Conseguir tirar partida da abordagem por processos

Por que é que tantas organizações certificadas pouco ou nenhum valor retiram da abordagem por processos e do seu sistema de gestão?

Da minha experiência de auditor a sistemas de gestão, supostamente maduros, ou seja, com vários anos após a implementação, encontro três causas principais para o pouco valor acrescentado desses sistemas.

Primeiro, objectivos de treta.

As organizações não levam os seus sistemas de gestão a sério, são um sistema paralelo à gestão do negócio. Definem objectivos “infantis”, objectivos pueris que põem logo de sobreaviso quem os encontra. Se os objectivos são de merda não é de esperar grande exigência de melhoria, e num mundo em mudança não melhorar é efectivamente piorar. Acima de tudo é um sistema de gestão que funciona mais como uma carga burocrática mais ou menos pesada

Segundo, considerar que os objectivos do sistema são o somatório dos objectivos de cada processo.

Podemos optimizar um processo associado à aquisição de recursos, mas que gera ineficácia na organização. Compramos muito bem, mas os produtos chegam tarde, ou trazem defeitos que só são descobertos durante a produção ou prestação do serviço, a pior altura para isso acontecer. Recordo uma empresa em que o sector das compras todos os anos recebia bónus, à conta dos savings, enquanto semeava o caos nas operações. Ou uma outra empresa onde o departamento Comercial ganhava bónus por ganhar negócios que funcionavam como mais um prego no caixão da empresa.

É claro que os processos devem ter objectivos, devem poder ser monitorizados e medidos, mas estamos a falar de objectivos operacionais. Quando falamos de objectivos do sistema falamos em objectivos da organização como um todo. Quase sempre a optimização de um todo implica a subordinação de alguns processos a um desempenho inferior.

Este é talvez o erro mais comum.

Terceiro, pretender que o mundo é uma realidade simples ou complicada.

Terceiro, pretender que o mundo é uma realidade simples ou complicada e avançar com planos de acção genéricos que são quase sempre uma reformulação frásica das actividades já previstas nos processos.

Pode ser por causa de uma visão infantil do mundo, mundo simples ou complicado com relações de causa efeito simples e evidentes. Pode ser por causa de falta de tempo e a necessidade de picar o relógio de ponto, e há que ter um plano de acção, qualquer plano serve. Ou pode ser por causa de uma metodologia inadequada para a definição das acções como referi neste postal "O que fazer?"

O que fazer?

Há tempos, enquanto apresentava o relatório de uma auditoria interna ao sistema de gestão da qualidade de uma empresa, depois de elogiar o esforço de registo e relato dos seus indicadores de gestão, deixei a seguinte oportunidade de melhoria acerca da forma como se propunham atingir os seus objectivos da qualidade:

"A equipa auditora põe à consideração da empresa que a definição das acções a desenvolver para atingir os objectivos da qualidade ocorra numa altura posterior ao estabelecimento desses objectivos, por forma a permitir o estudo da situação concreta."

Usar a reunião de revisão do sistema para decidir quais são os objectivos da qualidade, qual o desempenho pretendido e que acções desenvolver, tudo na mesma altura, parte do princípio que a realidade é simples, ou quando muito apenas complicada. E se for complexa ou caótica?

Passar directa e imeditamente do estabelecimento dos objectivos para a definição das acções, sem qualquer investigação, convida à definição de acções genéricas que ninguém contraria, porque são lógicas, mas que muito provavelmente têm a ver com o que já se faz e gera os resultados actuais, e não com o que se tem de fazer diferente para ter resultados diferentes.

Definir objectivos, atribuir um responsável por cada um deles, e dar 2 ou 3 semanas para recolher informação, estudar a situação e propor um plano de acção é o que vejo como mais adequado.

Depois, ainda há isto:

Imagem retirada de "Thriving at the Edge of Chaos Managing Projects as Complex Adaptive Systems" de Jonathan Sapir.

A "Request For Improvement"

How many improvement actions are developed each year in your quality management system?

One of these days, I was part of a team presenting a procedure to top management, describing how a process works. One of the top management’s members said something like:

 

“The secret is here! This process is extremely important, and we continue to have a lot of problems with it! We need to improve this process!!!”

As a consultant I jumped into the occasion and recommended following this improvement journey included in a form called "Request For Improvement":

These were my guidelines for the process manager to start the improvement project:

1. Background

Here describe examples, or performance measurement results that illustrate how much the current process is not the most suitable and why it needs to be improved.

We must not start an improvement project based on the abstract desire to improve. We should start with an account based on numbers or stories that tell us what is wrong, what needs to be changed.

At this stage, we do not indicate causes, solutions, or guilty. Just facts!

2. Current situation

Draw a flowchart describing the process.

Is there any type of product, or customer, where process failure occurs more often? What products? Which customers? What are the failure situations?

So far we only work with facts.

Does what was collected allow us to focus attention on specific stages of the process?

3. Set targets

Remember the typical weight loss photos about the before and after? Based on the "Current situation" and the "Background" information we have the before stage. The after stage is the challenge we took on here in 3, and which will be rated at 7. The goal(s) and success criteria(s) must be in the same units as in 1.

4. Root cause analysis

Now start using theory and your knowledge of the process. Why is it we fail more in these products? Why is it we fail more with these customers? Why is it we fail more with these failure motives? List as many theories as possible.

Select the most likely theories and assess the possibility of making a test to validate them. Validated theories, theories that can be manipulated by us and have an impact on the frequency of failures, are root causes.

Considering the determined root causes, if we eliminate or reduce them, what level of performance can we aspire to? Is it in line with the challenge set in stage 3?

No reino da treta

Esta semana, numa formação online sobre auditorias internas da qualidade, ao abordar o tema das acções correctivas, e de como normalmente são mal trabalhadas, dei um exemplo que encontrei numa empresa não há muito tempo.

Objectivo da qualidade: Reduzir os atrasos nas entregas

Desempenho 2019: 74%

Meta para 2020: > 90%

Plano de acção: blábláblá

Quando li o plano de acção, mentalmente fiquei assim:

O plano resumia-se a uma simples frase do género: Vamos exortar e pressionar os fornecedores de matérias-primas e componentes a serem mais cumpridores.

Perante um problema alguém lança uma acção para calar a consciência, ou enganar os auditores, ou comer os eleitores. Qual o racional por trás da acção? Que factos suportam a acção?

Na semana passada sublinhei:

 "This is how naive I was in the beginning. I’d see a problem, you’d pick up the rope and say ‘hey I can solve this problem’. And little did I realize that there was just a big mountain of crap on the other side. The reality is that there’s a simplistic approach to how we think. Sometimes people just dive in and do the first thing off the top of their head. [Moi ici: Este é o erro que encontro sistematicamente nas empresas. Por isso, a minha checklist de auditor tem duas perguntas sobre acções correctivas: Desenvolveram alguma acção correctiva? É uma verdadeira acção correctiva, ataca a causa?] And what I’ve realized is you have to get through the complexity to get to simplicity on the other side. [Moi ici: Isto é o que sistematicamente falha, poucos passam pela complexidade] It’s one of the only quotes I’ve memorized and when I heard it, it really rocked me which is Oliver Wendell Holmes who is a Supreme Court justice from 1902 said “I wouldn’t give a fig for simplicity on this side of complexity, but I’d give my life for simplicity on the other side of complexity”."

O que eu vejo muitas vezes é isto:

Perante um problema salta-se para uma solução.

• app obrigatória
• máscaras obrigatórias
• recolher obrigatório

O que eu deveria ver era:

Um forte investimento na análise dos sintomas...

Ontem alguém escreveu-me no Twitter:

"60% das contaminações dão-se no trabalho, em família e reuniões entre amigos. Lugares onde as pessoas relaxam-se"

Não acredito!

Leio estas coisas e penso logo nesta estória:

Por estes dias quase não tenho ouvido a rádio e vejo um pouco de TV à noite e só se fala na solução app/máscara/recolher.

Confesso que fico parvo com isto. Por que é que ninguém fala do metro junto à câmara de Gaia às 7h30 da manhã? Distanciamento social é aquilo?

Acho cómico querer proibir um casamento com mais do que x pessoas e, depois ter um autocarro com x pessoas, depois ter uma carruagem de metro com 1,7x pessoas e ninguém diz nada!

Quanto tempo é que alguém circula no metro? Quantas pessoas circulam em simultâneo mais de 15 minutos?

Esta gente não está habituada a trabalhar com base em dados, trabalha no reino da retórica, no reino da conversa, no reino da ilusão. Quando a realidade lhes vem bater à forta desmascara-os facilmente. BTW, é por isso que os políticos gostam de acções sobre o ambiente. Dificilmente, a realidade virá pedir-lhes contas enquanto estão no poder.

BTW, por que é que fiquei como o capitão Haddock? Porque antes numa conversa mais informal tinham -me contado isto:

Foram as suas próprias decisões que levaram aos 74%

Será que faz sentido medir o indicador para todo o tipo de cliente? Não será de incluir só aqueles que valorizam isso muito e que vocês deliberadamente não querem desapontar?

Correcção, correctiva e preventiva

Quem trabalha na área da qualidade usa ou já usou termos como:

• correcção;
• acção correctiva; e
• acção preventiva

Ao continuar a minha leitura de “The Lean Strategy” de Michael Ballé, Daniel Jones, Jacques Chaize, e Orest Fiume, encontro:

"The Lean approach is a type of action learning. The basic premise is that learning is the result of (1) instruction in existing knowledge and (2) questioning to trigger personal insights. Both instruction and inquiry occur through problem solving with three broad types of problems:

1. We know what we should do, but something happens to stop that, so problem solving is correcting the situation by getting back to how we already know it should work. [Moi ici: Correcção - eliminar a não-conformidade, eliminar o sintoma]
2. We don’t know what we should do, or we have found out that what we know is not appropriate, so we have to figure out what we should do and then bring the situation in line. [Moi ici: Acção correctiva - eliminar a causa da não-conformidade. Mudar a forma de trabalhar]
3. We know what we should do, and actually, we are doing it, but we can think of a way to do it better (add more value, generate less waste), and we’ll try different ways to make it so. [Moi ici: Acção preventiva - melhorar o desempenho do sistema]"

IV - Nonconformities, corrective actions and even preventive actions

The fourth video on our series about doing more than just complying with ISO 9001:2015.

Organizations should separate nonconformities treatment, and improvement actions. They are two different things with different time pressure, and different purposes.

Improvement does not come just because we have nonconformities, improvement also comes from trend analysis, even when there is no nonconformities behind.



If you have any question about nonconformities, and improvement actions you can send me an e-mail.

Mais gente de parabéns!

Na semana passada, a trabalhar com uma empresa que está a fazer a transição do seu sistema de gestão da qualidade para a versão de 2015 da ISO 9001, disse-lhes que podiam começar a atacar um mal de que a empresa padece, essa empresa e muitas outras que conheço quase não desenvolvem acções de melhoria - acções correctivas - ao mesmo tempo que atacam uma situação que já gerou várias reclamações este ano.
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Disse-lhes para pensarem em três momentos:

1. Como funciona o processo actual onde o motivo das reclamações se manifesta;
2. Onde ocorrem as falhas que podem gerar a reclamação;
3. O que fazer para reduzir a probabilidade da falha se manifestar

Ontem, ao visitar novamente a empresa fui presenteado com esta surpresa boa:

Momento 1 a azul.

Momento 2 a vermelho.

Momento 3 a verde.

Estão à espera de quê!!! Vamos lá para a experimentação.

"Preventive action is forward looking"

A confusão entre o que são acções correctivas e o que são acções preventivas é um velho tema da ISO 9001. Até que na versão da ISO 9001 de 2015, tudo leva a crer, as acções preventivas deixam de ser referidas explicitamente.

"Corrective action and preventive action are responses to events that do not or might not meet stated requirements.
...
Corrective action is backward looking: "A problem happened and we do not want it to happen again, here or anywhere else.""

Uma acção correctiva passa por:

• 1.Estancar a produção da falha e corrigir a situação, eliminar a produção de não-conformidades. (Fase em que o cronómetro está a contar. Fase em que se pode concluir que não é preciso mais nada. Ou, como refere o texto "Unfortunately, it takes courage to tell an insecure boss [Moi ici: ou auditor] that further action is not warranted.")
• 2.Realizar uma análise das causas raiz do problema. Aqui é interessante reforçar:

"Look at system design principles. Lack of training, inattention or human error are seldim the root cause of a problem; it is deeper than that. Rarely can root cause analysis be performed by one individual, and rarely can it be done in less than a day."[Moi ici: Recordar o exemplo de "Turn The Ship Around", um dia inteiro fechado numa sala num submarino, até que a treta da formação e do erro humano fosse ultrapassada]

• 3.Eliminar as causas raiz do problema
• 4.Verificar implementação e marcar avaliação da eficácia

"Correcting underlying causes is difficult. You cannot assume those changes will actually get done. so some form of checking and subsequent follow-up is   necessary.
...
Logic tells us we cannot evaluate effectiveness by looking at a single data point. We must look for patterns within the entire system of corrective action. 'To, do this requires a good deal of data to honestly proclaim, "The problem is fixed".
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The ideal time to evaluate the data is in preparation for a scheduled (often quarterly) management review."[Moi ici: Revisões do sistema trimestrais em vez da treta das revisões anuais únicas. Muito bem!] 

E as acções preventivas:

"Preventive action is forward looking ... designed to deal with possible events that would be damaging if they occured."

Recordar, acerca deste "Preventive action is forward looking":

• Acções preventivas, uma ajuda da ISO 9001:2008?
• "Quando temos um desempenho actual positivo e perspectivamos um desempenho futuro desejado melhor ainda, também desencadeamos acções preventivas. Por que se não fizermos nada, o desempenho futuro real será igual ao desempenho actual. E nesse futuro real, o desempenho que agora é positivo será negativo, ou seja uma não-conformidade."
• "As iniciativas (5.4.2) são acções preventivas (8.5.3) por que se não se atingir a meta desejada, o resultado futuro real quando comparado com o resultado futuro desejado (meta) será uma não-conformidade."

Trechos retirados de "Separate Steps - Mixing Corrective and Preventing Actions results in innefective use", publicado pela revista Quality Progress em Janeiro de 2015.

Quem me garante... acham que a culpa era da ministra Belém Roseira?

A propósito de "Várias perplexidades" estamos a falar, no fundo, de uma mentalidade concentrada em apagar fogos e pouco, muito pouco, em reflectir e procurar padrões, para evitar o eterno correr atrás do prejuízo.
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Esta semana, em Elevate de Rich Horwath li:

"Make no mistake, a firefighting mentality starts at the top of the organization. If managers see their senior leaders constantly reacting to every issue that comes across their desk, they too will adopt this behavior. Firefighting then becomes embedded in the culture and those that are seen as the most reactive, oddly enough, garner the greatest recognition. Managers who thoughtfully consider each issue before responding don’t seem to be doing as much as the firefighters, when in reality, they’re exponentially more productive.
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“Let’s think about that,” is a simple but powerful phrase that can eliminate reactivity within your business and culture."

Os media são viveiros de "firefighting mentality", lidam com um assunto pela rama, sem investigação, adoram funcionar como megafone, sem mediação, sem reflexão, não têm tempo para tal, e, depois, avançam para novo tema, e depois outro e outro.
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Aposto que esta manhã, as declarações do presidente do conselho de administração do IPO do Porto à RTP são capazes de dar direito a Fórum TSF. Traduzidas por "IPO do Porto está a adiar cirurgias por falta de camas".
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Conseguem adivinhar o capital de combate ao governo que este tema pode representar, é impossível não resistir à onda de facilitismo.
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Eu, ouvi as declarações da polémica na rádio e há um pormenor que não vejo ninguém referir (momento 00:15):

"Temos mais doentes acumulados em situações paliativas ou em complicações pós-cirúrgicas, o que leva a que haja falta de camas."

Gostava que os media investigassem e me explicassem o que se está a passar. Por exemplo, podiam analisar as tendências ao longo dos últimos 5 anos:

• o IPO tem tratado mais doentes, quantos mais? Qual tem sido a evolução?
• o tempo médio de estadia tem aumentado? Qual tem sido a evolução?
• as complicações pós-cirúrgicas têm aumentado? Quais os motivos? Qual tem sido a evolução desses motivos? (motivos não são causas)
• o número de camas operacionais tem diminuído? Qual a evolução?
• O IPO de Coimbra perante a mesma situação usa o cheque-operação e o doente não é prejudicado. Por que é que o do Porto não faz o mesmo?

Há tempos numa fábrica, assisti a uma reunião de planeamento de produção fabril, estavam presentes todos os chefes de secção. No final da reunião, o director fabril perguntou:

- Estamos preparados para esta semana? Está tudo resolvido? Não vai faltar nada?

Ninguém se manifestou!
Acabada a reunião, no corredor, uma senhora foi ter com o chefe da secção que realiza as últimas operações e perguntou:

- Então você não disse nada? Então não viu que quinta e sexta-feira vai precisar de mais pessoal para acabar a encomenda a tempo e embarcar tudo na sexta? Vai ter aqueles modelos mais difíceis!!!

O homem ainda não se tinha apercebido disso, era segunda-feira, o urgente era tratar de segunda-feira... quinta-feira vinha muito distante, depois se veria.
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Imaginam, depois, a correria de quinta e sexta feira e o triunfo do bombeiro quando consegue embarcar tudo, mesmo que se abuse das horas extra?
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Quem me garante que isto no IPO é culpa do governo? Quem me garante que não é falta de planeamento? Quem me garante que não é resultado de deterioração da performance operacional?
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Há quase quinze anos conheci uma organização na área da saúde que, por não tratar da manutenção do ar condicionado nos blocos operatórios, viu subir em flecha as infecções pós-operatórias e o tempo médio de internamento... acham que a culpa era da ministra Belém Roseira?
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BTW, em Julho de 2010 isto levantou polémica?

""No último ano, tivemos situações em que cirurgias foram adiadas por causa de taxas de ocupação de 100%", lamentou Laranja Pontes."

Várias perplexidades

Imaginem uma empresa com um sistema de gestão da qualidade certificado.
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Essa empresa, durante o ano de 2013, foi sujeita a 50 auditorias de clientes que identificaram 70 não-conformidades em obras de restauro e renovação. Cada uma dessas não-conformidades foi tratada e, considerada encerrada pelo cliente.
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O que essa empresa ainda não fez foi subir na escala de abstracção e deixar de pensar em coisas concretas, para analisar as tendências. Por exemplo, a não-conformidade 1 representa cerca de 20% de todas as não-conformidades emitidas e a não-conformidade 2 representa cerca de 16% de todas as não-conformidades... apenas 2 tipos de não-conformidades representam mais de 36% de todas as não-conformidades.
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Ao olhar para as tendências, ao olhar para o agregado de 2013, é possível perceber que uma não-conformidade em obra não acontece por acaso, ou por causa de falha humana de terroristas voluntários ou não. Quando a mesma falha acontece, na mesma empresa, a várias equipas de trabalho, em diferentes obras, ao longo de todo o ano, é difícil não concluir que estamos perante falhas sistémicas que requerem acções sistémicas, para lá das simples correcções.
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Várias perplexidades:

• Por que é que cada auditoria é vista como um caso único?
• Por que não se analisam as tendências?
• Por que é que a entidade certificadora nunca levantou esta possibilidade?

Baseada em histórias contadas pelo mestre de obras que está à frente da equipa que renovou casa, aqui na urbanização onde vivo.

Curiosidade do dia

Acabo de ouvir na rádio Sérgio Monteiro:

"O secretário de Estado das Infraestruturas, Sérgio Monteiro, afirmou hoje que as perturbações que afetaram a TAP em junho e julho estão sanadas, considerando que a companhia aprendeu com os erros deste verão, que não se podem repetir.
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"Pareceu-nos uma boa atitude: aprender com os erros que podem existir do ponto de vista do planeamento operacional e fazer tudo para que no próximo ano exista uma resposta diferente da que existiu este ano", considerou Sérgio Monteiro, no final de uma reunião com o presidente da companhia, Fernando Pinto."

Aprender com os erros, isso é sempre bom.
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Aprender com os erros começa por se perceberem as causas que geraram a falha, depois, desenvolver as acções que eliminem as causas.
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O que é que as PMEs preguiçosas fazem quando os erros ocorrem? Em vez de actuarem sobre as causas, actuam sobre os sintomas. Por exemplo, aumentam o controlo da qualidade, e deixam o sistema continuar a gerar os erros.
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O que é que Sérgio Monteiro disse na rádio que a TAP vai fazer?
Melhorar o planeamento?
Não, manter pelo menos dois aviões de reserva para fazer face aos erros...
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Quanto custa manter dois aviões de reserva por dia?
E isto é aprender com os erros?

Acerca da ISO / DIS 9001 (Secção 10 - parte XI)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII,  parte VIII, parte IX e parte X.
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A versão ISO / DIS 9001 acaba com a referência às acções preventivas. Passa a referir acções correctivas e a melhoria contínua. O que vem em linha com o que tenho escrito por aqui e no livro "Gestão Ambiental - Sintonizar Ambiente e Estratégia para o Negócio".
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Monitorizar e medir não é um fim em si mesmo, é um instrumento para nos ajudar a tomar decisões.
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Monitorizamos e medimos para tomar decisões. A tomada de decisões inicia-se quando comparamos os resultados reais obtidos com os resultados desejados, com as metas.
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Quando os resultados reais obtidos não correspondem às expectativas, estamos perante uma não-conformidade. Uma não-conformidade é uma falha, tem de ser corrigida. Uma vez corrigida, temos de avaliar a necessidade de melhorar o sistema, para minimizar a possibilidade dessa não-conformidade se repetir. À acção de melhoria que se realiza para minimizar a repetição de uma não-conformidade chamamos acção correctiva.
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Sempre que um resultado concreto, um resultado individual desencadear uma acção de melhoria estamos perante uma acção correctiva.
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Quando analisamos conjuntos de dados e avaliamos tendências, e decidimos desenvolver uma acção de melhoria para melhorar a tendência, a essa acção chamamos acção preventiva.
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Muitas empresas confundem acção correctiva com correcção, confundem acção correctiva com o tratamento da não conformidade, e em boa verdade cada auditor, cada consultor tem a sua versão do que é uma acção correctiva e, ainda maior a entropia, do que é uma acção preventiva.
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São discussões nas listas de e-mail das ISO 9000 na internet, são revistas e mais revistas, livros e mais livros cada um com a sua versão. Quanto aos artigos publicados em revistas mensais, cinco e seis meses depois, as secções das cartas dos leitores continuam a debater acaloradamente os prós e os contras das versões dos autores sobre a diferença entre acção correctiva e preventiva.
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Por exemplo:

Livros:

• “After the quality audit” de J.P. Russel e Terry Regel, ASQ (versão apresentada nas páginas 3 a 11, versão que aqui seguimos)
• “The ISO 14000 SEM Audit Handbook” de Gregory P. Johnson, St. Lucie Press (versão apresentada nas páginas 134 a 139, versão com a qual não concordamos)
• “Implementing ISO 14000” Editado por Tom Tibor e Ira Feldman, McGraw-Hill (versão apresentada na página 131, versão com a qual não concordamos – exemplo de não conformidade: falta uma licença, acção correctiva: obter a licença!!! Onde se actua sobre as causas, neste caso???)
• “Coment mettre en oeuvre des actions préventives” de Mouvement Français pour la Qualité.

Revistas

• "Quality World”, Setembro de 1999, artigo “Corrective action still misunderstood” de Bob Sansbury,
• “Quality Progress”, Março de 1998, artigo “ Preventive Action vs. Corrective Action: The horse, the barn door, and the apple” de C. Michael Taylor
• “Quality Engineering”, Volume 12, Number 2 1999-2000, artigo “The Deming cycle provides a framework for managing environmentally responsible process improvements”, Richard Reid e Elsa L. Koljonen.

Não temos a veleidade de apresentar aqui a Verdade, a Definição, apresentamos uma versão, que cremos, ser útil para que as organizações melhorem o seu desempenho. E a minha versão pode ser encontrada aqui 

Objectivos e sistemas

Não estou de acordo com o autor, eu gosto de objectivos, eu gosto de desafios, eu gosto da viagem para a superação das metas.

"1. Goals reduce your current happiness. (Moi ici: Apetece dizer à inglesa: BS!).
When you're working toward a goal, you're essentially saying, "I'm not good enough yet... but I will be when I reach my goal." (Moi ici: Mas cada dia que me aproximo da meta, fico mais motivado, fico mais seguro das decisões tomadas, fico mais confiante nas minhas capacidades. A meta é importante, mas a viagem... quase que não lhe fica atrás)
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The problem with this mindset is that you're teaching yourself to always put off happiness and success until the next milestone is achieved. "Once I reach my goal, I'll be happy. Once I achieve my goal, I'll be successful." (Moi ici: E o que é que impede alguém de ficar feliz durante a viagem? E o que é que impede alguém de se sentir motivado a continuar a viagem porque está a fazer progressos, apesar de ainda estar distante da meta?)

No entanto, concordo com grande parte deste ponto de partida:

"If you completely ignored your goals and focused only on your systems, would you still get results?"

Continuo a acreditar que a meta nos facilita a superar pela motivação. Contudo, muita gente, muitas empresas, tentam cumprir as metas sem mudar o sistema, simplesmente fazendo como os estudantes: estudando apenas na véspera do exame.
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É como fazer correcções e chamar-lhes acções correctivas.
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Os resultados de hoje são um produto perfeitamente normal (lembram-se de Artur Jorge?) da empresa de hoje, do sistema de processos estabelecido. Se queremos resultados diferentes, temos de transformar a empresa de hoje na empresa do futuro desejado, a única capaz de produzir os resultados desejado de forma perfeitamente normal.
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Claro que a definição de objectivos e metas não é isenta de problemas, por exemplo:

• quando os objectivos e metas são definidos por uma direcção em estado de delírio;
• quando os objectivos e metas são uma omeleta imposta sem atribuição dos respectivos ovos, os recursos necessários;
• quando os objectivos e metas contam exclusivamente actividades e não resultados. Por exemplo, é relativamente "fácil" cumprir a meta de realizar 20 visitas a clientes durante o mês, e o que é que essas 20 visitas geraram? As visitas não são um fim, são um instrumento. Esta confusão entre actividade e resultado dá origem aos famosos monumentos à treta;
• quando os objectivos e metas desviam a nossa atenção do essencial, quando não passam daquilo a que Eric Ries em "The Lean Startup" chama "vanity metrics"

Pessoalmente prefiro conjugar o pensamento sistémico e a dinâmica de sistemas com a definição de metas.

Trechos retirados de "An Almost Foolproof Way to Achieve Every Goal You Set"

Desenvolver acções correctivas

Esta manhã, vou usar estas duas figuras para iniciar uma conversa sobre a necessidade de desenvolver acções correctivas:

 Perante uma não-conformidade, as empresas demasiadas vezes ficam pelo seu tratamento apenas... ficam pela correcção, ficam pelo tratamento dos sintomas, ficam pela eliminação da falha.
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Ou seja, não põem em causa o standard, o padrão, a referência de trabalho. Por isso, nunca dão o salto do ciclo do controlo do quotidiano, para o ciclo da melhoria onde desenvolvem uma acção correctiva que ataca a(s) causa(s) da não-conformidade:

A diferença entre correcção e acção correctiva

Correcção: eliminar o sintoma, a manifestação do problema.
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Acção correctiva: eliminar as causas do problema.
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A correcção é um tratamento necessário e rápido mas superficial, mas epidérmico... lembram-se de Arnold Terminator?
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"I'll be back!"
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A correcção não ataca o sistema instalado que permitiu que a falha acontecesse. Assim, nada impede que ao próximo virar da esquina não volte a acontecer.
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A acção correctiva eficaz altera o sistema e reduz a probabilidade de voltar a acontecer.
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Este postal "UM é forte com os fracos" chama a atenção para a diferença entre um tipo de acção e outra.

Um software e tantas confusões.

Sexta-feira passada tive uma experiência com um software numa empresa.
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Quem programa software sabe, em princípio, programar. Duvido é que saiba, ou que dê atenção aos conceitos usados na área da qualidade.
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Uma não-conformidade, um defeito, uma falha é detectada!
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Nesse instante, o operário sabe o que está mal, sabe que há uma não conformidade e, pode ir ao quiosque electrónico da sua bancada de trabalho registar a ocorrência da não-conformidade e o motivo (furação em falta? dimensões erradas? ...) da não-conformidade. Por que é que o software lhe há-de pedir para registar a origem da não-conformidade naquele momento? Será que ele pode perder tempo a identificar se a falha foi de um subcontratado, ou se foi da engenharia, ou se foi do armazém?
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Depois, no seguimento do tratamento da não-conformidade, o passo seguinte, segundo o software, é desenvolver uma acção correctiva...
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Wrong again!!!
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Perante uma não-conformidade a prioridade é corrigir, ou seja, eliminar a não-conformidade. Não se fazem acções correctivas para eliminar não-conformidades, fazem-se correcções para eliminar não-conformidades e fazem-se acções correctivas para reduzir a probabilidade de uma não-conformidade voltar a acontecer. Como? Atacando as causas da não-conformidade!
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Só depois da correcção é que se coloca a questão de saber se se deve desenvolver uma acção correctiva. Uma acção correctiva é desencadeada por uma situação concreta.
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Depois, no seguimento do software no que diz respeito ao follow-up das não-conformidades outra falha, desenvolver acções preventivas por causa dessa não-conformidade. OMG!!!
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Acções preventivas atacam as causas das potenciais não-conformidades, das que ainda não aconteceram. Acções preventivas ocorrem quando na sequência da análise de dados resolvemos melhorar tendências.

Um software e tantas confusões.
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Origem, motivo, causa, correcção, acção correctiva, acção preventiva

Acções correctivas, preventivas e não conformidades

Ontem, ao telefone, pediram-me para ampliar estas imagens, aqui vão neste formato já que o posterous está em baixo.

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Open publication - Free publishing - More preventiva

Ir ao fundo da questão

Há muitos anos vi este vídeo.

A mensagem era: perguntar "Porquê?" cinco vezes.

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Ao perguntar sucessivamente "Porquê?" aproxima-mo-nos cada vez mais da causa-raiz.

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A solução poderia ter ficado por:

• contratar caçadores para matar os pássaros;
• contratar aplicadores de insecticida para matar as aranhas.

Once again and again and again: correcção não é acção correctiva!

Julgo já ter abordado este tema mais do que uma vez neste espaço.
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Por que é que as empresas associam o tratamento de uma não-conformidade com o desenvolvimento automático de acções correctivas?
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Acham mesmo que todas as não-conformidades que ocorrem numa organização merecem o investimento de uma acção correctiva?
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Como uma acção correctiva a sério dá trabalho a sério... a leviandade da opção traduz-se num abaixamento da bitola sobre o que é aceitável para uma acção correctiva.
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Por fim, correcção equivale a acção correctiva e acção para eliminar a não-conformidade equivale a acção para eliminar a causa e motivo equivale a causa...
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E depois, temos uma treta que não leva a lado nenhum.
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E a isto o que dizem as entidades certificadoras?
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"Não seja aborrecido, a concorrência é grande, para quê levantar ondas?"
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Lembra-se do artigo da Proteste? Está lá tudo!
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Talvez continue...

Acerca do tratamento das reclamações

"A complaint can be seen as a problem or an opportunity.

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Problems are not welcomed. Looking at the complaint as a problem creates fear and discomfort. A fearful and defensive environment that searches for the guilty party and shifts the blame is not supportive of creative actions and performance improvement.

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Opportunities, however, are appreciated. An organization that sees opportunities in complaints is trying to gain the maximum benefit from customers’ feedback. Such companies are open to complaints and actively use them to improve their reputation, credibility, and customer
confidence and satisfaction."

Esta semana assisti a uma reunião de gestão de uma carteira de reclamações. O que estava ou podia ser encerrado, o que precisava de alguma acção e qual, a realizar por quem e quando.

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No final aconselhei:

- Agora esqueçam as reclamações isoladas e individuais, esqueçam os casos concretos. O que emerge? Qual a evolução mensal das reclamações em caudal e em dinheiro? Quais os motivos que ocorrem com mais frequência?

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Tratar uma reclamação é importante, muito importante. E quanto maior a velocidade melhor!

No entanto, ficar apenas pelas reclamações isoladas é, mais uma vez, perder uma oportunidade de melhorar o sistema olhando para as tendências.

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Quais os motivos que ocorrem com mais frequência? O que há de comum no sistema que tenha permitido a sua manifestação?

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Resolver uma reclamação é importante mas não melhora o sistema, corrige uma não-conformidade. Muitas vezes, a maioria das vezes, não faz sentido desenvolver uma acção de melhoria por causa de uma reclamação vista isoladamente - cuidado com o tampering!

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Contudo, ao olhar para um conjunto de reclamações ao longo do tempo, talvez faça sentido fazer mais qualquer coisa, para alterar tendências.

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Texto inicial retirado de "6 Ways to Benefit From Customer Complaints" de Natalia Scriabina e Sergiy Fomichov, publicado na revista Quality Progress em Setembro de 2005 e corrigido aqui.