Como dar este salto? (parte V)

Parte I, parte II, parte III e parte IV.

Vou agora ilustrar as imagens genéricas com algo que saiu de um projecto com quase 15 anos. Seguem-se as relações de causa-efeito entre:

• causa(s)
• factos negativos
• motivo para relevância

Que depois são usadas para desenhar o tal sistema que conspira para se ter a situação actual e que ilustra como o pensamento linear é insuficiente:

Agora sim. Agora temos a matéria-prima para nos dizer o que tem de ser feito.

Continua.

Como dar este salto? (parte IV)

Parte I, parte II e parte III. 

Situação: Temos um conjunto de indicadores relevantes e alinhados com a estratégia da organização, e queremos melhorar o seu desempenho.

Quando "eu era criança" via o mundo de uma forma mais linear e seguia as ferramentas dos "samurais" para a melhoria. Assim, se já sei o que quero melhorar, desenho em equipa um diagrama causa-efeito:

Hoje, e sobretudo quando olhamos para a melhoria em simultâneo de vários indicadores, prefiro olhar para o mundo como um conjunto de sistemas que interagem entre si e, em alguns casos, geram espirais de desempenho negativo que parece que conspiram para que tenhamos o desempenho actual e não o desempenho desejado:

Agir e, aparentemente, melhorar algo num canto do sistema será insuficiente pois tudo o resto conspira.

Situação: Chegados aqui, espero que a organização tenha desenhado o seu mapa da estratégia e o seu mapa de processos.

O que vamos fazer passa por isto:

Como chegar ao: O que fazer? Às iniciativas da figura acima.

Peço que olhem para os dois mapas (de processos e da estratégia) e determinem factos negativos da vida da organização. Factos são evidentes, são inegáveis, toda a gente concorda com eles. Por exemplo, um facto negativo pode ser:

• Perdemos muito tempo por causa de paragens por avaria.

Melhor ainda será escrever algo como:

• 39% do tempo perdido deve-se a paragens por avaria.

Este levantamento dos factos negativos é trabalho para ser feito por uma equipa, mas esta parte inicial é feita individualmente por cada um dos membros da equipa. Cada pessoa pode determinar 4, 5, 6 factos negativos.

Uma vez determinados os factos negativos cada pessoa vai ter de fazer um teste, uma avaliação da sua relevância. Os factos podem ser negativos, podem até ser verdadeiros, mas não serem realmente relevantes para o nosso desafio. Assim, cada pessoa vai olhar para os seus factos negativos e verificar se contribuem para contrariar algum dos objectivos estratégicos do mapa da estratégia. Por exemplo:

Exemplo de relevância confirmada

Exemplo de relevância não confirmada

Se um facto é relevante fica, se não é relevante é descartado.

Passo seguinte, aqui entra a criatividade, o conhecimento da organização e uns pozinhos de especulação. Que causa ou causas podem contribuir para o aparecimento do facto negativo?

Porque "não temos tempo para a manutenção preventiva" e/ou porque "a manutenção preventiva é mal feita", o tempo de paragem por avaria aumenta, e isso contribui para a redução da eficiência.

 Se 7 pessoas fizeram este exercício e se cada uma criou e validou 4 relações de causa-efeito, temos um ponto de partida de 28 relações de causa-efeito. Se as escrevermos em post-its e as afixarmos numa parede para agora todo o grupo as ver em simultâneo, ficamos com algo como:

Vamos reparar, se calhar que 3 relações de causa-efeito são repetidas. E vamos começar a ver que algumas relações de causa-efeito parece que se relacionam entre si:

Começamos a juntar as relações de causa-efeito que de alguma forma se relacionam entre si, e começamos a sentir à vontade para acrescentar alguns post-its novos que fazem a ponte entre post-it existentes:

Isto está a ficar muito longo, façamos um intervalo.

Na proxima parte vamos procurar as conspirações que emergem.

Continua.

Acerca de indicadores

Medir o desempenho de uma organização com indicadores e metas é importante por várias razões fundamentais:

• permite avaliar o desempenho e quantificar o progresso face a desafios previamente estabelecidos (permite fugir do mundo da oratória e retórica subjectiva e comparar objectivamente o antes versus o depois)
• ajuda a identificar áreas problemáticas que precisam de melhorias
• fornece dados concretos, não estórias da carochinha, que podem ser usados para a tomada de decisões baseadas em factos
• ajuda a alinhar as pessoas em torno desafios claros e mensuráveis.

Olhando para os indicadores que uma empresa segue tenho duas preocupações principais:

• estão alinhados com a estratégia?
• estão balanceados entre indicadores de consequências (lag) e indicadores indutores (lead)?

A maioria das empresas não tem indicadores alinhados com a estratégia e, na maior parte dos casos, possui apenas indicadores de resultados, deixando de lado os indicadores indutores essenciais para antecipar e guiar o desempenho futuro.

OKR versus KPI

Nunca achei graça a esta distinção entre OKRs e KPIs até que descobri empresas com, literalmente, mais de uma centena de KPIs.

Seja qual for a empresa não faz sentido ter uma centena de KPIs. Por isso, percebo que seja mais fácil começar a falar numa nova categoria, OKRs, em vez de perder tempo numa guerra para domesticar os KPIs.
 

Indicadores, propaganda e realidade.

O trecho que se segue foi retirado de "Organizational Control Systems and Pay-for-Performance in the Public Service":

"If output based control and reward systems are applied although the task does not display the prerequisites for output control, dysfunctional effects may arise. Individuals who are not intrinsically motivated will have a strong incentive to respond to those indicators that are easy to measure, that is, the quantifiable performance-related aspects of a task. Data that is not easy to measure is disregarded, although it might be crucial to fulfilling the task. The reliance on quantitative criteria to govern work behaviour neglects the more important qualitative aspects of public services. LeGrand (2010, p. 63), for example, mentions ambulances that concentrated on dealing with emergencies a short distance away so as to meet the goal to respond within eight minutes. They ‘hit the target and miss the point’.

...

For example, Fehr and Schmidt (2004) show that output-dependent financial incentives lead to the neglect of non-contractible tasks. An example in public service is teachers responding with ‘teaching to the test’ when they are assessed according to quotas of students who pass a certain exam. Dalrymple (2001) presents an illustrative example. French police officers decided not to investigate a robbery. The robbery would have increased their district’s crime rate that in turn would have cancelled the officers’ end-of-year bonuses. Other examples are chronically ill patients excluded from healthcare, teachers responding to evaluations by excluding bad pupils from tests (for empirical evidence in the US see Figlio & Getzler, 2002) or putting lower quality students in special classes that are not included in the measurement sample. In the academic field, an example is the ‘slicing strategy’ whereby scholars divide their research results into as many papers as possible to enlarge their publication list. These effects contribute to what is called the ‘performance paradox’, namely the fact that performance measures have the tendency to ultimately lose their ability to discriminate between good, average, and bad performance. This explains evidence suggesting that in spite of more sophisticated tools for output measurement performance has not improved."

O trecho que se segue foi retirado de "Numbers Speak for Themselves, or Do They? On Performance Measurement and Its Implications":

"The second decade of the 21st century was an extraordinary successful one for crime fighters in the Netherlands. Various high-impact crimes went down spectacularly, home burglaries dropped, for instance, from 91,930 in 2012 to 42,798 six years later. "I look back with pride at the achieved results," the responsible Dutch minister stated, celebrating the police's efforts.- His pride was supported by convincing numbers. And the numbers speak for themselves. Or do they?

A collective of investigative journalists scrutinized the "making" of these crime figures and found that there was more going on.? The number of high-impact crimes was used as a key indicator to measure the "performance" of police units. To appear better, some eager superiors pressured subordinates to suppress this number. For instance, when burglars broke a window and searched a home for valuable items but eventually did not steal anything, this could be classified as a case of destruction (a low-impact crime) instead of home burglary (a high-impact crime), improving the indicator for high-impact crimes."

Assim como este outro:

"treat indicators of performance never as the “end” of a conversation, but always as the beginning of one. When a performance measurement system is used as a platform to start dialogue about what matters, this can produce various positive outcomes." 

Reflexões sobre o balanced scorecard (parte I)

O amigo @pauloperes chamou-me a atenção para um artigo recente de Roger Martin que me tinha escapado, "Balanced Scorecard & Playing to Win". 

O artigo faz-me pensar em vários temas. Vamos ao primeiro:

"On this front, Balanced Scorecard has features that I like. It drives away from employing a singular metric, which protects against surrogation. And it is reflective of the reality that no organization can be usefully guided by a singular measure.

My advice is to make the measures at least partially conflictual because that will drive you to be cleverer in your choices."

 Procuro que esta abordagem seja seguida quando se definem os indicadores de desempenho de um processo. Por exemplo, um processo chamado "Desenvolver Amostra".

Qual a finalidade do processo?

• Desenvolver amostras que os clientes aprovam e se convertem em encomendas.

Mas é fácil ganhar encomendas, basta apresentar um preço a perder dinheiro. 

Então, qual a finalidade do processo?

• Desenvolver amostras que os clientes aprovam e se convertem em encomendas com margens atraentes.

Claro que falta definir o mínimo a partir do qual a margem é considerada atraente. 

Mas pode acontecer que os clientes só aprovem a partir da quarta ou quinta iteração de amostras e isso reduz a produtividade do sector de amostras.

Então, qual a finalidade do processo?

• Desenvolver amostras rapidamente, que os clientes aprovam e se convertem em encomendas com margens atraentes.

Esta finalidade obriga a um equilíbrio, a um balancear de prioridades que evita, ou minimiza batotas.

Continua.

Acerca de KPIs

Terça pediram-me uma opinião:

1."Se esse KPI está sempre no verde não interessa para nada, porque não é challenging" Eu fiquei de pé atrás quando ouvi isto. E se por acaso for um KPI relevante? O que opinas? 2. Aliás, o critério último da relevância de um KPI não é o dever estar relacionado com a satisfação do cliente?

Por que seguimos um indicador de desempenho?

• Recordo daqui: "Once again, the reason why a measurement is important to a business or government agency is because of the existence of risk. Without risk, information would literally have no value to decision making.""

Por que é um indicador pode não ser challenging?

• Recordo daqui: "Usar indicadores da treta; Usar metas da treta"
• Um indicador pode ser bom, mas ter um desafio de desempenho tão baixo que acaba por estar sempre no verde. Vem-me logo à cabeça uma empresa que em 2022 teve 8 reclamações, em 2021 teve 9 ou 10 reclamações, e que para 2023 propunha uma meta de não mais de 12 reclamações. O responsável da qualidade queria tudo verde.
• Como saber se um indicador é bom? Se é um indicador estratégico - Está alinhado com a estratégia?  Recordar o mapa da estratégia. Se é um indicador operacional - Serve para medir a eficácia, ou a eficiência, ou a quantidade? 

O critério último da relevância de um KPI não é o dever estar relacionado com a satisfação do cliente? Proponho que se desenhe o mapa da estratégia, depois escolher os indicadores nas quatro perspectivas. Na perspectiva clientes equacionar 3 resultados desejados: clientes ganhos; clientes satisfeitos e clientes leais.

"Reward output, not just activity"

Um dos temas deste blogue ao longo dos anos, "Organizations must stop conflating activity with achievement". Recordo as cenas com os relatórios de actividade dos organismos públicos:

• Mais um monumento à treta - parte II (Junho de 2007)
• Sem resultados pelos quais responder não há skin-in-the-game (Abril de 2021)

"“Work, not leisure, is now the signifier of dominant social status.”

...

Research indicates that when organizations overload employees, base their incentives primarily on the amount of time they work, and excessively monitor their activities, productivity and efficiency actually drop.

...

One of social psychology's canonical findings is that the harder people work to achieve something, the more they value it. Known as "effort justification," this tendency arises even when a task is meaningless. And the more demanding the effort is, the more commitment people feel. 

...

a lot of organizational behavior is mindless. ... much of what managers believe to be institutional knowledge and culture is actually just bad habits.

...

HOW TO REVERSE COURSE

What can organizations do to beat back the scourge?

I believe that five approaches can help them overcome the obsession with busyness.

Reward output, not just activity. [Moi ici: Imaginem este racional a permear os fazedores de planos de combate à pobreza, à violência doméstica e a outras boas-intenções] As the old saying goes, you get what you pay for. So unsurprisingly, paying people for effort can lead to more effort rather than greater productivity.

...

"Never mistake activity for achievement." Yet companies keep falling into that trap, despite considerable evidence that increased work doesn't necessarily lead to increased productivity. Given that the prevailing corporate culture continues to reward busyness, it can be tempting to go with the flow instead of fighting to reform broken incentive structures. Yet doing so would be not only unwise but quite possibly deadly. Research shows that since the 1990s, employees increasingly have been working harder and under tighter deadlines and more stressful conditions as they try to master additional skills to outpace the robots gunning for their jobs and as digital devices trap them in a 24/7 workplace. This has taken a significant toll on mental and physical health. Businesses and leaders must step up to take a stand against the busyness epidemic so that we can begin to create not only more sustainable organizations but also more sustainable jobs."

Trechos retirados de "Beware a Culture of Busyness - Organizations must stop conflating activity with achievement" de Adam Waytz.

"any primary goal had to be bounded by a constraint"

"To be effective, though, goals and metrics need to be clear and simple, and the fewer the better.

...

But we realized that going all in on a KPI without putting some sort of check on it could have serious unintended consequences. We knew that any primary goal had to be bounded by a constraint, as in, "Maximize X without reducing Y.""

Trechos retirados de "The Quest for a Killer KPI". 

A armadilha

"many businesses use standardized metrics not realizing that these metrics lead to the market averaging syndrome: the offering of one company becomes the reflection of the offering of any of its competitors. [Moi ici: Recordar Youngme Moon em "Now, something completely different... para nos deixar a pensar"] It is a result of the fact that the standardized targets become the entrained pattern of behaviours based on the unchanging set of expectations. In other words, people at the organization stop questioning things and keep on doing the same over and over again.

Sure, standardized metrics gives the managers the perception of control of what happens at the company. It gives them the tools to provide extrinsic award and punishment system. It leads to finding the shortest and easiest way to improve the bottom-line. It provokes the thinking: — what can I do to get me the best result? — rather that thinking — what can we do to built the best value?" [Moi ici: Exactamente! Por isso, na biologia temos a mistura de genes para variar sempre alguma coisa entre gerações]

...

[Moi ici: O que se segue é muito bom!] Let me be very clear here: measurement of itself is not a wrong thing. My rant is not about having a measurement in the first place but about making it a goal or a target. It is about discarding the Goodhart’s Law:

“When a measure becomes a target, it ceases to be a good measure.”

It might be even appropriate to paraphrase that law and, following Marylin Strathern, say that: — “When a measure becomes a target, it ceases to be a measure at all.” [Moi ici: Como não pensar logo em jogadas ao estilo das cativações...]

The metrics should be set up not to command and control people but to inspire and focus them."

Trechos retirados de "The traps of standardized measures"

Velocidade de aprendizagem (parte III)

Parte II.

"But all of us are vulnerable to forgetting the crucial practice of asking questions as we move up the ladder. High-achieving people in particular frequently fail to wonder what others are seeing. Worse, when we do recognize that we don’t know something, we may avoid asking a question out of (misguided) fear that it will make us look incompetent or weak. “Not asking questions is a big mistake many professionals make,” Norma Kraay, the managing partner of talent for Deloitte Canada, told us. “Expert advisers want to offer a solution. That’s what they’re trained to do.”
.
Leaders can encourage inquiry in two important ways— and in the process help create an organization where it’s psychologically safe to ask questions.
...
When leaders show interest in what others are seeing and thinking by asking questions, it has a stunning effect: It prompts people in their organizations to do the same.
Asking questions also conveys the humility that more and more business leaders and researchers are pointing to as vital to success.
...
one way a leader can make employees feel comfortable asking questions is by openly acknowledging when he or she doesn’t know the answer. Another, she says, is by having days in which employees are explicitly encouraged to ask “Why?” “What if…?” and “How might we…?”...
Get People to See the World Through Others’ Eyes
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LEADERS SHOULDN’T JUST encourage employees to be curious about different groups and ask questions about their thinking and practices; they should also urge their people to actively consider others’ points of view. People from different organizational groups don’t see things the same way.
...
Creating a culture that fosters this kind of behavior is a senior leadership responsibility. Psychological research suggests that while most people are capable of taking others’ perspectives, they are rarely motivated to do so."

Trechos retirados de "Cross-Silo Leadership"

Velocidade de aprendizagem (parte II)

Quando penso nos problemas de medição, análise e decisão nas organizações (recordar, por exemplo, "Velocidade de aprendizagem") não consigo deixar de pensar no sentimento de insegurança de quem ocupa as posições de chefia, e receia expor-se ao escrutínio dos outros.

Ontem, na minha leitura matinal apanhei este artigo "5 Behaviors of Leaders Who Embrace Change" onde sublinhei:

"The old adage says that bad news doesn’t travel up. During the integration of an acquisition or even in the internal merger of business units, there will be bad news that the organization needs to learn from. But for real learning to occur, people need to feel psychologically safe to share the good, the bad, and the ugly."

Ao ler isto, não pude deixar de fazer a ponte para uma outra leitura recente, "The Infinite Game" de Simon Sinek:

“Human beings are hardwired to protect ourselves. We avoid danger and seek out places in which we feel safe. The best place to be is among others around whom we feel safe and who we know will help protect us. The most anxiety-inducing place to be is alone—where we feel we have to protect ourselves from the people on our own team. Real or perceived, when there is danger, we act from a place of fear rather than confidence. So just imagine how people act when they work in constant fear of missing out on a promotion, fear of getting in trouble, fear of being mocked, fear of not fitting in, fear of their boss thinking they’re an idiot, fear of finding themselves on a short list for the next round of layoffs.
Fear is such a powerful motivator that it can force us to act in ways that are completely counter to our own or our organization’s best interests. Fear can push us to choose the best finite option at the risk of doing infinite damage. And in the face of fear, we hide the truth. Which is pretty bad in any circumstance, but when an organization is doing badly, it’s even worse.
...
The new chief had to build a “Circle of Safety” first. Without it, nothing else he needed to do would work.
...
A Circle of Safety is a necessary condition for trust to exist. It describes an environment in which people feel psychologically safe to be vulnerable around their colleagues. Safe to admit mistakes, point out gaps in their training, share their fears and anxieties and, of course, ask for help with the confidence that others will support them instead of using that information against them.
...
In an organization, it is the leader’s responsibility to take the first risk, to build a Circle of Safety. But then it is up to the employee to take a chance and step into the Circle of Safety. A leader cannot force anyone into the circle.”

Seja no público, seja no privado, quantas organizações criam este circulo de segurança, onde se pode ser franco e frágil?

Velocidade de aprendizagem

À dias escrevi em "Implementar o desassossego (parte II)":

O postal foi sobre as empresas que calculam indicadores de longe a longe e, por isso, têm uma aprendizagem muito mais lenta.

Entretanto, tenho lido e ouvido sobre o aumento de mortes maternas, “Uma brutalidade”. Mortes maternas duplicam e regressam a níveis dos anos 80". E fico a pensar que só no final de Novembro de 2019, porque um jornal pôs a boca no trombone, é que isto passou a ser assunto.

Quanto tempo demoram a compilar os dados e a fazer a sua análise? E quem os analisa? Há alguém com a responsabilidade de analisar? Ou será que é um burocrata que tem a responsabilidade de os meter em tabelas e já está terminada a tarefa?

Será que precisam de um ano para olhar para os resultados?

E os dados de 2019, quando serão analisados? E são analisados ao longo de cada mês?

Recomendo a leitura do trecho sublinhado na figura acima.

implementar o desassossego (parte II)

Parte I.

Imaginem uma empresa que regista tudo e mais alguma coisa do que se passa na produção. Registam coisas como:

• Dia e turno
• Máquina
• Referência em produção
• Operário
• Quantidade produzida
• Quantidade e tipo de defeitos
• Quantidade de desperdícios de arranque e paragem de referência
• Paragens - tempo e motivos de paragem

Por exemplo, quantidade de defeitos por turno numa máquina. Agora imaginem pegar em 22 dias por mês e 2 turnos por dia, ou seja 44 pontos. 

Agoram imaginem juntar os dados de 3 meses, ou seja 132 pontos e calcular um valor médio que vai representar esse trimestre. 

Qual foi uma das primeiras das minhas lições aprendidas na vida profissional? (2006 e 2011)

"Desconfiar sempre de relatórios que só trabalham com a média"

A média é um poderoso eliminador de variação, é um poderoso branqueador da realidade.

O gráfico abaixo mostra a azul uma sucessão de valores diários numa empresa, a roxo a média de dois valores sucessivos e a verde a média de três valores sucessivos. Reparem no alisamento:

Informação alisada mascara os sinais, dificulta a aprendizagem.

Entretanto, apanho:

"In the words of Arie de Geus, a business theorist, “The ability to learn faster than your competitors may be the only sustainable competitive advantage.”

A crença de que tudo está bem, como ponto de partida e a adopção de frequências longas de cálculo e análise de indicadores são inimigos da aprendizagem nas organizações.

Recordo Boyd e o OODA loop em 2009:

"As oportunidades não esperam, há que saltar para o meio do mar revolto, para o meio da confusão gerada pela quebra das anteriores fronteiras e Observar, Orientar, Decidir e Agir (um ciclo OODA à la Boyd). Agir sobre as oportunidades, agir rapidamente, ou seja, realizar mais ciclos OODA (mais rápidos) no mesmo espaço de tempo que os outros potenciais aproveitadores das oportunidades."

Ou em 2007:

 "Boyd argued that the party that consistently completes the cycle faster gains an advantage that increases with each cycle. His enemy’s reactions become increasingly slower by comparison and therefore less effective until, finally, he is overcome by events."

E na revista Harvard Business Review OnPoint - Winter 2019 encontro no artigo "Learning to Learn -
Mental tools to help you master new skills" de Erika Andersen:

"I’m talking about resisting the bias against doing new things, scanning the horizon for growth opportunities, and pushing yourself to acquire radically different capabilities—while still performing your job. That requires a willingness to experiment and become a novice again and again: an extremely discomforting notion for most of us."

Continua.

implementar o desassossego (parte I)

Há empresas que visitamos e que fazem tudo para se convencerem que está tudo bem, que não têm problemas, que não precisam de melhorar nada. No entanto, basta colocar algumas questões para ver a camada superficial de maquilhagem estalar.

- Alguém vos bate, sofrem represálias físicas, se algures assumirem que têm algumas áreas que precisam de melhorar?

E escrevia eu em Agosto passado acerca do desassossego, da importância de, mesmo quando tudo parece correr menos mal, ter o radar alerta para agarrar oportunidades de melhoria.

Entretanto, encontro este trecho em “Sur/petition” de Edward De Bono:

“It is easy to pick out the most dangerous saying in American business, a saying that almost by itself has been responsible for the decline in United States basic industry. Recovery has only come about by escaping from the saying, ‘If it isn’t broken, don’t fix it.’
It’s surprising that such a simple, and apparently sensible, saying could cause so much damage. It was meant to indicate that business should focus its thinking on problems and not worry about other matters – and that was precisely its danger.
Businesses were busy attacking and fixing their problems, and when they had fixed them, they were back to where they were before. Meanwhile their competitors were making changes at points that were not problems. They were busy changing the process itself, not just fixing problems in the existing process.”

As empresas implementam sistemas de gestão da qualidade, são certificadas, começam a medir indicadores, e parecem tudo fazer para não mudar o status-quo. Por exemplo, quando uma empresa industrial selecciona indicadores para a sua produção. Indicadores que podem ser calculados diariamente, semanalmente, mensalmente, mas a empresa decide calcular os indicadores a cada três meses.

Que sentido faz calcular um indicador de actividade diária a cada 3 meses? Qual é o timing para reacção? Gerir olhando para o espelho retrovisor:

Já é tarde para agir, demasiado tarde.

Calcular um número a cada 3 meses significa que ao fim de ano só têm 3 pontos. Quando começarão a olhar para tendências? Além do que, quanto mais dias contribuem para um número, mais a média alisa tudo, menos sinais são apanhados.

Enquanto escrevo este texto vou partindo e comendo umas nozes que a minha mulher comprou numa das lojas tradicionais da Baixa do Porto, são as melhores que comi nos últimos anos. E penso na frase: Deus dá nozes a quem não tem dentes!

Quase que dói fisicamente

Quase que dói fisicamente ler este texto, ao pensar que em muitas empresas não se trabalha com indicadores, não se faz "batota" para aprender, não se pensa em explicitar "o que não fazer".

"enterprise strategy is defined by the key performance indicators (KPIs) leaders choose to optimize. These KPIs can be customer centric or cost driven, process specific or investor oriented. These are the measures organizations use to create value, accountability, and competitive advantage. Bluntly: Leadership teams that can’t clearly identify and justify their strategic KPI portfolios have no strategy.
...
Whatever the specific strategy, virtually all organizations create corresponding measures to characterize and communicate desirable strategic outcomes. Those metrics — be they KPIs, objectives and key results (OKRs), or a Balanced Scorecard — are how organizations hold humans and algorithms accountable.
...
“The essence of strategy is choosing what not to do.” Once those guardrails are established, identifying and minimizing unwelcome consequences becomes as important as promoting the outcomes you want. The essential takeaway here is that prioritizing KPIs — ranking them according to what matters most and what the organization must learn the best — is essential to enterprise strategy. In an always-on big data world, your system of measurement is your strategy.
.
Determining the optimal “metrics mix” for key enterprise stakeholders becomes an executive imperative.
...
This optimization imperative, our research suggests, demands a rigorous rethinking of the metrics chosen to define desirable (and undesirable) strategic outcomes.
...
To be clear, optimization in this context does not mean maximization. On the contrary, it means computationally learning to advance toward desired strategic outcomes through carefully calculated and calibrated KPI trade-offs. Understanding trade-offs among and between competing — and complementary — KPIs is essential. Simply optimizing individual KPIs by priority or rank ignores their inherent interdependence. For any KPI portfolio, identifying and calculating how best to weight and balance individual KPIs becomes the strategic optimization challenge."

Trechos retirados de "Strategy For and With AI"

"to confuse what’s being measured with the metric being used"

Em "Don’t Let Metrics Undermine Your Business" aborda-se um problema relevante para quem trabalha com indicadores. E eu sou um fanático por indicadores, ou não fosse o tipo do balanced scorecard.

"Companies that work hard on their strategies and carefully monitor their progress often run into spectacular trouble.
...
People have a behavioral tendency—known as surrogation—to confuse what’s being measured with the metric being used.
...
To reduce the risk of surrogation, make sure that the people executing your strategy had a role in formulating it, don’t link incentives too tightly to strategy metrics, and use multiple metrics to assess performance. [Moi ici: Lembrei-me logo de uma das críticas ao balanced scorecard, a de Lippe e Salterio que referi aqui em Fevereiro de 2007 em "A eficácia é mais importante do que a eficiência". Não é só o problema de quem executa não ter sido envolvido ou informado convenientemente sobre a estratégia e a sua contribuição para a mesma. Talvez mais grave são os gestores/líderes que entram num autocarro em andamento e não viveram as dores de parto da estratégia. Por isso, quando lêem o documento estratégico são como eu. A minha mulher compra toalha e eu digo: "Que azul esquisito!". E ela responde: "Azul?! A toalha é verde!". Sim, lembram-se da realidade aumentada e da nossa incapacidade para ver a realidade? Sim, Abril de 2017 "Para assentar ideias" ]
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Tying performance metrics to strategy has become an accepted best practice over the past few decades. [Moi ici: O truque do Balanced Scorecard eficaz e os conselhos de Ittner e Larcker"] Strategy is abstract by definition, but metrics give strategy form, allowing our minds to grasp it more readily.
...
If strategy is the blueprint for building an organization, metrics are the concrete, wood, drywall, and bricks.
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But there’s a hidden trap in this organizational architecture: A company can easily lose sight of its strategy and instead focus strictly on the metrics that are meant to represent it.
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Every day, across almost every organization, strategy is being hijacked by numbers ... It turns out that the tendency to mentally replace strategy with metrics—called surrogation—is quite pervasive. And it can destroy company value.
...
Here’s a common scenario: A company selects “delighting the customer” as a strategic objective and decides to track progress on it using customer survey scores. The surveys do tell managers something about how well the firm is pleasing customers, but somehow employees start thinking the strategy is to maximize survey scores, rather than to deliver a great customer experience. [Moi ici: Como não recordar a correlação que estragou o sorriso ao senhor P. O indicador "satisfação dos clientes crescia há 3 anos seguidos e há 3 anos seguidos que as vendas baixavam]
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It’s easy to see how this could quickly become a problem, because there are plenty of ways to boost scores while actually displeasing customers."

A estratégia pode dar um terrível resultado se as pessoas responsáveis por executá-la não participarem da sua criação.

"If you change the way you look at things, the things you look at change"

Não estranham estes dois títulos?

• Reclamações contra os CTT subiram 36% em 2018
• Reclamações nos CTT caem 7% em 2018

Lembram-se da frase do candidato Cavaco Silva em 2010?

"Dois adultos perante os mesmos factos, chegam ás mesmas conclusões!"
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Pois bem, eu defendo:
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- Dois adultos, de boa-fé, perante os mesmos factos, podem não chegar ás mesmas conclusões!
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É que a realidade que nos rodeia pode ser única, mas nós não a vemos. Nós só percebemos a realidade através do nosso cérebro. E o cérebro de cada um é diferente, carrega o seu próprio modelo mental de ver e perceber o mundo."

Lembram-se da frase:

"informação verificada, como a da Lusa"

Como é que os dois títulos lá de cima podem ser verdadeiros em simultâneo?

Talvez o tema seja relevante para a sua empresa, tendo em conta os indicadores que são acompanhados. Como é que os dois títulos lá de cima podem ser verdadeiros em simultâneo?

Imaginem que o número absoluto de reclamações em 2018 é maior do que o de 2017 - o primeiro título é verdadeiro.

Imaginem que o número de objectos movimentados em 2018 cresce muito em relação a 2017 - então a taxa de reclamações por objectos movimentados baixa - o segundo título é verdadeiro. (duas reclamações por cada dez mil objetos distribuídos”)

É nestes momentos de mudança ... (parte VIII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI e parte VII.

Ainda voltarei a esta figura.

Ainda há mais sumo para retirar dela e poder voltar a Jenner. Assim o farei aquando da introdução ao balanced scorecard da 3ª geração. Por agora, apresentemos o balanced scorecard da 2ª geração.

Partimos do mapa da estratégia:

E perguntamos: 
- Como podemos medir e acompanhar a evolução do desempenho relativamente a cada um dos objectivos estratégicos incluido no mapa da estratégia?

Por exemplo, relativamente ao objectivo estratégico:

Se trabalharmos bem no(s) processo(s) que contribui(em) para o seu desempenho o que queremos ver? Ou seja, o que significa “Apoiar a instalação”?

• Controlo dos custos
• Ausência de problemas em obra
• Controlo do tempo em obra
• Taxa de garantias accionadas no 1º ano

Assim, podemos ter como indicadores:

• Custos reais / custos orçamentados - (para a intervenção em obra);
• Número de não-conformidades / obra - (não-conformidades levantadas pela equipa da empresa e/ou pela equipa do empreiteiro);
• Tempo real / tempo orçamentado - (derrapagem durante a intervenção em obra)
• Nº de garantias accionadas no 1º ano - (sintoma de problemas gerados durante a produção e/ou a instalação)

Desta feita a empresa pode periodicamente olhar para as obras que fez num determinado período de tempo e tentar extrair informação, tentar extrair pistas sobre oportunidades de melhoria. 

Muitas vezes aqui no blogue falo sobre os jogadores amadores de bilhar, gente tão focada na próxima jogada que se esquece de preparar a jogada seguinte, ou das consequências da próxima jogada nas jogadas seguintes, (gente que depois se queixa do karma). Quando uma empresa olha para indicadores e reflecte sobre eles, quando uma empresa olha para a evolução, ganha uma perspectiva preventiva, ou proactiva, que pode permitir abandonar o simples posicionamento reactivo.

Quantas obras fizemos este ano? Quantas obras fizemos nos últimos 3 anos?

Como tem sido a evolução do nosso controlo dos custos? Há alguma obra que se destaque pela positiva e pela negativa? Somos demasiado exigentes e irrealistas com os orçamentos? Ou pelo contrário, cumprimos porque somos demasiado permissivos na fase de orçamentação? Que oportunidades existem de melhorar o processo de instalação em obra a nível de custos? 

Quando se chega aqui evolui-se para outro campeonato. Pode ser útil ler algo sobre cartas de controlo, para evitar a esquizofrenia, tão comum.

Fazendo este exercício para cada objectivo estratégico chegamos a algo como:

Continua.

É nestes momentos de mudança ... (parte VII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

Acrescentemos então as duas perspectivas em falta: a financeira e a de recursos e infra-estruturas.

Usamos aqui um exemplo genérico.

É a isto que se chama um mapa da estratégia, a base para um balanced scorecard da 2ª geração. Um mapa da estratégia descreve a lógica do sucesso da estratégia a funcionar no tal Futuro Imaginado ou Futuro Desejado.

Nesse Futuro Desejado, porque [no passado] investimos na competência das pessoas, na sua motivação e na adequação da capacidade produtiva, temos os alicerces de um desempenho excelente onde ele deve realmente dê-lo.

Sendo excelentes nos objectivos previstos na perspectiva dos processos [ou também, na perspectiva interna], podemos aspirar a um bom desempenho a nível das partes interessadas e na parte financeira.

Considerando um modelo genérico de funcionamento da empresa com base na abordagem por processos:

Podemos relacionar processos e estratégia:

Aos processos 1, 2, 4, 6 e 7 chamamos críticos ou estratégicos, são fundamentais para a execução da estratégia. Poupar dinheiros nestes processos pode ser crime! (Reflectir sobre isto; isto e mais isto).

Aos processos 3, 5 e 8 chamamos de contexto. Aqui o objectivo é ser eficiente sem dar tiros nos pés. Nestes processos se se for muito bom o cliente não valoriza, mas se se falhar o cliente fica insatisfeito (recordar o que escrevo aqui sobre um exemplo com a EDP)

O que acontece a algumas empresas, quando relacionam estratégia com processos, é descobrirem que têm um objectivo estratégico ("Trabalhar com parceiros" neste caso) que não é servido por nenhum processo actualmente. Nestes casos, a empresa tem de avaliar como é que vai agarrar o desafio no futuro. Vai ter de criar um processo novo, ou vai adaptar um processo actual? Voltaremos a esse desafio.

Um próximo passo pode passar por definir os indicadores associados ao mapa da estratégia e, assim, criar um balanced scorecard da 2ª geração.

Continua.