Primeiro, o que é a abordagem por processos?

Primeiro, o que é a abordagem por processos?

A abordagem por processos consiste em olhar para uma organização como sendo constituída por um conjunto de processos que interagem uns com os outros, porque essa é a forma mais eficaz e eficiente de atingir resultados desejados. Enquanto a abordagem tradicional é a de ver uma organização como um conjunto de departamentos.

Resultados consistentes e previsíveis podem ser mais eficaz e eficientemente atingidos quando as atividades são compreendidas e geridas como processos inter-relacionados que funcionam como um sistema coerente sintonizado num propósito comum.

A reengenharia dos processos nos anos 80 e 90 contribuiu para a popularização da abordagem por processos, que foi depois formalizada nos sistemas de gestão da qualidade pela versão de 2000 da ISO 9001.

Adoptar a abordagem por processos promove uma alteração na forma como se vêem as actividades numa organização. Michael Hammer escreveu:

"First, processes are teleological (from the Greek word telos, meaning "goal' or mission"). That is, they focus on the outcome of work rather than on work as an end in itself. In an organization that pays attention to its processes, everyone in the company understands the why as well as the what of their work. How people are trained and how performance is measured must reinforce the outcome orientation of processes.

Second, processes are customer-focused. Thinking in terms of processes compels a business to see itself and its work from the perspective of the customer, rather than from its own.

...Third, processes are holistic. Process thinking transcends individual activities. It concentrates instead on how activities fit together to produce the best outcome — the results that must be delivered to customers. The key goal - superior value for the customer — is achieved when an assortment of warring departments is replaced with a seamless web of collaborators working together for a unified purpose."

Adoptar a abordagem por processos permite melhorar a eficiência operacional. Quando se traduz o que se faz numa organização num conjunto de processos, facilmente se descobrem os pontos mortos, as etapas que consomem demasiado tempo, os by-pass que normalmente trazem problemas. Um processo é um conjunto de verbos, um processo é acção, um processo é fluxo, um processo é um rio com pressa de chegar à foz. Por isso, uso muitas vezes a imagem da água a jorrar de uma torneira para ilustrar o que para mim é um processo. Quando uma empresa ilustra pela primeira vez como funciona, usando a abordagem por processos, normalmente descobre com horror o lado direito da figura que se segue. Em vez de fluxo livre, temos barreiras a seguir a barreiras, constrangimentos e regras que diminuem o fluxo e levantam problemas.

Enquanto a abordagem por processos promove a satisfação dos clientes do processo e a eficiência do processo, a abordagem tradicional, departamental, promove o cumpriento dos objectivos departamentais, por vezes isoladamente do resto da empresa, levando à clássica visão dos silos. 

Uma analogia clássica para o que acontece numa organização sem a abordagem de processo é ver a organização como um conjunto de departamentos, os silos. Silos porque cada silo só contacta os outros silos através do topo. Silos porque cada silo responde a incentivos diferentes e conflituantes. Silos porque não vêem o panorama geral.

Lembro-me de exemplos de empresas onde o departamento comercial fecha vendas não lucrativas porque as vendas são boas para os bónus, mesmo que sejam não lucrativas. Ou as Compras recebem grandes bónus com as poupanças alcançadas, as famosas "savings" enquanto o resto da empresa é atormentado com problemas de qualidade, atrasos ou erros dos fornecedores, ou a Produção está tão focada no cumprimento dos objetivos de eficiência que não se preocupa com os acordos com os clientes, ou o cliente que negociou uma entrega especial, pagou extra por ela, contratou uma equipa para receber e aplicar o que vai receber, e depois a entrega não é feita porque o departamento de Logística é avaliado e premiado com base na capacidade de minimizar os custos de envio.

Com a abordagem de processo, diferentes pessoas de diferentes departamentos trabalham juntas e coordenam-se para alcançar objectivos comuns.

Há tempos estava numa carruagem de comboio e não pude deixar de ouvir a conversa de duas pessoas que trabalhavam numa empresa de serviços ligada ao mundo da criação artística para o marketing de marcas. Foi impressionante a descrição das actividades que eram realizadas descoordenadmente sem a orientação da abordagem por processos, com o consequente desperdício de recursos, o tempo perdido, a insatisfação dos clientes, a insatisfação dos trabalhadores, a margem perdida, a reputação manchada.

Se desenhassem o processo, se identificassem as caixas de decisão e a frequência de decisões que emperram, que atrasam o processo, se calculassem a diferença entre o tempo de ciclo teórico e o tempo de ciclo real ficariam com os cabelos em pé. Como se trata de um serviço, algo abstracto, é mais difícil de apreender. Contudo, quando se desenha um processo ... o serviço torna-se tão concreto quanto um processo de uma empresa manufactureira.

Quando se usa a abordagem por processos é mais fácil:

• trabalhar na determinação dos riscos e oportunidades. Olhando para um fluxograma perguntamos: O que pode correr mal? O que nos pode levar a resultados indesejados?
• determinar as competências necessárias para o desempenho eficaz. Olhando para um fluxograma, identificamos as funções intervenientes, e olhando para cada etapa do processo podemos responder de forma clara às perguntas sobre que conhecimentos, que experiências alguém precisa de ter para realizar autónoma e correctamente uma dada tarefa, parte de uma actividade, parte do processo?
• desenvolver acções de melhoria. Olhando para um ou mais fluxogramas dos processos que contribuem para um resultado a melhorar, podemos localizar onde, em que partes dos processos, ocorrem eventos que prejudicam o desempenho do processo. Ou seja, balizamos a área a investigar e a melhorar. 

Um dos principais problemas que vejo na aplicação da abordagem por processos passa pela deficiente determinação dos processos. E o erro mais comum é confundir processo com departamento. Assim, o que em muitas empresas se chama de processo, é na realidade a descrição de uma série de actividades desempenhadas num departamento. O exemplo clássico é um suposto processo dos Recursos Humanos que lista como se faz:

• a admissão de novos trabalhadores:
• a avaliação do desempenho dos trabalhadores;
• a formação dos trabalhadores;
• as promoções;
• o pagamento de salários;
• a marcação de férias;
• os processos disciplinares;
• faltas e assiduidade;
• demissões;
• legislação laboral;
• despedimentos;
• ...

Qual a relação entre o pagamento de salários e a formação, ou os processos disciplinares?

Por isso, uma das minhas regras é fugir de atribuir nomes aos processos que se relacionem com os nomes de departamentos.

Continua.

O tabu

O tema que o Público de hoje aborda em "ADSE tem 650 mil despesas por tratar e há atraso nos reembolsos" é interessante, quer acerca do ponto de vista da abordagem por processos, quer acerca da permanência no sector do Estado de uma mentalidade forjada no século passado, algures no tempo em que Kafka escrevia os seus livros.

Alguma vez ouviram falar do termo reengenharia?

A reengenharia era uma palavra muito em voga no mundo dos negócios nos anos 90. Michael Hammer era o seu principal profeta. Recuemos um pouco mais, recuemos ao tempo em que a eletricidade estava a implantar-se no mundo industrial. Nos postais de 2017, "Reconfiguração" e "Quanto tempo?" escrevo sobre o tempo que as empresas demoraram a mudar os layouts após a chegada da electricidade. 30 a 40 anos depois, do fim do vapor como fonte de energia fabril, as fábricas continuam a ser desenhadas como se ainda tivessem de estar ligadas a um veio central.

A reengenharia nos anos 90 veio fazer o mesmo, mas aos métodos de gestão. A reengenharia propunha que se começasse por uma folha em branco: esqueçam o passado, esqueçam os compromissos actuais, esqueçam as regras que seguem porque sempre foi assim que fizeram e pensem: como é que este preocesso deve ser realizado?

Processos velhos, são processos cheios de autorizações, são processos cheios de transacções acompanhadas de controlos. Controlo da entrega, controlo da recepção, carimbo aqui, verificação acolá. Para mim, o exemplo paradigmático é o dos comboios americanos que só no tempo de Reagan deixaram de ter ajudante de maquinista, quando há dezenas de anos já não era preciso um ajudante para atirar carvão para a caldeira da locomotiva a vapor. BTW, eu ainda me lembro das empresas de transporte terem um motorista e um ajudante de motorista em cada camioneta. O motorista só conduzia.

Nos últimos 30 anos os computadores entraram em força, depois a internet, depois as ferramentas colaborativas, depois ... o que é que estará maduro para a mudança revolucionária?

Voltemos ao artigo do Público:

"A ADSE tem cerca de 650 mil documentos de despesas no regime livre que estão por tratar, sem contar com os que estão por digitalizar, e os atrasos nos reembolsos são “enormes”, um problema que “estrangula e destrói” o subsistema de saúde dos funcionários públicos [Moi ici: O problema]
...
A actual situação decorre em grande parte do facto de a ADSE ter “actualmente 194 trabalhadores quando precisa de 270”,[Moi ici: A solução! Típica para alguém que nasceu e foi formatado no século XX. Mais quantidade a entrar, mais necessidade de gente para processar]"

Nas empresas pequenas, por norma, há sempre falta de pessoas, nas empresas grandes há muito que os ensinamentos da reengenharia foram aplicados, por vezes em demasia. No Estado e nos seus serviços é que é dificil aplicá-los. Imaginem que se aplicava num certo serviço e 20 pessoas ficam redundantes. O que é que se ia fazer a essas pessoas? Como não se podem despedir, ía-se arranjar um problema. Por isso, o melhor é não fazer nada. Recordo que no tempo de Clinton nos Estados Unidos, com a aplicação da reengenharia, a administração pública americana cortou entre 10 a 15% do seu efectivo.

Como seria aplicar a reengenharia aos serviços da ADSE sem tabus?

Desenhar o funcionamento actual da ADSE como um sistema de processos inter-relacionados. Medir o desempenho de cada processo com indicadores, identificar os pontos de entupimento no fluxo, e desenvolver acções para simplificar esses processos. No fim, se calhar não precisariam de mais trabalhadores.

O que se acontecesse seria um problema... e qual é o dirigente da admnistração pública que quer levantar problemas e prejudicar a sua vidinha?

BTW, o mesmo jornal Público há dias trazia estes números sobre o exército português que ilustram o problema do Estado gordo e extractivista que temos:

"em 2018 havia apenas 11.369 praças para um total de 15.643 sargentos e oficiais."

Lean no estado - cuidado! Pensamento de um cínico (parte II)

Parte I.

Outro exemplo da mentalidade velha que domina o aparelho do estado que nos apascenta:

"As queixas por atrasos no pagamento dos reembolsos da ADSE têm vindo a multiplicar-se desde o início do ano. Na maioria dos casos, os atrasos variam entre os três e os seis meses, avança o Correio da Manhã, este domingo. O instituto que gere o subsistema de saúde dos funcionários públicos reconhece os atrasos e justifica-os com a falta de pessoal.
...
O representante dos beneficiários no Conselho Diretivo da ADSE reconhece alguns atrasos e diz que o tempo de espera é “em média, entre dois meses e dois meses e meio”. Eugénio Rosa justifica a situação com falta de pessoal e salienta: “Não há falta de dinheiro, mas de pessoal. Temos 184 pessoas no quadro. Devíamos ter 265”."

Recordo sempre os primeiros dias em que entrei ao serviço de uma empresa onde estive quatro anos. Quando comecei a empresa teria 240 trabalhadores e produzia 70 mil toneladas. Quando saí, a empresa teria 120 trabalhadores e produzia 105 mil toneladas. Durante esse período, sobretudo na área do pessoal indirecto, a empresa fez uso da tecnologia existente (1989 - 1993) e optimizou processos, reduzindo a necessidade de pessoas. Acabou com a figura dos contínuos que faziam circular o correio internamente, acabou com o funcionário administrativo que atendia os pedidos de dinheiro. No entretanto, na altura instalou o AS400 para ligar a Qualidade, a Comercial, as Compras e a Financeira, por exemplo. E toda uma série de tarefas passaram a ser feitas automaticamente.

Imaginem o que seria aplicar o conceito de re-engenharia aos processo do estado... esquecer o que existe, começar com uma folha em branco, escrever "um cliente com uma necessidade" (obter o pagamento de um reembolso) no extremo esquerdo da folha  e, escrever "um cliente recebe o reembolso" ou "recebemos a confirmação de que o cliente recebeu o reembolso". E sem amarras, sem custos afundados, sem "dívidas organizacionais", desenhar de raiz um circuito rápido, seguro e eficaz entre um extremo e o outro.

Claro que isto nunca irá acontecer porque isso iria pôr em causa os direitos adquiridos de muita gente instalada. No entanto, pensem na quantidade de tecnologia e serviços que foram disponibilizados online nos últimos 10 anos...

BTW, algures no blogue relato o caso da secretaria de uma escola onde foram a uma formação para aplicar a abordagem por processos... sabem o que era processo para eles? Um processo é um dossiê, é um ficheiro em papel... uma comédia que é uma tragédia.


Trechos retirados de "Falta de pessoal provoca atrasos nos reembolsos da ADSE"

Uma das minhas missões

Uma das minhas missões profissionais passa por pregar o Evangelho do Valor aos líderes das empresas.

A figura mostra o quanto essa missão é necessária e urgente.

Como se mede a produtividade?

Nota: A figura é de 2006 e hoje usaria outra linguagem. Uma empresa não produz valor. Uma empresa produz valor potencial. Valor é criado pelos clientes quando experienciam progresso na sua vida.

As respostas denunciam uma visão incompleta da produtividade. A produtividade de que os economistas e os engenheiros falam é uma herdada da Revolução Industrial e atingiu o seu apogeu no século XX, com a produção em massa, com a vantagem baseada na escala e crença na eficiência acima de tudo.

Nessa visão a produtividade resume-se a isto:

E como é que se aumenta a produtividade, como é que se aumenta a eficiência (nesta visão as palavras são sinónimas)?

• reduzindo a burocracia e a ineficiência, simplificando procedimentos e processos. E voltamos aos anos 90 e à reengenharia e voltamos à Redsigma;
• automatizando, para reduzir trabalhadores e/ou reduzir o tempo de ciclo;

Quando as empresas reconhecem que não têm competências internas para desenvolver as duas medidas anteriores, muitas recorrem à terceira:

• investir em formação em liderança e gestão

Qual o risco deste investimento? O dessa formação ser dada por membros da tríade, gente com a cabeça no século XX. Basta recordar os profetas da desgraça que diziam em 2011 que as PME portuguesas só poderiam aumentar a sua competitividade se os salários baixassem. Outra designação que dou a essa gente é a de Muggles, gente que só conhece o poder das folhas de cálculo e que sonha com custos e não sabe nem pressente que existe a magia do valor. Gente que está tão concentrada naquele denominador da equação que nem percebe que a solução é o numerador:

Gente que não percebe que o truque, quando não se conseguem vender sapatos a 20€ por serem muito caros, é produzir outro tipo de sapatos e vendê-los a 230€ para outro tipo de clientes noutros tipos de canais ou com outros modelos de negócio.

Reparem se o modelo de aumento da produtividade for concentrado nos custos, no denominador, cada euro poupado terá de ser regateado para aumento de salários. No entanto, se o modelo de aumento da produtividade for concentrado no valor, no numerador, e tendo em conta o Evangelho do Valor, deixa de haver essa guerra do gato e do rato entre produtividade e salários.

Assim, respostas que me satisfariam passariam por exemplo por:

• aumentar preços por subida na escala do valor;
• desenvolver novos produtos/serviços;
• desenvolver novos modelos de negócio;
• aumentar a diferenciação;
• ...

As respostas do artigo do jornal passam por manter constantes as saídas e alterar a forma de as produzir. A minha pregação convida os líderes a alterarem as saídas ou a mudarem a proposta de valor vendendo o mesmo produto noutros mercados.

Imagem retirada de "O que dizem os líderes sobre a economia, o Governo e as suas empresas"

Pólo empresarial da Trofa

Destaco, do artigo "Pólo empresarial da Trofa pode criar 1000 postos de trabalho", assinado por Ângelo Teixeira Marques e publicado no jornal Público de hoje: "O conceito das áreas de localização empresarial é, vincou o economista, mais evoluído do que o dos "parques industriais convencionais e desordenados". Para Augusto Mateus, estes espaços terão tendência a perder clientes para as Áreas de Localização Empresarial, onde as empresas poderão concentrar as suas forças "naquilo em que são boas, na produção". Os restantes serviços - como o tratamento de resíduos, fornecimento de energia e apoio à vida dos empresários e trabalhadores - "devem ser assegurados pela gestão da ALE", argumentou."
Haverá um hotel, espaços verdes, bancos, uma farmácia, uma creche, espaços de restauração e outros serviços", complementou Bernardino Vasconcelos, presidente da Câmara Municipal da Trofa e líder da empresa municipal Trofa Park, que está a promover o projecto."

No início dos anos 90 visitei a casa-mãe da empresa onde trabalhava na altura, estava situada num mega parque industrial, todo dedicado à indústria química. O parque, situado na cidade japonesa de Kashima, comportava cerca de 25 empresas distintas, algumas até concorrentes entre si, a operarem na produção de polímeros (petroquímica, química pesada, química pura e dura).
Recordo-me de ter sido informado que as empresas no parque, usufruíam do tipo de serviços mencionados no artigo do Público, por exemplo: existiam empresas de prestação de serviços de manutenção, com equipas móveis a prestar serviço a várias unidades, cantinas comuns, todo o tratamento de resíduos era feito por uma entidade comum, o tratamento de efluentes idem. Relativamente aos efluentes, lembro-me de me falarem de um sistema de pagamento em função da concentração e caudal do efluente.

No fundo trata-se de uma vertente de aplicação do conceito que Michael Hammer promoveu no seu livro "The agenda", publicado em 2001(?). Depois de aplicar a re-engenharia internamente (e ainda há muito por fazer a este nível nas empresas e sobretudo na Administração Pública - basta recordar que a aplicação de metodologias de gestão na Administração Pública norte-americana, levou ao corte do número de funcionários públicos nos Estados Unidos em cerca de 15-20% durante a administração Clinton), pode e deve-se replicar o conceito na relação com os clientes e com os fornecedores. Se deitar-mos abaixo as paredes que nos separam dos clientes, porque é que o cliente há-de ter armazém de matéria-prima? Porque é que o cliente há-de ter dinheiro enterrado em inventário e instalações? Porque é que o cliente há-de ter pessoal que não gera valor, a pastorear inventário? Porque é que o fornecedor não entrega directamente à produção do cliente? Idêntico pensamento pode ser feito a montante, em relação aos fornecedores. Assim, este projecto parece ir na direcção certa. No entanto, adivinho-lhe uma dificuldade: Como convencer empresas que não estão habituadas a fazer contas, da bondade do projecto? Postal publicado em simultâneo aqui.

Século XIX em pleno século XXI

Há notícias que revelam um país do final do século XIX... em pleno século XXI.

No DN de hoje:

"os transportadores "estão cansados" de esperar pelas autorizações da Direcção-Geral de Viação (DGV), que chegam a demorar mais de dois meses, depois de terem recebido a promessa que entre dois e cinco dias teriam as licenças para o transporte."

Este é o retrato de um mundo que já não devia existir...

Nas indústrias de bens transaccionáveis, sujeitas a um mercado competitivo global, estas facilidades, estas abébias, começaram a ser cortadas, para fazer face à concorrência, algures nos anos 80.

Foi por causa disto que Hammer, Davenport e muitos outros publicaram artigos, livros e fundaram empresas de consultoria dedicadas à re-engenharia dos processos.

Entre a entrada de um pedido de autorização e a decisão de concessão da autorização, que actividades são realizadas? Quem as executa? Que recursos necessita?

Quanto tempo se demora da actividade 1, para a actividade 2, da 2 para a 3 e assim sucessivamente...

Aplicando o princípio de Pareto, podemos concluir que entre a actividade 2 e a 3 consomem-se quase 40 dias... não precisamos de reformular toda a DGV, o desafio é tornar mais enxuto o fluxo entre as actividades 2 e 3.

Tantos assessores, tantos consultores, tanto simplex e ...

Obliterate or don't try to pave the cow path

Da próxima vez que um ministro, ou um secretário de estado, ou um político da oposição, propuser, ou defender, uma lei qualquer, para remendar algo podre e obsoleto, vou-me lembrar desta citação:
“Rather than embedding outdated processes in silicon and software, we should obliterate them and start over.” (Michael Hammer, “Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate” Harvard Business Review (Julho/Agosto de 1990)