Orçamento e execução estratégica

"O orçamento não é a única solução para controlar a execução da estratégia da sua empresa, que é a razão por que falham 75% dos planos."

Leio em ""O orçamento nas empresas está desacreditado"".
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E pergunto: Um orçamento serve para controlar a execução de uma estratégia?
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Executar uma estratégia traduz-se num conjunto de alterações que permitem novas acções e comportamentos, ou melhoria dos existentes. Essas alterações são concretizadas por iniciativas que requerem financiamento.
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O controlo da execução desse financiamento, permite controlar o desenrolar das iniciativas. Já para ver se a estratégia se cumpre, há que seguir indicadores relacionados quer com a consequência das acções e comportamentos (resultados a nível financeiro e de clientes), quer com as acções e comportamentos propriamente ditos (processos e recursos e infraestruturas). Contudo, o orçamento tem muitas rubricas que não tem nada a ver com a estratégia. Recordando os conceitos de processos estratégicos e de contexto; os processos de contexto podem não ser estratégicos, contudo, têm de estar presentes e têm de ser financiados. Assim, o orçamento tem uma vertente para financiar as iniciativas estratégicas, o advir do novo, da transformação e, tem de ter outra vertente, para financiar o operacional.
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Assim, controlar o orçamento implica controlar as duas vertentes, o que torna a afirmação feita acima algo estranha e deficiente.
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Controlar o orçamento é uma coisa, controlar a execução estratégica é outra bem diferente.
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De Kaplan e Norton, recordo a figura:

Um modelo para ligar estratégia e operações (parte IV)

Com a implementação das iniciativas estratégicas inicia-se a transformação da organização, a viagem para o futuro desejado.
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Contudo, a viagem para o futuro nunca é uma linha recta.
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Há que monitorizar a evolução e tomar decisões!

Há que monitonizar e tomar decisões quanto à estratégia: estamos a convergir para as metas incluídas no balanced scorecard?

Há que monitonizar e tomar decisões quanto às iniciativas estratégicas: estamos a executar as actividades previstas? Estamos a controlar a execução temporal e orçamental estratégica?

Há que monitonizar e tomar decisões quanto aos processos: qual tem sido o desempenho dos processos? Estamos a controlar a execução orçamental operacional?
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Este é o "single loop learning". Medimos e tomamos decisões com base nos pressupostos definidos.

Um modelo para ligar estratégia e operações (parte III)

As iniciativas estratégicas são projectos de transformação da organização, são o truque para operacionalizar as ideias estratosféricas da estratégia em acções concretas, com um responsável concreto, com prazos e com orçamentos a cumprir.

E o que é um projecto?

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A ISO 9000:2005 define projecto como:

" processo único que consiste num conjunto de actividades coordenadas e controladas, com datas de início e de fim, realizadas para atingir um objectivo em conformidade com requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custos e recursos."

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Um projecto é único!

Enquanto dura, está sob vigilância e controlo.

Quando um projecto termina, a equipa de projecto desfaz-se, e há o risco de que as práticas introduzidas com o projecto sejam substituídas pelas velhas práticas que retornam, ou por práticas híbridas entre o recente e o anterior.

Assim, para aumentar a taxa de sucesso da manutenção das novas práticas introduzidas e das práticas revistas e modificadas, podemos modelar o funcionamento de uma organização, com base na abordagem por processos. Os processos têm a particularidade de serem permanentes, são aquilo que uma organização faz no dia-a-dia.

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Se interceptarmos os projectos com os processos, arranjamos uma forma de assegurar que as mudanças (transportadas pelos projectos), são transferidas de forma controlada para uma entidade permanente e sujeita a monitorização, para lá da duração do projecto, os processos.

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Os processos não são todos iguais. Os processos nucleares ou críticos são os processos-chave para a execução da estratégia. São os processos onde as organizações aspiram a ser eficazes, a ser excelentes. Os restantes são os processos de contexto, onde basta ser eficiente.

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Se olharmos para o balanced scorecard e para os objectivos de vendas nele incluídos, podemos equacionar o seguinte racional:

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Volume de vendas --> unidades vendidas --> mix de vendas --> dimensão tipo das encomendas --> capacidade e nível de produção ocupada --> número de turnos --> mão-de-obra necessária --> consumos previstos de energia e materiais... --> custos previstos --> orçamento operacional e indicadores de desempenho operacional.

Finalmente, deixamos o papel e começamos a executar as iniciativas, ou seja, a concretizar a estratégia, e a modificar os processos.