Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte IX)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII e parte VIII.

Na parte III falamos de monitorização. Monitorização dos objectivos e da execução dos planos para os cumprir. Há mais um tipo de monitorização, a monitorização dos processos. Independentemente dos objectivos do sistema de gestão, cada processo deve ter pelo menos um indicador que deve ser objecto de monitorização periódica para avaliar a necessidade de desenvolver acções de melhoria. Por exemplo:

• Materiais entregues pelos fornecedores a tempo e horas e sem defeitos
• Taxa de defeitos na produção interna e subcontratada
• Cumprimento do plano de produção
• Consumos
• Horas-extra
• Avarias (tempo e custos)

Por exemplo, normalmente ninguém decide que é preciso melhorar um processo por causa de um defeito detectado na produção. No entanto, uma análise periódica pode detectar uma tendência que deva ser contrariada por uma acção de melhoria, por uma alteração da forma de trabalho que dificulte a repetição do problema (cláusula 9.1.1 (que indicadores escolher), cláusula 9.1.3 (monitorar e avaliar) e 10.2 e 10.3 (não-conformidade, acções correctivas e melhoria)

Vamos continuar este tema inaugurando uma segunda temporada dedicada a "E depois de implementar o sistema de gestão"

Pode ser a vantagem das PME (parte III)

Parte I e parte II.

Não é novidade aqui no blogue mas assim, directo ao tema, nunca é demais:

"1. Product InnovationIn markets with an abundance of brands and less and less differentiating products, product development and sourcing capabilities move back into the strategic focus of fashion retailers. It’s the key enabler for differentiation in the competitive environment. Access to deep technical expertise and unique handwriting of product groups that are critical for brand building as well as curated supplier portfolios with the true ability to drive innovation, evolve to an indispensable asset to drive top line as well as markdown and margin performance.
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2. Time to MarketIt is obvious that the speed of trends and innovation has tremendously increased over the recent years and consumers are adopting market impulses from option leaders, celebrities, and bloggers at high pace. This requires being closer to consumer needs with critical seasonal milestones on concept, design, and development for adoption of trend impulses as well as buying decisions to ensure market right products and quantities. Sourcing plays a critical role in enabling differentiated seasonal calendars based on individual product needs and a balanced mix of near shore and far east sourcing destinations.
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3. Demand & Supply ResponsivenessA significant part of end-of-seasons stock and related markdowns stems from buying and production volumes being insufficiently aligned with actual consumer demand on the shop floor and online during full price selling period. Leading retailers and brands currently make significant investments to drive end-to-end planning integration along the value chain across retail, product merchandising, material management, and sourcing/production. Main objective is to act vertical while typically not owning the different stages of the value chain down to production.
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4. Reliability and Execution ExcellenceWith shorter in-store product lifecycles, delivery reliability is more critical than ever before. A delivery delay of 1 or 2 weeks will strongly diminish sell-through performance if the overall planned lifecycle is only 8 weeks without any option to extend as following collection drops are already waiting to take the space on the shop floor. In this context, a reliable collaboration on both brand and supplier side will significantly increase importance and clearly dominate compared to short term FOB cost advantages."

Para reflexão

"If a manager asks an academic consultant what to do and that consultant answers, then the consultant should be fired. No academic has the experience to know the context of a managerial problem well enough to give specific advice about a specific situation. What an academic consultant can do is say some things that, in combination with the manager’s knowledge of the context, may lead to a better solution. It is the combination of academic and experiential knowledge, not the substitution of one for the other, that yields improvement."

Trecho retirado de "Ideas as Art"

Modelo de negócio alternativo ao IEFP (parte II)

Depois de ler "Este IEFP não é para jovens" como não recordar "Modelo de negócio alternativo ao IEFP" de Novembro de 2010.

Pena que as instituições tenham vida própria e facilmente esqueçam a sua missão.

Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte VIII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI e parte VII.

Para que estes processos funcionem bem é preciso assegurar a disponibilidade de recursos.

• Temos as pessoas necessárias ao eficaz funcionamento da empresa? (cláusula 7.1.2). Determinámos o conhecimento necessário ao funcionamento dos processos? (cláusula 7.1.6) Colmatámos lacunas nas competências das pessoas? (cláusula 7.2)
• Temos as infra-estruturas adequadas e mantidas (instalações, equipamentos, software e hardware, meios de transporte, tecnologias de informação e comunicação) para que os processos funcionem e consigamos ter sapatos conformes a tempo e horas? (cláusula 7.1.3)
• Asseguramos um ambiente adequado ao funcionamento dos processos? (cláusula 7.1.4)
• Disponibilizamos e mantemos instrumentos para realizar o controlo da qualidade? (cláusula 7.1.5)

Assim, é normal criar um conjunto de regras sobre a avaliação periódica de competências para identificar lacunas e criar, por exemplo, um plano de formação para trabalhadores actuais e de integração para novos trabalhadores.

É normal criar um conjunto de regras sobre a manutenção preventiva (feita pelo operador e ou por um técnico, interno ou externo) e curativa.

É normal criar um conjunto de regras sobre a calibração e verificação dos instrumentos de controlo da qualidade.

Bom, só nos falta abordar a monitorização e melhoria dos processos.

Estória comum

Esta estória é demasiado comum, e a atribuição final é paradigmática:

"In April 2000, Krispy Kreme went public. On the first day of trading, investors looking to desert the faltering dot-com bubble piled in and the KKD stock soared 76 percent. Krispy Kreme then experienced huge pressure to sustain expansion quarter after quarter, and growth quickly became the company's only story. And it seemed to be delivering. By mid-2003, Krispy Kreme stock was trading near $50, up 235 percent from its IPO price. Fortune magazine labeled the donut maker "the hottest brand in the land."
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However, far from Wall Street, on Main Streets everywhere, the brand was suffering. The strategy of selling donuts anywhere and everywhere diluted the appeal of its core product. Piles of day-old donuts in grocery stores and gas stations meant Krispy Kreme became ubiquitous, diluting the "freshly made" appeal and neglecting the donut-making theater that had been part of the brand's novelty and mystique. At the same time, Krispy Kreme's uncontrolled focus on growth for growth's sake meant the market became rapidly oversaturated as new franchises were opened, often just a few blocks from each other. Although that distribution model enabled the firm to report continued growth, it undermined the franchising system by putting outlets in competition with each other. Adding to pressure on struggling franchisees, the firm required all outlets to buy supplies only from HQ at steeply marked-up prices.
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The cracks in the sugary glaze began to appear in mid-2004. Announcing its first-ever missed quarter and first low as a public company, Krispy Kreme's CEO assigned blame to the growing fad for the low-carb Atkins Diet, an explanation that raised eyebrows among investors."

Como não recordar: a culpa foi do preço.

Trecho retirado de "Pacing for Growth" de Alison Eyring.

Acerca de recordes

Um tweet do @nticomuna chamou-me a atenção para algo que ainda não tinha sublinhado aqui:

Este ano voltou a haver um recorde mensal de exportações. Foi em Março de 2017,  em que pela primeira vez se exportaram mais de 5 mil milhões de euros de bens num mês. E, se calhar depois de acertos, ainda pode ser que Novembro último venha a ser também mês recorde.

Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte VII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

Ontem disse que a abordagem por processos era muito poderosa. Eis uma das razões para tal:

Queremos que a empresa atinja um conjunto de objectivos. Como o conseguir e como conseguir que sejam objectivos sustentáveis?

Uma empresa e os resultados que atinge é o que resulta do que faz no dia-a-dia. Assim, se os objectivos requerem um desempenho superior, então, terão de ser feitas alterações à forma de trabalhar. Onde terão de ser feitas essas alterações?

Eis um exemplo:

Este exemplo parte de certos pressupostos, variáveis de empresa para empresa e de ano para ano:

• A empresa do exemplo quer aumentar as vendas (O1) e tal parece que será conseguido sobretudo à custa da participação em mais feiras e em menor escala com a contribuição da melhoria das colecções
• A empresa do exemplo quer aumentar a rentabilidade (O2) e tal parece que será conseguido sobretudo à custa de redução de custos e aumento da produtividade física na produção interna e em menor escala com a subcontratação
• A empresa do exemplo quer reduzir as reclamações (O3) e tal parece que será conseguido sobretudo à custa da melhoria do controlo da qualidade e acompanhamento da produção subcontratada
• A empresa do exemplo quer reduzir os atrasos na entrega (O4) e tal parece que será conseguido sobretudo à custa de melhorias a nível das encomendas a fornecedores e seu acompanhamento.

A empresa de hoje gera os resultados de hoje. Se queremos resultados futuros diferentes (objectivos cumpridos e mantidos) temos de mudar a realidade, modificando o que se faz em alguns processos.

A ISO 9001 prevê que tiremos uma fotografia de como queremos que cada processo funcione:

Assim, para cada processo temos de sistematizar:

• quais são as entradas e saídas;
• o que se faz;
• quem participa;
• que responsabilidades e autoridades;
• eventuais instruções que descrevam como certas actividades devem ser realizadas;
• como se mede o desempenho do processo.

Há muitos anos que chamo a estes processos:

O Jardel do negócio, no tempo em que esse jogador voava sobre os centrais e marcava.

Estes processos são o que faz a empresa ganhar dinheiro.

No entanto, há outros processos que suportam estes e que também devemos acarinhar.

Pessoalmente, cada vez gosto menos de os meter ao pé dos outros, mas a maior parte dos auditores não está de acordo e impõe a sua vontade, já que as empresas não estão para chatear os "deuses".

Reclamação? Cuidado com as desculpas

"It’s the first rule of customer service: When something goes wrong, apologize. In many cases, the apologies continue throughout the interaction as an employee goes the extra mile to convey empathy and concern. But surprising new research shows that approach can backfire: An apology that extends beyond the first seconds of an interaction can reduce customer satisfaction. Employees should instead focus on demonstrating how creatively and energetically they are trying to solve the customer’s problem—that, not warmth or empathy, is what drives satisfaction.
...
Employees who expressed a great deal of empathy or tried to appear bright and cheerful did a poor job of satisfying customers, especially if this relational work extended beyond the first moments of the conversation. And customers cared less about the actual outcome (for example, whether a missing bag was quickly located) than about the process by which the employee tried to offer assistance. “It’s not about the solution—it’s about how you get there,” Singh says.
...
We’re all trained to apologize when something goes wrong—and the desire to do so is almost instinctive. Lately, though, I’ve avoided words like “apologize” and “sorry.” Instead, I’ll say something like, “I acknowledge the problem, but you probably want us to move immediately into finding options to solve it, so let’s start talking about the options.” This goes against our instincts, but it’s very effective. Clients care less about the apology and more about how quickly and effectively you present options and solutions.
...
the researchers point to leadership studies that have found a trade-off between perceptions of warmth and perceptions of competence. They hypothesize that the same phenomenon exists in service recovery: If employees project a lot of warmth, customers perceive them to be less competent.
...
After those opening seconds, the researchers say, employees should focus on energetically and creatively exploring a range of potential solutions to the problem. This brainstorming phase, more than anything else, is what customers will use to assess the encounter—and the more ingenuity an employee shows, the better.
...
So instead of obsessing over the perfect language to use, employees should learn to dive in. “Just get into the task and generate interesting options for the customer—that makes all the difference,” Singh says."

Trechos retirados de "“Sorry” Is Not Enough"

Começar pelo fim

Começar pelo fim é uma velha lição que aprendi com Covey:

"Start out 2018 thinking about what you want to be celebrating next New Year’s Eve. Imagine that it is December 31, 2018, and you and your colleagues are happily congratulating each other on an amazing year. What is it you are celebrating?
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Imagine the reports you are looking at as you wind down your last workday of 2018."

O truque de puxar em vez de empurrar.

Aquela sensação de estar a ler algo que sabemos que nos vai marcar para sempre. Consigo recuar a 1998, a estar sentado ao final do dia num banco no Amoreiras, enquanto aguardava pela colega Capucho para jantar, começar a ler o "Habit 2 - Begin with the end in mind".

Trecho retirado de "How Will You Ring in 2019?"

Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte VI)

Parte I, parte II, parte III, parte IV e parte V.

Como é que a empresa no dia-a-dia funciona?

A ISO 9001 propõe uma abordagem muito poderosa: a abordagem por processos!

Conseguem imaginar como é que a empresa funciona? A figura que se segue é uma base de trabalho incompleta que teremos de corrigir e completar:

• só inclui um modelo de negócio, baseado nas colecções apresentadas em feira (na parte I avançamos com 3 diferentes possibilidades), em função do âmbito teremos de fazer alterações
• só inclui os clientes como partes interessadas

• se, por exemplo, recorrermos a fábricas subcontratadas com as quais quereremos trabalhar de forma continuada, talvez seja de acrescentar

A secção 8 da ISO 9001:2015 é sobre o dia-a-dia da empresa:

A cláusula 8.1 é sobre generalidades que podem ser traduzidas em coisas concretas como:

• a empresa tem de ter especificações sobre os seus produtos e serviços (amostras dos sapatos e condições de venda);
• a empresa tem de ter fichas técnicas que permitam o controlo do processo produtivo e o controlo da qualidade de matérias-primas, produto em curso de fabrico e produto acabado;
• a empresa tem de proporcionar recursos (pessoas, equipamentos, materiais, ...);
• a empresa tem de ter planos de controlo do processo e da qualidade dos produtos; e
• a empresa tem de avaliar e decidir que procedimentos e instruções precisa de ter e que registos pretende manter para evidenciar o desempenho

A cláusula 8.2 é sobre a actividade comercial. Como nos asseguramos que identificamos o que é que o cliente quer, que avaliamos o que podemos prometer e como o prometemos.

A cláusula 8.3 é sobre o desenvolvimento da colecção e sobre o controlo de alterações. Aqui podemos acrescentar os números de vendas como uma forma de validar o que cai no goto dos clientes e consumidores.

A cláusula 8.4 é sobre a compra e inspecção de recepção de produtos e serviços. Também é sobre a compra e controlo de processos subcontratados.

A cláusula 8.5 é sobre o planeamento, preparação e realização da produção. Também tem requisitos sobre identificação e rastreabilidade, preservação e serviço pós-venda.

A cláusula 8.6 é sobre o controlo da qualidade durante a produção e sobre o produto acabado.

A cláusula 8.7 é sobre o controlo das não conformidades que detectamos sempre que fazemos controlo da qualidade ou, por exemplo, quando recebemos sapatos devolvidos no âmbito de uma reclamação.

Assim, com base nas escolhas do âmbito e do ecossistema de partes interessadas, temos de desenhar o modelo de funcionamento da empresa, com base na abordagem por processos.

Amanhã veremos o que temos de fazer com cada processo.

"unless we know what kind of quest those people are on"

Relacionar:

"Our job is never to exploit the customer’s circumstances. [Moi ici: BTW, quantos programas directos de televisão conseguem vencer este teste?] It’s to help improve them where we can. No matter what we’re selling, we can’t serve the people we want to engage with or create change for the better unless we know what kind of quest those people are on."

Com este outro texto:

"The reason that so many people hesitate to go into sales is because they feel that selling is asking for a favor.
...
if you’re busy selling a product that people don’t wanna buy and creating discomfort as you do so, I think you should sell something else.
...
not view selling as manipulation, not do selling as something we do to people, but do it as something we do with people.
...
So, if you are in a corner where you’re going to have to exert social or other pressure to create the tension to get someone to buy something from you that you actually don’t think they should buy, that you’re doing it for the commission, then you’re not a professional."

Trecho inicial retirado de "Understanding The Arc Of Your Customer’s Story"

" there is too much complexity and too much uncertainty"

"In the 21st century, there is too much complexity and too much uncertainty for a focus on “maximizing profits this quarter” to work very well. The landscape is littered with companies that tried this, and they simply did not understand — either because they could not understand or refused to understand — the complex consequences of their actions.
...
The new story of business is about creating as much value for all these stakeholders as possible, and this of course includes creating profits for shareholders. In the global economy, customers, suppliers, employees, communities, and financiers — shareholders plus bondholders plus banks and other sources of capital — are all intertwined. The winning business models of the 21st century figure out how to get these interests going in the same direction, with as few trade-offs as possible.
...
The stakeholder approach sets forth a new conceptualization of business, in which business is understood as a set of relationships and management’s job is to help shape these relationships. [Moi ici: Aqui] Business is about how customers, suppliers, employees, financiers, communities, and managers interact to create value, and there is no single formula for balancing or prioritizing stakeholders. Creating that balance is part of what management is all about, and it will be different for different companies at different times."

Recordar "Ecossistemas em economia" e vantagem de pensar na maximização do valor criado a nível de um ecossistema.

Trechos retirados de "The Social Responsibility of Business Is to Create Value for Stakeholders"

Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte V)

Parte I, parte II, parte III e parte IV.

O último papel, responsabilidade e preocupação da gestão de topo de que ainda não falamos tem a ver com a comunicação interna.

Comunicação interna  (relacionado com a cláusula 7.4, Comunicação)  

A gestão de topo deve assegurar-se que todos os trabalhadores conhecem os Compromissos Estratégicos e compreendam como podem contribuir, a partir do seu posto de trabalho, para a sua execução. Este ponto é tão importante que a ISO 9001 tem uma cláusula só sobre ele (7.3 Consciencialização).

A gestão de topo deve assegurar-se que todos os trabalhadores sabem quais são os objectivos da empresa para os quais podem contribuir com o seu trabalho e, sabem qual sua a evolução.

Vamos lá ver como será a ocupação do tempo da gestão de topo, como gestão de topo, ao longo de um ciclo de gestão:

Liderança, exemplo, motivação - tarefa permanente!
Monitorização - tarefa mensal (?)

Próximo postal já não será sobre o papel da gestão de topo mas sobre desenhar, produzir, controlar e entregar sapatos.

O caminho do vinho

Como não recordar os marcadores:

• aumentar preços
• subir na escala de valor

Ao ler:

"Vários produtores do Douro, do Alentejo ou dos Vinhos Verdes (principalmente os que trabalham a casta Alvarinho) perceberam há muito que a única forma de um país que produz apenas 2% do vinho mundial sobreviver no mercado global é apostando no valor acrescentado. “Ao contrário dos países do Novo Mundo, na Europa a cultura da vinha é condicionada e não podemos acreditar que vamos ser capazes de aumentar muito a nossa produção”, lembra Jorge Monteiro, para logo depois acrescentar: “O caminho é, por isso, o valor acrescentado do que produzimos”. Os números do ano passado indicam que esse caminho está a ser percorrido. Enquanto os volumes de vendas de vinhos certificados (com as denominações de origem Douro ou Alentejo ou com indicações geográficas de proveniência do tipo Alentejano ou Terras Durirenses) cresceram entre 7 e 22% em volume (até Setembro), os vinhos indiferenciados aumentaram as suas vendas em apenas 1.9%."

Ao ler "Exportação de vinho regressa aos recordes e aproxima-se dos 800 milhões de euros" apenas tenho reticências sobre:

• uma futura abordagem coerciva sobre os que ainda vendem vinho a granel. Os macacos não voam! A seu tempo, ao seu ritmo, farão a sua evolução, ou não;
• uma busca desenfreada por produtividade volumétrica. Não adianta comparar produtividades volumétricas com a de outros com outras castas, com outros climas, com outros terroirs.

Um dia conseguiremos ultrapassar esta mentalidade cancerosa do século XX de que o crescimento sem limites é o único caminho.

Mundo polarizado - cuidado com o meio-termo

Foi numa revista da McKinsey de 2005 que primeiro li sobre o fenómeno da polarização dos mercados, "Porque não podemos ser uma Arca de Noé! (II)".

Todos conhecem o sucesso da Amazon como livraria digital. Menos, conhecem o sucesso das pequenas livrarias independentes:

• Sonho de um optimista ingénuo (parte III) (Setembro 2010)
• Mongo também passa por isto, pela batota (Agosto 2013)
• independentes e Mongo (Dezembro 2013)
• Estes são os meus heróis! (Maio 2014)
• Interessante, nestes tempos de Amazon, Mongo cresce (Janeiro 2015)
• Isto é bonito... (Otubro 2015)
• Quando o mundo muda há quem dê a volta (Novembro 2017)
• Empreendedores literários (Dezembro 2017)

Se os extremos estão bem o que acontecem aos do mercado do meio-termo? Um exemplo, "Bookstore Chains, Long in Decline, Are Undergoing a Final Shakeout":

"“Sales in our mall stores are down this year from 30 to 60 percent,” said Bill Streur, Book World’s owner. “The internet is killing retail. Bookstores are just the first to go.”
...
“There’s no way to compete against Amazon, which doesn’t care if it makes a profit,” said Erik Sanstad, the manager of the Mequon store. Still, he added: “I’m a little reluctant to say the internet killed Book World. We never advertised, never got our name out there.”"

Este discurso faz-me recordar "Talvez focar primeiro o valor e só depois o preço"

Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte IV)

Parte I, parte II e parte III.

Na última parte terminámos com uma revisão do sistema virada para o passado e para o interior da empresa. Agora, está na hora de recordar a razão para o nome do mês de Janeiro. Janus!

Janus tem duas faces – uma voltada para frente (visualizando o futuro) e a outra para trás (visualizando o passado). Janus é o representante da contemplação sobre os acontecimentos do passado e da transição para o futuro. Por isso, era o deus romano das portas e portões, espaços de transição.

Assim, olhámos e fizemos um balanço do ciclo de gestão que estamos a terminar e, com base nessa informação, e em informação sobre as nossas opiniões, previsões e perspectivas sobre os factores externos que influenciam o contexto da empresa.

Contexto externo  (relacionado com a cláusula 4.1, Compreender a organização e o seu contexto)  

Por exemplo, se a empresa se dedicasse à reabilitação urbana, como encararia as movimentações actuais no parlamento para limitar o alojamento local? Ou se a empresa se dedicasse aos transportes, como encararia as oportunidades que estão a nascer com a turbulência de fim de paradigma no correio tradicional e a explosão de entregas em casa por causa do comércio online? 

O que se pretende é que a gestão de topo não se iluda, nem se aliene da realidade externa. A empresa não vive numa estufa e pode perder oportunidades ou entrar pelo cano ao não considerar o que se passa no seu contexto. Há um exemplo fantástico que descobri há mais de dez anos e que relatei em "O poder, o momentum da inércia":

A figura retrata a evolução do consumo de petróleo, e a evolução da capacidade de refinação, a nível mundial.


A figura, retirada do livro de van der Heijden, mostra um imponente exemplo da inércia, e do proverbial optimismo que pode afectar as organizações. Em 1973 dá-se o primeiro choque petrolífero, com a consequente queda no consumo de petróleo, no entanto, durante 8 anos a indústria, e estamos a falar de empresas repletas de consultores e que movimentam milhões, continuou, “alegremente”, a aumentar a capacidade produtiva. A indústria precisou de 8 anos, para perceber o que estava a acontecer.

Na figura lá em cima hão-de reparar que há uma série de tópicos novos a vermelho... um artificio só para sinalizar que agora estamos a olhar para a frente.

Ficámos com um retrato do contexto interno e recolhemos informação do contexto externo que nos pode influenciar no futuro e avançamos para a preparação do futuro.

Orçamento?

Não está em nenhuma cláusula da ISO 9001:2015 mas cada vez me convenço mais que temos de passar por aqui para fazer do sistema de gestão uma ferramenta para o negócio. Qual o documento mais importante sobre o próximo ano para a gestão de topo? É o orçamento? É um objectivo de facturação? É um objectivo de produção?

Seja qual for, há-de ser o alicerce para pensar no sistema de gestão relevante para o próximo ciclo.

Revisão do sistema 2  (relacionado com a cláusula 9.3 da ISO 9001:2015, Revisão pela gestão)  

Tendo em conta o retrato do ciclo anterior e tendo em conta o contexto externo faz sentido manter o nosso modelo de ecossistema de partes interessadas relevantes ou deve ser actualizado?

Tendo em conta o retrato do ciclo anterior e tendo em conta o contexto externo, a nossa orientação estratégica continua adequada ou deve ser refinada? Ou deve ser metida no caixote do lixo e repensada completamente?

Tendo em conta o retrato do ciclo anterior e tendo em conta o contexto externo fomos eficazes no desenho dos nossos planos/iniciativas ou devemos melhorar algo na nossa metodologia?

Tendo em conta o retrato do ciclo anterior e tendo em conta o contexto externo, que desafios podem ou têm de ser lançados para o ciclo de gestão seguinte? Estamos a começar a repensar os objectivos do sistema de gestão. 

Lançar desafios até que não é difícil, difícil é perceber se eles são realistas, difícil é perceber se existem riscos que os possam pôr em causa. 

Riscos e oportunidades (relacionado com a cláusula 6.1 da ISO 9001:2015, Acções para tratar riscos e oportunidades)  

Se calhar não é realista esperar que se podem lançar desafios e determinar riscos e oportunidades no curto espaço de tempo de uma reunião. Assim, proponho que cada responsável sectorial e cada elemento da gestão de topo vá para o recato do seu gabinete e para o âmbito da sua equipa e reflicta a sério sobre o que pode limitar ou ajudar a cumprir os desafios lançados.

Por exemplo, se um objectivo de aumento de produção pressupõe o investimento numa nova máquina, haverá risco de não obter empréstimo? 
Por exemplo, se um objectivo de aumento de produção pressupõe a abertura de um turno nocturno, haverá pessoal disponível para o fazer?

Feito esse levantamento de riscos e oportunidades podemos voltar à parte II desta série e formalizar os nossos novos objectivos para o próximo ciclo de gestão e os nossos planos/iniciativas para os cumprir.

E só fica a faltar um dever da gestão de topo como gestão de topo. Na próxima parte finalizaremos o relato do que se espera da gestão de topo.

Para reflexão

"To effectively set goals for yourself, first you have to understand why you didn't achieve the goals you had previously set."

Trecho retirado de "If You Prioritize Your 2018 Goals This Way, You'll Reach Every Single One of Them"

Provocação para PME certificadas (parte IV)

Imaginem uma empresa grande. Pessoas a trabalhar, pesada estrutura de máquinas mantida para produzir ao ritmo adequado, produto vendido sob várias formas, equipa comercial a trabalhar duro num mercado competitivo em que o preço é o factor crítico.

Tudo isto pode ser posto em jogo por causa de um ou mais riscos que não foram equacionados. Por exemplo, venda do produto sob a forma mais rentável teve um boom de mais de 20% e poderia ter crescido o dobro se se tivesse evitado:

• um dos 2 funcionários de sector-chave adoeceu e ficou de baixa - capacidade de preparar forma mais rentável decaiu fortemente;
• fornecedor de material de embalagem para a forma mais rentável não foi capaz de dar conta do aumento das encomendas.

Ao olhar para este exemplo de ontem mais reforço a minha convicção acerca da bondade e utilidade da abordagem para os riscos que veiculei nas três provocações anteriores (parte I e parte II e parte III)

Se olharmos para 2018 como um projecto. 
Se equacionarmos quais são os entregáveis que 2018 nos deverá entregar no final do ano (do projecto).
Que riscos, que constrangimentos, que limitações existem ou podem manifestar-se e pôr em causa esses entregáveis?
Em que oportunidades, em que brindes poderemos tropeçar em 2018? O que poderá limitar a nossa capacidade de os aproveitar?

Explicar a ISO 9001 a um grupo de empresários (parte III)

Parte I e parte II.

Definimos uma orientação estratégica, traduzimos-la em objectivos, e começamos a executar as iniciativas/projectos/planos para sermos capazes de cumprir com os objectivos.

Monitorização dos resultados intermédios e do cumprimento dos planos  (relacionado com a cláusula 9.3 da ISO 9001:2015, Revisão pela gestão)

Até que ponto os planos/iniciativas que definimos, para transformar a empresa de hoje na empresa do futuro desejado, estão a ser realmente executados?

E será que os planos/iniciativas que desenhámos apostam realmente nos cavalos certos? Podemos estar a executar os planos/iniciativas e não cumprir os objectivos porque apostámos nos cavalos errados.

Assim, a gestão de topo deve definir um circuito para monitorar periodicamente estes dois items:

• a execução dos planos/iniciativas;
• o cumprimento dos objectivos do sistema de gestão

É claro não fará sentido medir todos os objectivos todos os meses. Aí há que decidir qual a frequência mais adequada para cada caso. Por exemplo, pode haver indicadores que só se medem na época AW e outros na época SS. Pode haver indicadores que só se medem no final de uma época e pode haver indicadores que se medem todos os meses.

Melhoria  (relacionado com a cláusula 10.2 da ISO 9001:2015, Não conformidade e acção correctiva)  

Durante essas reuniões periódicas ao olhar para a evolução, para as tendências de desempenho e de execução dos planos/iniciativas, podemos concluir que temos de melhorar o desempenho num ou outro indicador e que os planos/iniciativas em vigor são curtos para o efeito. Por exemplo, a empresa pode ter o objectivo de manter a mesma taxa de reclamações do ano passado e, perceber que o desempenho actual está a divergir dessa meta. Talvez seja preciso perceber por que é que a quantidade de reclamações por causa do tema "Erros na facturação" está-se a repetir com uma frequência pouco saudável e tomar medidas para estancar essa ocorrência.

Revisão do sistema I (Contexto interno)  (relacionado com a cláusula 9.3 da ISO 9001:2015, Revisão pela gestão e com a cláusula 4.1, Compreender a organização e o seu contexto)  

Às monitorizações anteriores chamo de ordinárias, elas não põem em causa a orientação estratégica nem os objectivos. Pelo menos uma vez por ano, no final/início de um ciclo de gestão, devem fazer uma revisão do sistema pela gestão com carácter extraordinário. E questionarem:

• como foi o desempenho do sistema?
• a orientação estratégica continua válida?
• os objectivos continuam válidos ou devem ser alterados, ou devem ter novas metas?
• O sistema tal como está é adequado, é eficaz, é apropriado, é suficiente?
• É preciso fazer alguma melhoria?

No esquema chamei-lhe revisão do sistema (os brasileiros usam a terminologia mais feliz de: análise crítica pela gestão) e contexto interno porque é feita numa primeira instância virada para dentro, virada para o que foi o desempenho no ciclo de gestão que está a fechar.

Continua amanhã com a apresentação de um deus, Janus. Um tipo com uma cabeça de duas caras.