"Find Leverage Points"

Terminei a leitura da primeira parte de Reset: How to Change What's Not Working.

Podemos dizer que Reset é um livro sobre técnicas de melhoria da qualidade - mesmo que não seja apresentado como tal. Traduz conceitos profundos e eficazes de melhoria contínua e mudança organizacional para um público mais vasto, sem recorrer ao jargão técnico habitual da qualidade.

Na primeira parte do livro, intitulada "Find Leverage Points", Dan Heath apresenta estratégias para identificar áreas onde intervenções mínimas podem gerar resultados significativos. Estes pontos de alavancagem são fundamentais para promover mudanças eficazes em sistemas e processos. Os principais conceitos abordados incluem:

1. Go and see the work: Enfatiza a importância de observar directamente o trabalho no local onde ele ocorre, permitindo uma compreensão realista dos processos e desafios enfrentados.
2. Consider the goal of the goal: Incentiva a reflexão sobre o propósito final das actividades, permitindo a identificação de caminhos alternativos para alcançar os resultados desejados.
3. Study the bright spots: Foca na análise de casos de sucesso dentro da organização para replicar práticas eficazes em outras áreas.
4. Target the constraint: Destaca a necessidade de identificar e abordar o principal obstáculo que impede o progresso, concentrando esforços na sua resolução.
5. Map the system: Envolve a criação de uma representação visual dos componentes e interacções dentro de um sistema, facilitando a identificação de pontos de intervenção eficazes.

Por exemplo: Uma empresa de logística tem recebido reclamações frequentes de clientes por causa de entregas atrasadas. A direcção pensa inicialmente que o problema está nos trabalhadores do armazém — “falta de atenção” ou “falta de compromisso”.

Go and see the work - Em vez de decidir a partir do escritório, um gestor vai ao armazém observar como decorre o processo de preparação de encomendas. Descobre que os operadores passam muito tempo à procura de produtos porque os locais de armazenamento mudam frequentemente e não estão devidamente registados.

Study the bright spots - Numa das equipas do turno da manhã, os tempos de preparação são consistentemente mais baixos. Ao observar essa equipa, percebe-se que um dos operadores criou um sistema informal de organização por cores nas prateleiras — simples, mas eficaz.

Map the system - O gestor desenha, com a equipa, um mapa do processo desde a recepção da encomenda até à expedição. Identificam-se pontos de espera, redundâncias e falhas na comunicação entre o sistema informático e o armazém.

Target the constraint - Percebe-se que o gargalo principal é a falta de um método padrão para localizar rapidamente os produtos. É decidido implementar uma etiquetagem sistemática e formar todos os turnos com base no modelo usado pela equipa mais eficiente.

Consider the goal of the goal - O objectivo não é "acelerar o operador", mas sim "garantir entregas a tempo e horas" — o que só se consegue com previsibilidade e organização. Isso muda o foco da solução: não se trata de "trabalhar mais depressa", mas de melhorar o sistema de suporte ao trabalho.

Vamos para a segunda parte.

Atirar dinheiro para cima de problemas

 Existiu uma revista portuguesa de temas económicos chamada "Valor". Camilo Lourenço chegou a ser seu director ou director adjunto. Algures no meu escritório guardo um exemplar dessa revista por causa de um gráfico de barras muito interessante. Uma comparação do tempo que vários países demoravam a resolver judicialmente problemas com cheques carecas. Portugal e Itália ocupavam uma posição nada invejável. Algo como o que se segue:

Guardei esse gráfico para o usar como exemplo em acções de formação sobre melhoria da qualidade.

Perante um problema de desempenho deve seguir-se uma abordagem como a proposta em "Não-conformidades, acções correctivas e preventivas".

Demoramos muito tempo em média a tratar um assunto? Dividamos o processo do princípio ao fim em etapas e contabilizemos em média o tempo que se demora em cada etapa. Normalmente, percebemos que 2 ou 3 passos são responsáveis por 80% do tempo gasto. Assim, o nosso desafio passou a ser mais concreto, passou a ser estudar as causas do gasto de tempo nesses 2 ou 3 passos, os chamados "Poucos vitais". 

Costumo dizer aqui no blogue que os políticos não são mais nem menos que os cidadãos do país, são um grupo que emerge da massa, mas fazem parte da mesma massa. Nas empresas raramente se segue a metodologia da melhoria. E com os políticos? 

Os políticos também não a seguem, mas como não são limitados pelo dinheiro, que não lhes custa a impostar, normalmente tentam resolver um problema ... atirando dinheiro para cima dele. O dinheiro desaparece e o problema fica maior.

Um exemplo espectacular apareceu há tempos no JN de 6 de Junho passado, ""Emergência." PCP quer 10 mil contratados a prazo a trabalhar na AIMA":

"Que contas fizeram para saber que são precisos mais 10 mil funcionários? "Não é contas, é ver uma coisa que pareça razoável. Não é uma coisa feita a régua e esquadro. É o que é razoável e comportável. Podíamos dizer 15, 20 mil, avançámos para 10 mil. É um número como qualquer outro, é um número razoável", justifica António Filipe."

Manipular variáveis: arte e ciência

Há tempos iniciei um projecto com uma empresa que passa por:

• sistematizar e partilhar conhecimento interno tácito;
• alimentar uma base de dados para que a decisão de implementar uma acção correctiva seja mais bem fundamentada; e
• reduzir o tempo de produção não conforme e, assim aumentar a produtividade.

Numa sessão com operários:

• desenhou-se um modelo do funcionamento da produção;
• elencaram-se as variáveis que podem afectar a qualidade e a produtividade;

Depois, seleccionaram-se os três principais motivos para produção de defeitos ou de baixa produtividade, e criaram-se fluxogramas onde se encadeiam:

• o que funciona como alerta de que algo está mal;
• o que deve ser investigado e em que ordem; e
• o que deve ser feito em função de diferentes resultados da investigação.

Lembrei-me de tudo isto ao ler na HBR de Janeiro-Fevereiro de 2024 o artigo "The CEO of Gérard Bertrand Group on Turning a Family Wine Business into a Global Brand"

"Many things go into making wine—elements you can’t do much to change, such as the land and the climate, and those you can, such as the grape varieties you plant, how you tend them, when you harvest, how you turn them into wine, and the blend you make. First you must choose the right vines. About 1,500 varieties are available in France. That’s why we have the appellation system: It specifies the varieties that should be used in each region so that the wine produced is recognizably from there. Within those constraints, however, viticulturists have considerable freedom to make choices, such as cutting back on Syrah to add more Grenache, which grows better in the volcanic soils of our region and helps achieve the potential of a terroir with greater minerality. How growers tend the vines is also up to them. They may choose biodynamics to prioritize the health of the plants and the quality of the taste over productivity and consistency. The choice of when to harvest depends on 1,001 different judgments about the weather and how the grapes have ripened. Decisions regarding fermentation and storage can sometimes be precisely determined and other times depend on intuition and experience.

Finally comes blending—my favorite part. Intuition is critical here, because in any given vineyard we may be tasting 50 varieties of grapes grown on different plots. Potential combinations number in the millions, and we can’t calculate our way to the best one. My father was a master blender. He taught me that as the grapes ripen over the critical two-month harvesting period, you must do many tastings each day so that when you need to decide which grapes to blend in which proportions from which plots, you really understand what’s going into the bottle."

Saltar para a solução (parte II)

Parte I.

A imagem que se segue ilustra uma falha corrente na definição dos planos de acção para atingir um objectivo:

Quer-se reduzir o consumo de papel em 10% em 12 meses.

O que tem de se fazer para atingir essa meta?

• Consciencializar os colaboradores para a redução do consumo de papel
• Incentivar o reaproveitamento de papel nas atividades da empresa

A sério?

Que contas fizeram? Que investigação fizeram? Têm a certeza que estas duas actividades permitem reduzir o consumo de papel em 10%?

Muitas vezes não há qualquer fundamento para justificar que as acções são necessárias e suficientes.

Se repararem, as acções previstas quase não requerem capital... esse costuma ser o alerta que me chama a atenção: planos de acção que não requerem capital são, normalmente, planos da treta. Saltos para a solução. Helicópteros! Muito barulho e energia cinética, mas nenhum movimento em frente.

Saltar para a solução

"Research shows that companies devote too little effort to examining problems before trying to solve them. By jumping immediately into problem-solving, teams limit their ability to design innovative solutions.

...

As teams use the methodology, they must understand that problem-framing in today’s intricate business landscape is rarely a linear process. While we’re attempting to provide a structured path, we also recognize the dynamic nature of problems and the need for adaptability."

Saltar diretamente para a resolução de problemas, sem uma análise aprofundada, pode levar a diagnósticos superficiais e, consequentemente, a soluções que não atendem às necessidades reais ou que falham em abordar a raiz do problema.

Não há acasos!

À atenção da câmara municipal de Viseu:

"Any problem of real consequence is too complicated to solve without breaking it down into logical parts that help us understand the drivers or causes of the situation. So this is the most important step in problem-solving: taking the problem apart in a way that helps us see the potential pathways to solve it. At the same time, when we can see all the parts clearly, we can determine what not to work on, the bits that are either too difficult to change or that don't impact the problem much. When you get good at cleaving problems apart, insights come quickly."

Claro que nem todos são iguais. Por exemplo, na semana passada uma empresa olhou para os seus objectivos da qualidade e verificou que uma das suas prioridades não estava a ser cumprida. A taxa de atraso nas entregas tinha crescido face ao ano anterior. Em vez do "vamos passar a ter mais cuidado", olharam para os dados e perceberam que havia um padrão. Os atrasos eram gerados pela recepção de repetições, encomendas recebidas sem planeamento e com prazos de entrega curtos que disrupcionam o planeamento normal. O que é que eles decidiram? Criar "pulmões" de capacidade não ocupada, livres para uso futuro em repetições se necessário, e facilmente usados na produção normal, se não vierem repetições.

Não há acasos, se não gostamos dos resultados, temos de mudar o sistema.

Trecho retirado de "Bulletproof Problem Solving" de Charles Conn

"vai passar a ter mais cuidado"

Já por várias vezes escrevi aqui que os governantes não são mais nem menos que os governados, são uma emanação directa, são iguais.

Ao ver isto:

Pensei na minha experiência em tantas PME.

Perante um problema, resolvem "vamos passar a ter mais cuidado".

O que é que este sintoma nos revela sobre o processo de pagamento nesta câmara? Acham que passar a ter mais cuidado vai resolver o problema? 

Isto é como o caso das gémeas brasileiras, por que o número é grande, chega ao público. Quantos casos de trocos não ocorrem todos os meses?

E decidir olhar para o processo existente e perceber o que é que falhou? E decidir actuar nesse ponto onde a falha ocorreu?

Come on: "vai passar a ter mais cuidado" é a melhor resposta para que a coisa volte a acontecer.

"In most cases, however, this thinking is naive"

"The limitation of third-party help comes from the separation between the discovery and the doing. Third-party recommendations have to be sold to management, and then management has to either mandate or sell the ideas to the employees. The very process of selling is based on flawed premises: it pretends that there is a right answer to the problem, that the consultant or design team knows the right answer, and that, in good engineering fashion, the line organization can (and should) be persuaded to accept the answer and act on it.

In some cases, especially when the problem is strictly technical in nature, there may be a right answer, and it may be accepted and implemented on its own merits. In most cases, however, this thinking is naive. Whenever there are questions of management or employee commitment, or issues of developing new skills or new organizational relationships, the prescriptive engineering or medical model ends in modest change at best. At worst, even if the third party's answer is right, it still may not be acted on, even with unqualified management sponsorship.

...

When the goal is to build internal commitment to a set of changes, selling is the worst way to do it. People will resist change that is inflicted on them, no matter how compelling the case.

The power of the whole-system approach lies not so much in management sponsorship but in the high engagement and involvement of the entire organization. The whole-system process doesn't proceed without sponsorship, for management will be in the room, but it doesn't bet on sponsorship so heavily. It is a bet on collective knowledge, collective purpose, and the commitment that grows out of deciding for oneself."

Trechos retirados de "Flawless consulting: a guide to getting your expertise used" de Peter Block. 

Quando faz sentido propor acções...

Quando comecei a minha vida profissional no mundo da qualidade foi antes de conhecer a ISO 9001. Estávamos no final dos anos 80 e ainda por cima numa empresa com capital maioritariamente japonês. O meu trabalho focava-se sobretudo na redução da variabilidade dos processos e na investigação das causas das reclamações. Por isso, falar em qualidade significava falar em melhoria, significava conhecer toda uma série de nomes japoneses ligados à melhoria da qualidade, significava conhecer Deming e Juran (Crosby nunca me disse nada, falha minha certamente).

Faz-me impressão encontrar sistemas de gestão da qualidade chefiados por gente voluntariosa, gente trabalhadora, gente que procura seguir os requisitos da ISO 9001, mas que não sabe o que é a melhoria contínua, nem conhece as suas ferramentas.

Se uma empresa tem um objectivo SMART para:

• Reduzir as não conformidades em produção; a acção proposta não deve ser “Sensibilizar os operadores para executarem as tarefas com maior atenção e brio profissional, dar formação para operar com os equipamentos e executarem corretamente as atividades”
• Reduzir a taxa de atrasos nas entregas; a acção proposta não deve ser “Melhorar planeamento, sensibilizar responsáveis do planeamento para melhoria, dar formação ao planeamento, dar informação às secções para melhorarem desempenho”

Por exemplo, acerca das não conformidades em produção:

• Quais os motivos mais comuns de não conformidade?
• Quais os produtos mais afectados pelas não conformidades?
• Em que operação se geram as não conformidades mais comuns?
• Há alguma relação entre a frequência de não conformidades e o dia da semana ou do mês?

Por exemplo, acerca da taxa de atrasos nas entregas:

• Quais os motivos mais comuns de atraso nas entregas?
• Alguma relação com o tipo de produto, ou de cliente?
• Alguma relação com a carga de encomendas e a taxa de ocupação da capacidade?

Agora admitamos que os operadores não têm a formação adequada para operar os equipamentos, ou que quem planeia também precisa de formação. Como é que estes trabalhadores são colocados a desempenhar funções sem terem a competência adequada? O que é que falhou, e falha, no sistema para que isto possa acontecer? É uma falha na admissão ou uma falha na descrição de funções?

Não faz sentido propor acções sem primeiro perceber o que se passa, para depois investigar e procurar as causas raiz. Só depois de saber quais são as causas raiz é que faz sentido pensar em propor acções.

implementar o desassossego (parte III)

Parte I e parte II.

Por vezes vêm-me à memória o Contra-Informação.
Os políticos criticam os empresários das PMEs, mas eu recordo sempre esses bonecos televisivos. Aquilo que pretendia ser uma caricatura acabava por representar bem o funcionamento da realidade política. Inesquecível aquela cena em que na mesa de um congresso do PS, se vota favorável e despreocupadamente uma moção da Comissão de Trabalhadores da EDP contra o governo. E na mesa estava o primeiro-ministro Guterres.

Nas empresas também se encontra esta leviandade.

Imaginem uma organização certificada segundo a ISO 9001 que elege um objectivo de melhoria interna. Por exemplo, a redução das reclamações.

A ISO 9001 promove o princípio da tomada de decisões baseadas em factos, e a organização tem muita informação recolhida associada a cada reclamação. Em vez de olhar para a informação e tratá-la, a organização saltou para o que achava óbvio: a culpa é dos subcontratados. Assim, elaborou um plano de acção e implementou-o. Passados seis meses, resolveu olhar para o impacte das suas decisões... a taxa de reclamações não mexeu, manteve-se elevada.

Então, numa conversa, alguém resolve fazer algum trabalho sobre a informação recolhida e... percebe-se que a esmagadora maioria das entregas reclamadas não passa pelos subcontratados.

Seis meses perdidos.

Julgo que parte do problema reside na iliteracia geral sobre o tratamento da informação. Há dias no Twitter comentava com alguém que muita gente não tem a mínima noção do que são, e como são importantes, as relações de causa-efeito. Dei o exemplo dos coletes amarelos em França:

Atenção às metodologias de melhoria baseadas em dados.
Atenção ao uso de ferramentas, de técnicas de análise dos dados:

• Cartas de controlo;
• Diagramas de Pareto;
• Histogramas;
• Diagramas de causa-efeito;
• ...

Continua.

Lean no estado - cuidado! Pensamento de um cínico

Recordo, de Janeiro de 2018, "A glimpse"

Em Julho de 2018 - "Há quem espere há mais de seis meses por pensão" - "Ministro promete soluções para breve para reduzir o tempo entre o pedido da reforma e o deferimento."
Em Setembro de 2018 - "Vieira da Silva admite "problema" nas novas pensões, a resolver "até final do ano"
Em Janeiro de 2019 - "Vieira da Silva garante que vai resolver atrasos nas pensões no primeiro semestre".

Curiosa evolução "à la ala pediátrica": breve -> até ao final do ano (3 meses) -> até ao final do 1º semestre (6 meses)

É nestas alturas que pergunto: Torram tanto dinheiro em tanta coisa inútil, por que não contratam alguém para fazer uma análise lean a um desafio destes? Deve ser dos desafios mais básicos para a metodologia lean. No fim teriam uma surpresa, ainda se arriscavam a não ter de pagar mais pelo novo modelo de funcionamento.

1. Qual o processo, que passos ocorrem desde que um requerente mete os papéis para a pensão até que recebe o primeiro cheque?
2. Quanto tempo se demora em cada passo?
3. Quais são os passos que consomem a maior parte do tempo? (Normalmente a distribuição dos tempos não é normal, é quase sempre uma distribuição de Pareto:

4. O que deve ser alterado SÓ naqueles dois ou três passos que consomem a maior parte do tempo?

Claro que também posso dar azo ao meu lado cínico e recordar este gráfico:

E especular que enquanto o pau vai e vem, contribui-se para a baixa do défice.

NOTA: Claro que a aplicação desta metodologia teria de ser cuidadosamente vigiada pelos sindicatos. Ainda se correria o risco de a sua aplicação alastrar, o desempenho dos serviços do estado melhorar e ser preciso menos pessoal

Melhorar

De "Google Has an Official Process in Place for Learning From Failure--and It's Absolutely Brilliant":

"1. Identify the most important problems.
.
"A postmortem is the process our team undertakes to reflect on the learnings from our most significant undesirable events,"
...
2. Create a record.
.
"Our next step is to work together to create a written record for what happened, why, its impact, how the issue was mitigated or resolved, and what we'll do to prevent the incident from recurring,"
...
3. Promote growth. Not blame.
.
"Removing blame from a postmortem can enable team members to feel greater psychological safety to escalate issues without fear,"
...
The key is to encourage your people not to play "the blame game." Rather, you want them to focus on improvement and learning.
...
Remember, everyone makes mistakes. The question is, not "what if," but instead, what did we learn?"

E de "Toyota’s Secret: The A3 Report":

Mais do que eventos (parte II)

Parte I.

Imaginem a produção de uma linha de fabrico ao longo de um mês (com dois turnos).

A amarelo, o tipo de produto produzido naquele turno (há produtos mais fáceis de produzir do que outros, há produtos com falhas da fase de concepção que nunca foram corrigidos na fase de industrialização).

A verde, as avarias que ocorreram na linha.

A azul, os turnos em que a produção foi afectada pela falta de pessoal (pessoas que resolveram faltar sem aviso prévio e que, por isso, não puderam ser substituídas)

A laranja, os turnos em que a produção foi afectada por falta de matéria-prima (fornecedores e/ou subcontratados) atrasaram-se na entrega de material para produções previstas.

Muita gente tem tendência a olhar para cada um destes eventos como o assunto, como o desafio, como a preocupação. Eu, recordo Juran e concentro a atenção nos problemas crónicos:

Melhoria a sério só acontece quando atacamos os problemas crónicos. Não adianta olhar para cada um dos eventos isoladamente, não adianta culpabilizar um trabalhador porque faltou sem avisar, ou um subcontratado porque não cumpriu uma promessa. O que é que no meu sistema permite e até fomenta este tipo de comportamentos?

Lembrei-me agora de um tweet que vi esta manhã:

As escolas fazem concursos com valores ridiculamente baixos por refeição e depois ficam surpreendidos com os resultados

— Jorge Silva (@JSnotario) November 9, 2017

É só fazer as contas

Ontem, tive acesso a números de uma empresa que me fizeram recuar ao meu tempo de "catequista" no SNS a tentar converter índios que não queriam ser convertidos (em que traduzia o número anual de infecções em cesarianas não programadas em dias extra de internamento e, depois, esses dias extra em custo extra). Também recordei o meu tempo de indústria química, em que transformei um armazém de produto acabado vazio de uma coisa virtuosa numa perca de facturação relevante (Qual o preço médio do produto de primeira categoria vendido no ano passado? (100) Qual o preço médio do off-grade vendido no ano passado? (30) Quanto produziram no ano passado? (100 000) Se tivessem vendido tudo como primeira categoria quanto teriam facturado? (10 000 000) Quanto facturaram realmente? (8 000 000) OK, a não qualidade que ninguém vê e que não está no armazém impediu-vos de ganhar mais quanto? É só fazer as contas.
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Falhas que não são contabilizadas como dinheiro passam facilmente ao lado da atenção que merecem.
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Com umas contas de merceeiro transformei peças que eram recicladas e, por isso, invisíveis nos custos, em horas-máquina a mais de funcionamento que converti em dias e multipliquei pelo custo médio de um dia e... não queiram saber o valor desse fantasma!!!

Uma mina! (parte II)

Parte I.
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Muitas vezes, demasiadas vezes, os projectos de melhoria falham porque se começa já a pensar nas acções, já a pensar nas causas. Por isso, investe-se pouco neste exercício de redução do âmbito do problema:

Por que reduzir o âmbito do problema?
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Para tornar os projectos de melhoria mais rápidos e manejáveis.
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Por exemplo, reduzir os desperdícios de uma fábrica é uma tarefa vasta... há tanto por onde começar, há tantos envolvidos, que o projecto acaba por perder-se num emaranhado de reuniões, de discussões, de quezílias diplomáticas, de falta de recursos, de ...
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O pior que pode haver são projectos mega, projectos destinados a mudar o mundo todo e que prometem resultados para daqui a ... 2 anos. Porque primeiro é preciso formar as pessoas, depois é preciso mudar a cultura, depois é preciso...
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Estão a imaginar o filme.
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O truque é reduzir o âmbito do problema:
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Passar de "Reduzir os desperdícios de uma fábrica" para "Reduzir os desperdícios gerados pelo sintoma A". Depois, analisar e...
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Passar de "Reduzir os desperdícios gerados pelo sintoma A" para "Reduzir os desperdícios gerados pelo sintoma A na máquina Y". Depois, analisar e...
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Passar de "Reduzir os desperdícios gerados pelo sintoma A na máquina Y" para "Reduzir os desperdícios gerados pelo sintoma A na máquina Y quando produz a família de encomendas Z" . Depois, analisar e...
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Recordar "Uma sucessão de pequenos projectos que produzem resultados rapidamente"

Uma mina!

Uma empresa nunca é só uma empresa, são duas.
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Uma com existência legal, visível e capaz de criar riqueza, e outra invisível e capaz de gerar desperdícios que consomem parte da riqueza gerada.
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Nem sempre a empresa formal tem informação objectiva sobre a dimensão da empresa informal e sobre o seu peso na destruição de riqueza.
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Primeiro passo - medir, contabilizar, calcular a riqueza destruída. Pode ser:

• custo de reclamações;
• custo de devoluções;
• custo de fretes extra;
• custo dos atrasos nas entregas;
• custo de fretes mortos;
• custo de rotas ineficientes,
• custo de defeitos internos;
• custo de reparações e retrabalhos;
• custo de operações ineficientes;
• custo de paragens e avarias;
• custo de monos nos produtos acabados;
• custo de matérias-primas fora do prazo;
• custo de monos nas matérias-primas;
• custo de ...

Segundo passo - decidir melhorar!

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Terceiro passo - agir!

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Nem sempre se concretiza este passo... a rotina ocupa tanto tempo que não há tempo, nem motivação para agir, apesar do valor que se contabilizou no passo 1.

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Mas quando se resolve agir, muitas vezes... demasiadas vezes, dão-se saltos maiores que a perna. Problemas crónicos são abordados com soluções, com receitas superficiais, com tratamentos "epidérmicos", porque normalmente parte-se para a acção com certezas sobre as causas.

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A figura tenta chamar a atenção para o primeiro cuidado de quem quer agir:

Esquecer as causas!!!

A primeira prioridade deve ser limitar o problema que se quer resolver. O problema desperdícios tem de ser concretizado em algo mais palpável: qual o principal motivo na origem do desperdício?

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E o exercício deve ser repetido tantas vezes quantas as necessárias para que o problema se torne em algo importante mas limitado, com fronteiras claras, com uma caracterização objectiva.

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Quem já tentou uma, duas, três vezes agir e começou pelas causas já está vacinado, muitas vezes já desistiu de melhorar porque não conseguiu ter resultados. Por isso, muitas vezes encontro autênticas minas carregadas de pepitas de ouro à espera de serem exploradas com um pouco de método e algumas ferramentas.

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Recordar "Obamanomics"

Há desafios que não podem ser atingidos sem o ataque aos problemas crónicos

“Finding deficiencies and getting rid of them is not a way of improving the performance of the system. An improvement program must be directed at what you want, not at what you don’t want. And, determining what you do want requires redesigning the system, not for the future, but for right now, and asking yourself what would you do right now if you could do whatever you wanted to. If you don’t know what you would do if you could do what you wanted to do how could you ever know what you would do under constraints?”
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                                               Russell L. Ackoff

A frase é interessante mas não sei se estarei totalmente de acordo com ela.
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Estou envolvido num projecto em que o objectivo de aumentar as margens tem de passar por passar a fazer coisas, desenvolver relações com outros actores do ecossistema, que a empresa só agora começa a equacionar.
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Estou envolvido num outro projecto em que o objectivo também passa por aumentar as margens, nesse caso, a empresa tem de passar a fazer coisas novas mas tem também de reduzir a frequência com que dois problemas crónicos ocorrem.
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Há desafios que não podem ser atingidos sem o ataque aos problemas crónicos que tolhem o desempenho de uma empresa.

Ir ao fundo da questão

Há muitos anos vi este vídeo.

A mensagem era: perguntar "Porquê?" cinco vezes.

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Ao perguntar sucessivamente "Porquê?" aproxima-mo-nos cada vez mais da causa-raiz.

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A solução poderia ter ficado por:

• contratar caçadores para matar os pássaros;
• contratar aplicadores de insecticida para matar as aranhas.

Been there, done that bought the t-shirt

Foi por aqui que começou a minha vida no mundo da Qualidade: aumentar a eficiência.

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Para um puto com vinte e poucos anos era delicioso aprender sobre as ferramentas da qualidade e, depois, aplicá-las, para compreender o que havia a melhorar e onde actuar para melhorar a eficiência.

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Depois, com trinta e poucos anos, houve alguém que teve confiança na minha pessoa e me enviou para formação na metodologia Juran de melhoria da qualidade, de melhoria da eficiência. Entretanto, descobria a re-engenharia de Michael Hammer que achava o máximo.

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Hoje com quarenta e tal anos posso dizer, como São Paulo: "Quando eu era criança, pensava como uma criança, via como criança, sentia como criança" (adaptação da maravilhosa 2ª carta aos Coríntios).

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Todas estas experiências que vivi são importantes, não são treta, trazem melhorias reais. Volta e meia dou acções de formação sobre este tema de consciência tranquila, sem prostituição mental, porque são técnicas e ferramentas que realmente ajudam a melhorar a eficiência.

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Daí que, por um lado aplauda a mudança em curso "Indústria recorre cada vez mais a consultores para aumentar produtividade":

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"Há cada vez mais empresas a procurar ajuda para aumentar a produtividade, sendo a indústria o sector que mais recorre a estes serviços para melhorar a qualidade, cortar custos e cumprir os prazos de entrega."

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"“grandes empresas que pretendem reduzir os seus desperdícios internos”. Cerca de 70 por cento dos seus clientes são oriundos do sector industrial.

“Procuramos reduzir os custos – logísticos, de produtividade, de manutenção, da não qualidade – usando metodologias que ajudam as organizações a detectar a origem do problema e eliminá-lo”,"

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Dito isto, deixem-me contar o senão desta busca de aumento da produtividade por esta via.

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Sim, eu sei, escrevo muito sobre ela neste blogue... a equação da produtividade e, sobretudo, os números de Rosiello (para quem ainda não sabe do que falo, duvido, aqui vão algumas referências: uma, duas, três, reparem bem para os números, como é que por esta via alguma vez vamos atingir os níveis que desejamos e precisamos).

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Esta frente de combate pelo aumento da produtividade concentra-se na melhoria do denominador... concentra-se, na linguagem de Larreche, na captura e extracção de valor, não no local onde não há limites para a melhoria, na originação de valor (parte I, parte II e parte III).

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O que a vida, a experiência, os anos, e a reflexão me levaram a descobrir e a perceber foi o alcance das palavras de Peter Drucker "Concentrem-se nas oportunidades, não nos problemas". Ou seja, temos de nos concentrar na originação de valor, e o caminho mais adequado é apostar no numerador da equação da produtividade, pois reduzir os custos não é tão eficaz como criar valor.

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A melhoria da produtividade pela via do denominador é bem vinda, mas deve ser tarefa dos técnicos, gestores intermédios e operários. Tarefa das pessoas que não podem mudar o sistema, e que devem concentrar-se a aperfeiçoar o universo em que trabalham.

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A melhoria da produtividade pela via do numerador deve ser tarefa daqueles que têm o poder para mudar o sistema, a gestão de topo.

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Imaginem uma carta de controlo que evidencia um sistema com um comportamento em estado de controlo estatístico, que cumpre as especificações, e que diz respeito a um produto que não se vende... porque está obsoleto, porque não é atractivo, porque é demasiado caro para o valor que os clientes nele reconhecem...

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Para terminar, algo que a qualidade nunca me disse, nunca me ensinou, nunca me chamou a atenção... para muita gente na área da qualidade o que vou escrever até é crime.

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Os clientes não são todos iguais, há clientes que não interessam, mesmo que paguem a tempo e horas o que estava combinado. Se o que esses clientes procuram não está de acordo com a máquina que desenhamos e montamos para servir a proposta de valor aos clientes-alvo... se não os tratarmos como clientes não-alvo... vamos pôr a lei de Gresham a funcionar, os maus clientes vão expulsar os clientes-alvo).

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Neste mês de Dezembro algumas reflexões deste blogue que se encaixam nesta:

• "E não perceber isto" (esta até faz pensar na frase: Não há acasos, todas as coincidências são significativas);
• "Eficiência versus eficácia";
• "Apostar no numerador, no valor e não no lápis vermelho (parte II)";

I rest my case with "Clientes-alvo ... a missing link?"

Obamanomics?

De acordo com Ricardo Arroja (aqui) o primeiro parágrafo do livro "Obamanomics, Propostas para uma nova prosperidade económica" de John Talbott começa assim:
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"Ao escrever este livro, segui a filosofia praticada por Barack Obama, segundo a qual não há qualquer vantagem em atribuir culpas pelos nossos problemas actuais, uma vez que isso apenas provocará discussões e divergências entre nós. Todos sabemos em que pé estamos e não adianta tentar perceber como é que chegámos a esta situação. O que queremos agora são soluções."
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Na próxima quinta e sexta-feira vou estar em Coimbra para realizar uma acção de formação sobre "Melhoria Continua".
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Tenho, por isso, o tema bem fresco na cabeça e, posso dizer, com uma ponta de orgulho, que aprendi e pratiquei com os melhores (já que fui formado e preparado pelo Juran Institute para ser formador em melhoria da qualidade, melhoria do desempenho, segundo a metodologia Juran) e, tenho de concluir que ou Barack Obama, ou John Talbott, ou os dois estão metade certos e metade errados.
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Vamos à parte certa primeiro:
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"não há qualquer vantagem em atribuir culpas pelos nossos problemas actuais"
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Ainda ontem ao telefone, utilizei uma frase bem americana que reza assim "I'm OK. You're OK. Let's fix the system". Ou seja, de nada adianta atribuir culpas, temos um problema e temos de o ultrapassar. Isso é que deve consumir todas as nossas energias, motivações, atenções e recursos.
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Infelizmente, não é esta a prática comum, a actuação padrão é a de chorar perante o leite derramado e organizar progrons para encontrar e crucificar os culpados do costume (como procurei demonstrar aqui e aqui).
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Por isso, em certos projectos de melhoria, em algumas organizações, apetece começar por espalhar cartazes tamanho A1 com um Cristo crucificado e riscado por um X a vermelho por cima. A culpa é do sistema, não de nenhum Bin Laden em particular, o objectivo é melhorar o sistema e não o de crucificar culpados.
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Por isso, ao aplicar a metodologia Juran de melhoria, começa-se por pedir que se descreva o problema em mãos e se definam objectivos a atingir tendo o cuidado de:

• não identificar culpados;
• não identificar causas;
• não identificar soluções.

A metodologia Juran de melhoria aplica-se a problemas graves e crónicos. Crónicos! Se já soubéssemos qual a causa ou qual a solução... de que é que estamos à espera? E acreditamos que a culpa é do sistema, não dos seus actores.
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Vamos à parte intermédia:
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"Todos sabemos em que pé estamos"
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Será que sabemos mesmo? O que é que sabemos?
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A maior parte das organizações perante um problema crónico, consegue listar, consegue identificar rapidamente, algumas até conseguem quantificar... sintomas do problema. Os sintomas, como a febre no corpo humano, comunicam a existência de um problema mas nada nos dizem sobre a sua origem. As boas-práticas passam por quantificar os sintomas, quantificar os motivos (não estou a falar de causas, quando digo que 56% das reclamações são por causa de atrasos nas entregas... estou a identificar motivos, a seguir ainda temos de ir à procura das causas: Porque é que temos atrasos nas entregas?). A quantificação e estratificação dos motivos ou sintomas permitem-nos atacar o que é mais importante (Para quê atacar agora a causa das reclamações em que o motivo é cor trocada, quando elas representam apenas 1% de todas as reclamações?).
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Coloquei esta frase na parte intermédia por que não sei se já listamos realmente os sintomas e quantificamos motivos.
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Vamos à parte errada:
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"não adianta tentar perceber como é que chegámos a esta situação"
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Como acredito profundamente que não há acasos. Como acredito que temos de identificar as estruturas sistémicas que conspiram para termos a situação actual, antes de pensar em soluções, temo que este pensamento seja o do senhor Obama. Quando não percebemos qual é o sistema que gera os resultados indesejados... estamos condenados a repetir-mo-nos uma e outra vez, a gastar tempo e dinheiro e a apostar nos cavalos errados.
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Um ditado americano reza assim: "Don't blame the product, blame the system", se não conhecemos o sistema...
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"O que queremos agora são soluções."
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Boas soluções são as que atacam as causas dos problemas que geram os sintomas. Sem saber quais são as causas... como saber quais são as soluções?
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