"sensemaking rather than decision making"

Terminei ontem a 1ª leitura de "Managing the Unexpected - Sustained Performance in a Complex World" de Karl E. Weick e Kathleen M. Sutcliffe. 1ª leitura porque sei que vou ter de voltar a ele mais tarde para uma leitura mais calma, menos ansiosa. Que livro!!!

E a menos de 5 páginas do fim sublinho mais um trecho.

Imaginem uma empresa nestes tempos de incerteza e de mudança acelerada. O que fazer, que decisões tomar? Será sensato ir para aquele mercado? Será sensato lançar aquele produto?

"Gleason, at the time of the following description, was the crew superintendent of the 19-person Zig Zag Hotshot wildland firefighting crew. Gleason said that when fighting fires, [Moi ici: Um exemplo de incerteza] he prefers to view his leadership efforts as sensemaking rather than decision making. In his words, “If I make a decision it is a possession, I take pride in it, I tend to defend it and not listen to those who question it. If I make sense, then this is more dynamic and I listen and I can change it. A decision is something you polish. Sensemaking is a direction for the next period.” When Gleason perceives his work as decision-making, he feels that he postpones action so he can get the decision right. And after he makes the decision, he finds himself defending it rather than revising it to suit changing circumstances. Polishing and defending eat up valuable time, preclude learning, and encourage blind spots. If instead, Gleason treats an unfolding fire as a problem in sensemaking, then he gives his crew a direction, a direction which by definition is dynamic, open to revision at any time, self-correcting, responsive, and with more of its rationale being transparent. Polishing and defending a decision mobilizes justifications that necessarily favor some perceptions over others. Those blind spots were the very things that worried Gleason."

"sensemaking is about how to stay in touch with context"

É por causa de trechos como os que se seguem que digo que Weick escreve poesia:

"When he said, “I don ’ t know,” that was a strong act of leadership, not a weak one. It was strong because it positioned him for the sensemaking that he needed to do, not for the decision making that would come later as a minor by - product of sensemaking. To lead in the future is to be less in thrall of decision making — and more in thrall of sensemaking.

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Think first of the world ... It is a world that is partly unknowable and unpredictable. It is a world into which people have been thrown. By thrown, I mean that people can’t avoid acting, can’t step back and reflect on their actions, can’t predict the effects of their actions, have no choice but to deal with interpretations whose correctness cannot be settled once and for all, and they can ’ t remain silent. Anything they say shapes both events and themselves. These are the givens that shape sensemaking.

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It is the combination of thrown-ness, unknowability, and unpredictability that makes having some direction, any direction, the central issue for human beings, and by implication, the central issue for leaders. Sensemaking is about navigating by means of a compass rather than a map. “Maps, by definition, can help only in known worlds — worlds that have been charted before. Compasses are helpful when you are not sure where you are and can get only a general sense of direction”. Maps may be the mainstay of performance, but the compass and the compass needle, which function much like human values, are the mainstays of learning and renewal. If people find themselves in a world that is only partially charted, and if leaders also admit that they too don’t know, then both are more likely to mobilize resources for direction making rather than for performance."

Leio isto e penso na reacção dos governos ao covid-19. Se calhar mais preocupados em passar uma imagem, do que em aprender. Ainda este fim de semana pensava naquela medida de encolher os horários dos supermercados. Porquê? Que consequências gerou? Que bem trouxe? Que mal evitou? Ou vice-versa.

"“I don’t know.” The effective leader is someone who searches for the better question, accepts inexperience, stays in motion, channels decisions to those with the best knowledge of the matter at hand, crafts good stories, is obsessed with updating, encourages improvisation, and is deeply aware of personal ignorance. People who act this way help others make sense of what they are facing. Sensemaking is not about rules and options and decisions. Sensemaking does not presume that there are generic right answers about things like taking risks or following rules. Instead, sensemaking is about how to stay in touch with context.

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When bewildered people ask, “What’s the story? ” the crucial thing is to get them moving, observing, updating, and arguing about feasibility and plausibility. A powerful means to do this is for the leader to answer the question by saying, “I don’t know what the story is, but let ’ s find out.” That reply is more subtle than it sounds. A plausible story is actually not something that one “ finds.” When the leader says, “let’ s find out,” what the leader really means is, let’s create the story. The good story is not simply lying out there waiting to be detected. Instead, the good story comes from experience that is reworked, enacted into the world, and rediscovered as though it were something external."

O trecho que se segue diz tanto sobre o que vivemos durante este ano e meio:

"“If I make a decision it is a possession, I take pride in it, I tend to defend it and not listen to those who question it. If I make sense, then this is more dynamic and I listen and I can change it. A decision is something you polish. Sensemaking is a direction for the next period.”

When [Gleason] perceives his work as decision making, he feels that he postpones action so he can get the decision “right” and that after he makes the decision, he finds himself defending it rather than revising it to suit changing circumstances. Polishing and defending eat up valuable time and encourage blind spots. If, instead, [Gleason] treats an unfolding fire as a problem in sense making, then he gives his crew a direction for some indefinite period, a direction that by definition is dynamic, open to  revision at any time, self-correcting, responsive, and with more of its rationale being transparent."

Trechos retirados de "Making Sense of the Organization, Volume 2 - The Impermanent Organization" de Karl E. Weick. 

Sensemaking, punctuated equilibrium, sudden shifts, radical change

 It is interesting to realize that in these last days we are finding more and more articles about context analysis and making sense of the surronding environment. Yesterday found this one, "The Overlooked Key to Leading Through Chaos". 

"Ask executives to list traits of great leaders and they will probably name vision, honesty, or the ability to execute change. Rarely mentioned is one critical capability that leaders need most in turbulent times: sensemaking, the ability to create and update maps of a complex environment in order to act more effectively in it. 

Sensemaking involves pulling together disparate views to create a plausible understanding of the complexity around us and then testing that understanding to refine it or, if necessary, abandon it and start over.

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Leaders need to know what’s happening around them in order to drive organizations forward. Today this task is harder than ever, given the ever-increasing rate of change in technology, business models, and consumer tastes — and it is now further complicated by the global pandemic and its related economic and political aftershocks.

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Rather than immediately jumping to solutions, we must start with collecting data and scrutinizing it for trends and patterns that point to better solutions; rather than ignoring warning signs of failure, we should learn from others what those warning signs might be. This is not the time to do less sensemaking — it is the time to supercharge your organization’s ability to do more."

Certainly a symptom that the world in which organizations operate is in one of those phases of the punctuated equilibrium where everything undergoes sudden shifts leading to radical change.

 Other recent posts on the subject:

• Sense, organize, capture and renew
• Covid 19 and context analysis in ISO 9001, and
• "Toto, I've a feeling we're not in Kansas anymore"

To participate and influence the formation of sense making and meaning

Mais um texto muito bom de Esko Kilpi:

"Management thinking is moving towards an understanding of human action as a process of sense making. What an organization becomes emerges from the sense-making relationships of its members, rather than being determined by the choices of few powerful individuals.
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Many local interactions generate emergent outcomes that cannot be traced back to any specific management actions. Looking towards the future, we create what happens next, without knowing what will happen next.
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The key management capability is not being in control but to participate and influence the formation of sense making and meaning. It is about creating a context that enables connectedness, interaction and trust between people.
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Most people believe that the role of leaders is to choose strategic directions and then persuade others to follow them. A modern view of strategy is about exploration and experiments, a search process of trial and error. The openness to the possible through the search process leads to managers having to live with the paradox of being in control and not in control simultaneously.
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The fundamental dynamic of evolution is not competitive selection, but interactive cooperation. Management is then about self-influencing cooperation."

Trechos retirados de "The future of management"

Shift happens! (parte VI)

Parte I, parte II, parte III, parte IV e parte V.
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Acerca da frase de Max De Pree citada na parte V e da sugestão de alteração, ontem à tarde, durante a condução na N14, que não percorria há anos, recordei-me deste postal "Estratégia, mapas errados e self-fulfilling prophecies":

“The generic process involved is that meaning is produced because the leader treats a vague map or plan as if it had some meaning, even though he knows full well that the real meaning will come only when people respond to the map and do something. The secret of leading with a bad map is to create a self-fulfilling prophecy. Having predicted that the group will find its way out, the leader creates the combination of optimism and action that allows people to turn their confusion into meaning and find their way home.”

Esta história contada por Karl Weick é simplesmente divinal.

Acerca do trabalho de consultoria (parte II)

Continuado daqui.

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Hilary Austen no seu "Artistry Unleashed continua, até ao fim, a ser uma boa fonte de reflexão:

“A person building a Knowledge System that is progressive builds it on a foundation of curiosity and a focus on qualities that this curiosity makes possible, rather than on the certainty of what he or she already knows. (Moi ici: Faz-me lembrar uma conversa que tive há anos com uma pessoa da área da Psicologia. Quando alguém acaba um curso universitário só tem certezas. É claro que tem dúvidas mas são sobretudo acerca do mercado de trabalho, não sobre o que aprendeu. Crescer profissionalmente e crescer como pessoa, o amadurecer que a idade traz, é ser capaz de lidar com a incerteza, é ser capaz de, como escreve Roger Martin em “The Opposable Mind”, ser capaz de manter e viver com pensamentos opostos no mesmo cérebro: “to hold two conflicting ideas in constructive tension”-is an intellectually advantageous evolutionary leap through which decision-makers can synthesize “new and superior ideas.” É ser capaz de esquecer os “ismos” e concentrar a atenção num caso particular, sem receitas pré-concebidas)

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There are no clear answers, only fruitful understandings. (Moi ici: Como escrevem alguns amigos: “BRUTAL!!!”)

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Thinks of her practice as ‘organic’ because it develops and re-forms as she finds ways to ‘make things work’.

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She is not interested primarly in pushing clients toward finding right answers, but rather in ‘moving ahead, making headway, or carrying the ball one step further.’ Instead of setting established destinations, she ‘wants to engage them in a rigorous kind of messing around that generates a good direction and several candidate ends-in-view.’ (Moi ici: Até porque não se trata de resolver um puzzle, algo com uma solução à espera de ser revelada, de ser encontrada. Aqui não há soluções à priori, há soluções que se constróiem tendo em conta a paisagem competitiva e as pessoas que vão agir)

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Her destination emerges as ends and means interact; that is, as she, her clients, and the situation interact.

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Out of this creative conflict and rigorous messing around, Diana and her clients must generate ends they believe will get them where they want to go; that is, strategies, solutions, and decisions and choices about what to do. (Moi ici: Como a história do mapa que Karl Weick me contou acerca do sensemaking em “Estratégia, mapas errados e self-fulfilling prophecies” ou “Liderança = energia + movimento”)

Limites e insuficiências do BSC... and yet!

 Um artigo que nos remete para os limites e insuficiências da ferramenta Balanced Scorecard: “Technical and Organizational Barriers Hindering the Implementation of a Balanced Scorecard: The case of a European Space Company” de Fabienne Oriot e Evelyne Misiaszek”

“We believe that the development of the balanced scorecard raises several essential and interdependent questions. First, is the balanced scorecard, built on a cause-and effect relationship, realistic? We have shown how this representation can appear mechanistic and simplistic relative to the complexity which characterizes most organizations today, where stakeholders are numerous and interdependent, having multiple, circular interactions. Secondly can the balanced scorecard be considered a universal management technique? We have seen how national, organizational or professional cultures can put a brake on the implementation of such a tool.

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Whereas previous studies have focused mainly on the influence of national culture

on the use of the balanced scorecard, our research invites a deeper consideration of

the influence of the professional cultures that make up an organization.

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the BSC seems to be easier to implement in a crisis situation. But can it really be used as a cultural change lever in a more stable environment? There is no question of us bunching all organizations together and blanketing them with the interpretations that this research has lead us to formulate. The value of a tool can only be assessed according to the particular context within which it is used and according to its finalities. Each organization will choose the aim(s) the balanced scorecard is required to fulfil, with no a priori finality inherent in the system. In short, the results of this study are only hypotheses that require fuller, in-depth treatment, but they do corroborate a great many of the criticisms expressed in the literature.”

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Tendo a ver a minha experiência no uso do BSC em empresas, como a construção do mapa de confiança que nos permite fazer sentido do mundo que vamos vendo à medida que viajamos para o futuro. Até que ponto aquilo que vamos vendo, aquilo que nos vai acontecendo, é explicável à luz da orientação do mapa?

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Sim é o poema:

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"strategic plans function a lot like maps in which the crucial factor is not the map (or strategy) but the fact that you have something which will get you started on a path to the future. Once people begin to act (enactment), they generate tangible outcomes (cues) in some context (social) and that helps them discover (retrospect) what is occurring (ongoing), what needs to be explained (plausibility) and what should be done next (identity enhancement)."

"Leadership as the Enabler of Strategizing and Organizing" de Ian Colville e Anthony Murphy, publicado na revista "Long Range Planning" em 2006 (pp. 667-677).

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Sim é o reconhecer que a realidade não é matematisável e, em vez de fazer disso um problema, fazer disso uma restrição mais e continuar com criatividade e atenção.

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Sim, é o mapa que nos dá coragem para pôr os pés ao caminho.

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Sim, é o meio de comunicação que congrega as mentes, que facilita a convergência.

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O BSC é uma ferramenta, o seu uso para o bem ou para o mal, depende do utilizador. E muitos utilizadores acreditam num mundo onde existem respostas certas, claras, transparentes, únicas... eu... eu vou aprendendo a compreender e a viver num mundo sem certezas, basta recordar o trapezista.

O sensemaking que se vai impor!!!

Nas últimas semanas muita gente que vivia num mundo à parte começou a sentir o embate da realidade. A comunicação de 29 de Setembro representa o primeiro estalar de um modelo insustentável.
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Assim, muita gente vai ser despertada pela crua realidade, do sono hipnótico das sereias que prometem carne ao almoço e jantar, amanhãs que cantam e um carrossel de festivais e eventos.
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Vão ser obrigadas a fazer um corte epistemológico e assimilar uma nova compreensão da realidade, vão ter de fazer sentido dessa nova realidade. Karl Weick, Kathleen Sutcliffe e David Obstfeld dão pistas sobre o fenómeno neste poético artigo "Organizing and the Process of Sensemaking":
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“Sensemaking involves the ongoing retrospective development of plausible images that rationalize what people are doing.
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Explicit efforts at sensemaking tend to occur when the current state of the world is perceived to be different from the expected state of the world, or when there is no obvious way to engage the world. In such circumstances there is a shift from the experience of immersion in projects to a sense that the flow of action has become unintelligible in some way. To make sense of the disruption, people look first for reasons that will enable them to resume the interrupted activity and stay in action.
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To focus on sensemaking is to portray organizing as the experience of being thrown into an ongoing, unknowable, unpredictable streaming of experience in search of answers to the question, “what’s the story?”
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Sensemaking Organizes Flux. Sensemaking starts with chaos.
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Sensemaking Starts with Noticing and Bracketing (Moi ici: Os modelos mentais que têm guiado muita gente vão ter de ser suspensos, postos entre parêntesis)
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Sensemaking is about labeling and categorizing to stabilize the streaming of experience.
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Sensemaking Is Retrospective
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Sensemaking Is About Presumption. To make sense is to connect the abstract with the concrete.
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Sensemaking Is About Action.
If the first question of sensemaking is “what’s going on here?,” the second, equally important question is “what do I do next?”
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Sensemaking Is About Organizing Through. Communication. Communication is a central component of sensemaking and organizing: “We see communication as an ongoing process of making sense of the circumstances in which people collectively find ourselves and of the events that affect them.”"
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E para as empresas que continuam a ver a sua competitividade e rentabilidade a esvair-se, que tal olhar para as empresas do mesmo sector que brilham e evidenciam sucesso?
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Por que é que têm mais rentabilidade? Por que é que são mais competitivas?
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Em que é que diferem?
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Trabalham para os mesmos tipos de clientes?

Uma comunidade de interpretações

Ontem, ao preparar uma intervenção que vou animar na próxima semana, resolvi voltar à fonte e reler a fantástica história do velho mapa que conheci no livro “Making Sense of the Organization” de Karl Weick.
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Os grandes livros são assim… pega-se neles e não se consegue largá-los.
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Como tenho o hábito de sublinhar e comentar passagens dos livros que leio é fácil, ao voltar a pegar neles, reencontrar as partes que, na minha modesta opinião, representam o sumo. Ao reler, ao re-saborear algumas dessas passagens assentei arraiais num capítulo simplesmente divinal “Toward a Model of Organizations as Interpretation Systems” escrito em parceria por Weick e Richard Daft.
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Os autores começam por recordar um jogo, o jogo das 20 questões. Alguém sai da sala e os que ficam escolhem uma palavra que o ausente terá de descobrir através da colocação de 20 questões.
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Fazendo o paralelismo para as organizações, também estas se interrogam a si e a outros em busca da resposta certa sobre como competir, como agir, como actuar. Weick e Daft chamam a atenção para o facto de muitas empresas colocarem essas questões em busca da resposta certa, em busca da resposta única, como num puzzle em que só há uma combinação possível.
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Agora entro eu, mas essa abordagem é tão infantil, tão redutora… não existe resposta única à espera de ser encontrada.
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Os autores escrevem sobre as organizações como entidades interpretadoras da realidade:
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“Interpretation is the process of translating these events, of developing models for understanding, of bringing out meaning, and assembling conceptual models among key mangers."
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Quando uma organização olha para o exterior como uma realidade concreta, analisável, matematisável, parte do princípio que, recorrendo a mais informação, a mais relatórios e a uma abordagem lógica e racional vai descobrir a resposta certa.
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Quando uma organização assume que o ambiente externo não é analisável, surge, então, uma abordagem completamente diferente. A organização como que se liberta e, de certa forma, descobre que pode criar o ambiente externo (Em vez de esperar pelos clientes vai à procura deles, em vez de esperar ser escolhida, envereda pela co-escolha dos seus clientes que interessam). A chave passa por construir, ou desenvolver, uma interpretação razoável do que foi feito e de quais serão os próximos passos. A interpretação pode influenciar mais o ambiente do que o ambiente influencia a organização. Neste caso, o processo de interpretação é mais pessoal, menos linear, mais ad hoc e improvisado. (palavras de Daft e Weick citadas aqui da Pastelaria Briosa em Coimbra).
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Por isso, copiar estratégias de outros é perigoso, pois podem não encaixar com o modelo de interpretação da realidade do copista.
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Por isso, cada vez mais precisamos de gente com locus de controlo no interior, gente que não está à espera de resposta, gente que cria as respostas.

Quanto menos, melhor

Coincidência!

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Não acredito em coincidências, todos os acasos são significativos!

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Há dias reflecti sobre o risco de olharmos para o mundo ignorando as interacções.

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Ontem, à porta de uma empresa, enquanto aguardava pelo horário de uma reunião, encontrei um subcapítulo, no livro "Complexity and Management - Fad or radical challenge to systems thinking?" de Ralph D. Stacey, Douglas Griffin e Patricia Shaw, intitulado "Scientific management: ignoring interaction":

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"Frederick Taylor (1911) in the United States and Henri Fayol ([1916] 1948) in Europe, the founding figures of scientific management, were both engineers. Taylor’s central concern was with the efficient performance of the physical activities required to achieve an organization’s purpose. His method was that of meticulously observing the processes required to produce anything, splitting them into the smallest possible parts, identifying the skills required and measuring how long each part took to perform and what quantities were produced.

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His prescription was to provide standardized descriptions of every activity, to specify the skills required, to define the boundaries around each activity and to fit the person to the job requirement. Individual performance was to be measured against the defined standards and
rewarded through financial incentive schemes. He maintained that management was an objective science that could be defined by laws, rules and principles: if a task was clearly defined, and if those performing it were properly motivated, then that task would be efficiently performed." (Moi ici: Quantas pessoas estão de acordo com este recorte? E como ser coerente e continuar a ser consultor de sistemas de gestão sem acreditar nesta "prescription"?)

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"The particular approach that the manager is then supposed to take toward the organization is that of the scientist, the objective observer, who regards the natural phenomenon as a mechanism.
The whole mechanism is thought to be the sum of its parts and the behavior of each part is thought to be governed by timeless laws. An organization is, thus, thought to be governed by efficient causality and the manager’s main concern is with these “if-then” causal rules. There is a quite explicit assumption that there is some set of rules that are optimal; that is, that produce the most efficient global outcome of the actions of the parts, or members, of the organization." (Moi ici: Comparar uma organização a um mecanismo... essa é demasiado puxada. Não ver que uma empresa é mais do que a soma das partes é ignorar a emergência dos sistemas. Acreditar em leis independentes do tempo e em causas suficientes é ignorar a realidade.)

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"The scientist discovers the laws of nature while the manager, in the theory of management science, chooses the rules driving the behavior of the organization’s members. In this way, Rationalist Teleology is brought into play but it is one that differs in important ways from Kant’s notion. First, this Rational Teleology applies only to the manager. It is he who exercises the freedom of autonomous choice in the act of choosing the goals and designing the rules that the members of the organization are to follow in order to achieve the goals. Those members are not understood as human beings with autonomous choice of their own but as rule-following entities making up the whole organization. Closely linked to this point about freedom is that of acting into the unknown. Kant argued that the choices humans make are unknown. In its use in scientific
management, Rationalist Teleology is stripped of the quality of the unknown, and also of the ethical limits within which action should take place, to provide a reduced Rationalist Teleology. In fact scientific management does what Kant argued against. It applies the scientific
method in its most mechanistic form to human action, whereas Kant argued that it was inapplicable in any form simply because human freedom applies to all humans."

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"Elton Mayo (1949), a social psychologist. He conducted experiments to identify what it was that motivated workers and what effect motivational factors had on their work. He pointed to how
they always formed themselves into groups that soon developed customs, duties, routines and rituals and argued that managers would only succeed if these groups accepted their authority and leadership. He concluded that it was a major role of the manager to organize teamwork and so sustain cooperation. Mayo did not abandon a scientific approach but, rather, sought to apply the scientific method to the study of motivation in groups."

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"From the 1940s to the 1960s, behavioral scientists (for example, Likert, 1961) continued this work and concluded that effective groups were those in which the values and goals of the group coincided with those of the individual members and where those individuals were loyal to the group and its leader. Efficiency was seen to depend upon individuals abiding by group values and goals, having high levels of trust and confidence in each other in a supportive and harmonious atmosphere. In extending freedom to all members of an organization and paying attention to motivational factors, the Human Relations school took up a fuller notion of Rationalist Teleology but still thought of this as encompassing an organizational whole driven by efficient causality with an implicit Natural Law Teleology in that the movement of the whole organization was toward an optimal state of harmony."

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"Taking scientific management and Human Relations together, we have a theory in which stability is preserved by rules, including motivational rules, that govern the behavior of members of an organization (a mixture of Rationalist Teleology and Natural Law Teleology). Change is brought about by managers when they choose to change the rules, which they
should do in a way that respects and motivates others (Rationalist Teleology) so that the designed set of rules will produce optimal outcomes (secular Natural law Teleology). Because they are governed by efficient cause, organizations can function like machines to achieve given purposes deliberately chosen by their managers. (Moi ici: Tanta ingenuidade!!!) Within the terms of this framework, change of a fundamental, radical kind cannot be explained.

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Such change is simply the result of rational choices made by managers and just how such choices emerge is not part of what this theory seeks to explain. The result is a powerful way of thinking and managing when the goals and the tasks are clear, there is not much uncertainty and people are reasonably docile, but inadequate in other conditions. Truly novel change and coping with conditions of great uncertainty were simply not part of what scientific management and its Human Relations consort set out to explain or accomplish."

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Depois, de tarde, estive a trabalhar nuns acetatos para uma acção de formação a realizar em Outubro próximo sobre a "Abordagem por processos". A certa altura construí este:

Ao fazê-lo, tinha em mente alertar os formandos para o absurdo de descrever processos em detalhe, querendo prever todas as situações, ter tudo "matematizado". Ás vezes encontro organizações com sistemas de gestão com longos procedimentos que tudo querem definir.

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Ao final do dia, neste blogue, encontrei esta frase que se ajusta bem ao tema:

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"Todos estes homens herdaram de Déscartes e dos racionalistas de seiscentos a firme convicção de que eram capazes de compreender integralmente a realidade, de conhecer e declarar as suas «leis», de a antever e de transformar os seus desígnios, tendo transposto para a política estas convicções."

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Agora que escrevo este postal ainda dou mais importância ao título dado por Rui Albuquerque no blogue acima referido "Quanto menos, melhor".

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Como respondo à primeira questão:

• "Estratégia, mapas errados e self-fulfilling prophecies" Este trecho é fundamental e poético "“Strategic plans are a lot like maps. They animate people and they orient people. Once people begin to act, they generate tangible outcomes in some context, and this helps them discover what is occurring, what needs to be explained, and what should be done next. Managers keep forgetting that it is what they do, not what they plan that explains their success. They keep giving credit to the wrong thing – namely, the plan – and having made this error, they then spend more time planning and less time acting. They are astonished when more planning improves nothing.”" Mas não basta um mapa qualquer, tem de ser um mapa em que acreditemos à partida, ainda que depois o alteremos.
• "Confiar a razão? (parte I)"
• "Eclesiastes, acção e sensemaking"
• "O tempo de feedback associado a um plano (plano I)"

Confiar na razão? (parte I)

Quando desenvolvo os primeiros contactos com uma organização interessada em implementar um sistema de gestão baseado num balanced scorecard da 3ª geração sinto-me algo dividido.

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Estou a falar de uma ferramente super potente, estou a falar de uma ferramenta que produz resultados excepcionais e posso testemunhá-lo com relatos em primeira mão. No entanto, não posso garantir resultados.

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Mais, quando estamos a aplicar a ferramenta a uma organização a coisa flui de uma forma tão lógica, tão bonita e atraente que seduz quem participa... e fico com medo de que seduza de mais. Nós humanos não vemos o mundo, vemos o que os nossos sentidos e os nossos modelos mentais permitem que vejamos e, por isso, as nossas ideias e construções espectaculares podem não passar de treta perante a realidade.

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Já ouvi alguém na Assembleia da Republica a declamar um poema de Miguel Torga(?) que dizia que se pode provar por A mais B que a água do mar é doce. Porém, quando a provamos concluímos que é salgada... apesar das nossas belas teorias. A realidade é mais forte que todos os nossos esquemas e teorias.

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Confio na ferramenta mas quero que os futuros utilizadores também confiem mas sem confiar demasiado, tenham sempre um espírito crítico que os mantenha alerta... como escreveu Karl Weick, o importante é ter um mapa no qual acreditamos, para pôr pés ao caminho e, ficar atento às mensagens e sinais que vamos recebendo para actuar. Ou como este trecho de poesia:

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"strategic plans function a lot like maps in which the crucial factor is not the map (or strategy) but the fact that you have something which will get you started on a path to the future. Once people begin to act (enactment), they generate tangible outcomes (cues) in some context (social) and that helps them discover (retrospect) what is occurring (ongoing), what needs to be explained (plausibility) and what should be done next (identity enhancement)."

"Leadership as the Enabler of Strategizing and Organizing" de Ian Colville e Anthony Murphy, publicado na revista "Long Range Planning" em 2006 (pp. 667-677).

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(Continua)

Um modelo para ligar estratégia e operações (parte IV)

Com a implementação das iniciativas estratégicas inicia-se a transformação da organização, a viagem para o futuro desejado.
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Contudo, a viagem para o futuro nunca é uma linha recta.
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Há que monitorizar a evolução e tomar decisões!

Há que monitonizar e tomar decisões quanto à estratégia: estamos a convergir para as metas incluídas no balanced scorecard?

Há que monitonizar e tomar decisões quanto às iniciativas estratégicas: estamos a executar as actividades previstas? Estamos a controlar a execução temporal e orçamental estratégica?

Há que monitonizar e tomar decisões quanto aos processos: qual tem sido o desempenho dos processos? Estamos a controlar a execução orçamental operacional?
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Este é o "single loop learning". Medimos e tomamos decisões com base nos pressupostos definidos.

Cara Voluntária,

Comecei por responder ao seu comentário com outro comentário.

Depois recordei-me desta história e de um pouco de poesia.

Na verdade, a viagem para o futuro, mesmo quando é claro o destino desejado...

nunca é uma linha recta!!!

Duas cabeças pensam melhor que uma

"To be aware that one is ignorant but to act anyway is made possible when people trust that a combination of attentiveness, resilience, and improvisation can substitute for omniscience."

Quando numa organização juntamos o número mágico de pessoas (7 mais ou menos 2), sabemos que cada uma das pessoas em causa não conhece a organização em pormenor. Contudo, quando equacionamos o conhecimento desse colectivo...

"What's significant about this design, from the standpoint of wisdom, however, is not that it increases the amount that people know but that it reminds individuals of what they don't know. Distributed information processing, by this line of reasoning, is effective not because it makes knowing less fallible but because it makes it more so. The fact that knowing is distributed makes people more aware of what they don't know, which heightens their attentiveness to the limits of what they do know. As a result, all of them act with more wisdom and update their knowledge more often with greater attention to larger systemic consequences."

Extractos retirados do livro "Making Sense of the Organization" de Karl Weick

Estratégia, mapas errados e self-fulfilling prophecies

Devo estar a abusar da benevolência da editora, no entanto, o conteúdo da mensagem é tão importante que não resisto a transcrever mais uma selecção de textos do livro de Karl Weick "Making Sense of the Organization", desta vez sobre o conceito de estratégia:

“I can best show what I think strategy is by describing an incident that happened during military maneuvers in Switzerland. The young lieutenant of a small Hungarian detachment in the Alps sent a reconnaissance unit into the icy wilderness. It began to snow immediately, snowed for two days, and the unit did not return. The lieutenant suffered, fearing that he had dispatched his own people to death. But the third day the unit came back. Where had they been? How had they made their way? Yes, they said, we considered ourselves lost and waited for the end. And then one of us found a map in his pocket. That calmed us down. We pitched camp, lasted out the snowstorm, and then with the map we discovered our bearings. And here we are. The lieutenant borrowed this remarkable map and had a good look at it. He discovered to his astonishment that it was not a map of the Alps, but a map of the Pyrenees.”

(…)

“Strategic plans are a lot like maps. They animate people and they orient people. Once people begin to act, they generate tangible outcomes in some context, and this helps them discover what is occurring, what needs to be explained, and what should be done next. Managers keep forgetting that it is what they do, not what they plan that explains their success. They keep giving credit to the wrong thing – namely, the plan – and having made this error, they then spend more time planning and less time acting. They are astonished when more planning improves nothing.”

(…)

“First, the troops found a specific map that was relevant to their problem.”

(…)

“Second, the troops had a purpose – that is, they wanted to go back to their base camp – and it was in the context of this purpose that the map took on meaning as a means to get them back. These conditions, however, do not negate the basic theme that meaning lies in the path of the action.”

(…)

“When I described the incident of using a map of the Pyrenees to find a way out of the Alps to Bob Engel, the executive vice president and treasurer of Morgan Guaranty, he said, “Now, that story would have been really neat if the leader out with the lost troops had known it was the wrong map and still been able to lead them back.”
What is interesting about Engel’s twist to the story is that he has described the basic situation that most leaders face. Followers are often lost and even the leader is not sure where to go. All the leader knows is that the plan or the map he has in front of him is not sufficient by itself to get them out. What he has to do, when faced with this situation, is instill some confidence in people, get them moving in some general direction, and be sure they look closely at what actually happens, so that they learn where they were and get some better idea of where they are and where they want to be.
If you get people moving, thinking clearly, and watching closely, events often become more meaningful."

(…)

“The generic process involved is that meaning is produced because the leader treats a vague map or plan as if it had some meaning, even though he knows full well that the real meaning will come only when people respond to the map and do something. The secret of leading with a bad map is to create a self-fulfilling prophecy. Having predicted that the group will find its way out, the leader creates the combination of optimism and action that allows people to turn their confusion into meaning and find their way home.”

Daí a importância da comunicação, da comunhão de interpretações, do exemplo.

What ties an organization together is what ties thoughts together

"Organizations exist largely in the mind, and their existence takes the form of cognitive maps. Thus, what ties an organization together is what ties thoughts together."

Karl Weick in "Making Sense of the Organization"

Quando equaciono o desenvolvimento de um sistema de gestão ambiental, recorro primeiro aquela que é para mim uma das definições mais claras e lúcidas que conheço, a definição de sistema de gestão da ISO 9000: "Sistema de gestão = sistema para o estabelecimento da política e dos objectivos e para a concretização desses objectivos." Está tudo nela.
Assim, modelamos um sistema de gestão ambiental da seguinte forma:
(1) Identificamos a realidade ambiental de uma organização (que aspectos, que impactes, que legislação;
(2) À luz de prioridades estratégicas alinhadas com a proposta de valor do negócio, seleccionamos os impactes significativos em que devemos trabalhar. Se não sintonizamos ambiente com negócio, o mis certo é fazermos o politicamente correcto, e nada mais;
(3) Definimos objectivos e metas, critérios de sucesso concretos, associados aos impactes ambientais significativos seleccionados;
(4) Desenvolvemos e implementamos projectos de melhoria, iniciativas estratégicas ambientais, ou programas de gestão ambiental, para transformar a organização de hoje, com o desempenho ambiental actual, na organização do futuro, com o desempenho ambiental futuro desejado;
(5) Segue-se a monitorização dos resultados e a tomada de decisões;
(6) Segue-se a reflexão periódica sobre o sistema, para, conjugada com a actualização do levantamento ambiental, projectar um novo ciclo de gestão;

Um sistema de gestão concebido desta forma, é na essência uma estrutura móvel, um portfolio de projectos de melhoria, desligado de uma estrutura hierárquica. Assim, para manter a unidade do sistema, a sintonia e o alinhamento das pessoas, é fundamental:
(7) Comunicar, comunicar, comunicar. As pessoas precisam de ser informadas sobre:

• qual a realidade ambiental;
• quais as prioridades estratégicas;
• quais os objectivos e metas a atingir;
• em que projectos de melhoria vamos investir; e
• que resultados estamos a atingir;

Uma estrutura burocrática, com relações hierárquicas bem definidas e vincadas é uma coisa. Uma estrutura leva, flexível, dedicada, obcecada com resultados, tem de assentar em outros alicerces: a comunicação, o pensamento, a interpretação.

A nossa relação com o mundo

"Racionality is viewed (1) as a set of prescriptions that change as the issue changes, (2) as a facade created to attract resources and legitimacy, and (3) as a postaction process used retrospectively to invent reasons for the action."

"as a facade created to attract resources and legitimacy": há primeira leitura a afirmação parece irónica, contudo, quanto mais se pensa e se mergulha nos seus possíveis sentidos, mais interessante ela me parece.

Num mundo instável, incerto, com intervenientes a entrar e a sair do campo de jogo, com várias balizas espalhadas, com n equipas, cada uma seguindo regras, mais ou menos iguais, ou mais ou menos diferentes, até que aparece outra com novas regras, verdadeiros cortes epistemológicos. umas equipas a jogar à defesa, outras ao ataque, ainda outras só em certas partes do terreno,...
... ou seja, uma verdadeira confusão. E é imersos nessa confusão que nós humanos arrogantes, criamos as nossas sociedades e instituições.

Vivemos, no dia-a-dia, convictos da estabilidade do mundo, da perenidade dos direitos garantidos, como se o mundo nos devesse tudo. Ainda hoje, as ilhas Molucas, na Indonésia, foram sacudidas por um terramoto. Um terramoto é uma força da natureza que arrasa a nossa crença na ilusão da segurança e estabilidade, e como não podemos culpar, nem os deuses, nem o Outro, o terramoto remete-nos para a afirmação mais famosa do ex-primeiro ministro Guterres "É a vida". É a vida, e a vida não é justa nem injusta, é a vida.

Ao reconhecer cada vez mais que o mundo é uma confusão, é uma "mess" (como dizem os ingleses), há duas opções: ou ir ao sabor da corrente, experimentar uns palpites, deixar-se conduzir pelos acontecimentos, o mundo é que manda; ou, tal como um castor, construir umas barragens, umas ilhotas de estabilidade pontual, construir e voltar a construir, para voltar a construir novamente (ou porque são destruídas pela corrente, ou porque a experiência nos ensinou uma nova técnica de construção, mais robusta).

Daí que quando ouço alguém falar de direitos adquiridos, compreendo cada vez melhor o quão diferentes somos, não só geneticamente mas também quando comparamos cosmovisões.

Hitler advinhava um futuro de 1000 anos para o III Reich. Ontem, estive reunido numa sala com um planisfério enorme, pendurado na parede. Sorri, ao constatar que se tratava de uma janela para um tempo que já não existe... a Checoslováquia existia, a União das Repúblicas Socialistas Soviéticas imperava, a Jugoslávia equilibrava-se... afinal até a Pax Romana "só" durou 300 anos.

Citação acima, retirada do livro "Making Sense of the Organization" de Karl Weick

Adenda das 13h10:

Já depois de escrever o texto acima, li um comentário, do comentador anti-comuna, no blog Blasfémias, e fui fazer os meus 15 km diários de bicicleta, nas planicíes do Baixo Vouga, ao som dos Madredeus, duma balada romântica e ingénua dos Dire Straits - banda sonora do filme "Local Hero"- e do II concerto de Brandenburgo.
Durante a viagem, que começou com um fantástico sol de inverno, e acabou com uma chuvada que fez de nós crianças outra vez (como é bom andar à chuva, sem receio de nos molharmos), começou a germinar na minha mente a questão "E o nosso governo, em que modelo se encaixa? Jogador, ou construtor de ilhotas transitórias?

Não creio que se encaixe em nenhum deles. O nosso governo actual, assim como o de Durão Barroso e os de Cavaco, olham para o mundo com uma certa arrogância humana, estão acompanhados nessa arrogância por mentes brilhantes, como Einstein e Newton, os nossos governos acreditam que o mundo é complexo, é incerto, mas só porque não temos informação suficiente, porque não temos conhecimento suficiente, se tivéssemos, poderiamos perceber as leis universais que regem as sociedades, a economia, a demografia, a ...

Daí que se atolem em estudos e mais estudos, daí que assumam o papel do Geometra Grande Planeador que Kepler, humildemente , reconheceu não existir séculos antes.

Acreditam piamente que existe a melhor resposta, e por isso cabe ao governo procurá-la, não lhes entra na cabeça que existam n respostas possíveis, e que cabe à sociedade, a cada um dos seus membros escolher a resposta que em cada momento julga a mais adequada.

Como acreditam que Deus não joga aos dados, como dizia Einstein, custa-lhes ver que volta e meia as regras do jogo mudam, que novos concorrentes entraram, que...

Sensemaking e Visioning

Ontem à noite, ao ler o número de Fevereiro da Harvard Business Review, encontrei o artigo "In Praise of the Incomplete Leader" de Deborah Ancona, Thomas Malone, Wanda Orlikowski, e Peter Senge. Qual não foi o meu espanto quando... o artigo começa a falar da minha última paixão: "sensemaking". Depois, ainda por cima fala de "visioning".

"Sensemaking and relating can be called the enabling capabilities of leadership. They help set the conditions that motivate and sustain change. The next two leadership capabilities—what we call “visioning” and inventing—are creative and action oriented: They produce the focus and energy needed to make change happen.
Visioning involves creating compelling images of the future. While sensemaking charts a map of what is, visioning produces a map of what could be and, more important, what a leader wants the future to be."

"They use stories and metaphors to paint a vivid picture of what the vision will accomplish, even if they don’t have a comprehensive plan for getting there. "

Dissonânia cognitiva e sensemaking e sensegiving

"Campos e Cunha atribui declarações de Manuel Pinho a “dissonância cognitiva”" No site do Público de hoje.

Até pareço bruxo, afinal não fui só eu, que me interessei por ver a ocorrência por esse prisma. !!!

Salários baixos, sensemaking e...

Facto 1:

As desgraçadas declarações do ministro da Economia, Manuel Pinho, na China, perante uma plateia de potenciais investidores chineses:

"Portugal é um país competitivo em termos de custos salariais. Os custos salariais são mais baixos do que a média dos países da União Europeia e a pressão para a sua subida é muito menor do que nos países do alargamento". (retirado do artigo de David Pontes "Polémica em Portugal com discurso em Pequim" no JN de hoje, ver também página da TSF.

Facto 2:

A tentativa de contenção de danos, por parte do porta voz do partido do governo, Vitalino Canas, aqui:

"O Governo tem um modelo de desenvolvimento que não passa por aí, queremos ser competitivos por outras razões que não essa. O Governo tem dito isso, que quer um modelo de evolução baseado em maior valor acrescentado, qualificação, salários mais elevados."

Inferência 1:

Uma cerimónia deste tipo tem de ser minimamente planeada. Será que o gabinete do ministro preparou o evento?
Será que alguém identificou o segmento estratégico de empresários chineses que interessam à economia portuguesa?

Qual o perfil de investidor chinês que foi convidado a assistir à cerimónia?
Todos (just a warm body”)? Houve algum critério de escolha?

As afirmações do ministro revelam, IMHO, ou ausência de visão estratégica, ou incompreensão pessoal, do modelo de desenvolvimento de que fala Vitalino Canas.

Devia ser claro:
* qual o perfil de empresário-alvo que interessa;
* o que lhes vamos oferecer, para os cativar, a meia dúzia de parâmetros em que nos

diferenciamos de outros países;
* como vamos oferecer essa proposta.

Inferência 2:

Desde que descobri a contribuição do sensemaking e do sensegiving, para entender e fomentar a mudança, que não quero outra coisa, apliquemos algumas ideias a este caso:

“Sensegiving is the process whereby managers (o Governo – nas palavras de Vitalino Canas) seek to influence the sensemaking and meaning construction of others toward a preferred redefinition of organizational reality (neste caso o país económico, o investimento estrangeiro).

“…making sense means creating order and understanding among experiences by applying a mental framework. The process of connecting a framework to an issue, which has been introduced into the mind (i.e. bracketed), is at the very core of making sense.”

“…differences in meanings can be understood with the help of the concept of the cognitive scheme. A cognitive scheme is a mental structure that helps individuals to make sense of the world and thus to assign meaning to issues.”

“Every individual has several cognitive schemes and one individual’s set of cognitive schemes constitutes a complete mental framework. An individual’s cognitive schemes are constructed from earlier experiences, and are thus strongly influenced by sensemaking processes over time.”

“…cognitive schemes are shaped by the life story of each individual.”

“…the differences in meanings among the members of (Governo) is very much an effect of differences in the cognitive schemes that are used in assigning meaning in the vision behind the changes.”

“ (o Governo) seems to have had a heterogeneous cognitive profile regarding this issue. By cognitive profile I mean the cognitive schemes of several individuals, that is to say the concept refers to the group level and corresponds to the concept of the cognitive scheme at the level of the individual.

“Meaning obviously cannot be assigned to an issue until the issue in question has been bracketed. Or, to put it another way, an individual cannot “look at” and “examine” an issue until the issue has been introduced into the individual’s mind.”

“…it is by reflecting upon issues that have been bracketed that people can create meaning and understanding.”

Assim, pode inferir-se que não existe uma posição do Governo, existem várias posições, porque os ministros têm perfis cognitivos heterogéneos. Daí, em função do “bracketing degree”, ou temos um “disparate meaning” ou um “fragmentary meaning”, não um “collective meaning”, uma posição única comungada pelos ministros do Governo. Para aspirar a uma posição única, homogénea, o chefe do Governo tem de estilhaçar os paradigmas mentais dos seus ministros, para os forçar a aumentar o “bracketing degree”, para aumentar a homogeneidade do perfil cognitivo do Governo, o chefe do Governo deve descrever de forma clara, o estado futuro desejado.

Quando no inicio dos anos 60 a Boeing quis desenvolver o 727, os engenheiros, em vez da ainda hoje, vulgar exortação “façam o melhor avião de passageiros do mundo”, receberam a seguinte missão” façam um avião capaz de transportar 131 passageiros; realizar, sem escalas, o trajecto Miami-New York; e que possa aterrar na pista XPTO (a mais curta) do aeroporto de La Guardia”. Temos de convir que a segunda proposta é muito mais poderosa como homogeneizadora de perfis cognitivos.

Acabo de ouvir na rádio que o ministro atira as responsabilidades, para a má fé dos jornalistas e dos sindicatos, … quanto mais o ministro se debater e esbracejar, mais se enterrará nas areias movediças em que se colocou. Porque o sensemaking dos cidadãos já viu tudo.

Texto em inglês retirado de:
“Sensemaking in organisations – towards a conceptual framework for understanding strategic change”, de Thomas Ericson, publicado no Scandinavian Journal of Management., 17 (2001) 109-131

Já agora, este artigo deveria ser lido pelos promotores da fusão dos hospitais, Miguel Bombarda e ... em Lisboa.