Visualizar os dados

A preparar-me para este webinar "Measurement, analysis, and improvement according to ISO 9001:2015" comecei por ir ao mestre, "Stephen Few on Data Visualization: 8 Core Principles":

"Compare - We need to be able to compare our data visualizations side by side. We can't hold the details of our data visualizations in our memory - shift the burden of effort to our eyes.

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Explore - Data visualization tools should let us just look. Not just to answer a specific question, but to explore data and discover things.

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Ask why - More than knowing "what's happening", we need to know "why it's happening". This is where actionable results come from.

Be skeptical - We too rarely question the answers we get from our data because traditional tools have made data analysis so hard. We accept the first answer we get simply because exploring any further is tool hard."

Depois assisti a este webinar "The Seven Ingredients in Every Great Chart" por Nick Desbarats. Acerca do terceiro ingrediente:

"when we're creating a chart we're trying to find the overall best way of visualizing the data but that's not enough, you also have to know what you're trying to say about the data

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this is something that a lot of people don't understand is that designing a chart without knowing specifically what insight or what answer we're trying to communicate about the data it's like designing a building without knowing what it's for right is it going to be condos or a hospital or a warehouse or you know hotel because obviously the purpose of the building is going to influence its design significantly right and a lot of people just think oh i look at the data and i figure out the best way to visualize the data without ever thinking about what am i trying to say about the data but as we just saw if you haven't figured out what you're trying to say about the data well essentially"

Complementado com este artigo "The biggest misconception in data visualization":

"That’s the harsh reality of data visualization that few people seem to realize: Charts never ‘show the data’, they always just say a few specific things about the data. Different ways of visualizing the same dataset make different insights about that data more obvious, less obvious, and not visible at all. Yes, it would be awesome if we could make charts that ‘just show the data’, i.e., that make all possible insights obvious or that answer all possible questions that readers might have about the data, but those charts don’t exist.

“Why not?”

Well, if we try to create a chart that makes all possible insights obvious or that answers all possible questions that readers might have about the data, we’ll always end up with a ‘spaghetti chart’"

E ainda acerca do uso de tabelas para mostrar os dados

"Well, tables do ‘just show the data’ without saying anything about the data. Indeed, tables don’t make any insights obvious at all. 

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Tables are also many times slower to consume than graphs and require a lot more cognitive effort to process, which substantially increases the risk that readers won’t get the insights they need from a table—or will just skip over it altogether—because it requires too much cognitive effort to consume. In most situations, then, saying a few things about the data (i.e., showing a graph) is far more useful than saying nothing about the data (i.e., showing a table)."

Um bom exemplo

Hoje, um bom exemplo do uso de sparlines ou microcharts.

Um grande número de gráficos num pequeno espaço.

Imagem retirada da revista "The Economist" de 8 de Agosto último.

Recordar "Uma alternativa barata e flexível" ou "Microcharts" ou "Acerca da monitorização".

Por favor, evitar gráficos de queijo!!!

Recordar "Acerca do uso dos gráficos de queijo"

Que esforço é preciso fazer para conseguir comparar os dois semestres? Com que resultados?

Por favor, evitar gráficos de queijo em nome da transparência e compreensão da informação.

Imagem retirada do JdN de hoje.

Acerca do uso dos gráficos de queijo

A propósito desta foto e do uso deste tipo de gráfico:

• Save the Pies for Dessert
• A Pie in the Face for Information Visualization Research
• Why You Shouldn't Use Pie Charts In Your Dashboards And Performance Reports
• Why you shouldn’t use pie charts - Tips for better data visualization

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte X)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII,  parte VIII e parte IX.

Por fim, chegamos à última etapa.

7. Monitorizar a viagem para o futuro desejado

Chegados aqui, começa a viagem para o futuro desejado através da implementação das iniciativas estratégicas.
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Durante a viagem, periodicamente, há que monitorizar a evolução, quer da implementação das iniciativas, quer da convergência dos indicadores estratégicos para as metas.

A monitorização das actividades passa sobretudo por estas quatro perguntas:

• As actividades planeadas estão a ser executadas? (Há derrapagem temporal?)
• Essas actividades executadas, estão a ser correctamente executadas?
• Há derrapagem orçamental?
• É preciso alterar o plano de acção? (alterar datas, alterar recursos, alterar pessoas, alterar métodos?)

Com o recurso às microcharts (entretanto adicionadas ao excel) e a este sítio é possível criar um dashboard a sério:

Uma boa monitorização também requer bons critérios de decisão. Afinal quando é uma mudança do indicador é sinal de mudança real ou mera flutuação estatística? Algumas pistas sobre o tema no final deste postal.

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 - condições na parte I desta série.


Exemplos de aplicação do balanced scorecard com a ISO 9001 em Casos.

Acerca de bons gráficos

Quando se tem um balanced scorecard, quando se segue um conjunto de indicadores é fundamental não cometer um dos pecados capitais da monitorização, é fundamental olhar para gráficos e não só para tabelas de números (recordar os três erros mais comuns na apresentação de resultados).
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Com Stephen Few e Eduard Tufte aprendi algumas regras importantes a seguir acerca dos gráficos.
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Em "Real Chart Rules to Follow" reencontramos algumas dessas regras.

Uma alternativa barata e flexível

Desde há muito que exponho aqui no blogue a minha opinião sobre o software que se encontra por aí para apresentar os resultados dos indicadores do balanced scorecard. Por exemplo, basta recordar "BSC e software" e os 3 erros mais comuns na apresentação de resultados.

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Pois bem, com o auxílio desta macro "Sparklines for Excel (R)" conseguem-se fazer pequenas maravilhas:

Muito mais interessante que as microcharts (sparklines) que vêm incorporadas com o Excel 2010.

Sugestões para elaborar painéis de indicadores por processo (parte II)

Continuado daqui.

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Consideremos um outro processo, para reforçar esta ideia dos gráficos de apoio à leitura dos indicadores, por exemplo, para um processo “Tratar avaria”:

Para o qual podemos equacionar os indicadores:

Se o tempo de paragem por avaria for muito elevado, para quem toma decisões era importante ter à mão gráficos como, por exemplo:

• Tempo de paragem por avaria por máquina;
• Tempo de paragem por avaria por motivo;
• Distribuição dos tempos de paragem por motivo;
• Tempo de paragem por avaria por turno.

Ou se o custo acumulado com as avarias for muito elevado, para quem toma decisões era importante ter à mão gráficos como, por exemplo:

• Custo das avarias por máquina;
• Custo das avarias por motivo;
• Distribuição dos custos de avaria por motivo

Sugestões para elaborar painéis de indicadores por processo (parte I)

Uma organização é um sistema, um ser vivo único.

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Esse sistema pode ser representado, sempre de forma imperfeita, como um conjunto de processos inter-relacionados e inter-actuantes.
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Um processo tem de ser objecto de monitorização (sempre) e de medição (sempre que possível) basta ler a primeira cláusula da ISO 9001:2008:

Ao reflectir sobre como medir o desempenho de um processo devemos sempre começar pelo objectivo, pela finalidade do processo. Para que é que existe o processo?
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Consideremos o exemplo de um processo que trata as reclamações que chegam a uma empresa e da finalidade escolhida pela gestão dessa empresa. Sublinho escolhida pois é uma decisão de gestão, não há nenhuma regra uniformizadora que obrigue a um dado conjunto de indicadores.

Se esta é a finalidade do processo, então, a empresa tem de arranjar uma forma de medir até que ponto está a evoluir no cumprimento dessa finalidade. Nenhuma afirmação, ou proposta da finalidade deve ficar em branco sem uma forma de ser medida ou acompanhada, sob pena do processo entrar em roda livre e não haver informação, não haver qualquer sinal de aviso em tempo útil.

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Assim, podemos propor:
Uma vez definidos os indicadores o passo seguinte passa por planear o seu cálculo, por isso, proponho o preenchimento de uma tabela como a que se segue:

A tabela a que chamo PLANO DE MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO DO PROCESSO responde às questões:

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Quando medir? Qual a frequência de cálculo para cada um dos indicadores.
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Quem mede? Qual a função responsável pelo cálculo de cada um dos indicadores, no limite cada indicador de um processo pode ser calculado por uma função diferente.
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O passo seguinte está relacionado com a apresentação dos resultados para quem quiser analisar e tomar decisões sobre o desempenho do processo, para implementar as acções necessárias para atingir os resultados planeados e a melhoria contínua.
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Os três erros mais comuns na apresentação de resultados (segundo Mark G. Brown no livro “Keeping Score - using the right metrics to drive world-class performance”) são:
• Usar tabelas em vez de gráficos;
• Apresentar apenas o último resultado; e
• Não ter um referencial, uma meta, para a tomada de decisões.
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Outro erro que se comete muitas vezes (segundo Stephen Few no livro “Information Dashboard Design”) é:

• Usar um gráfico por página, ou não colocar todos os gráficos equivalentes na mesma página.

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Assim, uma primeira página reúne todos os indicadores com as respectivas metas:

Estes indicadores permitem-nos medir o desempenho do tratamento das reclamações.
Ao olhar para esta página percebemos que:
• as reclamações estão a ser respondidas mais rapidamente;
• que a frequência das reclamações se mantêm;
• que o custo das reclamações está a baixar;
• que em 2009 se conseguiu suster a hemorragia de clientes perdidos por causa das reclamações.

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Algumas questões que podem surgir a quem olhar para estes gráficos podem ser:
• Quais os principais motivos de reclamação?
• As reclamações recaem sobre o quê? Produtos? Quais? Serviços? Quais?
• Qual a distribuição dos tempos de resposta?
• Há alguma relação entre os tempos de resposta e os motivos de reclamação?
• Há alguma relação entre os tempos de resposta e os bens ou serviços especificamente reclamados?
• Quais os clientes que reclamam mais? Há algum padrão entre quem reclama e quem não reclama?
Estas questões podem ser respondidas por gráficos que podem ser facultados com os anteriores, numa segunda página. No entanto, há uma particularidade nestes gráficos, neles não faz sentido haver metas, são gráficos que retratam a realidade e ajudam a fazer o “drill-down”, o “fine tuning” para a tomada de decisões equacionadas a partir do conjunto inicial de gráficos.
Por exemplo:

Continua.

Pois... o software

Já por mais de uma vez criadores de software me abordaram para que divulgasse o seu software de captação e divulgação de dados junto das empresas que apoio na implementação de um BSC.

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Recuso sempre... Stephen Few ajuda a explicar porquê "Oracle—Have you no shame?"