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sexta-feira, janeiro 22, 2016

Acerca da monitorização dos processos (parte VI)

Parte Iparte II, parte IIIparte IV e parte V.
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Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro e no Porto a 10 de Fevereiro (pormenores aqui). 
Inscrições por e-mail em metanoia@metanoia.pt

Outro dos temas que abordaremos no Workshop é o da construção de um bom dashboard:
E porque fugir de dashboards deste tipo que se segue:



terça-feira, janeiro 19, 2016

Acerca da monitorização dos processos (parte V)

Parte Iparte II, parte III e parte IV.
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Consideremos a evolução de um indicador de desempenho:
Um indicador dá-nos um sinal, uma indicação: 
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Temos um problema? Sim ou não?
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No entanto, não nos diz onde está a origem do problema.
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Para isso, é preciso fazer o drill-down!
Medimos os motivos para os tempos de paragem, embora não atribuamos, normalmente, nenhuma meta para o seu desempenho.
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Este é outro tema a abordar no workshop. 
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Na próxima etapa desta série outro tema: o dashboard.
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Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro e no Porto a 10 de Fevereiro (pormenores aqui).


segunda-feira, janeiro 18, 2016

Acerca da monitorização dos processos (parte IV)

Parte Iparte II e parte III.
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E depois de calcular os indicadores, o que fazer com eles?
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Depois, vem a monitorização.
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E com a monitorização vêm três erros muito comuns:

  • não ter uma meta, um referencial;
  • trabalhar com números em tabelas, não se usam gráficos;
  • apresentar apenas o último valor, o último resultado, nada de analisar tendências ou padrões.

No workshop abordamos a nossa experiência sobre como criar as primeiras metas, sobre que tipo de gráficos usar e sobre como interpretar os padrões.
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Na parte V desta série vamos abordar um tipo especial de indicadores, indicadores que normalmente não têm metas associadas mas têm um palavrão inglês associado.

Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Lisboa no próximo dia 20 e em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro (pormenores aqui).

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência IMP01

quarta-feira, janeiro 13, 2016

Acerca da monitorização dos processos

Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Lisboa no próximo dia 20 e em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro (pormenores aqui).

De acordo com a minha experiência, penso que os problemas com a monitorização dos processos podem ser rastreados a 4 causas-raiz:

1. Processos mal definidos

2. Indicadores de espectro muito largo (misturam realidades distintas. Por exemplo, propostas que demoram 3 semanas a preparar com propostas que demoram 3 minutos)
3. Indicadores desligados da estratégia para o negócio
4. Monitorização deficiente, falta de ferramentas para interpretar o que está a acontecer.

segunda-feira, dezembro 28, 2015

Workshop sobre "Indicadores de Monitorização de Processos" (parte II)

Parte I.
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Datas:

  • 20 de Janeiro em Lisboa
  • 27 de Janeiro em Aveiro
  • 10 de Fevereiro no Porto
  • 17 de Fevereiro em Bragança

Recentemente realizei uma auditoria interna ao sistema de gestão da qualidade. Durante a preparação da auditoria, deparei-me com um problema clássico. A empresa tinha definido um processo chamado "Gestão Comercial" (BTW, não vou levantar ondas aqui mas tenho "issues" com este tipo de designação que confunde processos com departamentos. Recordar isto, isto e, sobretudo, isto) com este objectivo:
"Este documento descreve o modo como a AAAA procede perante consultas ou encomendas dos seus clientes..."
Repararam?
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O objectivo descrito é o objectivo do documento, é o objectivo do papel!
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Prefiro que se comece pelo carácter teleológico de um processo, em que é que ele se projecta, para definir o seu objectivo, a sua finalidade. Por exemplo, transformaria o processo Gestão Comercial em dois processos:
  • Ganhar peça nova (trata da parte das consultas)
  • Tratar encomenda (trata da parte das encomendas)
Para que é que existe o processo Tratar encomenda? 
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Reparar como esta abordagem pode ser feita com a folha em branco, não precisamos de saber o que se faz dentro do processo. Qual é a razão de ser do processo, para que é que ele existe?
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A resposta pode ser, por exemplo:
  • Responder rapidamente às encomendas, sem erros e indo ao encontro do prometido
Quando se procede desta forma, acontece magia. Que indicadores escolheriam para monitorizar a eficácia deste processo?
  • Tempo médio de resposta a uma encomenda;
  • Taxa de erros por encomenda;
  • Taxa de cumprimento do prazo de entrega;
  • Taxa de reclamações e devoluções.
Desta forma evitam-se os indicadores da treta.
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Venha fazer-nos companhia no Workshop.
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Objectivos e programa aqui.
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Valor do investimento: 70 €
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Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência IMP01


segunda-feira, dezembro 07, 2015

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte X)

Parte I, parte II, parte III, parte IVparte Vparte VIparte VII,  parte VIII e parte IX.

Por fim, chegamos à última etapa.

7. Monitorizar a viagem para o futuro desejado

Chegados aqui, começa a viagem para o futuro desejado através da implementação das iniciativas estratégicas.
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Durante a viagem, periodicamente, há que monitorizar a evolução, quer da implementação das iniciativas, quer da convergência dos indicadores estratégicos para as metas.
A monitorização das actividades passa sobretudo por estas quatro perguntas:

  • As actividades planeadas estão a ser executadas? (Há derrapagem temporal?)
  • Essas actividades executadas, estão a ser correctamente executadas?
  • Há derrapagem orçamental?
  • É preciso alterar o plano de acção? (alterar datas, alterar recursos, alterar pessoas, alterar métodos?)

Com o recurso às microcharts (entretanto adicionadas ao excel) e a este sítio é possível criar um dashboard a sério:
Uma boa monitorização também requer bons critérios de decisão. Afinal quando é uma mudança do indicador é sinal de mudança real ou mera flutuação estatística? Algumas pistas sobre o tema no final deste postal.

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 - condições na parte I desta série.


Exemplos de aplicação do balanced scorecard com a ISO 9001 em Casos.

quinta-feira, outubro 29, 2015

Workshop sobre "Indicadores de Monitorização de Processos" em Lisboa (parte I)

Na sequência deste texto, "Medição e risco (ISO 9001:2015) (parte II)", sobre a importância da monitorização e medição, recebi uma provocação para retomar um Workshop que animei durante os anos de 2012/13 na APQ.
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Assim, aceitando o desafio, propomos a realização de um Workshop sobre "Indicadores de Monitorização de Processos"  em Lisboa a 20 de Janeiro. Entretanto, procuraremos agendar uma data para o Porto em Fevereiro.

Um Workshop de 7 horas:

Objectivos:
  • Relacionar os processos com a estratégia de uma organização; (recordar o recente "Alinhamento estratégico")
  • Formular o propósito de um processo;
  • Desdobrar indicadores de eficácia a partir do propósito de um processo;
  • Desdobrar indicadores de eficiência a partir do fluxograma de um processo;
  • Identificar indicadores de quantidade relevantes para um processo;
  • Construir um circuito de monitorização de processos;
  • Construir um painel de bordo para monitorização dos processos.
Programa:
  1. Indicadores e processos – indicadores ajudam a responder a perguntas
  2. Tipos de indicadores – eficiência, quantidade e eficácia; finalidade de um processo
  3. Fluxograma de um processo – indicadores de eficiência
  4. Identificação e designação de um processo
  5. Abordagem por processos e modelação do funcionamento das organizações
  6. Relacionar estratégia, processos e indicadores
  7. Monitorização de indicadores – drill-down; erros mais comuns; plano de monitorização, painel de indicadores, controlo estatístico do processo
Destinatários:
Directores, Gestores de Processos, Líderes de Projectos de Melhoria, Gestores da Qualidade, Ambiente e Segurança e outros Gestores interessados na implementação de Metodologias/Ferramentas/Filosofias ligadas a estas temáticas

Investimento:
70€

sexta-feira, junho 12, 2015

"quem pratica e não teoriza, só repete"

Um exercício interessante, o pensamento de Jorge Jesus sobre o futebol e o paralelismo com as empresas:
"A teoria é a reflexão da prática: quem pratica e não teoriza, só repete. E quem repete não evolui. Quando vou para casa, vou sempre a pensar no que aconteceu.”
Quantos empresários só repetem? Quantas chefias só repetem? Quantos trabalhadores só repetem?
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No futebol há o jogo e o pós-jogo. Ganha-se ou perde-se.
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E nas empresas? Quando se olha para trás e se avalia o que se fez e os resultados obtidos? Quando se avaliam os riscos e oportunidades e se perspectiva o futuro? Quando se decide fazer experiências para testar novas formas de trabalhar? Como se medem os resultados? Com que frequência? Quem os calcula? Quem os analisa?
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Há demasiada gente que se condena a repetir, que se limita a seguir modelos que resultaram no passado, se é que resultaram, e não abraça a possibilidade de fazer diferente, de evoluir, porque não há tempo para pensar, porque não há tempo para decidir.
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“Começo sempre por uma ideia pela forma como olho para o jogo e pela forma como quero que a minha equipa jogue, no processo ofensivo e defensivo”, afirma, dando depois o passo seguinte: “Trabalho a equipa por sectores, individuais e colectivos, trabalho os jogadores na componente individual. Depois começamos a trabalhar entre sectores colectivamente.”
Quantos empresários e gestores têm este exercício de abstracção feito e, têm identificado e estudado o seu modelo de jogo, o seu modelo de negócio?
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Sem a identificação e a tomada de consciência que uma empresa segue, bem ou mal, um modelo de jogo, é como se uma empresa só tivesse uma vida, a actual, a servir clientes de uma certa maneira. Com a consciência de que se segue um modelo de negócio e de que há várias possibilidades, várias alternativas, as empresas podem ganhar nova vida, experimentando novas combinações.

Trechos retirados de "Filosofia de jogo. O futebol pelos olhos de Jesus"

sábado, fevereiro 21, 2015

"results drive engagement" (parte II)

Parte I.
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Por que é que um balanced scorecard é útil para a execução de uma estratégia?
"The third discipline is to make sure everyone knows the score at all times, so that they can tell whether or not they are winning.
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This is the discipline of engagement.
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Remember, people play differently when they are keeping score. The difference in performance between a team that simply understands their lead and lag measures as a concept, and a team that actually knows their score, is remarkable. If the lead and lag measures are not captured on a visual scoreboard and updated regularly, they will disappear into the distraction of the whirlwind. Simply put, people disengage when they don’t know the score. When they can see at a glance whether or not they are winning they become profoundly engaged.
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Great teams know at every moment whether or not they are winning. They must know, otherwise, they don’t know what they have to do to win the game. A compelling scoreboard tells the team where they are and where they should be, information essential to team problem solving and decision making.
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That’s why a great team can’t function without a scoreboard that compels action. Without it, energy dissipates, intensity lags, and the team goes back to business as usual.
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Remember that you are always competing with the whirlwind and it’s a tough adversary. Without a visible scoreboard, the WIG and lead measures could be forgotten in a matter of weeks, if not days, in the constant urgency of your day-to-day responsibilities."

Trechos retirados de "The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals" de Chris McChesney, Sean Covey e Jim Huling.

sexta-feira, fevereiro 20, 2015

"results drive engagement"

Muitas vezes nas empresas pedem-me para sensibilizar pessoas, para que aumente o seu compromisso pessoal com o desempenho da empresa.
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A sensibilização até pode resultar no curto-prazo; contudo, mais tarde ou mais cedo volta a esmorecer.
"Many believe that engagement drives results, and so do we. However, we know now, and have witnessed consistently over the years, that results drive engagement. This is particularly true when the team can see the direct impact their actions have on the results. In our experience, nothing affects morale and engagement more powerfully than when a person feels he or she is winning."
Recordei logo o impacte que teve em mim o começar a usar o Endomondo para acompanhar o meu jogging. Em 4 meses passei dos 40 km por semana para os 110 km por semana, fruto de uma espiral motivadora gerada pela monitorização dos resultados e pela vontade de fazer mais, de testar limites.
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E na sua empresa como é?
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O que se mede?
É relevante para a estratégia da empresa?
É comunicado às pessoas?
É monitorizado com que frequência?
As pessoas sabem como podem influenciar o resultado do que se mede?
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Será que podemos ajudar?

Trechos retirados de "The 4 Disciplines of Execution: Achieving Your Wildly Important Goals" de Chris McChesney, Sean Covey e Jim Huling.

sábado, dezembro 28, 2013

Acerca da monitorização do desempenho das organizações

Algumas reflexões interessantes sobre a monitorização do desempenho das organizações em "Measuring Organizational Performance as a Dependent Variable: Towards Methodological Best Practice":
"Implication 1: Measuring performance requires weighing the relevance of performance to focal stakeholders.
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Organizations are heterogeneous in their resources and capabilities and how and where they choose to use them. At the most basic level, small and large firms are likely to perform in quite different manners. Although linked by competition, these firms have very different resources and strategies. Evidence suggests that large organizations use both financial and nonfinancial performance measures, but favor financial measures. (Moi ici: Nem de propósito, em linha com "Concentram-se nos custos") Very small firms also use both financial and non-financial variables to measure their performance. In a cross-country survey, Laitinen and Chong found that small Finnish companies focused on profitability, product margins, customer satisfaction and liquidity. Small UK companies were similar, giving less emphasis to overall profitability but also weighing debt levels highly. This evidence supported earlier findings by Davig and colleagues that product performance is more prominent in the evaluation of performance for small firms.
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Performance itself is likely to be somewhat firm specific: as the strategic choices a firm makes will dictate which performance measures will reflect the latent performance construct. Understanding how different independent variables link to a dependent performance variable is then no longer trivial. Assuming away this dimensionality will lead to misdirected or biased measurement.
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The relationship between measures and performance is also influenced by which measures the firm uses internally and how these are embedded into incentive and control systems within the firm; e.g., the firm’s own key performance indicators (KPIs).
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Implication 2: Measurement of performance must take into account heterogeneity of environments, strategies and management practices.
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A number of empirical studies have confirmed that performance itself does not persist indefinitely. This warns against the adoption of short or medium term measures, as these can be heavily biased by random fluctuations.
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Implication 3: Measurement of performance requires an understanding of the time series properties relating organizational activity to performance.
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Implication 5: Measurement of performance requires an understanding of the relationship between measures.(Moi ici: E pensa-se logo no mapa da estratégia)"
Recordar "Não existem BSCs tipo-template"

quarta-feira, setembro 18, 2013

Acerca da estratégia e do BSC

"According to Harvard Business Review the top reason that strategic plans fail to yield their intended revenue projections is inadequate resources. New ideas are approved but not funded appropriately. Probably because they didn’t do their homework and don’t want to invest much. Even more likely they didn’t know where to find the funds because they didn’t identify anything to STOP doing.
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Your true strategy is how you spend your money. So if after a strategic plan you are still funding everything from before and then trying to add new initiatives, chances are that you really haven’t committed to the strategy. The new ideas die from starvation.
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Another reason is that the initiative is pursued in a seat-of-the-pants fashion and not planned. In this instance, communication and alignment are often not effective, and derail the project. Strategy’s role is to focus the organization not to create a free-for-all of a bunch of new projects–one for every function–that are not coordinated across the organization for maximum impact."
Trecho retirado de "Strategic Planning Tip: How to Prioritize for Profitability"
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Impossível não recordar os textos de Roger Martin sobre estratégia, publicados ao longo deste ano. Estratégia não é adivinhação, estratégia não é redução de incerteza, estratégia é concentração e foco, para alinhar recursos numa alternativa para o futuro.

Agora, traduzir uma estratégia num mapa da estratégia, gerar um BSC que permita monitorizar a evolução do desempenho e, promover a transformação que fará executar a estratégia e atingir as metas, através de um conjunto de iniciativas que esclarecem:
  • o que fazer?
  • por quem?
  • até quando?
  • quanto custa?
BTW
"And know what? Uncertainty is a bitch. It plagues every plan you hatch, and it eats away at any attempt for peace of mind."
 Daí a importância da monitorização, o caminho para o futuro não é
uma linha recta, é preciso estar atento e ir afinando as coisas.

    sexta-feira, setembro 06, 2013

    Tão familiar...

    "Let me begin by describing a fairly typical meeting from one of my consulting clients, a large company. Senior management had gathered to make decisions about what to include in the next version of its product. As part of the company’s commitment to being data-driven, it had tried to conduct an experiment on pricing. The first part of the meeting was taken up with interpreting the data from the experiment.
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    One problem was that nobody could agree on what the data meant. Many custom reports had been created for the meeting; the data warehouse team was at the meeting too. The more they were asked to explain the details of each row on the spreadsheet, the more evident it became that nobody understood how those numbers had been derived.
    ...
    Listening in, I assumed this would be the end of the meeting. With no agreed-on facts to help make the decision, I thought nobody would have any basis for making the case for a particular action. I was wrong. Each department simply took whatever interpretation of the data supported its position best and started advocating on its own behalf. Other departments would chime in with alternative interpretations that supported their positions, and so on. In the end, decisions were not made based on data. Instead, the executive running the meeting was forced to base decisions on the most plausible-sounding arguments.
    .
    It seemed wasteful to me how much of the meeting had been spent debating the data because, in the end, the arguments that carried the day could have been made right at the start. It was as if each advocate sensed that he or she was about to be ambushed; if another team managed to bring clarity to the situation, it might undermine that person, and so the rational response was to obfuscate as much as possible. What a waste."

    Trechos retirados de "The Lean Startup" de Eric Ries.

    terça-feira, maio 14, 2013

    "You have to play what’s in front of you"

    Uma excelente metáfora "Management vs Tonga"
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    Primeiro, recordar que este blogue é mantido por um fan do balanced scorecard. Alguém que acredita no poder que a monitorização de indicadores alinhados com uma estratégia, pode dar a uma empresa.
    "Now, in certain contexts, exclusively quantitative measurements are powerful decision aids, but we fall into trouble when we extend the context inappropriately, yet still maintain our absolute belief in the power of quantitative measurement.
    ...
    Fast forward to a tour of the Antipodes commencing with an opening game in Tonga. The 80 minute game was terminated after half an hour as we ran out of substitute players. We were just as fast, just as motivated as they were but we were also lighter by an average of 15 kg per player. The picture at the top says it all.
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    We did not adjust. We had statistics on our side; we just had to try harder - and ultimately we failed. We had stuck to our plan because we were confident that measurements were tied to the cause and effect of success, and we refused to play what was in front us.
    ...
    Now, I often no longer provide the intellectual argument. Intellectual stimulation provokes thought, emotional stimulation provokes action.
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    Sometimes you need to let the management team play the Tongans.
    ...
    In my experience running this exercise, it reveals to senior management the real power of narrative research, (Moi ici: Daí a importância do mapa da estratégia) and then prompts further discussion on the potential danger of making a measure a goal, and how measurement and flexibility should always be in harness. You have to play what’s in front of you."



    quarta-feira, março 27, 2013

    Cuidado com os defensores dos mitos

    Um excelente texto, "When myths triumph over metrics", sobre a importância de ter um algoritmo (uma estratégia para a tomada de decisões), de estabelecer formas menos subjectivas (indicadores) de análise dos resultados reais versus os resultados desejados e rever o algoritmo.
    "Making decisions based on data does not guarantee success every time. It only gives you a reproducible and refinable system that helps you make better and informed decisions based only on metrics you set forth and devoid of any cognitive biases. The system can be simple or complex. Use as few variables or as many as possible. Could be deterministic or probabilistic. It is far superior to decisions based on myths.
    ...
    Recognize the reproducibility of metrics driven approach and our ability to continuously question the data and keep refining it.
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    Recognize the fact that there were many thousands that filled out the bracket using their own myths and biases and just by sheer luck some are going to be correct. We cannot treat their success of those standing as triumph of gut over mind."
    Curiosamente sinto que os media dão cada vez mais espaço de  opinião a crentes e defensores de mitos.

    BTW:
    "Vítor Gaspar apresentou a implementação do programa como um sucesso, mas admitiu que, "para ser transparente", tinha de explicar que "nem tudo aconteceu de acordo com o planeado.""

    quarta-feira, maio 23, 2012

    Balanced Scorecard e alinhamento estratégico das pessoas

    Nos tempos que correm, tempos de mudança, tempos de construção de oportunidades, tempos de transformação, em muitas empresas levanta-se a questão, por vezes com um toque de quase desespero:
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    “Why don’t more employees do what they are supposed to do?” (Moi ici: Isto supondo que a Gestão de Topo tem uma estratégia nova e decidiu implementá-la. Pode não a ter e querer, irracionalmente, que a repetição daquilo que se fazia no passado dê os mesmos resultados a que estava habituada)
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    Seguramente que em muitos casos a resposta passa por:
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    “Author and consultant William Schiemann might have part of the answer — only 14% of the organizations he polled report that their employees have a good understanding of their company’s strategy and direction.”
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    Por que é que isto acontece? O que pode estar na base desta incompreensão da estratégia e direcção de uma empresa, por parte dos seus trabalhadores?
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    he identifies six gaps that get in the way of organizational alignment. While each factor on its own isn’t enough of a problem to explain the overall poor alignment figure, Schiemann believes that it is the cumulative effect of each gap that explains the overall misalignment.”

    Schiemann propõe um conjunto de 7 passos para colmatar esta lacuna:

    “1.Develop a clear, agreed-on vision and strategy.
     2.Translate the vision and strategy into clear, understandable goals and measures.
     3.Include and build passion for the vision, strategy, goals among those who are implementing them.
     4.Provide clarity regarding individual roles and requirements and link them across the organization.
     5.Make sure that people have the talent, information, and resources to reach the goals.
     6.Give clear, timely feedback on goal attainment.
     7.Provide meaningful incentives to encourage employees to develop or deploy sufficient capabilities to achieve the goals.”
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    Com base neste exemplo (páginas indicadas a seguir) vamos fazer a nossa demonstração sobre como um balanced scorecard da 3ª geração, associado à abordagem por processos, permite operacionalizar os passos acima descritos.
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    A. Modelar o funcionamento da empresa com base na abordagem por processos. Um mapa de processos é uma fotografia da empresa, um modelo sobre como funciona, sobre como serve os seus clientes-alvo. Cada processo é um conjunto de actividades que transformam entradas em saídas. Cada processo pode ser caracterizado, descrevendo o que se faz, por quem e quando. E podemos pensar que os resultados actuais são um produto perfeitamente natural deste modelo.
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    B. Descrever o ecossistema da procura. Quais os intervenientes, quais os actores no exterior com quem a empresa interage (clientes-alvo, prescritores?, reguladores? financiadores? pagadores?) (página 1). Para quem trabalhamos? A quem servimos? Identificados os intervenientes, responder à pergunta: Por que quererão trabalhar connosco? O que lhes vamos oferecer de diferente? (páginas 2 e 3)
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    C. Desenhar o mapa da estratégia (página 7). (passo 1 de Schiemann). Uma ferramenta fundamental para a comunicação interna. Permite descrever a estratégia da organização, permite responder à dúvida: “Por que é que a nossa empresa tem hipótese de ter sucesso?” Permite mostrar como é que o esforço conjunto e simultâneo de várias pessoas na empresa pode fazer a diferença no mercado, como resultado das relações de causa efeito. (passos 3 e 4 de Schiemann).
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    D. Definir indicadores associados ao mapa da estratégia (página 8). ). (passo 2 de Schiemann).
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    E. Construir iniciativas estratégicas capazes de transformar a empresa para a pôr a produzir os resultados desejados (as metas) no futuro desejado. (página 16). Ao relacionar as iniciativas estratégicas com os processos (de A): (passos 4, 5 e 7 de Schiemann).
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    F. Monitorizar os indicadores e o progresso da execução das iniciativas estratégicas (página 17). (passos 6 e 7 de Schiemann).
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    Agora, se repararmos na figura… está cá tudo!
    • estratégia 4
    • indicadores alinhados com a estratégia 
    • estratégia traduzida em projectos relacionados com os processos. Processos relacionados com pessoas e funções 4
    • metas associadas aos indicadores 4
    • iniciativas descrevem o que cada um tem de fazer, definem responsabilidades 4
    • monitorização e recompensas 4

    Trechos retirados de "Only 14% of employees understand their company’s strategy and direction"

    sexta-feira, abril 20, 2012

    Os indicadores também ficam obsoletos

    Ontem, no âmbito de uma acção de formação, a certa altura, contaram-me o caso de um indicador que é usado por uma organização há muitos e muitos anos. Entretanto, o mundo mudou, os pressupostos em que se baseava o indicador alteraram-se radicalmente e, no entanto, o indicador continua a ser calculado e utilizado para tomar decisões... como se nada se tivesse passado.
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    Imaginem um indicador composto que é usado para medir a actividade económica do país com base na produção, por exemplo, de PVC na única fábrica que existe em Portugal. Até 1986, ano de adesão à CEE, era anti-económico pagar taxas alfandegárias brutais para importar uma commodity quando se podia comprar o produto em Portugal. Depois de 1986, o mercado ficou liberalizado, só em Espanha haviam 4 fábricas, em França 6 ou /, na Alemanha, na Holanda, em Itália, ... imaginem continuar a usar esse indicador para tirar conclusões sobre a actividade económica em Portugal.
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    Escrevo isto porque foi o que me veio à mente quando li:
    "As vendas a retalho na Alemanha diminuíram inesperadamente em fevereiro, registando uma quebra de 1,1% em termos reais relativamente ao mês anterior, o que vem deteriorar as expetativas de que o consumo privado venha apoiar a maior economia da Europa no primeiro trimestre.
    O indicador notoriamente volátil caiu em quatro dos últimos cinco meses, contrastando com as expectativas de que o retalho se mantivesse positivo face a um mercado laboral robusto. Os economistas consultados pela Reuters previam que as vendas a retalho subissem 1,2% em termos mensais.
    «A tendência tem sido fraca há já algum tempo, o que certamente resume-se ao fato das famílias ainda não acreditarem numa solução sustentável para a crise na Zona Euro», afirmou Christian Schulz do Berenberg Bank."
    Até que ponto não estão a seguir um indicador (vendas a retalho) que já está obsoleto? Quando é que o efeito das compras online vai começar a enganar os analistas?
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    Depois de ter escrito isto fiquei com curiosidade em saber quais os números das vendas online na Alemanha. Pesquisei no Google "online sales Germany" e rapidamente cheguei a isto "Online trade in Germany increased sales by 18 percent in the first quarter of 2012".
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    quarta-feira, abril 11, 2012

    Podemos entrar numa roda livre...

    Um dos temas que abordo no final da formação sobre "Indicadores de Monitorização de Processos" encontra-se retratado no livro "Thinking, Fast and Slow" de Daniel Kahneman:
    "Our predilection for causal thinking exposes us to serious mistakes in evaluating the randomness of truly random events.
    ...
    "We are pattern seekers, believers in a coherent world, in which regularities ... appear not by accident but as a result of mechanical causality or of someone’s intention. We do not expect to see regularity produced by a random process, and when we detect what appears to be a rule, we quickly reject the idea that the process is truly random. Random processes produce many sequences that convince people that the process is not random after all. You can see why assuming causality could have had evolutionary advantages. It is part of the general vigilance that we have inherited from ancestors."
    Deming chamava ao fenómeno "tampering" e a experiência do funil ilustra o seu efeito na inflação da variabilidade de um sistema.
    .
    Quando monitorizamos o desempenho de um sistema somos tentados a procurar explicações causais para variações perfeitamente aleatórias, logo, muito facilmente, podemos entrar numa roda livre, numa actuação esquizofrénica destinada a remover todo o sintoma de variação... contudo, a variação faz parte dos sistemas normais.
    .
    Por isso, recomendo o uso das cartas de controlo.

    domingo, abril 01, 2012

    Cuidado com os pregos no caixão (parte II)

    Parte I.
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    Já em tempos apresentei aqui este vídeo:

    Aqui explicado por um dos autores da experiência:


    A instrução que recebemos, contar o número de passes da equipa com camisola branca, foca a nossa atenção nessa tarefa.
    Essa concentração, muitas vezes, impede-nos de ver o que se está a passar na realidade.
    .
    Nós não vemos a realidade, nós vemos a representação que construímos da realidade... se a nossa representação é construída com base em pressupostos que deixaram de ser válidos, então, a nossa representação deixará de ser útil, deixará de ser válida e vamos ter um problema.
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    Talvez por isso, nas organizações, estes tempos sejam terríveis para os incumbentes, para os líderes, para as estruturas desenhadas para responder a outros tempos (BTW, esta história é sintomática "Condutor recebeu cheque de 20 cêntimos como troco de portagem" e reparem no pormaior dos 2 meses)
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    Em que indicadores é que a sua empresa concentra a sua atenção? E ao fazê-lo, o que fica de fora? O que pode ficar de fora?
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    Acredito que as organizações precisam de indicadores para medir e monitorizar o desempenho. Contudo, quando o mundo muda, quando os pressupostos sobre o qual as organizações construíram, consciente ou inconscientemente, o seu modelo de negócio mudam... há o risco de continuar a medir algo que já não faz sentido, há o risco de ignorar algo que não aparece nos radares (indicadores tradicionais).
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    Os indicadores que a sua empresa acompanha, baseiam-se numa estratégia? Essa estratégia continua válida?
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    Testa periodicamente a validade dessa estratégia?
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    Quantos gorilas lhe estão a passar ao lado?

    segunda-feira, março 26, 2012

    Mas quando se mede...

    Quando não se mede...  pode acontecer isto.
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    Mas quando se mede... pode acontecer isto:
    Os indicadores que se medem não estão sintonizados com a estratégia da organização. Por isso, desviam as atenções do que é essencial.
    Os indicadores podem ser muito bonitos mas não revelam o que é interessante. Por isso, não captam a atenção de quem decide.
    Os indicadores podem estar a ser medidos e analisados com uma frequência que não permite reagir a tempo quando é necessário... já é tarde demais.
    Os indicadores podem estar a ser medidos e analisados mas ninguém toma decisões, ou ninguém muda algo que precisa de ser mudado.
    Os indicadores podem estar a ser medidos e analisados... mas sem regras de interpretação facilmente se passa de bestial a besta em 30 dias num carrossel de emoções.
    Não chega medir... medir o quê, com que frequência, com que regras de interpretação, para tomar decisões  que chegam ao terreno.