Serviços e a abordagem por processos (parte II)

Parte I.

"Here’s a step-by-step guide to process improvement,
...
1. Identify problems .
First, you need to find the problems.
...
Problems can’t be solved if nobody acknowledges they exist, and research shows that the longer problems linger, the harder they are to fix
...
2. Establish the backlog.
Next, ask people to write down as many processes as they can think of that are plaguing them, one issue per Post-It Note. ... Duplicates were stacked on top of each other to make it clear that several people thought it was a pressing issue.
...
The backlog made problematic processes less nebulous,
...
3. Load up the queue.
Decide what processes you are going to improve, and in what order.
...
Early phases of process improvement should focus on low-hanging fruit, or small changes that are relatively easy to implement.
...
4. Map the current process.
For the first process, make your work visual by drawing a map of the entire process, from beginning to end, on a whiteboard.
.
Employees should avoid mapping the process as they think it should be, Norton said, and be sure to truthfully outline the current state of things.
...
5. Identify one small change.
As a team, identify one small way to improve the process. It is best to address areas with ambiguous hand-offs, misaligned incentives, or based on “we’ve always done it this way” mentality, Norton and Kimball said.
.
Suggested changes are best coming from those directly involved in a process. “If leadership pushes solutions onto the team, they may be misaligned and nobody’s going to carry them out,” Kimball said. “Let the people doing the work give it a try, and see what they organically come up with.”
.
Small, incremental changes are a key to the process. “We’re big believers [that it is] much better to do successful small projects and build momentum rather than try to change everything at once,” Repenning said. “If we can do a quick-win project, we get some confidence, we’re heading in the right direction … Because maybe we generated some small result, but also in that little project you learned an enormous amount that will make you more productive in the second one.”
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6. Do the experiment.
Implement the proposed change and see it through for five iterations.
...
7. Look back and celebrate success.
After the experiment had been completed five times, gather to determine if the experiment was successful.
...
No matter the outcome, Norton and Kimball said teams should celebrate with things like a celebratory lunch or small giveaways after their first process improvement attempt.
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8. Repeat.
After celebrating success, it’s time to move on to the next process in the queue. Process improvement isn’t a one-time thing, the researchers said, and instead represents a cultural shift."

Trechos retirados de "An 8-step guide for improving workplace processes". 

Serviços e a abordagem por processos

Em Novembro de 2008 aqui no blogue escrevi:

"A abordagem por processos é uma ferramenta excepcional, por exemplo, transformamos um serviço, algo de difuso, algo de escorregadio, numa realidade semelhante a um processo industrial, muito mais fácil de analisar."

Agora, em "An 8-step guide for improving workplace processes":

"“It's easy to get caught up in a situation where you're doing so much firefighting that you don't ever have time to put out the fire permanently,”
...
“You don't have time to make things better. All you're doing is just getting up every day and trying to avoid disaster.”
...
This is a common scenario for knowledge-based workers. It’s difficult for workers to even acknowledge they are struggling, let alone find and fix the source of the problem.
...
Visualizing work processes with tools like Post-it notes leads to efficiency...
“Most knowledge work processes have hardly been designed at all. People just start doing them and then they make ad hoc changes as they go.”
.
“For managers, the huge potential there is to start looking at their knowledge work processes with the same level of systematization or rigor that you would with the physical work.”

O tabu

O tema que o Público de hoje aborda em "ADSE tem 650 mil despesas por tratar e há atraso nos reembolsos" é interessante, quer acerca do ponto de vista da abordagem por processos, quer acerca da permanência no sector do Estado de uma mentalidade forjada no século passado, algures no tempo em que Kafka escrevia os seus livros.

Alguma vez ouviram falar do termo reengenharia?

A reengenharia era uma palavra muito em voga no mundo dos negócios nos anos 90. Michael Hammer era o seu principal profeta. Recuemos um pouco mais, recuemos ao tempo em que a eletricidade estava a implantar-se no mundo industrial. Nos postais de 2017, "Reconfiguração" e "Quanto tempo?" escrevo sobre o tempo que as empresas demoraram a mudar os layouts após a chegada da electricidade. 30 a 40 anos depois, do fim do vapor como fonte de energia fabril, as fábricas continuam a ser desenhadas como se ainda tivessem de estar ligadas a um veio central.

A reengenharia nos anos 90 veio fazer o mesmo, mas aos métodos de gestão. A reengenharia propunha que se começasse por uma folha em branco: esqueçam o passado, esqueçam os compromissos actuais, esqueçam as regras que seguem porque sempre foi assim que fizeram e pensem: como é que este preocesso deve ser realizado?

Processos velhos, são processos cheios de autorizações, são processos cheios de transacções acompanhadas de controlos. Controlo da entrega, controlo da recepção, carimbo aqui, verificação acolá. Para mim, o exemplo paradigmático é o dos comboios americanos que só no tempo de Reagan deixaram de ter ajudante de maquinista, quando há dezenas de anos já não era preciso um ajudante para atirar carvão para a caldeira da locomotiva a vapor. BTW, eu ainda me lembro das empresas de transporte terem um motorista e um ajudante de motorista em cada camioneta. O motorista só conduzia.

Nos últimos 30 anos os computadores entraram em força, depois a internet, depois as ferramentas colaborativas, depois ... o que é que estará maduro para a mudança revolucionária?

Voltemos ao artigo do Público:

"A ADSE tem cerca de 650 mil documentos de despesas no regime livre que estão por tratar, sem contar com os que estão por digitalizar, e os atrasos nos reembolsos são “enormes”, um problema que “estrangula e destrói” o subsistema de saúde dos funcionários públicos [Moi ici: O problema]
...
A actual situação decorre em grande parte do facto de a ADSE ter “actualmente 194 trabalhadores quando precisa de 270”,[Moi ici: A solução! Típica para alguém que nasceu e foi formatado no século XX. Mais quantidade a entrar, mais necessidade de gente para processar]"

Nas empresas pequenas, por norma, há sempre falta de pessoas, nas empresas grandes há muito que os ensinamentos da reengenharia foram aplicados, por vezes em demasia. No Estado e nos seus serviços é que é dificil aplicá-los. Imaginem que se aplicava num certo serviço e 20 pessoas ficam redundantes. O que é que se ia fazer a essas pessoas? Como não se podem despedir, ía-se arranjar um problema. Por isso, o melhor é não fazer nada. Recordo que no tempo de Clinton nos Estados Unidos, com a aplicação da reengenharia, a administração pública americana cortou entre 10 a 15% do seu efectivo.

Como seria aplicar a reengenharia aos serviços da ADSE sem tabus?

Desenhar o funcionamento actual da ADSE como um sistema de processos inter-relacionados. Medir o desempenho de cada processo com indicadores, identificar os pontos de entupimento no fluxo, e desenvolver acções para simplificar esses processos. No fim, se calhar não precisariam de mais trabalhadores.

O que se acontecesse seria um problema... e qual é o dirigente da admnistração pública que quer levantar problemas e prejudicar a sua vidinha?

BTW, o mesmo jornal Público há dias trazia estes números sobre o exército português que ilustram o problema do Estado gordo e extractivista que temos:

"em 2018 havia apenas 11.369 praças para um total de 15.643 sargentos e oficiais."

ISO 9001: Processes and risks (without complication)

I believe the relationship between processes and risks need not be complicated. I believe it is much easier to understand how to approach this relationship from the example of a company without any quality system. Consider the process "Manufacture parts":

The process starts when Production Manager gives a Production Order to a Production Operator.
The Production Operator starts producing parts and recording process control items in the Production Order. Then, the Production Operator Packages the parts.

Now, ask: What can go wrong? What can go wrong with our intended results? What undesirable results can come out of this process?

Evaluate each situation and decide if any action is needed to avoid or reduce that risk. For example:

And the process can be modified to include two new steps:

Lesson: We do not need to complicate things.

ISO 9001: Processos, procedimentos e modelos

Disclaimer: Não conheço nem a empresa nem os consultores. Por isso, estou à vontade para deixar fluir o meu lado cínico.

Na internet encontrei o artigo "Transição do SGQ da Valinox - Indústrias Metalomecânicas S.A. da ISO 9001:2008 para a ISO 9001:2015".

Ao ver a figura que se segue:

Torci o nariz com aquele "Manual de Processos e Procedimentos".

Uma coisa são processos e outra coisa são procedimentos. Alguns consultores parece que não conhecem a diferença e, por isso, misturam tudo, para não serem obrigados a explicitar a diferença.

Depois, vem o "mapeamento dos procedimentos".

Bingo!
Confirma-se a suspeita da confusão entre procedimentos e processos. A norma fala em "mapear" processos, a figura diz que é sobre o "mapeamento dos procedimentos". Depois, o conteúdo da figura fala em processos:

Mapear os processos de uma empresa significa desenhar um modelo do funcionamento da empresa.
E recordo e uso muitas vezes a frase: Todos os modelos estão errados, alguns são úteis!

Como separo procedimentos de processos, os meus modelos são muito menos povoados:

Em vez de 19 processos/procedimentos só 9 processos.

Qual o critério que uso? Simples, já o uso há anos. Nas minhas formações sobre indicadores uso este slide:

A minha maldade final.

I - The Process Approach: Do you really use it?

Uma primeira experiência.

Abordagem baseada no risco e os processos

Ontem recebi uma pergunta interessante:

"Estou um pouco confuso sobre se as inspecções de recepção das mercadorias dos clientes devem ou não ser incluídas no procedimento de recepção.  Somos um armazém que recebe e armazena as mercadorias dos clientes. Como os produtos não são de fornecedores, mas de clientes, as verificações a serem realizadas precisam estar no procedimento de recepção?"

A pergunta é interessante porque permite exemplificar como sempre vi a aplicação aos processos da abordagem baseada no risco.

Vamos imaginar que o autor da pergunta observou as actividades em torno da recepção de mercadorias do cliente para serem armazenadas no seu armazém. Vamos supor tenha anotado as seguintes atividades:

• Receber camião;
• Verifique papéis;
• Determinar o local de armazenamento;
• Descarregar camião; 
• Armazenar mercadorias;
• Atualizar inventário.

Agora, aplicando a abordagem baseada no risco e pensando com as pessoas que trabalham no processo: o que é que pode correr mal no processo?

E listam-se coisas como:

• Recepção de mercadorias endereçadas a outros;
• Recepção de mercadorias (quantidades e / ou referências) diferentes do que está no manifesto de carga;
• Recepção de mercadorias com embalagem danificada ou violada;
• …

Agora, há que aplicar uma avaliação a estes riscos, para os classificar como críticos ou não críticos.

Se a organização considera alguns dos riscos determinados como críticos, então é preciso desenvolver planos de ação para lidar com esses riscos críticos. Um dos planos de ação pode ser verificar quantidades e referências durante a descarga e registar o resultado. Outro plano de ação poderá ser a criação de um conjunto de imagens que serão usadas para classificar um dano ou violação de embalagem como relevante. Nesse caso, os eventos são registados, fotografados e comunicados imediatamente ao cliente.

A organização não usará os produtos, mas será responsável pelas quantidades e estado enquanto estiver à sua guarda.

Se os riscos são críticos, então as acções realizadas diariamente para os controlar ou minimizar devem fazer parte do procedimento.

Lean no estado - cuidado! Pensamento de um cínico (parte II)

Parte I.

Outro exemplo da mentalidade velha que domina o aparelho do estado que nos apascenta:

"As queixas por atrasos no pagamento dos reembolsos da ADSE têm vindo a multiplicar-se desde o início do ano. Na maioria dos casos, os atrasos variam entre os três e os seis meses, avança o Correio da Manhã, este domingo. O instituto que gere o subsistema de saúde dos funcionários públicos reconhece os atrasos e justifica-os com a falta de pessoal.
...
O representante dos beneficiários no Conselho Diretivo da ADSE reconhece alguns atrasos e diz que o tempo de espera é “em média, entre dois meses e dois meses e meio”. Eugénio Rosa justifica a situação com falta de pessoal e salienta: “Não há falta de dinheiro, mas de pessoal. Temos 184 pessoas no quadro. Devíamos ter 265”."

Recordo sempre os primeiros dias em que entrei ao serviço de uma empresa onde estive quatro anos. Quando comecei a empresa teria 240 trabalhadores e produzia 70 mil toneladas. Quando saí, a empresa teria 120 trabalhadores e produzia 105 mil toneladas. Durante esse período, sobretudo na área do pessoal indirecto, a empresa fez uso da tecnologia existente (1989 - 1993) e optimizou processos, reduzindo a necessidade de pessoas. Acabou com a figura dos contínuos que faziam circular o correio internamente, acabou com o funcionário administrativo que atendia os pedidos de dinheiro. No entretanto, na altura instalou o AS400 para ligar a Qualidade, a Comercial, as Compras e a Financeira, por exemplo. E toda uma série de tarefas passaram a ser feitas automaticamente.

Imaginem o que seria aplicar o conceito de re-engenharia aos processo do estado... esquecer o que existe, começar com uma folha em branco, escrever "um cliente com uma necessidade" (obter o pagamento de um reembolso) no extremo esquerdo da folha  e, escrever "um cliente recebe o reembolso" ou "recebemos a confirmação de que o cliente recebeu o reembolso". E sem amarras, sem custos afundados, sem "dívidas organizacionais", desenhar de raiz um circuito rápido, seguro e eficaz entre um extremo e o outro.

Claro que isto nunca irá acontecer porque isso iria pôr em causa os direitos adquiridos de muita gente instalada. No entanto, pensem na quantidade de tecnologia e serviços que foram disponibilizados online nos últimos 10 anos...

BTW, algures no blogue relato o caso da secretaria de uma escola onde foram a uma formação para aplicar a abordagem por processos... sabem o que era processo para eles? Um processo é um dossiê, é um ficheiro em papel... uma comédia que é uma tragédia.


Trechos retirados de "Falta de pessoal provoca atrasos nos reembolsos da ADSE"

Meter o curling na abordagem por processos!

Sou um fã da abordagem por processos desde há muitos anos quando, exasperado, deixei de recortar uma empresa e colar na norma e recortei a norma e coleia-a num fluxograma que representava o funcionamento de uma empresa de trabalho temporário.

Por isso, é com muito gosto que consegui fazer lobby por este webinar, marcado para o próximo dia 2 de Maio pelas 19h00 - Free webinar – The Process Approach - What it is, why it is important, and how to do it.

Considerem-se convidados!

Até o curling entra!

Lean no estado - cuidado! Pensamento de um cínico

Recordo, de Janeiro de 2018, "A glimpse"

Em Julho de 2018 - "Há quem espere há mais de seis meses por pensão" - "Ministro promete soluções para breve para reduzir o tempo entre o pedido da reforma e o deferimento."
Em Setembro de 2018 - "Vieira da Silva admite "problema" nas novas pensões, a resolver "até final do ano"
Em Janeiro de 2019 - "Vieira da Silva garante que vai resolver atrasos nas pensões no primeiro semestre".

Curiosa evolução "à la ala pediátrica": breve -> até ao final do ano (3 meses) -> até ao final do 1º semestre (6 meses)

É nestas alturas que pergunto: Torram tanto dinheiro em tanta coisa inútil, por que não contratam alguém para fazer uma análise lean a um desafio destes? Deve ser dos desafios mais básicos para a metodologia lean. No fim teriam uma surpresa, ainda se arriscavam a não ter de pagar mais pelo novo modelo de funcionamento.

1. Qual o processo, que passos ocorrem desde que um requerente mete os papéis para a pensão até que recebe o primeiro cheque?
2. Quanto tempo se demora em cada passo?
3. Quais são os passos que consomem a maior parte do tempo? (Normalmente a distribuição dos tempos não é normal, é quase sempre uma distribuição de Pareto:

4. O que deve ser alterado SÓ naqueles dois ou três passos que consomem a maior parte do tempo?

Claro que também posso dar azo ao meu lado cínico e recordar este gráfico:

E especular que enquanto o pau vai e vem, contribui-se para a baixa do défice.

NOTA: Claro que a aplicação desta metodologia teria de ser cuidadosamente vigiada pelos sindicatos. Ainda se correria o risco de a sua aplicação alastrar, o desempenho dos serviços do estado melhorar e ser preciso menos pessoal

"the type of advantage, which may be by means of cost advantages or benefit advantages"

E continuo a minha leitura matinal de "Fundamentals of Business-to-Business Marketing - Mastering Business Markets" editado por Michael Kleinaltenkamp, Wulff Plinke, Ian Wilkinson e Ingmar Geiger.

"the sources of competitive advantage. In competition, every seller has certain capabilities or competencies based on its skills and resources, including all the people and their knowledge, the plant and equipment, customer relationships, and corporate image and reputation. Competencies are all the factors a seller can use in order to achieve its goals. It is essential for success in competition that the capabilities it has fit with the problem solutions desired by buyers. A seller who strives for competitive advantage will try to develop or acquire better talents and resources than competitors and will try to protect them against imitation.
Also essential for competitive success is the way in which processes within a firm are organized.
...
Competencies and processes together determine the output of a company and we call this a firm’s program. It includes the outputs offered to the market and what it expects from others in return. The program is the firm’s total offer including the nature of the product, the product range, services, communication, distribution, and price. The program is what distinguishes one firm from others. It is its visible source of differentiation for the buyer. Once achieved, a company usually tries strongly to defend an established differential advantage.
Competencies, processes, and programs together are the means by which a seller tries to create and defend differential advantage over his competitors. Every effort to improve a firm’s competitive position has to start at one or more of these three components.
...
As a result of its particular mix of competencies, processes, and program, a seller achieves a certain competitive position. This position has various dimensions. First is the type of advantage, which may be by means of cost advantages or benefit advantages. The former describes the seller’s average costs as compared to competitors; the latter describes the net benefits perceived the buyer, compared to buyers’ perceptions of competitors’ offers."

É nestes momentos de mudança ... (parte IX)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII e parte VIII.

O mapa da estratégia descreve a lógica de sucesso do negócio com base na estratégia.

O mapa de processos descreve o como a empresa funciona hoje:

A empresa de hoje ainda não é a empresa do futuro desejado, ou futuro imaginado, a empresa capaz de funcionar de acordo com a lógica do mapa da estratégia. Os indicadores são a prova provada que existe uma diferença entre as duas empresas (a actual e a do futuro desejado)

Portanto, a empresa de hoje tem de ser transformada numa empresa diferente, a empresa do futuro desejado. 

No último balanced scorecard que ajudei a desenvolver numa empresa  usamos, contra minha vontade, a técnica do brainstorming para determinar o que tinha de ser mudado para conseguir a transformação da empresa na empresa do futuro desejado. 

Tenho de reconhecer que a coisa correu melhor do que eu estava à espera. Identificaram 2 grandes vectores de actuação para promover a mudança: melhorar a capacidade inovadora da empresa; e melhorar a formação de operadores nas linhas de fabrico.

Normalmente, prefiro seguir outra abordagem. Ao olhar para a diferença de desempenho entre o Hoje e a Meta, peço que se veja cada um desses resultados como algo de perfeitamente normal. Afinal, não há acasos. Lembram-se de Artur Jorge no Benfica?

Peço para olhar para os resultados actuais como a consequência de uma ou mais limitações que têm de ser colmatadas e que, enquanto existirem, conspirarão para impedir a empresa de atingir o desempenho futuro desejado de forma sustentável. A minha ferramenta predilecta é a Teoria das Restrições.

É nestes momentos de mudança ... (parte VIII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI e parte VII.

Ainda voltarei a esta figura.

Ainda há mais sumo para retirar dela e poder voltar a Jenner. Assim o farei aquando da introdução ao balanced scorecard da 3ª geração. Por agora, apresentemos o balanced scorecard da 2ª geração.

Partimos do mapa da estratégia:

E perguntamos: 
- Como podemos medir e acompanhar a evolução do desempenho relativamente a cada um dos objectivos estratégicos incluido no mapa da estratégia?

Por exemplo, relativamente ao objectivo estratégico:

Se trabalharmos bem no(s) processo(s) que contribui(em) para o seu desempenho o que queremos ver? Ou seja, o que significa “Apoiar a instalação”?

• Controlo dos custos
• Ausência de problemas em obra
• Controlo do tempo em obra
• Taxa de garantias accionadas no 1º ano

Assim, podemos ter como indicadores:

• Custos reais / custos orçamentados - (para a intervenção em obra);
• Número de não-conformidades / obra - (não-conformidades levantadas pela equipa da empresa e/ou pela equipa do empreiteiro);
• Tempo real / tempo orçamentado - (derrapagem durante a intervenção em obra)
• Nº de garantias accionadas no 1º ano - (sintoma de problemas gerados durante a produção e/ou a instalação)

Desta feita a empresa pode periodicamente olhar para as obras que fez num determinado período de tempo e tentar extrair informação, tentar extrair pistas sobre oportunidades de melhoria. 

Muitas vezes aqui no blogue falo sobre os jogadores amadores de bilhar, gente tão focada na próxima jogada que se esquece de preparar a jogada seguinte, ou das consequências da próxima jogada nas jogadas seguintes, (gente que depois se queixa do karma). Quando uma empresa olha para indicadores e reflecte sobre eles, quando uma empresa olha para a evolução, ganha uma perspectiva preventiva, ou proactiva, que pode permitir abandonar o simples posicionamento reactivo.

Quantas obras fizemos este ano? Quantas obras fizemos nos últimos 3 anos?

Como tem sido a evolução do nosso controlo dos custos? Há alguma obra que se destaque pela positiva e pela negativa? Somos demasiado exigentes e irrealistas com os orçamentos? Ou pelo contrário, cumprimos porque somos demasiado permissivos na fase de orçamentação? Que oportunidades existem de melhorar o processo de instalação em obra a nível de custos? 

Quando se chega aqui evolui-se para outro campeonato. Pode ser útil ler algo sobre cartas de controlo, para evitar a esquizofrenia, tão comum.

Fazendo este exercício para cada objectivo estratégico chegamos a algo como:

Continua.

É nestes momentos de mudança ... (parte VII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

Acrescentemos então as duas perspectivas em falta: a financeira e a de recursos e infra-estruturas.

Usamos aqui um exemplo genérico.

É a isto que se chama um mapa da estratégia, a base para um balanced scorecard da 2ª geração. Um mapa da estratégia descreve a lógica do sucesso da estratégia a funcionar no tal Futuro Imaginado ou Futuro Desejado.

Nesse Futuro Desejado, porque [no passado] investimos na competência das pessoas, na sua motivação e na adequação da capacidade produtiva, temos os alicerces de um desempenho excelente onde ele deve realmente dê-lo.

Sendo excelentes nos objectivos previstos na perspectiva dos processos [ou também, na perspectiva interna], podemos aspirar a um bom desempenho a nível das partes interessadas e na parte financeira.

Considerando um modelo genérico de funcionamento da empresa com base na abordagem por processos:

Podemos relacionar processos e estratégia:

Aos processos 1, 2, 4, 6 e 7 chamamos críticos ou estratégicos, são fundamentais para a execução da estratégia. Poupar dinheiros nestes processos pode ser crime! (Reflectir sobre isto; isto e mais isto).

Aos processos 3, 5 e 8 chamamos de contexto. Aqui o objectivo é ser eficiente sem dar tiros nos pés. Nestes processos se se for muito bom o cliente não valoriza, mas se se falhar o cliente fica insatisfeito (recordar o que escrevo aqui sobre um exemplo com a EDP)

O que acontece a algumas empresas, quando relacionam estratégia com processos, é descobrirem que têm um objectivo estratégico ("Trabalhar com parceiros" neste caso) que não é servido por nenhum processo actualmente. Nestes casos, a empresa tem de avaliar como é que vai agarrar o desafio no futuro. Vai ter de criar um processo novo, ou vai adaptar um processo actual? Voltaremos a esse desafio.

Um próximo passo pode passar por definir os indicadores associados ao mapa da estratégia e, assim, criar um balanced scorecard da 2ª geração.

Continua.

E fiquei a pensar

Daqui, retirei esta imagem:

E fiquei a pensar:

• como circula o trabalho nesta organização?
• quem, em que circunstâncias, é fornecedor interno?
• quem, em que circunstâncias, é cliente interno?
• até que ponto a prestação de contas interna é em função da circulação do trabalho, e dos resultados globais produzidos por este todo?

Ainda esta manhã li um trecho de Nassim Taleb em "Jouer sa Peau" onde ele aflora o tema da dimensão dos governos e das comunidades.

Fugir do granel

Eu gosto é destas cenas!

Sistematizar, organizar, fugir do granel.

Atribuir responsabilidades e autoridades e começar a melhorar.

O todo não é igual à soma das partes

Por que é que continuo a ver cada vez mais empresas com um sistema de gestão da qualidade certificado, segundo os requisitos decorrentes da ISO 9001:2015, em que as empresas consideram como objectivos da qualidade, como objectivos máximos do seu sistema, o somatório dos objectivos associados a cada um dos processos?

De onde veio esta ideia absurda de pensar que o todo é igual à soma das partes?

De onde veio esta ideia absurda de pensar que todos os processos são iguais e que não existe diferença no contributo de cada um para a execução da estratégia?

Muita gente precisa de aprender o que é a obliquidade.

Acerca dos processos (parte III)

Parte I e parte II.

Este trecho:

"The feel of Starbucks stores isn’t created merely by the layout and the décor—it exists because the people behind the counter understand how their work fits into a common purpose, and recognize how to accomplish great things together without needing to follow a script."

Retirado de "How to Excel at Both Strategy and Execution" e citado aqui permite conciliar o dilema da parte II.

Recordo, eu, um adepto incondicional da abordagem por processos, a sublinhar que os processos podem também ter um lado perverso quando cristalizam as práticas e impedem as organizações de fugir do incrementalismo.

Aquele sublinhado ali em cima fez-me pensar numa série de actividades que as pessoas têm de realizar e que estão sistematizadas em processos para o fazerem de forma uniforme e eficiente. E muitas organizações ficam-se por este nível. Outras, por causa da sua estratégia, por causa das suas pessoas, por causa dos seus clientes, por causa de uma mistura destas coisas, olham para o processo como uma espécie de esqueleto, um script-base, e sobre ele começam a construir camadas de interacção, camadas de personalização, camadas de facilitados de co-criação de valor que acabam por  descaracterizar o script inicial num conjunto de scripts adequados a cada contexto numa relação 1-para-1.

Acerca dos processos (parte II)

Parte I.

Sabem como sou um adepto da abordagem por processos. No entanto, reconheço que existe o perigo que se descreve a seguir:

"From business processes to workgroup practices. Most large companies today formally organize around processes; ... Indeed, workers—and entire organizations—get so caught up in “doing the process right” that they lose sight of the outcomes. And processes are increasingly inadequate to drive significant performance improvement. [Moi ici: Cuidado com o contexto desta afirmação anterior. Em que sector está a sua empresa? Em que fase está?] The value of further optimizing processes to deliver products and services seems to be rapidly diminishing. What can be standardized likely will be, and those processes will likely be automated, but where will the next level of performance come from? Focusing on process efficiency and eliminating variance may not help companies gain a competitive advantage. [Moi ici: Ler esta frase e recordar o fim da Redsigma] More importantly, in this environment, most processes can’t keep up with addressing the new challenges and opportunities served up by the Big Shift world—nor can process optimization likely help companies figure out how to create more value for their customers.[Moi ici:Apesar de todo o valor que atribuo à abordagem por processos percebo que existe este perigo. Infelizmente em Portugal o risco maior é o de não haver práticas sistematizadas de raiz]
.
Not only can routine processes be an avenue of diminishing returns—they can actually be barriers to performance improvement. Trying to update and optimize processes to conform with the ever-changing reality, and ensure compliance to those processes, is typically time- and resource-consuming. Continuing to optimize processes can divert the organization from investing in the capabilities to make sense of the changing reality and learning how to better create and capture value for it. Machines are increasingly able to perform the tightly specified, highly standardized tasks that support scalable efficiency more predictably and reliably than humans. As a result, many companies have invested in automating processes—removing people wherever possible—rather than exploring how these tools might better reflect and amplify the business practices of the people who could be deployed to create more value for the business.
...
the temptation for most large organizations is to focus on controlling what they can. Consider the example of 3M, where, in the early 2000s, a new CEO decided to “optimize” R&D by systematically stripping away inefficiencies. [Moi ici: Recordar a estória da caneta] Controls were brought to bear on R&D: Processes were formalized, with forms developed to ensure engineers innovated efficiently and tighten compliance; 3M’s operating margins quickly improved and Wall Street rewarded it. But the company soon found that R&D wasn’t creating new sources of value as effectively as it once had, and not until a new CEO came in to unwind those efforts was 3M able to turn things around, in 2012.

Continua.

Trecho retirado de "Beyond process How to get better, faster as “exceptions” become the rule"

Acerca dos processos (parte I)

"From financial performance metrics to operating and frontline metrics. Financial metrics drive behavior at the top levels of most large organizations today. Yet, these metrics tend to be lagging indicators of performance; they are backward-looking. If you’re serious about getting on an accelerating trajectory, you should identify and rigorously track the relevant leading indicators. [Moi ici: Ainda esta semana numa reunião disse que não interessa ter muitos indicadores, e a empresa tinha e tem, o que interessa é ter os indicadores significativos] Operating metrics are near-term, leading indicators of an organization’s performance. Key operating metrics drive financial metrics and have typically been thought of as measuring the success of a key business process. [Moi ici: Recordar a figura abaixo e o respectivo postal] The connection between operating metrics and frontline activities—and associated frontline metrics—that drive them is generally more immediate and understandable."

Foi isto que eu descobri há muito tempo e me levou a escrever o livro, depois de ter testado o conceito em duas empresas com resultados notáveis. Relacionar o balanced scorecard com a abordagem por processos, para ancorar as mudanças naquilo que é permanente nas organizações, os processos. Recordar o I'll be back!

Continua.

Trecho retirado de "Beyond process How to get better, faster as “exceptions” become the rule"