implementar o desassossego (parte III)

Parte I e parte II.

Por vezes vêm-me à memória o Contra-Informação.
Os políticos criticam os empresários das PMEs, mas eu recordo sempre esses bonecos televisivos. Aquilo que pretendia ser uma caricatura acabava por representar bem o funcionamento da realidade política. Inesquecível aquela cena em que na mesa de um congresso do PS, se vota favorável e despreocupadamente uma moção da Comissão de Trabalhadores da EDP contra o governo. E na mesa estava o primeiro-ministro Guterres.

Nas empresas também se encontra esta leviandade.

Imaginem uma organização certificada segundo a ISO 9001 que elege um objectivo de melhoria interna. Por exemplo, a redução das reclamações.

A ISO 9001 promove o princípio da tomada de decisões baseadas em factos, e a organização tem muita informação recolhida associada a cada reclamação. Em vez de olhar para a informação e tratá-la, a organização saltou para o que achava óbvio: a culpa é dos subcontratados. Assim, elaborou um plano de acção e implementou-o. Passados seis meses, resolveu olhar para o impacte das suas decisões... a taxa de reclamações não mexeu, manteve-se elevada.

Então, numa conversa, alguém resolve fazer algum trabalho sobre a informação recolhida e... percebe-se que a esmagadora maioria das entregas reclamadas não passa pelos subcontratados.

Seis meses perdidos.

Julgo que parte do problema reside na iliteracia geral sobre o tratamento da informação. Há dias no Twitter comentava com alguém que muita gente não tem a mínima noção do que são, e como são importantes, as relações de causa-efeito. Dei o exemplo dos coletes amarelos em França:

Atenção às metodologias de melhoria baseadas em dados.
Atenção ao uso de ferramentas, de técnicas de análise dos dados:

• Cartas de controlo;
• Diagramas de Pareto;
• Histogramas;
• Diagramas de causa-efeito;
• ...

Continua.

Lean no estado - cuidado! Pensamento de um cínico

Recordo, de Janeiro de 2018, "A glimpse"

Em Julho de 2018 - "Há quem espere há mais de seis meses por pensão" - "Ministro promete soluções para breve para reduzir o tempo entre o pedido da reforma e o deferimento."
Em Setembro de 2018 - "Vieira da Silva admite "problema" nas novas pensões, a resolver "até final do ano"
Em Janeiro de 2019 - "Vieira da Silva garante que vai resolver atrasos nas pensões no primeiro semestre".

Curiosa evolução "à la ala pediátrica": breve -> até ao final do ano (3 meses) -> até ao final do 1º semestre (6 meses)

É nestas alturas que pergunto: Torram tanto dinheiro em tanta coisa inútil, por que não contratam alguém para fazer uma análise lean a um desafio destes? Deve ser dos desafios mais básicos para a metodologia lean. No fim teriam uma surpresa, ainda se arriscavam a não ter de pagar mais pelo novo modelo de funcionamento.

1. Qual o processo, que passos ocorrem desde que um requerente mete os papéis para a pensão até que recebe o primeiro cheque?
2. Quanto tempo se demora em cada passo?
3. Quais são os passos que consomem a maior parte do tempo? (Normalmente a distribuição dos tempos não é normal, é quase sempre uma distribuição de Pareto:

4. O que deve ser alterado SÓ naqueles dois ou três passos que consomem a maior parte do tempo?

Claro que também posso dar azo ao meu lado cínico e recordar este gráfico:

E especular que enquanto o pau vai e vem, contribui-se para a baixa do défice.

NOTA: Claro que a aplicação desta metodologia teria de ser cuidadosamente vigiada pelos sindicatos. Ainda se correria o risco de a sua aplicação alastrar, o desempenho dos serviços do estado melhorar e ser preciso menos pessoal

Quando é que um sistema de gestão da qualidade começa a ser útil mesmo?

Num projecto ISO 9001 em mãos, o começo da monitorização da produção permitiu, ao fim de dois meses, criar este Pareto dos defeitos:

De entre um universo de 20 potenciais motivos de defeito, apenas 2 motivos representam mais de 60% das ocorrências de não-conformidade.
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Quando é que um sistema de gestão da qualidade começa a ser útil mesmo?
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Quando fornece matéria-prima para o double-loop learning.

O próximo governo vai dizer deste o que este diz do de Pinto de Sousa.

Anda agora aí uma corrente que pretende responsabilizar criminalmente o anterior governo.
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Porquê?
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Por causa da situação a que isto chegou!
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OK, mas com uma condição, aplique-se a mesma bitola a este governo.
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Recordo este postal e este gráfico:

 Onde estão quase 80% dos gastos do Estado?
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PPPs com contratos leoninos contra os contribuintes revoltam? Revoltam, mas quanto representam em %?
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Estamos conversados?
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O que vai fazer este governo acerca dos 80% da despesa? Downsizing?
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Como escrevia o @dtcnunes ontem: "Downsizing na Função Pública é igual a reduzir vencimentos ... numa empresa têxtil qualquer do Vale do Ave é igual a ficar sem emprego!"
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Enquanto não aparecer um governo que reduza de vez o peso, a dimensão do Estado-cuco-pedo-mafioso e deite abaixo o Muro de Berlim do socialismo que nos tolhe... nada feito.
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Portanto, o próximo governo vai dizer deste o que este diz do de Pinto de Sousa.

O Princípio de Pareto e a Conta das Administrações Públicas

Conhecem o Princípio de Pareto?

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Segundo o Princípio de Pareto a frequência com que um fenómeno ocorre não resulta de uma distribuição uniforme de motivos mas sim de uma distribuição muito desequilibrada.

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O exemplo que o Conde Pareto deu na Itália do século XIX foi o da distribuição da terra: 80% das terras estavam na mão de apenas 20% dos italianos.

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Este Princípio de Pareto é muito útil para uma organização quando ela quer melhorar o seu desempenho.

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Joseph Juran transformou o Princípio de Pareto num gráfico, o chamado Diagrama de Pareto. Kaoru Ishikawa, no seu clássico "Guide to Quality Control", inclui o diagrama de Pareto como uma das 7 ferramentas básicas de melhoria da qualidade  que qualquer samurai fabril devia utilizar.

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O Princípio de Pareto está presente em muitos fenómenos, por exemplo: 80% das reclamações são feitas por cerca de 20% dos clientes; 80% das paragens por avaria resultam de 20% dos motivos, ...

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Quando uma empresa põe em marcha o ciclo CAPD (ou seja, Verifica (Check) o desempenho e resolve Agir (Act) para o melhorar, a primeira coisa a fazer é recolher dados e tratá-los, para perceber o que está a acontecer para, depois, Planear (Plan) as transformações, as melhorias e, por fim executá-las (Do)) durante a fase de Planeamento uma ferramenta fundamental é o diagrama de Pareto. 

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O diagrama de Pareto permite concentrar o tempo, a atenção, o esforço onde ele vai ser mais eficaz, onde ele vai ter um retorno realmente superior. 

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O nosso Estado consome mais, gasta mais do que aquilo que consegue impostar à sociedade que cria riqueza. Essa prática recorrente levou-nos à situação de descalabro financeiro que esse mesmo Estado agora vive. Este governo que agora ocupa funções, enquanto oposição, e no seu programa, não fez outra coisa senão dizer que era precisa cortar na despesa em vez de continuar o saque aos impostos.

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O saque continua!

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Ontem, o ministro das Finanças apresentou o "Documento de Estratégia Orçamental 2011 - 2015", nele o governo compromete-se a reduzir a despesa primária do Estado em 10%. 

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Se considerarmos a despesa como um problema a resolver, como será olhar para ela através de um diagrama de Pareto? 

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Com base nos números do "Quadro III.2. Conta das Administrações Públicas 2007 – 2011" e seleccionando os dados relativos a 2011 obtemos o seguinte diagrama:

Os dois items, "Prestações sociais" e "Despesas com pessoal" representam cerca de 80% da despesa do Estado...
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80%!!! Ainda ontem ouvi André Macedo na TV (sempre que refiro André Macedo devo acrescentar "Recordar sempre estas cenas ao ouvir os Muggles") dizer que há muito a cortar nos consumos intermédios... a sério? Peanuts!
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Ouvi ontem o ministro das Finanças dizer que a legislação comunitária não permitia que a baixa da TSU se aplicasse só às empresas exportadoras e ao sector do turismo, ouviram?
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Desde Maio que o assunto encheu colunas de jornal, artigos de opinião, debates acalorados por todo o lado... ouviram alguma vez, um político, um académico, um jornalista, uma pessoa informar que a legislação comunitária não permite este tipo de descriminação fiscal sectorial? Eu também não!!!
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Em Portugal, políticos, académicos e sei lá quem mais teimam em fazer tudo para dar razão a Pedro Arroja...
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Voltemos ao diagrama de Pareto... vêem no documento ontem apresentado alguma medida que ataque aqueles dois motivos? Eu também não!!!
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A sério, leiam o documento e vejam como o espírito de José Sócrates continua vivo, um exemplo (página 37):
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"Desenvolvimento de um Estado ágil e inovador, adaptado aos desafios da sociedade da informação, que preste serviços de qualidade e individualizados aos cidadãos, segundo novos paradigmas de organização e funcionamento em rede, suportados pelas tecnologias de informação e comunicação"
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Por todo o lado são medidas para aumentar a eficiência e reduzir desperdícios... OK, e os custos fixos?
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Acham que a redução de efectivos por via da reforma... transitam da 2ª para a 1ª barra do diagrama de Pareto, vai fazer algo? Acham que o congelamento de salários e pensões vai fazer algo?
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Continuamos entregues à bicharada

O Estado-cuco

Conhecem o Princípio de Pareto?
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Conhecem o Diagrama de Pareto criado por Joseph Juran?
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Então procurem saber.
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Depois, olhem para a despesa do Estado e vejam onde se tem de começar a cortar.
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Impressionante, o salário-médio no Estado é 57% mais elevado que no sector privado. O sector mais seguro, mais protegido, mais burocrático, mais inflexível é uma carraça às costas do resto da sociedade...
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"Funcionários do Estado ganham mais 500 euros que a média nacional"

Atacar os poucos vitais... não os muitos triviais

Estou na zona do Grande Porto onde, ontem e hoje, estou a realizar uma acção de formação sobre "Melhoria Contínua".
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Uma das ferramentas mais potentes que pode ser utilizada num projecto de melhoria, um projecto para atacar um problema crónico, é o diagrama de Pareto.

Um diagrama de Pareto lista de forma ordenada decrescente a contribuição de vários factores para o problema.
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Num projecto de melhoria, nunca teremos sucesso se optarmos por trabalhar com os muitos factores triviais, aqueles que só contribuem para o ramalhete. Por mais que trabalhemos aí... será sempre trabalho pouco remunerado, o retorno do projecto será sempre baixo, diminuto. No noticiário das 7h da manhã na Rádio Renascença, Basílio Horta defendeu a diminuição do número de deputados e da dimensão do governo como solução para o défice português. A sério, não estou a brincar.
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Um projecto de melhoria só tem hipóteses de ser bem sucedido se começar por atacar os principais contribuintes para o problema, os poucos mas vitais. Será que Basílio Horta faz ideia de qual é a estrutura do défice?