O futuro da preparação das reuniões

Uma conversa interessante.

Há anos que defendo que as revisões do sistema de gestão da qualidade ou do ambiente devem seguir este formato com 4 momentos:

Momento 1 - Recolha e análise dos dados (tabelas, gráficos, análises estatísticas) - pode ser feito por um estagiário. E envio para os participantes.

Momento 2 - Avaliação da situação, feita individualmente por cada participante no recato do seu gabinete.

Momento 3 - Reunião onde os participantes fazem conclusões e tomam decisões.

Momento 4 - Pós-reunião onde acções são planeadas (por vezes depois de investigação de causas-raiz) e a implementação e monitorização avança.

Esta proposta noralmente não é bem vista pelos participantes porque obriga a realizar os momentos 1 e 2 com antecedência, mas como gostamos de guardar tudo para o último dia ... Assim, as revisões do sistema ou são longas maratonas para as quais a gestão de topo não tem pachorra, ou são encenações em que se mete o Rossio na Bestesga. Por isso, o que costumo ver são 3 momentos:

Há anos li que na Amazon as reuniões seguiam o meu conselho. A análise e avaliação eram prévias e a reunião serve para conclusões e tomar decisões. Também li que descobriram que algumas pessoas chegavam às reuniões sem terem estudado a documentação enviada previamente. Por isso, agora as reuniões têm um período prévio de 15 minutos onde as pessoas lêem, ou relêem, o que supostamente já deveriam ter lido. (A escrever isto e a lembrar-me de tantas reuniões onde alguns participantes faziam de tudo para não irem ao "banco", para não chegar a sua vez de apresentar a sua análise dos dados. E muitas vezes conseguiam-no).

Ontem ouvi esta conversa interessante (recordo Garr Reynolds) de onde sublinho:

"of course the most precious, as you just said, is people's time so when we're face to face in a room that is really precious and that's really not a good time to have those, say 20 people, just listening to someone talk right we should have a discussion and then there are live Zoom meet like Zoom meetings but even then again if why are people just like 20 screens or 20 you know videos rather and people are just their lips aren't moving one person is his lips are moving that's not really a good you that could have been a video so he saw in the pyramid like 60 of presentations in the future or now should be you know online and of course you could use or OB makes it easy you could use OBS or Zoom or whatever but make really good presentations 15 minutes 20 minutes whatever and just upload them to this wherever in your company or watch that presentation but then when we come together that is precious 

...

people's time I mean the work life is hard enough to never be wasting it in meetings unless we're talking I mean if we're talking if everyone's talking and contributing that's much more interesting than just listening to someone"

E fiquei a pensar, isto é o futuro. Fazer um vídeo com a análise e enviá-lo para os participantes verem antes da reunião. E recordo Alexis de Tocqueville em "De la démocratie en Amérique" sobre o teatro ser o futuro da educação (o povo não gosta de ler, mas gosta de ver)

 

Plano de reflexões

Ainda esta semana numa empresa começámos a preencher um Plano de Comunicação. Um documento que irá crescer ao longo do tempo, em função das necessidades que irão emergir tendo em conta diferentes propósitos e audiências.

Ontem li este artigo, "Four ways to reflect that help boost performance" onde encontrei esta interessante tabela:

Que reflexões são feitas na sua empresa? Com que propósito e com que participantes?

Nestes tempo após a 1ª vaga COVID-19 julgo tão importante aquele "Scanning the horizon"... e no entanto, tenho apanhado tantas surpresas negativas... venha ou não venha esmola da UE, os próximos tempos vão piorar antes de melhorar. E o que vejo? Gente confiando que o layoff os vai proteger da necessidade de se reconfigurarem. Gente que acha que isto de reflectir sobre o contexto é treta para a ISO 9001.

Fará sentido desenhar um Plano de Reflexões para a sua empresa?

Better management review meetings

When presenting the webinar "How to perform management review according to ISO 9001:2015" I use the following slide as an example:

If you look with care you can see that for each "Agenda Item" I include a question. The main question, or the main challenge under each agenda item.

Last night I started reading "How to Create the Perfect Meeting Agenda" and smiled when I found:

"Instead of designing your agenda as a laundry list of topics to be broached, consider creating your agenda as a set of questions to be addressed. In its simplest form, the meeting exists to answer a set of compelling questions in an allotted time.
...
By populating the agenda with questions rather than topics, you’ll begin to think and act differently as you design the meeting. You’ll become strategic, thinking critically about the meaning of a topic and what your ultimate outcome is — the true reason to bring the collective together. In addition, this method fosters intentionality.
...
Think about creating agenda questions for meeting attendees like you would go about creating goals for your employees. Why? Goal-setting theory demonstrates that goals energize, focus attention, and promote persistence, all of which lead to better performance."

Another suggestion in the article is very useful for the effectiveness of management review meetings:
"Privilege the most important questions first.
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Meeting science shows that content at the start of an agenda receives disproportionate amounts of time and attention, regardless of its importance. The implication is clear: put your most compelling questions at the start of the meeting. This will not only assure coverage of key issues; it is also a way of quickly grabbing attendee attention and conveying the value of the meeting. And while it is fine to start a meeting with 5 minutes or so of news and notes, after that concludes, go all in addressing the most challenging, important, and vexing questions.

At the webinar I also recommend:

Management review process starts with the gathering and analysis of the data, that is sent to top management. Before meeting together, top management should review the prepared information and take notice of what is going according to planned, what is having a behavior different from planned, positive or negative, and what is and may happen in the context that may affect future performance of the management system.

In the article one can find:

"After your set of questions is finalized, distribute the meeting agenda in advance so people have time to think about and prepare for the questions to be addressed. [Moi ici: Attention, my advice is more radical than this one. I recommend not only distributing the agenda in advance but also distribute the content in advance. The meeting is not for watching a presentation or analysing information. That can be done in advance] There is no “magic time” per se; vexing strategic questions likely require around a week of lead time, but for most other questions, three days lead time should suffice."

BTW, next webinar about this topic is scheduled for Thursday, March 5th.

Provocação para PME certificadas (parte III)

Este tipo de reflexão, "Creating urgency amidst comfort - a leadership agenda for 2018", é cada vez mais importante para as PME portuguesas.

As que se dedicam ao sector transaccionável da economia estão a crescer desde 2010, quando comparamos as exportações desse ano com as de 2017 verificamos coisas como:

Por exemplo, o sector da Metalurgia e Metalomecânica cresceu mais de 56%. Nesse sector encontra-se o subsector dedicado à produção de moldes com este desempenho impressionante. Portugal, este pequeno país é o 3º maior fabricante de moldes na Europa e 8º no mundo.

Parece que tudo corre bem, e corre. No entanto, um antifragilista deve estar sempre em guarda. Por exemplo, há tanto trabalho a fazer para subir na escala de valor ou, estando este subsector tão concentrado na produção para a indústria automóvel, como o preparar para um inevitável período de baixa neste sector?

Conseguem imaginar o papel de uma revisão do sistema pela gestão que não se fica pelos rituais para auditor ver e se concentra em provocações para PME? (parte I e parte II)

Qual ou quais das sugestões de Reeves no artigo citado no início poderiam ajudar a revisão do sistema da sua empresa?

Provocação para PME certificadas

Há dias, nesta minha outra vida, colocaram-me uma questão sobre a actualização dos riscos e oportunidades. Entretanto, numa auditoria recente, extra-auditoria pediram-me uma opinião sobre o mesmo tema.

A verdade é que há uns tempos que ando a repensar seriamente no tema. A norma ISO 9001:2015 é muito vaga sobre o tema e, portanto, temos toda a liberdade para testar diferentes formatos e ver o que funciona com cada empresa.

Assim, pode ser interessante fazer um levantamento inicial dos riscos e oportunidades que sirva de ponto de partida. E depois?

Uma abordagem possível pode passar pelo que se segue, até para evitar o by-pass da gestão ao sistema de gestão da qualidade:

Há luz do contexto externo (cláusula 4.1 da ISO 9001:2015) e da percepção de quem são as partes interessadas relevantes e de quais os seus requisitos relevantes (cláusula 4.2 da ISO 9001:2015), gerência e responsável comercial formalizam um orçamento de vendas para o ano seguinte.

Um orçamento de vendas define:

• Objectivos de facturação para o ano seguinte; 
• Objectivos de facturação por segmentos, margens, 
• Requisitos e exigências que o orçamento vai impor, testar, exigir, colocar sobre stress (custos, prazos, capacidades, perfis, ...)

Segue-se a revisão anual extraordinária do sistema. Um momento Janus: um balanço do ano que finda e uma discussão sobre as exigências para o ano seguinte. É a resposta à cláusula 9.3 da ISO 9001:2015, mas pode também servir de actualização da cláusula 4.1 relativa aos factores internos

A equipa de gestão fica ciente dos desafios que ajudarão a vencer no próximo ano e do stress a que irão estar submetidos se o orçamento de vendas se concretizar.

Depois da revisão anual extraordinária do sistema, no recato do seu sector, com a sua equipa, cada chefia deve mergulhar nos desafios do próximo ano e determinar riscos e oportunidades. O que os pode levar a contribuir ou não para o que orçamento de vendas requer?

Por fim, uma kick-off meeting para o ano seguinte, onde o compromisso formal de cada sector sobre como vai contribuir para o cumprimento do orçamento de vendas, e tendo em conta a orientação estratégica, os requisitos das partes interessadas relevantes, e os riscos e oportunidades, é validado e divulgado.

A ideia de fazer de cada ano um espécie de projecto, algo único e irrepetível, em vez de uma continuação da rotina de sempre, é capaz de ser útil para mudar mentalidades em muitas empresas.

"clientes satisfeitos impedidos de trabalhar com fornecedor da sua confiança"

Ontem, ao preparar o material para a revisão do sistema ISO 9001 numa empresa X, B2B, um factor aparecia constantemente nas conversas, quer como um risco, quer como um factor externo relevante para o contexto da empresa X.
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Cada vez mais clientes querem, ou preferem trabalhar com o sector A, migrando de outros sectores onde os clientes são mais autónomos. Clientes que trabalham para o sector A não podem recorrer aos serviços da empresa X porque isso é definido pelos seus clientes, que normalmente preferem mandar recorrer a multinacionais que cobram 10 vezes mais, literalmente.
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Assim, temos clientes satisfeitos impedidos de trabalhar com fornecedor da sua confiança.
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Assim, temos a empresa X a ter de equacionar alternativas de actuação:

• perceber quem está a ficar com os trabalhos que os clientes estão a abandonar;
• melhorar o trabalho comercial, muito localizado;
• incluir no ecossistema da procura os clientes dos clientes, ou melhor ainda, e isto não é um jogo de palavras, os clientes dos clientes dos clientes. Desafio maior: como lhes dar a confiança de que fazem tão bem como as multinacionais? Como chegar a eles? Que proposta de valor apresentar?

Agora há que deixar marinar para depois decidir: que alternativas aproveitar, que plano de actuação desenvolver para cada uma.

E assim temos, de forma natural, abordadas as cláusulas: 4.1 (compreender o contexto); 4.2 (partes interessadas relevantes) e 6.1 (riscos e oportunidades).

Revisão do sistema (ISO 9001)

Na próxima Terça-feira vou ter a primeira reunião de preparação da revisão do sistema de gestão da qualidade de uma empresa que apoiei na implementação do sistema em 2013 e, que já este ano apoiei na transição para a versão de 2015 da ISO 9001.
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Quando se olha para o conteúdo da cláusula 9.3 da ISO 9001:2015, ao ver aquela prescrição toda, receio que muitas empresas adoptem um modo de afunilamento no que a norma diz e comecem por aí. Por isso, preparei e enviei esta apresentação, esperando que os primeiros 6 slides convidem a empresa a alargar o mais possível a perspectiva antes do inevitável afunilamento.

Aprendizagem

À hora a que sai este postal estarei a numa reunião mensal da gestão de topo de uma empresa.
Quando enviei a proposta de agenda para a reunião lancei no final um desafio bem adequado a esta época do ano e que a sua empresa podia utilizar para aprender e aprender mais depressa do que aprendeu no ano anterior.

"Ouso lançar um desafio mais para reflexão neste final do ano.
Que cada um identifique uma situação que correu mal este ano e o que é que a empresa aprendeu com isso. A empresa fez alguma coisa para evitar ou minimizar a probabilidade de voltar a acontecer?
Que cada um identifique uma oportunidade que tenha sido aproveitada pela empresa, como a identificaram e porque a puderam aproveitar?"

Sistematizando:

 Desvios negativos são riscos. Em que casos falhámos, em que casos não os detectámos e eles ocorreram com consequências negativas para a empresa? O que deveríamos ter monitorizado ou considerado para os ter adivinhado com mais antecedência? O que fizemos para minimizar a probabilidade de voltarem a ocorrer e, se ocorrerem, voltarem a manifestar-se com o mesmo impacte?
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Desvios positivos são oportunidades. Em que casos perdemos, em que casos não as detectámos e elas ocorreram sem terem sido aproveitadas com consequências positivas para a empresa? O que deveríamos ter monitorizado ou considerado para as ter adivinhado com mais antecedência? O que vamos fazer de diferente para não voltar a desperdiçar mais oportunidades como estas?
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Que riscos conseguimos evitar? O que nos permitiu agir dessa forma? Aprendemos alguma coisa?
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Com que oportunidades ganhámos? O que nos permitiu agir dessa forma? Aprendemos alguma coisa?

Como é que a sua empresa aprende? A que velocidade aprende?

Em tempos de incerteza...

"the only way to set strategy effectively during uncertain times was to bring together, much more frequently, the members of the top team, who were uniquely positioned to surface critical issues early, debate their implications, and make timely decisions."

E a sua empresa? Com que frequência analisa criticamente os temas associados à estratégia? A frequência actual é diferente da frequência de há três anos?
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Imagina que uma empresa com um sistema de gestão da qualidade alinhado com a estratégia para o negócio, se entretém e contenta com uma revisão anual do sistema?
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Quantos minutos dedica à estratégia nas suas revisões do sistema?
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Mais, Quantos minutos dedica por mês a discutir temas relacionados com a estratégia?
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Em tempos de incerteza a maioria acredita em mais controlo, acredito que não, acredito em mais firmeza estratégica e, muito mais, fluidez táctica.

Trecho retirado de "Managing The Strategy Journey"

Por que está no calendário

Numa outra encarnação estudarei filosofia, sem dúvida:
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"If one thinks in terms of Rationalist Teleology then what happens now is an action chosen now to fulfill some selected goal for the future. Action is about filling the gap between what is desired for the future and what now exists. The movement of time is from the future to the living present. The meaning is located in the future, in the gesture made now as it points to the future.
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The experience of meaning is occurring in a micro-present and it accounts for the fact that we can experience presentness. What is happening here is truly paradoxical for the future is changing the past just as the past is changing the future. In terms of meaning the future changes the past and the past changes the future, and meaning lies not at a single point in the present but in this circular process of the present in which there is the potential for transformation as well as repetition.

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Transformative Teleology in which movement is toward an unknown form; that is, to a form that is in the process of being formed, to a form that is itself evolving. Truly novel change is possible and self-organization is a paradoxical process of repetition and potential transformation. It is emergence of identity in a transformative, self-organizing process and the paradoxical experience of identity in transformation. Here teleology is not contained in the process since the teleological is itself being formed. In other words, identity, or organization, is evolving in unknowable ways, being created as it goes along. Here, the parts form and are formed by a whole that is under perpetual construction."

O que fazem os gestores ou os líderes quando querem que uma organização atinja determinados resultados no futuro?

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Por que é tantas vezes esses resultados não são atingidos?

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Há dias ouvi algures uma pergunta que ficou cá dentro a ecoar:

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"Por que é que a selecção natural permitiu que chegássemos a um cérebro que consegue ao mesmo tempo, perante um desafio, dizer-nos "faz isso" e "não faças isso"?"

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Desconfio que parte da resposta passa pela incapacidade da razão em apreender toda a realidade que nos rodeia. A razão é importante mas... é insuficiente para lidar com todos os desafios da vida, como, por exemplo, os deste vídeo.

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Trechos retirados de "Complexity and Management - Fad or radical challenge to systems thinking?" de Ralph D. Stacey, Douglas Griffin e Patricia Shaw.

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Uma das questões iniciais que os autores colocam no início do livro é uma que me assalta uma e outra vez ao longo de cada ano:

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"Why do managers think that they ought to be able to design control systems and act in accordance with procedures so as to be in control of what happens to their organization? Just as important, why do they keep finding that they are not nearly as much “in control” as they believe they should be? Even more important, what then are they actually doing to “get things done, anyway”? Then, why do they repeat the same search for improved procedures and systems every year, ignoring the failure to find them in any previous year? Why do they continue, each year, not to ask how they “got things done, anyway”?"

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Nas empresas com sistemas de gestão da qualidade, a revisão pela gestão acaba por ser uma oportunidade perdida... picam-se todos os itens da checklist da cláusula 5.6.2 da ISO 9001 e, relativamente às conclusões há, muitas vezes, medo de escrever a verdade, não vá isso, depois, ser usado como evidência pela equipa auditora da entidade certificadora, para levantar problemas acerca do sistema.

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Assim, corre-se o risco de ficar preso a rituais cada vez mais esvaziados de sentido e que se repetem por que tem de ser, por que está no calendário, sem questionar os fundamentos do que se continua a fazer.