O tabu

O tema que o Público de hoje aborda em "ADSE tem 650 mil despesas por tratar e há atraso nos reembolsos" é interessante, quer acerca do ponto de vista da abordagem por processos, quer acerca da permanência no sector do Estado de uma mentalidade forjada no século passado, algures no tempo em que Kafka escrevia os seus livros.

Alguma vez ouviram falar do termo reengenharia?

A reengenharia era uma palavra muito em voga no mundo dos negócios nos anos 90. Michael Hammer era o seu principal profeta. Recuemos um pouco mais, recuemos ao tempo em que a eletricidade estava a implantar-se no mundo industrial. Nos postais de 2017, "Reconfiguração" e "Quanto tempo?" escrevo sobre o tempo que as empresas demoraram a mudar os layouts após a chegada da electricidade. 30 a 40 anos depois, do fim do vapor como fonte de energia fabril, as fábricas continuam a ser desenhadas como se ainda tivessem de estar ligadas a um veio central.

A reengenharia nos anos 90 veio fazer o mesmo, mas aos métodos de gestão. A reengenharia propunha que se começasse por uma folha em branco: esqueçam o passado, esqueçam os compromissos actuais, esqueçam as regras que seguem porque sempre foi assim que fizeram e pensem: como é que este preocesso deve ser realizado?

Processos velhos, são processos cheios de autorizações, são processos cheios de transacções acompanhadas de controlos. Controlo da entrega, controlo da recepção, carimbo aqui, verificação acolá. Para mim, o exemplo paradigmático é o dos comboios americanos que só no tempo de Reagan deixaram de ter ajudante de maquinista, quando há dezenas de anos já não era preciso um ajudante para atirar carvão para a caldeira da locomotiva a vapor. BTW, eu ainda me lembro das empresas de transporte terem um motorista e um ajudante de motorista em cada camioneta. O motorista só conduzia.

Nos últimos 30 anos os computadores entraram em força, depois a internet, depois as ferramentas colaborativas, depois ... o que é que estará maduro para a mudança revolucionária?

Voltemos ao artigo do Público:

"A ADSE tem cerca de 650 mil documentos de despesas no regime livre que estão por tratar, sem contar com os que estão por digitalizar, e os atrasos nos reembolsos são “enormes”, um problema que “estrangula e destrói” o subsistema de saúde dos funcionários públicos [Moi ici: O problema]
...
A actual situação decorre em grande parte do facto de a ADSE ter “actualmente 194 trabalhadores quando precisa de 270”,[Moi ici: A solução! Típica para alguém que nasceu e foi formatado no século XX. Mais quantidade a entrar, mais necessidade de gente para processar]"

Nas empresas pequenas, por norma, há sempre falta de pessoas, nas empresas grandes há muito que os ensinamentos da reengenharia foram aplicados, por vezes em demasia. No Estado e nos seus serviços é que é dificil aplicá-los. Imaginem que se aplicava num certo serviço e 20 pessoas ficam redundantes. O que é que se ia fazer a essas pessoas? Como não se podem despedir, ía-se arranjar um problema. Por isso, o melhor é não fazer nada. Recordo que no tempo de Clinton nos Estados Unidos, com a aplicação da reengenharia, a administração pública americana cortou entre 10 a 15% do seu efectivo.

Como seria aplicar a reengenharia aos serviços da ADSE sem tabus?

Desenhar o funcionamento actual da ADSE como um sistema de processos inter-relacionados. Medir o desempenho de cada processo com indicadores, identificar os pontos de entupimento no fluxo, e desenvolver acções para simplificar esses processos. No fim, se calhar não precisariam de mais trabalhadores.

O que se acontecesse seria um problema... e qual é o dirigente da admnistração pública que quer levantar problemas e prejudicar a sua vidinha?

BTW, o mesmo jornal Público há dias trazia estes números sobre o exército português que ilustram o problema do Estado gordo e extractivista que temos:

"em 2018 havia apenas 11.369 praças para um total de 15.643 sargentos e oficiais."

11. Razão de ser de um processo

Qual a razão de ser de um processo? Por que é que ele existe?

Algumas empresas continuam a confundir processos (conjunto de actividades que transformam entradas em saídas) com procedimentos (descrições do que se faz). Assim, quando se olha para o objectivo de um processo às vezes encontra-se uma lengalenga do tipo:

"Este documento descreve o modo como a AAAA procede perante consultas ou encomendas dos seus clientes..."

Repararam?

O objectivo descrito é o objectivo do documento, é o objectivo do papel que descreve o processo!

Prefiro que se comece pelo carácter teleológico de um processo, em que é que ele se projecta, para definir o seu objectivo, a sua finalidade. Há muitos anos descobri um livro na livraria do El Corte Ingles de Lisboa, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”,  do controverso Michael Hammer, onde encontrei uns trechos que nunca mais esqueci:

“First, processes are teleological (from the Greek word telos, meaning "goal' or mission"). That is, they focus on the outcome of work rather than on work as an end in itself. In an organization that pays attention to its processes, everyone in the company understands the why as well as the what of their work. How people are trained and how performance is measured must reinforce the outcome orientation of processes.
 .Second, processes are customer-focused. Thinking in terms of processes compels a business to see itself and its work from the perspective of the customer, rather than from its own.
...Third, processes are holistic. Process thinking transcends individual activities. It concentrates instead on how activities fit together to produce the best outcome—the results that must he delivered to customers. The key goal—superior value for the customer—is achieved when an assortment of warring departments is replaced with a seamless web of collaborators working together for a unified purpose.”

Por exemplo, transformaria o processo Gestão Comercial (ver parte 10 acerca da crítica a este tipo de designação) de uma empresa em dois processos:

• Ganhar contrato (trata da parte das consultas até chegar ao contrato)
• Tratar encomenda (trata da parte das encomendas ao abrigo de um contrato)

Para que é que existe o processo “Tratar encomenda”? 

Reparar como esta abordagem pode ser feita com a folha em branco, não precisamos de saber o que se faz dentro do processo. Qual é a razão de ser do processo, para que é que ele existe?

A resposta pode ser, por exemplo:

• Responder rapidamente às encomendas, sem erros e indo ao encontro do prometido

Quando se procede desta forma, acontece magia. Que indicadores escolheriam para monitorizar a eficácia deste processo? Para confirmar que a razão de existir é cumprida?

• Tempo médio de resposta a uma encomenda;
• Taxa de erros por encomenda;
• Taxa de cumprimento do prazo de entrega;
• Taxa de reclamações e devoluções.

Desta forma evitam-se os indicadores da treta e concentra-se a atenção naquilo que mede a razão de ser do processo.

Uma das minhas missões

Uma das minhas missões profissionais passa por pregar o Evangelho do Valor aos líderes das empresas.

A figura mostra o quanto essa missão é necessária e urgente.

Como se mede a produtividade?

Nota: A figura é de 2006 e hoje usaria outra linguagem. Uma empresa não produz valor. Uma empresa produz valor potencial. Valor é criado pelos clientes quando experienciam progresso na sua vida.

As respostas denunciam uma visão incompleta da produtividade. A produtividade de que os economistas e os engenheiros falam é uma herdada da Revolução Industrial e atingiu o seu apogeu no século XX, com a produção em massa, com a vantagem baseada na escala e crença na eficiência acima de tudo.

Nessa visão a produtividade resume-se a isto:

E como é que se aumenta a produtividade, como é que se aumenta a eficiência (nesta visão as palavras são sinónimas)?

• reduzindo a burocracia e a ineficiência, simplificando procedimentos e processos. E voltamos aos anos 90 e à reengenharia e voltamos à Redsigma;
• automatizando, para reduzir trabalhadores e/ou reduzir o tempo de ciclo;

Quando as empresas reconhecem que não têm competências internas para desenvolver as duas medidas anteriores, muitas recorrem à terceira:

• investir em formação em liderança e gestão

Qual o risco deste investimento? O dessa formação ser dada por membros da tríade, gente com a cabeça no século XX. Basta recordar os profetas da desgraça que diziam em 2011 que as PME portuguesas só poderiam aumentar a sua competitividade se os salários baixassem. Outra designação que dou a essa gente é a de Muggles, gente que só conhece o poder das folhas de cálculo e que sonha com custos e não sabe nem pressente que existe a magia do valor. Gente que está tão concentrada naquele denominador da equação que nem percebe que a solução é o numerador:

Gente que não percebe que o truque, quando não se conseguem vender sapatos a 20€ por serem muito caros, é produzir outro tipo de sapatos e vendê-los a 230€ para outro tipo de clientes noutros tipos de canais ou com outros modelos de negócio.

Reparem se o modelo de aumento da produtividade for concentrado nos custos, no denominador, cada euro poupado terá de ser regateado para aumento de salários. No entanto, se o modelo de aumento da produtividade for concentrado no valor, no numerador, e tendo em conta o Evangelho do Valor, deixa de haver essa guerra do gato e do rato entre produtividade e salários.

Assim, respostas que me satisfariam passariam por exemplo por:

• aumentar preços por subida na escala do valor;
• desenvolver novos produtos/serviços;
• desenvolver novos modelos de negócio;
• aumentar a diferenciação;
• ...

As respostas do artigo do jornal passam por manter constantes as saídas e alterar a forma de as produzir. A minha pregação convida os líderes a alterarem as saídas ou a mudarem a proposta de valor vendendo o mesmo produto noutros mercados.

Imagem retirada de "O que dizem os líderes sobre a economia, o Governo e as suas empresas"

Mais do que um produto, uma experiência, uma relação

Excelente artigo de Jonathan Byrnes... mais um!
.
"Turbocharge Your Value Proposition"

.

Em sintonia com outra mensagem deste blogue:

.

O produto é, cada vez mais, uma desculpa para algo mais importante, proporcionar uma experiência na vida do cliente. E há muitas coisas que podem ser associadas a um produto para criar um "pacote global" muito mais atraente.

.

Ainda ontem, em Coimbra, recordava em conversa, palavras do último livro de Michael Hammer, "The Agenda", o que foi feito a nível da re-engenharia dentro das empresas, terá de ser feito, um dia, entre empresas, entre clientes e fornecedores (B2B).

.
Acabo de conhecer o exemplo da CareMore nos EUA (B2C). Em vez de se resignar a tratar doentes, por que não uma clínica que previne as crises?
.
Idoso pesa-se de manhã em casa e resultados são vistos na hora por alguém na clínica, anormalidade leva a um telefonema e eventual recolha para observação.
.
Casa do idoso é visitada para identificar as n situações que podem proporcionar a queda e, removê-las.
.
Como se chama o capítulo do livro de Slywotzky, "Demand", onde descobri o caso da CareMore?
.
.
.
Hassle Map.
.
Facilitar a vida ao cliente!!! Descobrir o que pode ser feito para além do produto para facilitar a vida ao cliente e melhorar a experiência de uso?

Pólo empresarial da Trofa

Destaco, do artigo "Pólo empresarial da Trofa pode criar 1000 postos de trabalho", assinado por Ângelo Teixeira Marques e publicado no jornal Público de hoje: "O conceito das áreas de localização empresarial é, vincou o economista, mais evoluído do que o dos "parques industriais convencionais e desordenados". Para Augusto Mateus, estes espaços terão tendência a perder clientes para as Áreas de Localização Empresarial, onde as empresas poderão concentrar as suas forças "naquilo em que são boas, na produção". Os restantes serviços - como o tratamento de resíduos, fornecimento de energia e apoio à vida dos empresários e trabalhadores - "devem ser assegurados pela gestão da ALE", argumentou."
Haverá um hotel, espaços verdes, bancos, uma farmácia, uma creche, espaços de restauração e outros serviços", complementou Bernardino Vasconcelos, presidente da Câmara Municipal da Trofa e líder da empresa municipal Trofa Park, que está a promover o projecto."

No início dos anos 90 visitei a casa-mãe da empresa onde trabalhava na altura, estava situada num mega parque industrial, todo dedicado à indústria química. O parque, situado na cidade japonesa de Kashima, comportava cerca de 25 empresas distintas, algumas até concorrentes entre si, a operarem na produção de polímeros (petroquímica, química pesada, química pura e dura).
Recordo-me de ter sido informado que as empresas no parque, usufruíam do tipo de serviços mencionados no artigo do Público, por exemplo: existiam empresas de prestação de serviços de manutenção, com equipas móveis a prestar serviço a várias unidades, cantinas comuns, todo o tratamento de resíduos era feito por uma entidade comum, o tratamento de efluentes idem. Relativamente aos efluentes, lembro-me de me falarem de um sistema de pagamento em função da concentração e caudal do efluente.

No fundo trata-se de uma vertente de aplicação do conceito que Michael Hammer promoveu no seu livro "The agenda", publicado em 2001(?). Depois de aplicar a re-engenharia internamente (e ainda há muito por fazer a este nível nas empresas e sobretudo na Administração Pública - basta recordar que a aplicação de metodologias de gestão na Administração Pública norte-americana, levou ao corte do número de funcionários públicos nos Estados Unidos em cerca de 15-20% durante a administração Clinton), pode e deve-se replicar o conceito na relação com os clientes e com os fornecedores. Se deitar-mos abaixo as paredes que nos separam dos clientes, porque é que o cliente há-de ter armazém de matéria-prima? Porque é que o cliente há-de ter dinheiro enterrado em inventário e instalações? Porque é que o cliente há-de ter pessoal que não gera valor, a pastorear inventário? Porque é que o fornecedor não entrega directamente à produção do cliente? Idêntico pensamento pode ser feito a montante, em relação aos fornecedores. Assim, este projecto parece ir na direcção certa. No entanto, adivinho-lhe uma dificuldade: Como convencer empresas que não estão habituadas a fazer contas, da bondade do projecto? Postal publicado em simultâneo aqui.

The process audit

O número de Abril da Harvard Business Review, traz um artigo de Michael Porter "The Process Audit", onde o autor discorre sobre os processos.

"Companies need to ensure that their business processes become more mature—in other words, that they are capable of delivering higher performance over time. To make that happen, companies must develop two kinds of characteristics: process enablers, which pertain to individual processes, and enterprise capabilities, which apply to entire organizations.


There are five process enablers…
Design: The comprehensiveness of the specification of how the process is to be executed.
Performers: The people who execute the process, particularly in terms of their skills and knowledge.
Owner: A senior executive who has responsibility for the process and its results.
Infrastructure: Information and management systems that support the process.
Metrics: The measures the company uses to track the process’s performance.

…and four enterprise capabilities.
Leadership: Senior executives who support the creation of processes.
Culture: The values of customer focus, teamwork, personal accountability, and a willingness to change.
Expertise: Skills in, and methodology for, process redesign.
Governance: Mechanisms for managing complex projects and change initiatives.

O que considero mais interessante do artigo, até porque está na secção "tool kit", é uma proposta de esquema de classificação do estado de evolução de cada um dos enablers e capabilities.

Por exemplo, para o enabler Design, numa vertente "Context" o autor propõe quatro graus:

P-1: The processes's inputs, outputs, suppliers, and customers have been identified.
P-2: The needs of the process's customers are known and agreed upon.
P-3: The process owner and the owners of the other processes with which the process interfaces have established mutual performance expectations.
P-4: The process owner and the owners of customer and supplier processes with which the process interfaces have established mutual performance expectations.

A abordagem por processos

Alguns trechos sobre processos, retirados do livro "The Agenda - What Every Business Must Do to Dominate the Decade" de Michael Hammer , o capítulo 4 "Put Processes First" pode ser encontrado em parte aqui.

O importante é o todo! Primeiro a organização, depois os processos.

"Process is the way in which the abstract goal of putting customers first get turned into its practical consequences."

"Since we are living in a customer-driven world, it would seem natural for companies to orient themselves around what customers care most about. But a moment’s reflection reveals that customers aren’t at all interested in the activities toward which companies devote most of their managerial energies: the annual budget, the organization chart, the executive succession plan, the compensation program. At most these are only means to an end. Customers care about one thing only: results."

"From the customers’ point of view, a company exists only to create value for them, to provide them with results. Yet in far too many companies, the actual creation and delivery of customer value is not the responsibility of any particular individual. "

"Process is a word now widely used in the business world but often incorrectly. Put most simply, processes are what create the results that a company delivers to its customers. Process is a technical term with a precise definition: an organized group of related activities that together create a result of value to customers. Each word here is important. A process is a group of activities, not just one. For example, filling an order is a process comprised of many activities—receiving and recording the order, checking the customer’s credit, allocating inventory, picking and packing goods, planning the shipment, and making the delivery. No single task creates the desired result. Value is created by the entire process in which all these tasks merge in a systematic way for a clear purpose."

"Finally, processes are not ends in themselves. They have a purpose that transcends and shapes all their constituent activities. We don’t perform order fulfillment to keep ourselves busy; we do it to create the result—goods delivered as requested—that customers care about."