Em que é que o balanced scorecard é usado?

Ao preparar a sessão de arranque de um workshop intra-empresa sobre o balanced scorecard (BSC) para esta semana, tive a oportunidade de integrar alguns tópicos deste relatório sobre o uso do BSC, "Balanced Scorecard Usage Survey 2017".

Destaco:

"What are Balanced Scorecards being used for?.
Balanced Scorecard’s primary reported role continues to be supporting the implementation of strategy.
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Strategic management as the major use is consistent with the trend we see for the Balanced Scorecard methodology to be a key element in organisations’ strategy execution. Initiatives are a key part of strategy execution, and so interest in improving the reporting of these is not unexpected.
...
Balanced Scorecard has become established as the primary tool for reporting on strategy implementation / execution progress to Executive level managers, and this continues to be the case. But the increased interest in Balanced Scorecard as a mechanism for incentive payments is a surprise.
...
Balanced Scorecards work by informing and improving decision-making, so they must be reported and reviewed frequently. It is encouraging that over three-quarters of organisations report using their Balanced Scorecards at least once every three months.
...
This year a larger majority (63%) of organisations reported using Balanced Scorecards based on the more effective 3rd Generation designs.
The Balanced Scorecard designs shared some common features:
• they had between 2 and 6 perspectives (average 4), using a mix of sector- specific names and common names for these perspectives
• they contained on average 10 strategic objectives and 14 initiatives, and
• they had on average 21 measures (i.e. 2.1 per objective)."

Portugal competitivo (parte II)

Parte I.

A chegar ao final desta semana de trabalho, recordo aquele trecho:

- I've seen things, you people would't believe ...

Impressionado a sério com a qualidade e o luxo do que vi ser feito em empresas portuguesas. A minha bitola foi colocada a um novo nível.

Numa dessas empresas, que estava a auditar, aconteceu uma cena que me encheu de orgulho. Ao auditar a formação verifiquei que faziam uma avaliação da satisfação das pessoas com a formação em que tinham participado.

Imaginem o que encontrei no relatório da formação de 2016... entre mais de 50 acções de formação a que foi salientada como a mais satisfatória foi...



... "Workshop Balanced Scorecard"


Imaginem quem foi o animador dessas sessões hands-on?

Indicadores alinhados com a estratégia

Em "Palbit, uma PME que enfrenta a concorrência das grandes multinacionais" encontro um excelente exemplo do que é não ser Bruce Jenner (ver aqui e aqui) e seleccionar indicadores alinhados com a estratégia.
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Da leitura do texto percebe-se uma empresa com dois modelos de negócio:

• trabalhar para as private label;
• trabalhar a marca própria.

Já trabalhei com várias empresas com estes dois modelos. A decisão estratégica, sempre com excelentes resultados, passou por apostar na inovação, para desenvolver a marca própria e ganhar poder negocial junto dos clientes do private label. O objectivo é deixar de ser convidado pelos clientes do private label porque temos o melhor preço mas porque temos algo único que lhes dá vantagem competitiva ao terem nas suas prateleiras.

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Quando a estratégia é inovação não basta ter um indicador financeiro sobre vendas, um indicador que meça a quantidade vendida. É preciso que exista um indicador alinhado com a estratégia de inovação. E foi isso que encontrei no texto, um indicador que faz parte do meu receituário. Se o meu cliente tem uma estratégia baseada na inovação, então, tenho de impor a existência de um indicador deste tipo:

"“Triplicámos o volume de negócios e no centro de toda essa estratégia esteve, como não podia deixar de ser, a inovação”
...
“É um objectivo que perseguimos: cerca de 20% do que estamos a vender em determinado ano deve estar relacionado com um projecto que tenha sido desenvolvido internamente nos últimos quatro anos”, argumenta, porque também são estes projectos que trazem mais escala e mais margem de rentabilidade à empresa."

Algo que o artigo não menciona e que me levanta curiosidade... o que é que a empresa está a fazer a nível de desenvolver a sua marca?
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Tenho um truque para ela...

Workshop Balanced Scorecard Porto

Vamos realizar um Workshop sobre o Balanced Scorecard  no Porto a 15 de Dezembro.

Um Workshop de 7 horas com o seguinte programa:

Programa
1. Qual é o desafio da empresa?

• Aproveitar uma oportunidade, ou
• Responder à mudança no mundo.

2. A essência da estratégia

• Escolher e renunciar 

3. Seleccionar os clientes-alvo e outros parceiros
4. Traduzir a estratégia num mapa
5. Construir um balanced scorecard
6. Transformar a empresa
7. Monitorizar a viagem para o futuro desejado

Destinatários:
Administradores/ Directores Gerais, Directores Financeiros, Responsáveis de Planeamento e Estratégia, Controllers, Directores de Recursos Humanos/ Pessoal, Directores de Marketing, Directores da Qualidade.

Investimento:

• 90€ 

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05

Alguns casos de aplicação em Casos

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte XI)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII,  parte VIII, parte IX e parte X.

O Workshop vai avançar na próxima semana, um grupo pequeno, bom para uma maior interacção durante o desenvolvimento do caso que é a espinha dorsal do percurso do dia.
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Inscrição através de metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 ver parte I.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte X)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII,  parte VIII e parte IX.

Por fim, chegamos à última etapa.

7. Monitorizar a viagem para o futuro desejado

Chegados aqui, começa a viagem para o futuro desejado através da implementação das iniciativas estratégicas.
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Durante a viagem, periodicamente, há que monitorizar a evolução, quer da implementação das iniciativas, quer da convergência dos indicadores estratégicos para as metas.

A monitorização das actividades passa sobretudo por estas quatro perguntas:

• As actividades planeadas estão a ser executadas? (Há derrapagem temporal?)
• Essas actividades executadas, estão a ser correctamente executadas?
• Há derrapagem orçamental?
• É preciso alterar o plano de acção? (alterar datas, alterar recursos, alterar pessoas, alterar métodos?)

Com o recurso às microcharts (entretanto adicionadas ao excel) e a este sítio é possível criar um dashboard a sério:

Uma boa monitorização também requer bons critérios de decisão. Afinal quando é uma mudança do indicador é sinal de mudança real ou mera flutuação estatística? Algumas pistas sobre o tema no final deste postal.

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 - condições na parte I desta série.


Exemplos de aplicação do balanced scorecard com a ISO 9001 em Casos.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte IX)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII, e parte VIII.

Depois de identificadas as iniciativas estratégicas temos um conjunto de actividades e investimentos que vão mudar aquilo que a empresa faz, a forma como actua, a forma como realiza alguns dos seus processos.
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Recordo o que escrevi recentemente em "A sua empresa tem cada vez menos espaço para ser um Bruce Jenner".
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Uma determinada estratégia requer que alguns processos sejam excelentes, mas a escolha de outra estratégia implica que outros terão de ser os processos a serem excelentes. 
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E volto ao que nos distingue no uso do balanced scorecard, conjugá-lo com a abordagem por processos da ISO 9001 (claro, a determinação e cartografia dos processos tem de ser inteligente, não pode passar por igualar processos a departamentos. Recordar "Perdi a carteira", "Acerca dos processos (parte I)")
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Recordar:

• Visualizar as interrelações
• Comentários (parte II)
• Será isto original?
• O paradoxo dos processos - uma ilustração
• Acerca da abordagem por processos

Os processos de uma empresa não têm todos a mesma importância, alguns são mais importantes do que outros.

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Exemplos de aplicação do balanced scorecard com a ISO 9001 em Casos.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte VIII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI e parte VII.

Paremos um momento para fazer um ponto de situação.
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Formulámos uma estratégia depois de partirmos pedra, traduzimos-la num mapa da estratégia e, definimos um conjunto de indicadores e metas que permitem monitorizar a evolução da transição estratégica.
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Gosto sempre de sublinhar que, chegados aqui, ainda não mudámos nada. Definimos onde queremos que a empresa esteja no futuro; contudo, no terreno, na prática, ainda não mexemos uma palha. Muitas vezes, demasiadas vezes, encontramos empresas que fazem isto: estabelecem objectivos mas não formulam planos para os atingir, como referimos em "Objectivos sem plano".
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Esta é a etapa seguinte, formular um conjunto de iniciativas estratégicas que no terreno, "where the rubber meets the road", vão mudar actividades, comportamentos, competências e infraestruturas. O que propomos? A utilização de um conjunto de ferramentas da Teoria das Restrições:

• para desenhar a conspiração que age actualmente no sistema da empresa e a impede de estar já a ter o desempenho futuro desejado;
• para desenhar o funcionamento da empresa no futuro desejado;
• para definir as actividades a desenvolver, por quem, até quando, para colmatar a lacuna entre o hoje e o futuro desejado.

É o nosso clássico "O que começar a fazer na próxima segunda-feira para executar a estratégia?"

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 - condições na parte I desta série.

Alguns casos de aplicação em Casos

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte VII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

5. Construir um balanced scorecard

Desenhado o mapa da estratégia o passo seguinte é o da definição dos indicadores estratégicos.

Como medir o desempenho relativamente a este objectivo estratégico?
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O que está por trás deste objectivo, que acções se realizam?

• Entrevista inicial aos clientes, avaliação da sua situação física e dos seus objectivos;
• Profissionais que sabem entrevistar, que sabem escutar, que sabem como ajudar os clientes a verbalizar objectivos;
• Profissionais que sabem avaliar a condição física dos novos clientes;
• Profissionais que sabem trabalhar a informação e conseguem desenhar o programa adequado a cada cliente;
• Profissionais que sabem comunicar o programa aos clientes, que o sabem explicar, que conseguem motivar os clientes.

Se estas acções se realizarem de forma eficaz o que esperamos que aconteça? 

• Taxa de clientes com um programa pessoal (queremos que todos os clientes tenham um programa personalizado, não chapa uniforme)
• Taxa de clientes que cumprem o programa inicial com sucesso (se a entrevista for bem feita e o programa adequado, os clientes cumprirão o programa e atingirão os objectivos)

Um balanced scorecard resulta de se fazer este exercício para todos os objectivos estratégicos.

Alguns casos de aplicação em Casos

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte VI)

Parte I, parte II, parte III e parte IV e parte V.
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Voltando ao tema do mapa da estratégia:

Há dias li um documento de uma empresa que relatava que tinham afixado os principais objectivos na fábrica para que fossem do conhecimento das pessoas. 
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É mau? Claro que não, claro que é uma decisão que vai no bom caminho. No entanto, é insuficiente.
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Como é que cada um pode contribuir para um objectivo?
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Que acções no dia-a-dia mais contribuem para um dado objectivo?
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É claro qual o comportamento mais adequado para convergir para o objectivo?
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Uma das vantagens de um mapa da estratégia é o de ilustrar as relações de causa-efeito. Como é que um investimento ou actividade a montante, muito a montante, pode influenciar um desafio muito a jusante. 
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E, quando se conjuga um mapa da estratégia com a abordagem por processos o impacte é muito maior.
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Com base na abordagem por processos podemos fazer um modelo do funcionamento de uma empresa:

Em que C1 são potenciais clientes que através do processo P4 são convertidos em C2, clientes actuais, que colocam encomendas que são processadas pelo processo P1 e, C3 são clientes servidos através do processo P3.
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Qualquer objectivo do mapa da estratégia, nas perspectivas de processos e recursos e infra estruturas, tem de ser conseguido através da transformação da empresa. Como a empresa pode ser modelada por um conjunto de processos podemos dizer: Qualquer objectivo do mapa da estratégia, nas perspectivas de processos e recursos e infra estruturas, tem de ser conseguido através da transformação de um ou mais processos.
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Por exemplo:

E o zoom pode continuar, Considerando o caso do processo P1:

Podemos chegar ao pormenor:

• que funções intervêm no processo?
• que recursos são relevantes para o processo?

E o zoom pode continuar, o que é que a função F2 tem de fazer diferente ou passar a fazer, para que comportamentos que tem e actividades que exerce sejam melhoradas no âmbito do processo P1, para que se avance para o objectivo do mapa da estratégia? Assim, o papel de cada um fica claro, não fica sujeito ao pensamento subjectivo sobre o que cada um deve ou não fazer. E a ponte para o investimento na melhoria de competências relacionadas com a execução da estratégia passa a ser muito facilitada, está lá tudo.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte V)

Parte I, parte II, parte III e parte IV.

4. Traduzir a estratégia num mapa

O que pretendemos é traduzir a estratégia num mapa de relações de causa-efeito:

Partindo da perspectiva Clientes e dos resultados que se pretendem atingir (novos clientes conquistados, clientes satisfeitos, clientes fidelizados, parceiros do nosso lado), que actividades têm de ser desenvolvidas a montante para que esses resultados aconteçam de forma sustentada?

E que objectivos têm de ser perseguidos para que as actividades críticas possam ser executadas de forma excelente?
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E que investimentos têm de ser feitos a montante para que as actividades críticas possam ser executadas de forma excelente?
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E que objectivos poderão fazer sentido para enquadrar esses investimentos?

Assim, uma estratégia, muitas vezes um texto vago e pouco claro, traduz-se num desenho de fácil leitura, de fácil comunicação. Bom para alinhar e clarificar e para fazer do subtítulo deste workshop mais do que um slogan, uma realidade:

Um mapa da estratégia permite identificar:

• as actividades críticas - aquelas e só aquelas em que faz sentido procurar ser excelente;
• os processos críticos;
• as funções críticas;
• as competências críticas;
• os recursos e infra estruturas críticas;
• os investimentos críticos.

Uma ferramenta muito boa.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte IV)

Parte I, parte II e parte III.

3. Seleccionar os clientes-alvo e outros parceiros

A partir da intenção estratégica, da vantagem competitiva escolhida, temos de equacionar uma história:

Conseguimos reunir um conjunto de personagens (clientes, prescritores, influenciadores, reguladores, compradores, decisores, clientes dos clientes, ...), com as suas motivações próprias e unidos por um enredo que promova relações ganhar-ganhar-ganhar?
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Quem são os clientes-alvo? O que procuram? O que valorizam? Do que fogem?
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Onde compram, em que prateleiras procuram?
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Que outras personagens têm interesses relacionados? O que procuram e valorizam? O que lhes causa "dor"?
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Como se relacionam todas num ecossistema?

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte III)

Parte I.e parte II.

2. A essência da estratégia

O BSC é uma boa ferramenta para formular e divulgar uma estratégia.

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Como pensar estratégia numa PME?

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Considerar os princípios da effectuation, tendo em conta a crónica escassez de recursos. Qual o ADN da empresa? Que estratégias emergentes são possíveis?

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Estratégia é escolher. Sim, mas dizer escolher apenas é perigoso. Quem escolhe muitas vezes não tem consciência de que escolher significa dizer sim a umas coisas e renunciar a muitas outras coisas. Por isso, estratégia é renunciar. Recordar o teste do algodão.

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Para formular uma estratégia, não começar pela análise SWOT. Pontos fortes e fracos são classificações subjectivas feitas tendo em conta posicionamentos estratégicos não conscientes ou não verbalizados. Dessa forma coloca-se a questão: o que apareceu primeiro, o ovo ou a galinha.

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Tendo em conta o recenseamento do que somos, da nossa experiência e dos resultados que geramos na vida dos clientes e na contabilidade da PME, que factores internos podem ser considerados fortes e que factores externos podem ser considerados oportunidades? Que estratégias possíveis emergem dessa conjugação?

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Estratégia é foco, estratégia é concentração. Estratégias bem sucedidas geram admiradores mas também geram inimigos!

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte II)

Parte I.

No princípio era o Normalistão, o século XX, a normalização, o consumo de massas, o triunfo da eficiência: Magnitogrado
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No século XX bastava medir os resultados financeiros e, quando muito a eficiência, a clássica trilogia da Qualidade: cost, delivery e conformity.
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Depois, a Torre de Babel começou a cair e Mongo começou a emergir, assim que a oferta superou a procura. Produzir deixou de ser suficiente, vender começou a ser diferente e o poder começou a passar dos produtores para os compradores. Em Mongo não é suficiente medir os resultados financeiros... resultados financeiros aparecem muito atrasados, é como gerir olhando para o espelho retrovisor.
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Então, em 1992, aparece a ideia do balanced scorecard. A ideia é tão interessante que muitas empresas a seguem. No entanto, apenas 23% têm resultados positivos. Porquê?
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Não basta acompanhar indicadores em várias perspectivas, é preciso que esses indicadores estejam alinhados com a estratégia da empresa.
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Assim, o primeiro passo para criar um balanced scorecard passa pela formulação de uma estratégia e a sua tradução num esquema de relações de causa-efeito, num mapa da estratégia.
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Qual a matéria-prima para a formulação de uma estratégia numa PME?

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte I)

Vamos realizar um Workshop sobre o Balanced Scorecard  no Porto a 15 de Dezembro.

Um Workshop de 7 horas com o seguinte programa:

Programa
1. Qual é o desafio da empresa?

• Aproveitar uma oportunidade, ou
• Responder à mudança no mundo.

2. A essência da estratégia

• Escolher e renunciar (Aceite o desafio e venha tentar vender água engarrafada num mercado saturado)

3. Seleccionar os clientes-alvo e outros parceiros
4. Traduzir a estratégia num mapa
5. Construir um balanced scorecard
6. Transformar a empresa
7. Monitorizar a viagem para o futuro desejado

Destinatários:
Administradores/ Directores Gerais, Directores Financeiros, Responsáveis de Planeamento e Estratégia, Controllers, Directores de Recursos Humanos/ Pessoal, Directores de Marketing, Directores da Qualidade.

Investimento:

• 80€ (inscrições até 25.11.2015)
• 90€ (inscrições após 25.11.2015)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

Alguns casos de aplicação em Casos

Workshop Balanced Scorecard (parte II)

Parte I.
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E continuando com os exemplos, acrescento mais dois:
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4.Empresa inserida no mercado interno dos materiais de construção, um mercado com excesso de oferta e em crise profunda, percebe que não pode competir pelo preço mais baixo num mercado comoditizado. Desenha uma estratégia, baseada na inovação e no papel preponderante dos prescritores e influenciadores, que converte num balanced scorecard e num conjunto de iniciativas estratégicas para transformar a abordagem da empresa ao mercado.
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5.Grupo com 3 empresas que operavam de forma desgarrada no mesmo sector de actividade, desenvolveu uma estratégia corporativa para identificar e potenciar sinergias comuns. Depois, traduziu essa estratégia num balanced scorecard corporativo e num conjunto de iniciativas estratégicas para mudar a sua realidade.

A sua empresa já utilizou o balanced scorecard? Qual a sua história, qual a sua motivação?
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Continua.

Workshop Balanced Scorecard (parte I)

Combinei com o Centro Tecnológico do Calçado de Portugal a realização de um Workshop em Novembro subordinado ao tema do Balanced Scorecard.
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Foi-me sugerido escolher um conjunto de casos, de histórias, de narrativas que permitam familiarizar os empresários com a ferramenta.
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Rapidamente equacionei três exemplos
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1.Empresa bem-sucedida mas a trabalhar muito dependente do regime de produção para private label, pretendia subir na escala de valor e aumentar as suas margens, apostando na inovação e na sua marca. Utilizou o balanced scorecard para clarificar uma estratégia, trabalhar o ecossistema da procura (prescritores, influenciadores, distribuidores, agentes e retalhistas) e alinhar as pessoas, os investimentos e a atenção.
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2.Empresa inserida num grupo multinacional do ramo automóvel, a sentir-se relegada dentro do grupo, para projectos pouco atraentes e pouco rentáveis, pretendia melhorar o seu posicionamento competitivo dentro do grupo, para poder diferenciar-se em segmentos com margens mais interessantes (o truque de aproveitar as restrições, os pontos fracos como se fossem pontos fortes, tudo depende do ponto de vista, da abordagem estratégica). Utilizou o balanced scorecard para clarificar uma estratégia e alinhar as pessoas, os investimentos e a atenção.
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3.Empresa inserida num sector muito competitivo do mercado interno, em plena contracção económica de 2013), pretendia focar-se em segmentos onde os clientes lhe reconheciam vantagem competitiva e, ao mesmo tempo, dar prioridade às tarefas alinhadas com a estratégia. Utilizou o balanced scorecard para clarificar uma estratégia e alinhar as pessoas, os investimentos e a atenção.
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A sua empresa já utilizou o balanced scorecard? Qual a sua história, qual a sua motivação?
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Continua.

Workshop Balanced Scorecard

Um Workshop dedicado a fazer mergulhar os participantes na prática de construir um Balanced Scorecard para operacionalizar e monitorizar a estratégia de uma empresa.
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Duração: 16 horas
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Datas: 8 e 9 de Abril
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Local: Porto
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Preço: 180 euros (acresce IVA à taxa legal em vigor)
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Percurso: A proposta passa por construir um Balanced Scorecard, sem recurso a teoria ou acetatos, simplesmente através da resposta dos participantes a 5 questões:

• Quem são os clientes-alvo e qual é o ecossistema da procura?
• Qual é a proposta de valor?
• Como alinhar operações e recursos com a estratégia?
• O que medir?
• O que começar a fazer na próxima 2ª feira?

No final, o que foi construído foi um Balanced Scorecard com:

• um mapa da estratégia;
• indicadores estratégicos;
• iniciativas estratégicas.

Interessados podem fazer a sua inscrição para metanoia@metanoia.pt com a referência ao código BSC041502.

Workshop Balanced Scorecard

Um Workshop dedicado a fazer mergulhar os participantes na prática de construir um Balanced Scorecard para operacionalizar e monitorizar a estratégia de uma empresa.
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Duração: 3 manhãs (uma por semana, às quartas-feiras das 9h30 às 12h30)
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Datas: 5, 11 e 18 de Junho
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Local: Porto
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Preço: 180 euros (acresce IVA à taxa legal em vigor)
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Percurso: A proposta passa por construir um Balanced Scorecard, sem recurso a teoria ou acetatos, simplesmente através da resposta dos participantes a 5 questões:

• Quem são os clientes-alvo e qual é o ecossistema da procura?
• Qual é a proposta de valor?
• Como alinhar operações e recursos com a estratégia?
• O que medir?
• O que começar a fazer na próxima 2ª feira?

No final, o que foi construído foi um Balanced Scorecard com:

• um mapa da estratégia;
• indicadores estratégicos;
• iniciativas estratégicas.

Interessados podem fazer a sua inscrição para metanoia@metanoia.pt com a referência ao código BSC061403.

"It’s a subtle but critically important difference."

Na semana passada, numa PME, durante uma sessão de divulgação, de comunicação, de explicação, da estratégia a seguir, começamos pelo enquadramento externo, para onde poderão ir os nossos clientes e as suas necessidades. Depois, a identificação do ecossistema da procura e o desenho e explicação do mapa da estratégia. Depois, os indicadores estratégicos e, por fim, as iniciativas estratégicas.
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No entanto, o que motivou a atenção da equipa foi... os indicadores estratégicos.
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Tentei chamar a atenção para o quão redutor era essa abordagem.
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Hoje, ao ler "The Balanced Scorecard ≠ A Report Card" os neurónios-espelho até brilharam com as sinapses de identificação.

"while I would agree that focusing on improving performance and results is great, what was really going wrong back in the day was that we were focused on trying to improve our performance results to improve our Balanced Scorecard SCORE – not to improve the way our organization worked (or didn’t work!) to produce better customer, and by extension, financial outcomes.
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It’s a subtle but critically important difference."