recolhendo e compilando para cada actividade e operador as conclusões da figura anterior ficamos em condições de estabelecer programas de desenvolvimento do capital humano realmente importantes, por que sintonizados com a estratégia da organização.Considerando um outro caso, após o passo 2 (definição do perfil de competências) avançou-se para o passo 3 (avaliação do estado de preparação hoje):Confrontando o estado de preparação actual com o perfil de competência, estabelece-se um estado futuro desejado para o operador em causa:Daí que a partir desta última figura se possa equacionar o passo 5 e começar a preparar um plano de desenvolvimento de experiências formativas destinadas, egoisticamente, a preparar as pessoas, os colaboradores, para melhor contribuírem para a execução da estratégia da empresa.
O plano de desenvolvimento deste operador em particular tem de incluir formação, experiências, treino que lhe permita nuns itens passar da pontuação actual 1 para uma pontuação futura desejada 3 e nos outros casos passar da pontuação 2 para a pontuação futura desejada 3.
Desta forma, avaliar a eficácia das experiências formativas é tiro e queda, basta comparar o desempenho futuro real com o desempenho futuro desejado, como se sistematiza na figura que se segue:Se o mesmo estudo for feito para os equipamentos e para as aplicações informáticas podemos construir um plano de investimentos dedicados, sintonizados e alinhados na execução da estratégia.
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Uma coisa é a formação que aqui propomos, formação instrumental, formação para apoiar a execução da estratégia, outra coisa é a formação na boca dos políticos. Chamo a atenção para as palavras de James Galbraith no recente livro "The Predator State - How Conservatives Abandoned the Free Market and Why Liberals Should Too"
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O próximo número será o penúltimo(?) desta saga e será dedicado à necessidade e ao poder da comunicação.
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Continua.

Exemplo de balanced scorecard (parte VI)

Continuado daqui: parte zero; parte I; parte II; parte III; parte IV e parte V
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Munidos de todo um arsenal descrito anteriormente, da Missão até às iniciativas estratégicas, colocamos os cintos de segurança e aí vamos nós a caminho do futuro desejado.
Ooops.
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Afinal a viagem para o futuro não é uma linha recta!!!!!!!Até aqui demos o nosso melhor, trabalhamos com rigor, com prudência, sonhamos, tentámos desenhar cenários sobre o futuro envolvente que iríamos encontrar… mas apesar de tudo, só somos humanos (e tudo isto não passa de vaidade):
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"Nas minhas investigações debaixo do sol, vi ainda que a corrida não é para os ágeis, nem a batalha para os bravos, nem o pão para os prudentes, nem a riqueza para os inteligentes, nem o favor para os sábios: todos estão à mercê das circunstâncias e da sorte. O homem não conhece a sua própria hora: semelhantes aos peixes apanhados pela rêde fatal, aos passarinhos presos no laço, os homens são enlaçados na hora da calamidade que se arremessa sobre eles de súbito." Eclesiastes 9, 11-12.
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"O homem não conhece o futuro. Quem lhe poderia dizer o que há de acontecer em seguida?" Eclesiastes 10, 14.
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E no entanto:"Semeia a tua semente desde a manhã, e não deixes tuas mãos ociosas até à noite. Porque não sabes o que terá bom êxito, se isto ou aquilo, ou se ambas as coisas são igualmente úteis."
Eclesiastes 11, 6
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Demos o nosso melhor, fizemos as nossas apostas mas temos de estar, temos de permanecer atentos e abertos a mudar, a corrigir o tiro, tendo em conta os sinais que emergem da realidade durante a viagem a caminho do futuro desejado, por que o que vamos obtendo é o futuro real.
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Aqui faz todo o sentido recordar esta metafórica estória que Karl Weick relatou e tomar a atenção ao significado da palavra e do campo de estudos ‘sensemaking’ (não esquecer estes sublinhados roubados a Brian Arthur).

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“The world can only be grasped by action, not by contemplation.”

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A construção do futuro real, a caminho do futuro desejado, assenta na mudança, na transformação do sistema, na transformação da empresa.
Acreditamos que a transformação vai acontecer como consequência das actividades que incluímos em cada uma das iniciativas estratégicas… o que são boas-intenções, pero todavia o inferno está cheio de boas-intenções… assim, além do acompanhamento das iniciativas temos de acompanhar as consequências da execução das iniciativas. Como? Através da monitorização dos indicadores incluídos no balanced scorecard (BSC)!!!
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Assim, durante a viagem temos de monitorizar dois tipos de informação: a evolução das iniciativas estratégicas e a evolução do desempenho medido pelos indicadores do BSC. E atenção, ao contrário do que muita gente pensa, o mais importante são os indicadores. Eles são o teste do ácido!
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Parece incrível como tantas organizações controlam e gerem as actividades e esquecem os indicadores, esquecendo que as actividades incluídas nas iniciativas não são um fim mas um instrumento para atingir as metas dos indicadores (eu sei, gente que tem medo de pôr o pescoço no cepo).

"It is more important to know where you are going than to get there quickly. Do not mistake activity for achievement." (Mabel Newcomber)

Comecemos pela monitorização das iniciativas:
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À partida esta tarefa deveria ser simples… contudo, como os gestores vivem muito num mundo mono-tarefa, uma coisa de cada vez, especialistas em atenção concentrada, não em atenção dispersa (como a maioria das donas-de-casa), (defeito acentuado pela escola e pela universidade, os alunos deviam ter 2 ou mais testes no mesmo dia, 2 ou mais exames na mesma semana para se habituarem à vida “lá fora”). As empresas precisam de…

… jongleurs.
Um gestor competente tem de lidar não com uma, nem com duas mas com quatro empresas em simultâneo:

• A empresa de hoje, para fazer face aos desafios de hoje, de agora, deste minuto;
• A empresa do futuro desejado, que tem de ser equacionada, pensada, conceptualizada;
• A empresa em transformação, para viajar do hoje para o futuro desejado; e
• Adaptar os planos de transformação, com base no feedback recebido.
  

Quem é que costuma ganhar?
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A ditadura do presente!!! O curto-prazimos!!! Os esquemas para doirar a pílula e afastar o pau para que as costas folguem mais um pouco.

(clicar na foto)

O presente suga toda a atenção dos gestores. "O futuro," desculpam-se, "é muito longe, não temos tempo para isso!"

A monitorização das actividades passa sobretudo por estas quatro perguntas:

• As actividades planeadas estão a ser executadas? (Há derrapagem temporal?)
• Essas actividades executadas, estão a ser correctamente executadas?
• Há derrapagem orçamental?
• É preciso alterar o plano de acção? (alterar datas, alterar recursos, alterar pessoas, alterar métodos?)

Ao executarmos estas actividades incluídas nas iniciativas estratégicas e ao fazermos a monitorização da sua execução estamos a conseguir fazer uma coisa fundamental.
Transformamos a estratégia…
... essa coisa estratosférica e cheia de linguagem esotérica em coisas concretas operacionalizáveis, transmissíveis, palpáveis e controláveis (quem faz o quê até quando). Executar a estratégia, o grande desastre organizacional (A maior parte das organizações formulam estratégias que depois não conseguem executar, 70 a 90%, segundo vários autores), transforma-se em executar e gerir um portfolio de projectos (afinal, a definição de sistema de gestão dada na parte V).
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Por muito importante que seja a execução das iniciativas, elas são instrumentais, o que interessa é chegar aos resultados (metas) medidos pelos indicadores do BSC.
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Assim, durante a viagem para o futuro desejado, no futuro real, comparamos os resultados periódicos obtidos no futuro real com as metas estabelecidas para o futuro desejado, para tomar decisões. Este último ponto é importante, por que por vezes parece que as empresas se esquecem que o propósito da monitorização dos indicadores é tomar decisões.As decisões podem ser de índole táctica, não põem em causa a estratégia, não põem em causa o enquadramento, Ou podem ser estratégicas na medida em que as mensagens recebidas, o feedback recebido e analisado, podem levar a concluir que a estratégia tem de ser modificada (cuidado com as palas para cavalos colocadas nos olhos e nas mentes dos gestores: aqui e aqui).
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Para facilitar a monitorização as empresas de Tecnologias de Informação têm colocado no mercado inúmero software. Sinceramente não percebo o que se passa.
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Mais de 90% do software (para não dizer 99%) leva os gestores a cometer erros de análise do desempenho. O que muito facilmente gera esquizofrenia como ilustro aqui!!!Cuidado com os dashboards, se estudarmos Stephen Few (aprendemos que a maior parte dos dashboards cometem o erro de não pôr todos os indicadores em simultâneo num ecran (sem necessidade de fazer scroll) e utilizam muito mal o ‘real-estate’ do ecran, as partes mais ‘caras’ são utilizadas para colocar informação trivial)

Assim, prefiro usar este software para criar um verdadeiro dashboard completo (como aqui). Posteriormente o dashboard criado pode ser incorporado num outro pacote de software. Esta abordagem tem outra vantagem, evitamos que os gestores confundam a implementação de um BSC com a tarefa de implementar um software… e implementar um BSC transformacional é muito mais do que isso, o software é a cereja em cima do bolo, vem facilitar a monitorização… mas se os indicadores foram mal escolhidos, e se a estratégia não foi a mais adequada, e se as iniciativas não são executadas… ficamos à espera de quê? Milagres?!?!
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Few critica o software por causa da psicologia, por causa dos indicadores não estarem todos num ecran, por causa do tipo de gráficos utilizados, por causa das cores… em cima disso tudo eu acrescento a esquizofrenia, o olhar para cada resultado como um acontecimento isolado… como o pico de um iceberg… as empresas analisam um número, o último que saiu e não procuram padrões, não colocam o resultado em perspectiva.
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Algo que ainda não automatizei e que ajuda a perceber o ponto de Few sobre as cores é isto: Cada círculo verde, amarelo e vermelho, representa o desempenho de um indicador associado ao respectivo objectivo estratégico num dado mês. Verde = OK, amarelo = cuidado e vermelho = NOK.
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Com Few aprendi, muita cor é bonito para mostrar numa acção de formação, mas olhar repetidamente… desvia a atenção e cansa.
Para quê sobrecarregar a imagem com os verdes, corremos o risco que eles se tornem ruído que interfere com o sinal.
10% dos homens e 1% das mulheres tem problemas a detectar cores, mas todos diferenciamos tonalidades facilmente. Assim, o festival de cor pode transforma-se em:

Este caso concreto permitiu a uma empresa, através do double-loop learning, perceber que estava a perder dinheiro porque não estava a conseguir passar para os clientes os aumentos brutais de custos de matérias-primas, apesar de estar a comprar melhor que os concorrentes.
Para evitar a esquizofrenia proponho o uso do Controlo Estatístico do processo:

• Quando eu era criança…
• O rei vai nú…
• Análise de tendências… (as figuras referem Agosto de 2008 mas é Agosto de 2007)
• E sobretudo Não cairás na tentação da esquizofrenia analítica

No próximo episódio vamos relacionar o BSC com as pessoas e as suas competências, com os equipamentos e com os sistemas de informação.
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Continua

Exemplo de balanced scorecard (parte zero)

Continuado daqui: parte I; parte II; parte III e parte IV e parte V
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Não, não se trata de um erro, é mesmo a parte zero. À semelhança da saga da Guerra das Estrelas resolvemos lançar uma prequela.
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Aquilo a que chamamos sistema de gestão da transformação estratégica (assente no Balanced Scorecard, BSC), e que no último episódio desta série vai ficar claro com todas as suas interacções, facilita a transformação estratégica das organizações.
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Transformação em quê? Mudança para onde?
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Não basta a um gestor de topo decidir que é preciso mudar. É preciso convencer toda a equipa de gestão e os restantes trabalhadores que é mesmo preciso mudar. Convencer um grupo de pessoas de que é preciso mudar não é tarefa fácil, as pessoas não mudam por causa de relatórios, por causa de explicações racionais, as pessoas mudam quando se ‘ataca’ o lado emotivo, quando se apela à emoção.
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Daí que seja importante começar um projecto de mudança desenhando um pacote ‘emocional’ que desperte um sentido de urgência e crie uma burning platform (os ensinamentos de John Kotter são preciosos nesta fase)

Sem uma 'burning platform' que leve as pessoas a abandonarem a complacência da rotina é muito didícil mudar.

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Mudar porquê? Abandonar o conhecido porquê?
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Os resultados que obtemos hoje, perante a realidade de hoje, são um produto perfeitamente normal do sistema que é a empresa de hoje. Se queremos resultados futuros desejados diferentes, numa realidade futura necessariamente diferente, temos de criar um novo sistema que há-de constituir a empresa do futuro e gerar os resultados futuros desejados de forma perfeitamente natural.

Assim, temos de mudar, para poder aspirar a melhores desempenhos futuros sustentados.
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Durante a viagem para o futuro, no meio da mudança, queremos mudar algumas coisas, mas não queremos mudar tudo. Não queremos correr o risco de, no meio da mudança, perdermos a nossa alma, a nossa identidade, a nossa essência.
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Assim, temos de cuidar da autenticidade da nossa empresa/organização, daí fazer todo o sentido reflectir e firmar, retocar, alicerçar a MISSÃO (aqui) da organização (aqui as ideias de Gilmore e Pine sobre a autenticidade ajudam a perspectivar o conceito de missão num contexto muito interessante).
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A formulação da missão permite assentar a essência da empresa. A questão que se coloca a seguir é: Para onde vamos?
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Como convencer uma equipa a mudar, a viajar perante a incerteza e o desconhecido, a arriscar, se não lhes damos a conhecer uma Terra Prometida onde corre leite e mel? A VISÃO do futuro!
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Como reconhecer o futuro desejado para onde queremos ir?
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Proponho que as organizações comecem pelo fim,

façam uma excursão mental ao futuro, para depois, através da ‘retro-engenharia’ desdobrarem o caminho do fim para o hoje. Não queremos que o futuro seja uma surpresa, por isso, nada melhor do que o visitar previamente. Assim, é o futuro que vai determinar o presente das organizações (Ah! Grande Ortega Y Gasset).
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Uma vez definida Missão e desenhada a Visão estamos preparados para começar a formular a estratégia de uma organização.
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Estratégia é um somatório de hipóteses, um conjunto de compromissos, que juntos formam um continuo, formam o caminho para o futuro (aprecio as achegas de Porter e de Ghemawat – aqui, aqui e aqui).
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Só que avançar para a formulação de uma estratégia sem considerar as incertezas do meio onde a organização se insere é perigoso (ver as ideias de Raynor, Ghemawat e Beinhocker aqui).
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Uma empresa é como uma casca de noz no meio do oceano… uma casca de noz não pode ter a veleidade de mudar o mar, mas se conhecer as correntes, se perceber as marés e se percepcionar os ventos, pode posicionar-se e procurar aproveitar activamente em seu benefício as circunstâncias do meio envolvente, em vez de esperar passivamente que lhe caia a sorte grande em cima… por acaso.
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Assim, faz todo o sentido perguntar: Como será o futuro do meio que nos envolve?Não temos bola de cristal, é impossível prever o futuro!!!
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Não temos a veleidade de saber ao detalhe como será o futuro, o futuro é incerto como referem Raynor e Ghemawat aqui, mas podemos criar cenários hipotéticos sobre como poderá ser esse futuro e usá-los para testar a estratégia e reformulá-la, até conseguir uma que seja mais robusta, uma que tenha em conta essa panóplia de cenários e prometa mais sucesso e menos risco independentemente do cenário concreto que se venha a concretizar no futuro real.
Assim, antes ou depois de formular uma estratégia (a ordem não importa porque há uma série de iterações) há que equacionar os cenários mais prováveis em que a organização pode vir a estar mergulhada no futuro real.
Acerca de cenários gosto de recomendar as ideias de van der Heijden (aqui e aqui – a ideia dos cenários como um túnel de vento onde se testam estratégias é uma metáfora preciosa)
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Apesar do governo português em Maio de 2008 ainda não ter percebido que havia uma crise internacional que, qual tsunami nos iria atingir, já em Março deste ano as organizações com que trabalhava começaram a criar cenários desse futuro hipotético (ver desenvolvimento de exemplo para o sector da educação aqui, aqui, aqui, e aqui).
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Normalmente, começo o desenho dos cenários pelo levantamento e posterior conjugação das oportunidades e ameaças que uma empresa identifica no seu meio-exterior
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Recentemente a revista Forbes publicou um artigo de Nouriel Roubini intitulado “Get Ready For 'Stag-Deflation'”, após a leitura do artigo procurei traduzir nuns bonecos a mensagem do autor aqui.
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Os cenários desenhados em Março previam um aumento da inflação, por causa do aumento das taxas de juro, para controlar o excesso de massa monetária e por causa do disparo no preço do petróleo. O cenário que Roubini descreve é um cenário de deflação, o problema macro-económico de base é diferente. Contudo, para as famílias, as consequências são as mesmas.
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Não faz sentido avançar para a formulação de uma estratégia para o negócio, sem ter em conta a panóplia de possibilidades mais prováveis no meio envolvente. Sob pena de, por exemplo, isto ser mais frequente (quando entretanto a procura faz isto).

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Continua na parte VI

Exemplo de balanced scorecard (parte V)

Continuado daqui: parte I; parte II; parte III e parte IV
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Ficámos aqui: um mapa da estratégia, um balanced scorecard (BSC) e um conjunto de projectos de transformação (iniciativas estratégicas).
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Consideremos um exemplo de mapa da estratégia:

Isolemos um objectivo estratégico:Consideremos os indicadores estratégicos (parte do BSC) associados ao objectivo estratégico:Isolemos o indicador “I.2.1. Tempo de paragem” (Ver aqui) Há muitos motivos para ocorrerem paragens, quais os principais motivos de paragem? Usando o diagrama de Pareto temos a resposta:Em que:
A – tempo de paragem por avaria;
B – tempo de paragem por falta de matéria-prima;
C – tempo de paragem por falta de operador;
D – tempo de paragem por problema burocrático com as encomendas;
E – tempo de paragem por causa de set-ups (mudanças e afinações);
F – tempo de paragem por outros motivos.
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Assim, se queremos reduzir o tempo de paragem e melhorar o desempenho, o melhor investimento é atacar o tempo de paragem por avaria, pois só esse motivo representa sozinho cerca de 42% de todas as paragens em tempo.
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Se voltarmos ao pensamento sistémico, devemos olhar para o tempo de paragem por avaria não como um happening, um acontecimento excepcional, mas como o produto natural, perfeitamente normal do comportamento do sistema que é a empresa.
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O comportamento é, por sua vez, o resultado natural das estruturas sistémicas que existem no sistema e conspiram para que o desempenho actual seja o que é (1750h/mês) e não o desempenho futuro desejado (900h/mês) (linguagem exemplificada aqui e aqui).
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Assim, temos de identificar as estruturas sistémicas que estão a actuar no sistema, enquanto não o fizermos seremos apenas como os políticos, atacaremos os sintomas e maquilharemos o superficial sem nunca ir às causas.Enquanto não partirmos estes ciclos não passaremos da aplicação do penso-rápido.
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Como já escrevi nesta série, gosto de utilizar algumas ferramentas do pensamento sistémico para desenhar os planos de acção, ou seja, as iniciativas estratégicas. Nesta série de postais ( parte a; parte b; parte c; parte d) exemplifico como uso a S-CRT (strategic-current reality tree), a S-FRT (strategic-future reality tree) e a transition tree para chegar ao plano de acçção, o documento que determina quem faz o quê até quando (algo que aprendi com o grande Dettmer nos seus livros “Strategic Navigation” e “Breaking the Constraints to World-Class Performance”).
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O plano de acção é ‘mágico’ no sentido em que vai ser o que operacionaliza os vectores estratégicos definidos teoricamente, em acções concretas no terreno, enquanto o plano de acção não for para a prática ser implementado, todo o trabalho desenvolvido até aqui, apesar de bonito e reconfortante intelectualmente não passa de conversa de café, ou pior, de treta de consultor.
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OK! Avançamos então para o terreno com meia-dúzia de iniciativas estratégicas:Numa empresa com gestores a sério, o desafio da transformação e gestão estratégica converte-se na gestão dessa meia-dúzia de projectos.
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Se atentarmos na minha definição preferida, a definição de sistema de gestão dada pela ISO 9000:2005, "Sistema para o estabelecimento da política e dos objectivos e para a concretização desses objectivos"

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O sistema de gestão mais ‘lean’ é o sistema de gestão que se materializa num portfolio de projectos em sintonia com uma estratégia (política) para concretizar objectivos, tudo o resto é secundário.

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Assim, numa empresa com gestores a sério, a monitorização, o acompanhamento das iniciativas estratégicas (projectos), promove a transformação da empresa no sentido certo. A monitorização (repito: com gestores a sério e sobretudo com mulheres – a atenção dispersa é fundamental, e os homens têm mais lacunas – precisamos de gestores jongleurs) assegura que se controla e actua sobre o conjunto: quem faz o quê até quando.
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O que é um projecto? A ISO 9000:2005 define projecto como: “projecto = processo único que consiste num conjunto de actividades coordenadas e controladas, com datas de início e de fim, realizadas para atingir um objectivo em conformidade com requisitos específicos, incluíndo limitações de tempo, custos e recursos.”
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Ou seja, enquanto o projecto está em curso, as actividades são objecto de controlo. Quando o projecto acaba, celebra-se o sucesso e…

… apaga-se a luz.Ao apagar-se a luz… um fenómeno terrível ocorre com demasiada frequência:As velhas práticas, uma vez desligados os holofotes e afastado o acompanhamento, têm tendência a regressar gritando qual Arnold Terminator:

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“I’ll be bacK!!!” .

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As velhas práticas têm tendência a regressar porque ao longo dos anos, as rotinas, as práticas estabelecidas, a memória institucional, foram desenhado e criando os carreiros que se vêem na figura acima. È mais fácil seguir pelo carreiro, pelo leito clássico, do que seguir por caminhos novos (não há muitas vezes vontade deliberada das pessoas em voltar às velhas práticas é a força do sistema que as encaminha para isso).
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Como evitar perder esta batalha?
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Aqui, entra em campo uma ferramenta que aprendi com a ISO 9001:2000 e sobretudo com Rummler e Brache, uma ferramenta que a malta da qualidade (ainda ontem a um jantar, contaram-me o caso de uma organização certificada que identificou e designou como processos os edifícios físicos que a compunham… go figure!!! As certificações estão mesmo pelas ruas da amargura) não percebe na sua essência profunda e por isso não sabe aproveitar o tesouro que têm à mão. IMHO nem Kaplan nem Norton ainda chegaram aqui, mas andam cada vez mais perto.
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Estou a falar da abordagem por processos para modelar o funcionamento das organizações e fazer a ponte da estratégia até às actividades, às pessoas e às funções.
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A ISO 9000:2005 define processo como: “processo = conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas;”
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Os projectos são transientes, têm uma duração limitada! Os processos são permanentes!!!
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Assim, podemos aproveitar os processos para ancorar as mudanças trazidas pelos projectos em algo permanente. Como? As actividades incluídas nos projectos vão transformar, modificar, as actividades que compõem os processos!!! (ver a página 17 deste artigo)
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Como os processos são permanentes e estão sujeitos a auditorias e a monitorização operacional… ehehe, assegura-se o controlo da manutenção das mudanças.
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Este postal procura relacionar processos, iniciativas e objectivos estratégicos.
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Definimos uma estratégia, traduzimos essa estratégia em objectivos, convertemos essa estratégia em indicadores e desafios de desempenho, determinamos como executar a estratégia através de projectos de transformação e do uso da abordagem por processos para modelar o funcionamento das organizações. OK, vamos a caminho do futuro desejado
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Ooppss!!!!!
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Afinal o caminho para o futuro não é uma linha recta! No próximo episódio desta saga vamos abordar a monitorização, a tomada de decisões e o uso de dashboards.

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Continua.