Mastering ISO Auditing Practice: A Practical Guide for Internal Auditor

Acabo de publicar o meu mais recente ebook na Amazon:

"Mastering ISO Auditing Practice: A Practical Guide for Internal Auditors".

Começo o livro com "Who is this book for?" cá vai a resposta:

"Our goal is to target a specific audience: individuals who have recently completed a course for management system internal auditors but are now encountering challenges when applying their knowledge in real-world situations, despite having a good understanding of the theory. This book is intended for internal auditors who aspire to progress and gain recognition in their field. It is not intended for those who view audits as a mere obligation, but rather for those who strive to establish themselves as auditors and deliver reliable conclusions.

 

It is important to note that this book does not aim to comprehensively cover every aspect of internal audits. You received that during your course. Instead, we have prepared the content based on our firsthand experiences in the field. We have identified pain points that often challenge less experienced auditors during their management system internal audits.

Within these pages, you will find a focused exploration of areas that tend to perplex auditors, even after they have completed the theoretical aspects of their internal audit training. Although the theoretical foundation is critical, real-world applications can sometimes be a puzzle of their own. This book serves as a supplement, bridging the gap between theory and practice, helping you bridge the divide between what you have learned and what you will encounter in the field."

O futuro da preparação das reuniões

Uma conversa interessante.

Há anos que defendo que as revisões do sistema de gestão da qualidade ou do ambiente devem seguir este formato com 4 momentos:

Momento 1 - Recolha e análise dos dados (tabelas, gráficos, análises estatísticas) - pode ser feito por um estagiário. E envio para os participantes.

Momento 2 - Avaliação da situação, feita individualmente por cada participante no recato do seu gabinete.

Momento 3 - Reunião onde os participantes fazem conclusões e tomam decisões.

Momento 4 - Pós-reunião onde acções são planeadas (por vezes depois de investigação de causas-raiz) e a implementação e monitorização avança.

Esta proposta noralmente não é bem vista pelos participantes porque obriga a realizar os momentos 1 e 2 com antecedência, mas como gostamos de guardar tudo para o último dia ... Assim, as revisões do sistema ou são longas maratonas para as quais a gestão de topo não tem pachorra, ou são encenações em que se mete o Rossio na Bestesga. Por isso, o que costumo ver são 3 momentos:

Há anos li que na Amazon as reuniões seguiam o meu conselho. A análise e avaliação eram prévias e a reunião serve para conclusões e tomar decisões. Também li que descobriram que algumas pessoas chegavam às reuniões sem terem estudado a documentação enviada previamente. Por isso, agora as reuniões têm um período prévio de 15 minutos onde as pessoas lêem, ou relêem, o que supostamente já deveriam ter lido. (A escrever isto e a lembrar-me de tantas reuniões onde alguns participantes faziam de tudo para não irem ao "banco", para não chegar a sua vez de apresentar a sua análise dos dados. E muitas vezes conseguiam-no).

Ontem ouvi esta conversa interessante (recordo Garr Reynolds) de onde sublinho:

"of course the most precious, as you just said, is people's time so when we're face to face in a room that is really precious and that's really not a good time to have those, say 20 people, just listening to someone talk right we should have a discussion and then there are live Zoom meet like Zoom meetings but even then again if why are people just like 20 screens or 20 you know videos rather and people are just their lips aren't moving one person is his lips are moving that's not really a good you that could have been a video so he saw in the pyramid like 60 of presentations in the future or now should be you know online and of course you could use or OB makes it easy you could use OBS or Zoom or whatever but make really good presentations 15 minutes 20 minutes whatever and just upload them to this wherever in your company or watch that presentation but then when we come together that is precious 

...

people's time I mean the work life is hard enough to never be wasting it in meetings unless we're talking I mean if we're talking if everyone's talking and contributing that's much more interesting than just listening to someone"

E fiquei a pensar, isto é o futuro. Fazer um vídeo com a análise e enviá-lo para os participantes verem antes da reunião. E recordo Alexis de Tocqueville em "De la démocratie en Amérique" sobre o teatro ser o futuro da educação (o povo não gosta de ler, mas gosta de ver)

 

The essence of an EMS (part II)

Recentemente escrevi este postal, "The essence of an EMS" (part I), acerca da abordagem dos sistemas de gestão ambiental como um portfolio de projectos de melhoria.

Entretanto, tenho mais um exemplo resultante da minha actividade profissional com empresas industriais. Fruto do tempo que vivemos, uma empresa escolheu como um dos seus objectivos ambientais a redução do consumo unitário de energia. Um dos grandes consumos unitários de energia está relacionado com o funcionamento de compressores para produção de ar comprimido. A empresa aproveitou um Sábado e fez um levantamento exaustivo das fugas de ar comprimido nas suas instalações. 

Foram identificadas 40 fugas!

Neste documento do Centro Tecnológico do Calçado, "Boas Práticas de Eficiência Energética" pode ler-se:

"O ar comprimido representa uma fatia de cerca de 13 % do consumo total de energia elétrica nas empresas da fileira do calçado. A otimização deste sistema contribuirá não só para a redução de custos com o consumo energético, como também aumentará a sua fiabilidade e a do equipamento que dele depende.

...

Nota: Numa empresa que trabalhe 8 horas, 5 dias por semana e que apresente 10 pontos de fuga, o custo anual das mesmas poderá corresponder a valores superiores a 1500€."

O documento já tem uns anos, e nas actuais circunstâncias aqueles 1500€ estarão já obsoletos. Estamos a falar de algo que pode representar um gasto invisível muito superior a 6000€ por ano.

Por que não aprendemos a desenvolver sistemas de gestão ambiental focados em desafios que representam valor para as empresas? 

Esta é a essência de um sistema de gestão ambiental (EMS). Melhorar o desempenho, em vez de se limitar a cumprir tarefas num calendário. Dúvidas sobre a ISO 14001? Talvez eu possa ajudar. Schedule a call.

Publicidade descarada

Formação online, via zoom, sobre a implementação da ISO 14001:2015. 

25 horas - Março e Abril

Interessados podem inscrever-se por aqui.

Implementar sem investigar

Ele há coisas...

Quinta-feira, numa conversa ao final da manhã, já de saída de uma empresa de informática, alguém me chamava a atenção para o mau trabalho dos consultores que chegam a uma empresa e sem olhar para o que já existe, desatam a criar tabelas em Excel. Confesso que mentalmente também me incluí no rol dos acusados.

Ontem, ao fazer uma auditoria interna a uma empresa, percebi que havia uma grande confusão no preenchimento de uma tabela de Excel sobre compra de gases fluorados com efeito de estufa. Conversa para aqui, conversa para ali, e salta um print do Sage da empresa com todas as compras dos referidos gases em 2019 e 2020: Quando, quantidade, a quem e o número da factura. Até o valor no inventário físico de 31.12.2019.

Oportunidade de melhoria: a equipa auditora sugere que em vez de um impresso preenchido manualmente a empresa imprima, após cada inventário físico, um print do Sage para cada um dos gases com que trabalhou nesse ano.

Quantas vezes cometemos este erro de chegar com uma solução bem intencionada para implementar, sem fazer o trabalho de perceber o que é que já existe e pode ser utilizado.

An EMS as a portfolio of projects

 Because you make art you become an artist not the other way around.

While implementing an environmental management system (EMS) it is very easy for me to remember ISO 9000:2015 definition of management system and think about an EMS as a portfolio of projects aligned with the strategic orientation and with the purpose of improving the interaction of an organization with the environment.

So, instead of an EMS that also generates improvement projects you can have a set of improvement projects that constitute, that give body to an EMS. Let us see how:

You go into reality and you determine the environmental aspects and impacts (clause 6.1.2). 

You go into reality and you determine relevant interested parties and you determine their relevant needs and expectations (clause 4.2)

Based on the environmental aspects you determine the mandatory compliance obligations (clause 6.1.3).

Based on the relevant needs and expectations of relevant interested parties you determine the voluntary commitments that your organization will assume and treat as mandatory compliance obligations (clause 6.1.3).

Perform an evaluation of compliance (clause 9.1.2) to determine any situation of partial or total non-compliance.

Any situation of total or partial non-compliance, considering the environmental policy commitment to fulfill compliance obligations (clause 5.2 d)) can be part of an environmental objective (clause 6.2.1) to improve performance. Environmental objectives should be communicated (clause 7.4) and should be translated into an action plan (clause 6.2.2).

Some situations of total compliance, considering the environmental policy commitment to continual improvement (clause 5.2 e)) can be translated into an action plan (clause 6.1.4)

Each environmental action plan (clause 6.1.4 or clause 6.2.2):

• may need investments that must be approved and implemented
• may be victim of risks (clause 6.1.1) that may generate undesirable results or prevent the organization from meeting desired results. Emergency situations (clause 8.2) must be determined, prevented and a response tested and set in standby
• may give birth to new or improved practices (clause 8.1)
• may change people’s responsibilities and authorities (clause 5.3)
• may change the set of instructions and records needed (clause 7.5) and the competence requirements (clause 7.2) for those working in the environmental management system

Then, go again back to reality to check the effectiveness of all those actions: check the environmental performance.

• Monitor environmental performance (clause 9.1.1)
• Treat any non-conformity and evaluate the opportunity to develop a corrective action (clause 10.2)
• Evaluate performance at the management review (clause 9.3) and decide about continual improvement (clause 10.3).

So, just working with a set of projects allows an organization to work with almost all clauses of ISO 14001:2015:

• 4.1 - 4.2 - 4.3 - 4.4
• 5.1 - 5.2 - 5.3
• 6.1.1 - 6.1.2 - 6.1.3 - 6.1.4
• 6.2.1 - 6.2.2
• 7.1 - 7.2 - 7.3 - 7.4 - 7.5
• 8.1 - 8.2
• 9.1.1 - 9.1.2 - 9.2 - 9.3
• 10.1 - 10.2 - 10.3

Covid-19 - Direcção e iteração colaborativa

Quando comecei a trabalhar a ISO 14001, nos anos 90 do século passado, fiquei fascinado com a sua diferença face à ISO 9001.

Ao trabalhar com a ISO 9001 facilmente ficávamos prisioneiros da quantidade de procedimentos obrigatórios que tinhamos de criar. Por isso, os resultados no terreno demoravam a aparecer. Primeiro tinhamos de arquitectar e construir o sistema, traduzi-lo em procedimentos e só depois começar a implementação. A implementação, porque o consultor era tótó, ou porque a gestão de topo só estava interessada na bandeira, ou porque a empresa estava sobrecarregada de trabalho, mais parecia um calvário. O objectivo da implementação era chegar a algo que pudesse ser certificado e uma bandeira atribuída. Uma vez obtida a certificação, a empresa dizia-nos adeus, e raramente havia oportunidade mergulhar na melhoria do sistema.

Entretanto, na minha cabeça remoía um artigo de 1992 na HBR - "Successful Change Programs Begin with Results"

Ao trabalhar com a ISO 14001 descobria a possibilidade de desenhar um sistema de gestão virado para atingir resultados. Um sistema de gestão como um portfolio de projectos:

Acabei por publicar um livro onde explicava a metodologia. (BTW, um projecto interessante que nunca foi pago pela editora)

No ano passado descobri mais uma norma ambiental, confesso que não a conhecia, a ISO 14005:2019 - Environmental management systems — Guidelines for a flexible approach to phased implementation.

Esta norma apoia a implementação faseada de sistemas de gestão ambiental. O que é que isto quer dizer? Em vez de começar por montar um sistema de gestão ambiental completo, com todos os ésses e érres, começar por um desafio concreto, um desafio específico. Por exemplo, melhorar a eficiência energética, ou reduzir a produção de resíduos perigosos.

Por que escrevo sobre isto agora? Porque o meu parceiro das conversas oxigenadoras pôs-me a ler este livro, "The Lean Strategy" de Michael Ballé, Daniel Jones, Jacques Chaize, e Orest Fiume.

"Lean thinking starts with acting: solving immediate problems to better understand the deeper issues. It differs radically from the mainstream approach.
...
Lean thinking starts with find, in the real world, by identifying immediate problems right now, moves to face as we grasp which problems are easy to solve and which aren’t, what our deeper challenges are, then to frame these challenges in a way others will understand intuitively both (a) the problem we’re trying to solve and (b) the generic form of the solution we’re looking for, and then form the specific solutions through repeated try-and-see efforts with the people themselves until we, all together, build a new (often unforeseen) way of doing things
...
Effectively, the idea is that to learn anything, we first have to change something and then carefully check the results to evaluate the impact.
...
"Don’t look with your eyes. Look with your feet. Don’t think with you head. Think with your hands.”
...
The point is that running experiments and experiencing consequences is an ongoing process. It is more to accelerate the learning cycle—to learn and respond, then grasp with the current situation, then adjust again—than it is to establish large-scale goals and compare our progress to them on an occasional basis rather than as a constant state. Companies must use meaningful metrics to understand meaningful actions."

Entretanto, ontem ao folher um livro, "Managing Crises: Responses to Large-Scale Emergencies" de Arnold Howitt e Herman B. Leonard. Encontrei estes trechos:

"[Moi ici: As emergências podem ser de dois tipos, as de rotina e as de crise. As de rotina são aquelas para as quais as organizações se preparam e testam. São aquelas para as quais existem planos de resposta. Já a pandemia em curso é uma emergência de crise... não há plano, não houve preparação prévia] This is not a routine emergency. There are no scripts or templates—guides, check-lists, and norms that dictate the set of things that need to be done, their order, the way they are organized, and so on. An authority-driven command and control hierarchy is a good organizational form for producing the efficient execution of known and practiced routine actions.
...
This is a Crisis Emergency. This emergency has significant elements of novelty that organizations were not prepared for. The presence of significant novelty as the defining feature of crisis emergencies creates an array of distinctive challenges, requiring significantly different approaches, techniques, and processes by those engaged in them. Novelty comes in many forms and from many different sources.
...
During a crisis, leaders must relinquish the belief that a top-down response will engender stability. In routine emergencies, the typical company can rely on its command-and-control structure to manage operations well by carrying out a scripted response. But in crises characterized by uncertainty, leaders face problems that are unfamiliar and poorly understood. A small group of executives at an organization’s highest level cannot collect information or make decisions quickly enough to respond effectively. Leaders can better mobilize their organizations by setting clear priorities for the response and empowering others to discover and implement solutions that serve those priorities. To promote rapid problem solving and execution under high-stress, chaotic conditions, leaders can organize a network of teams." 

E ao chegar aqui ... recuo ao Natal de 2007 e a Boyd e à blitzkrieg (parte I e parte II):

"Give lower-level commanders wide freedom, within an overall mind-time-space scheme, to shape/direct their own activities so that they can exploit faster tempo/rhythm at tactical levels yet be in harmony with the larger pattern/slower rhythm associated with the more general aim and larger effort at the strategic level."

Como diz o meu parceiro das conversas oxigenadoras: uma pena as empresas não estarem a aproveitar esta crise para encontrarem uma plataforma de comunicação real com os seus trabalhadores... sim, o primeiro ciclo de Senge:

Risk management

J&J model to deal with risk management:

"Risk can be viewed as the combination of the probability of an event and the impact of its consequences. Events with a negative impact represent risks that can prevent value creation or erode existing value. In order to deliver value to our stakeholders we must understand the types of risks faced by our organization and address them appropriately.
Generally, risks to the Company’s success can be grouped into four categories: (1) Strategic, (2) Operational, (3) Compliance and (4) Financial & Reporting. Specific examples of each type of risk are included in the table below.

Our J&J Enterprise Risk Management Framework is made up of six process components
...
Objectives are set by the Executive Committee in alignment with our strategic framework and are cascaded throughout the organization.
...

Trechos retirados daqui.

Webinar - How to perform an ISO 14001:2015 internal audit

Na próxima quinta-feira, 28 de Fevereiro pelas 19h00, os interessados podem assistir a "How to perform an ISO 14001:2015 internal audit [free webinar]" e colocar questões.

Riscos e impactes

Um artigo interessante sobre diferentes alternativas para incorporar a análise de risco no desenvolvimento de um sistema de gestão ambiental em "Environmental Management System Risks and Opportunities: A Case Study in Pertamina Geothermal Energy Area Kamojang".

E para um visual como eu, o uso de esquemas é muito bom. Pessoalmente uso algo deste género:

Não sigo a abordagem que se segue, mas concordo que é bem possível alguém optar por ela:

Ou seja, considerar que os impactes ambientais significativos são o mesmo que os riscos e oportunidades prioritários.

Não consigo deixar de pensar que há muito a melhorar nesta norma ISO 14001:2015.

Comunicação

A ISO 9001:2015, assim como a ISO 14001:2015, chamam a atenção para a importância da comunicação interna e externa.

A figura, que adaptei de um original que encontrei na internet há algum tempo:

Sistematiza um conjunto de tópicos que devem ser tidos em consideração.

Oportunidade de trabalho

Empresário pediu-me para divulgar esta oportunidade de trabalho, aqui vai:

ISO 9001:2015 (parte III)

Parte I e parte II.
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Terminei a segunda parte desta série com esta nota:

"Focus on providing confidence in the organization’s PRODUCTS (Organizational improvement is a secondary objective)"

Comecei a escrever esta série por causa de uma discussão no LinkedIn sobre o futuro da ISO 9001 onde li que o número de certificações ISO 9001 continua a crescer nas economias asiáticas e da América do Sul e, já só cresce num único país desenvolvido, a Itália.
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Só ontem é que descobri aquela nota lá em cima...
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Não lemos, com cada vez mais frequência, reflexões e textos sobre exemplos em que, uma e outra vez, se conclui que o que interessa não é o produto/serviço, não é ele que faz a diferença, mas o modelo do negócio?
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Não lemos, com cada vez mais frequência, reflexões e textos sobre exemplos em que, uma e outra vez, se conclui em que o que interessa é a co-criação e o desenvolvimento da interacção com os clientes, e não um relacionamento impessoal via especificações comoditizáveis?
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Ontem, ao final da manhã, enquanto conduzia, pensava nestes dois pontos e acabei por recordar-me dos textos justificativos da ISO 9001 que lia nos livros que adquiri na primeira metade da década de noventa do século passado...
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A ISO 9001 permitia, num mundo em que a globalização avançava a passos largos, o desenvolvimento de relações comerciais entre potenciais parceiros que se desconheciam e que podiam estar em cantos opostos do mundo. A ideia era reduzir o risco do comprador dado que não tinha informação suficiente em quantidade e de confiança, e a ideia de ter no terreno uma terceira parte de confiança a visitar e validar a conformidade de um potencial fornecedor contra um caderno de encargos conhecido era muito interessante.
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O que aconteceu entretanto? O que temos tentado descrever neste espaço?
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Procuramos motivar as empresas portuguesas e os seus actores, para uma nova realidade: normalmente é impossível, em sectores abertos à concorrência internacional, competir pelo preço mais baixo ou pelo custo mais baixo, daí que as empresas tenham de evoluir para modelos de negócio assentes em vantagens comparativas como a velocidade, a rapidez, a flexibilidade, as pequenas séries, o design, a inovação, a proximidade, a customização, a interacção, a co-criação, a co-produção, ... tudo coisas que precisam de um contacto e relacionamento forte entre clientes e fornecedores... já não chega um relacionamento baseado no cumprimento de requisitos e de especificações vertidas num caderno de encargos.
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Onde é que as empresas ainda ganham negócio com base no preço mais baixo, ou no custo mais baixo? Com base nas grandes séries, na uniformização, no volume?
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Não é nos países onde a ISO 9001 ainda está a acrescer?
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Por isto, fico desapontado que a ISO 9001 fique por aquela nota... é uma forma de auto-limutação e, de certa forma, de publicidade enganosa. Se o modelo de negócio é cada vez mais relevante para o sucesso, como é que é feita a publicidade de uma norma que se concentra na confiança do produto apenas? Será um regresso à garantia da qualidade?
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Eu só sou um anónimo da província de um país periférico, num continente envelhecido, mas faz-me muita espécie esta evolução.

ISO 9001:2015 (parte II)

Parte I.
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Voltemos à figura:

E analisemos este documento sobre a futura norma ISO 9001:2015. Apesar das operações permanentes ainda ficarem com uma ênfase superior aquilo que tem de ser transformado (item 7 da nova norma) a coisa parece aproximar-se mais da visão transformativa:

E analisando em pormenor alguns items:

• 4.1 “Understanding the organization and its context” - “The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and that affect its ability to achieve the intended outcome(s) of its “XXX” management system.” (Moi ici: Gosto! Faz sentido. Pensar no propósito da organização e naquilo que é relevante para ela)
• "6.1 Actions to address risks and opportunities - The organization shall plan: a) actions to address these risks and opportunities, and b) how to -integrate and implement the actions into its XXX management system processes; -evaluate the effectiveness of these actions.” (Moi ici: Gosto! Faz sentido a concentração na transformação para criar o futuro desejado tendo em conta os riscos e as oportunidades)
• "6.2 XXX objectives and planning to achieve them"
• "6.2 XXX objectives and planning to achieve them (contd…) “When planning how to achieve its XXX objectives, the organization shall determine -what will be done -what resources will be required -who will be responsible -when it will be completed -how the results will be evaluated.” (Moi ici: Gosto! Faz sentido. Dar mais relevância ao pormenor do que precisa ser feito para transformar a empresa)

Muito lindo; contudo, isto não bate certo com isto como posicionamento para a ISO 9001:

"Focus on providing confidence in the organization’s PRODUCTS (Organizational improvement is a secondary objective)"

ISO 9001:2015 (parte I)

Há sete ou oito anos, na consultoria de apoio à implementação de sistemas integrados de gestão, nas pós-graduações e nas aulas da licenciatura de engenharia do ambiente, defendia que achava a norma ISO 14001 mais inteligente que a norma ISO 9001. Mais inteligente porque era mais votada para a acção, para a transformação, para o desenho de sistemas de gestão como máquinas dedicadas a construir a organização do futuro desejado a partir da organização real actual.
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Anos depois, no livro "Gestão Ambiental - Sintonizar Ambiente e Estratégia para o Negócio"escrevemos:

"Acreditamos que os sistemas de gestão ambiental podem ser diferentes, podem ter uma sinergia evidente com o negócio, com a estratégia para o negócio.
Acreditamos que os sistemas de gestão ambiental podem, e devem, ser máquinas, para atingir objectivos, para promover a mudança onde ela é necessária.
Acreditamos que os sistemas de gestão não são papéis e mais papeis, são portfolios de projectos que geram a mudança onde ela é necessária, mudança alinhada com a estratégia do negócio."

No livro usamos o esquema (aqui, versão ainda mais antiga):

 Para descrever a forma como entendemos e modelamos um sistema de gestão ambiental.
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Aqui, uma versão ainda mais antiga:

Agora, imaginem se esta abordagem fosse aplicada à ISO 9001... como seria?
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Continua

Sintonizar ambiente e negócio

Um exemplo sobre como sistematizar a relação entre ambiente e estratégia para o negócio.

Tabela retirada do artigo "Green Shareholder Value, Hype or Hit?" de Donald Reed.

Responsabilidade social

Quem tiver oportunidade de ler o artigo de "Friedman, responsabilidade, caridade e faz-de-conta" de João Pinto e Castro no Jornal de Negócios e quiser algo de mais concreto e palpável, pode mergulhar neste texto magistral do número de Dezembro de 2006 da Harvard Business Review: “Strategy & Society – The Link Between Competitive Advantage and Corporate Social Responsibility”, de Michael Porter e Mark Kramer (trechos aqui , aqui e aqui).
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Embora sem o mesmo brilhantismo, o tema também é bem tratado em "Does It Pay to be Green? A Systematic Overview" de Stefan Ambec e Paul Lanoie, publicado em Novembro de 2008 pela Academy of Management Perspectives (e abordado aqui).
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Voltando ao artigo do Jornal de Negócios, continuo a acreditar que as empresas privadas têm de equacionar a maximização do lucro como o objectivo principal ponto. Só que este objectivo principal não pode ser atingido de uma forma directa e tem de ser estável. Basta olhar para um mapa da estratégia para perceber que o lucro sustentado é uma consequência de clientes satisfeitos. Clientes satisfeitos são também uma consequência. Consequência do que as empresas fazem e onde investem.
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Chegado aqui, recordo um trecho de Schumpeter escrito em 1906 que dizia que as empresas calculam o lucro a partir da diferença entre a facturação e os custos da empresa... e esta fórmula está errada, é incompleta.
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Segundo Schumpeter o lucro deve ser calculado a partir da diferença entre a facturação e (abrir parêntesis) os custos do passado (os clássicos) e os custos do futuro (para que a empresa prepare o seu futuro) (fechar parêntesis).
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103 anos depois muitas empresas ainda não perceberam o conceito de custos do futuro e por isso exageram naquilo a que chamam lucro ou que consideram como tal.

Bingo!!! Jackpot!!! Jogos florais são treta!!! (parte II)

Em Dezembro de 2006 a revista Harvard Business Review publicou um artigo muito interessante “Strategy & Society – The Link Between Competitive Advantage and Corporate Social Responsibility”. Na altura sublinhei o seu valor neste postal Bingo!!! Jackpot!!! Jogos florais são treta!!! .

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Apreciei, sobretudo, esta linguagem:

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"…, they would discover that Corporate Social Responsibility can be much more than a cost, a constraint, or a charitable deed – it can be a source of opportunity, and competitive advantage.”

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Pois ela vai ao encontro do meu pensamento, a necessidade de sintonizar e aproveitar as sinergias entre o ambiente e a estratégia para um negócio, deixando de lado a conversa da treta.

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"The most important thing a corporation can do for society, and for any community, is to contribute to a prosperous economy."

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Pois bem, encontrei mais um bom artigo na mesma senda, com o mesmo propósito "Does It Pay to be Green? A Systematic Overview" de Stefan Ambec e Paul Lanoie, publicado em Novembro de 2008 pela Academy of Management Perspectives.

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A figura que se segue sistematiza sete possibilidades em que as preocupações ambientais de uma organização podem contribuir para o negócio: através de oportunidades para aumentar as vendas e de oportunidades para reduzir os custos.

Trata-se de mais um bom artigo que recomendo a quem quiser implementar, transformar, um sistema de gestão ambiental alinhado com a estratégia para o negócio.

Sistema de gestão ambiental = máquina de produção de resultados desejados

Consideremos a título de exemplo o "Relatório de Sustentabilidade 2005" do grupo PortucelSoporcel.
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Concentremo-nos na vertente ambiental.
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Para que é que existe, por que é que se desenvolvem sistemas de gestão ambiental?
Para atingir resultados ambientais, para melhorar o desempenho ambiental, para reduzir os impactes ambientais.
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Se é assim, se nos concentrarmos nesse desafio, então é por aí que temos de começar. Começar pelo fim, começar pelos resultados desejados:
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Como é que a nossa organização impacta o ambiente?
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O capítulo 12 do Relatório referido acima (por exemplo na página 82 do pdf) retrata, através de uma série de indicadores, a realidade ambiental da organização em momentos distintos, final de 2003, final de 2004 e final de 2005.
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No final, o sucesso, a eficácia de um sistema de gestão ambiental é avaliada pela evolução destes números. Então, por que não começar por eles?
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Ao fazer o retrato da situação ambiental actual, traduzido em resultados de indicadores, e ao fazer o retrato da situação futura desejada, traduzida em resultados de indicadores (metas), identificamos a lacuna a colmatar, identificamos o que queremos que seja modificado. Se é isto que queremos por que não concentrar a atenção neste desafio?

Uma leitura pessoal sobre as auditorias internas (parte II de II)

No final da etapa de realização de uma auditoria, a equipa auditora recolheu um conjunto de constatações. Umas constatações têm uma conotação positiva, reportam situações em que a empresa evidencia uma prática, ou resultados muito positivos, que merecem ser sublinhados de forma especial.

Outras constatações têm uma conotação neutra, são evidências de conformidade, sem nenhum reparo especial.

Outras ainda, têm uma conotação negativa. Algo está mal e precisa de ser modificado e ponto!

Concentremo-nos agora, nas constatações com conotação negativa.
Se as analisarmos, podemos concluir que elas não são todas iguais, não têm todas o mesmo peso, não têm todas a mesma importância, não merecem todas o mesmo tipo de mobilização de recursos, para lidar com elas.As constatações negativas não têm todas o mesmo peso.
Umas são sintomas da existência de problemas pontuais.
Outras são sintomas da existência de problemas sistemáticos.

Analisando os sintomas de problemas pontuais, podemos identificar dois tipos distintos: problemas pontuais menores e problemas pontuais graves.

Os sintomas de problemas pontuais banais devem ser corrigidos. E basta! Exigir mais do que isso é um fraco investimento e um convite ao “tampering”!!!
Os sintomas de problemas pontuais graves devem ser corrigidos e devem originar o desenvolvimento de uma acção de melhoria, para atacar as causas que estão na base do sintoma evidenciado durante a auditoria.

Consideremos o caso de uma auditoria interna em que, após a realização da auditoria, a equipa auditora reuniu “em cima da mesa” 12 constatações negativas

Em vez de as tratar a todas por igual, a equipa auditora fez a segregação que se segue:
O conjunto A denota não-conformidades banais que não merecem mais do que uma correcção, basta a sua eliminação e ponto!

O conjunto B identifica não-conformidades pontuais graves! Além da eliminação das não-conformidades é preciso fazer algo mais, é preciso desenvolver acções correctivas, para eliminar as causas-raiz que estão na base, na origem de cada uma destas não-conformidades graves. Primeiro, rapidamente, fazem-se as correcções, para depois, investigar e identificar as causas-raiz e, formular uma solução que as elimine, e implementar essa solução. Por fim, verificar o estado de implementação da solução e a sua eficácia.

O conjunto C é mais interessante! Em vez de inundar as empresas com pedidos de acção correctiva, ou até mesmo correcções, que promovem uma visão micro, uma postura paroquial, por que não olhar para as constatações negativas e, verificar se não existem “clusters” que possam ser constituídos, reunindo diferentes constatações. As constatações podem ser diferentes, mas podem ser percebidas como sintomas de algo mais profundo, manifestações visíveis de um problema mais substancial.
Por exemplo, em vez de identificar três não-conformidades isoladas:

• 1. A empresa não evidenciou, no sector da Ensacagem, a presença de amostras-padrão das embalagens a utilizar com os novos produtos (como previsto no procedimento X);
• 2. A empresa não evidenciou Plano de Inspecção e Ensaio, para os novos produtos A e B;
• 3. A empresa não evidenciou a definição de especificações para os novos produtos B e C.
  

Por que não redigir uma não conformidade “grave”, ou maior, do género:

A empresa nos seus projectos de desenvolvimento de novos produtos, não considera, de forma sistemática, nas suas “saídas do projecto”, a definição de critérios de aceitação do produto.

A empresa tem de corrigir as evidências 1, 2 e 3. Mas não pode ficar por aí, tem de melhorar o sistema, para eliminar as causas do problema de fundo.

Ou seja: