O futuro da preparação das reuniões

Uma conversa interessante.

Há anos que defendo que as revisões do sistema de gestão da qualidade ou do ambiente devem seguir este formato com 4 momentos:

Momento 1 - Recolha e análise dos dados (tabelas, gráficos, análises estatísticas) - pode ser feito por um estagiário. E envio para os participantes.

Momento 2 - Avaliação da situação, feita individualmente por cada participante no recato do seu gabinete.

Momento 3 - Reunião onde os participantes fazem conclusões e tomam decisões.

Momento 4 - Pós-reunião onde acções são planeadas (por vezes depois de investigação de causas-raiz) e a implementação e monitorização avança.

Esta proposta noralmente não é bem vista pelos participantes porque obriga a realizar os momentos 1 e 2 com antecedência, mas como gostamos de guardar tudo para o último dia ... Assim, as revisões do sistema ou são longas maratonas para as quais a gestão de topo não tem pachorra, ou são encenações em que se mete o Rossio na Bestesga. Por isso, o que costumo ver são 3 momentos:

Há anos li que na Amazon as reuniões seguiam o meu conselho. A análise e avaliação eram prévias e a reunião serve para conclusões e tomar decisões. Também li que descobriram que algumas pessoas chegavam às reuniões sem terem estudado a documentação enviada previamente. Por isso, agora as reuniões têm um período prévio de 15 minutos onde as pessoas lêem, ou relêem, o que supostamente já deveriam ter lido. (A escrever isto e a lembrar-me de tantas reuniões onde alguns participantes faziam de tudo para não irem ao "banco", para não chegar a sua vez de apresentar a sua análise dos dados. E muitas vezes conseguiam-no).

Ontem ouvi esta conversa interessante (recordo Garr Reynolds) de onde sublinho:

"of course the most precious, as you just said, is people's time so when we're face to face in a room that is really precious and that's really not a good time to have those, say 20 people, just listening to someone talk right we should have a discussion and then there are live Zoom meet like Zoom meetings but even then again if why are people just like 20 screens or 20 you know videos rather and people are just their lips aren't moving one person is his lips are moving that's not really a good you that could have been a video so he saw in the pyramid like 60 of presentations in the future or now should be you know online and of course you could use or OB makes it easy you could use OBS or Zoom or whatever but make really good presentations 15 minutes 20 minutes whatever and just upload them to this wherever in your company or watch that presentation but then when we come together that is precious 

...

people's time I mean the work life is hard enough to never be wasting it in meetings unless we're talking I mean if we're talking if everyone's talking and contributing that's much more interesting than just listening to someone"

E fiquei a pensar, isto é o futuro. Fazer um vídeo com a análise e enviá-lo para os participantes verem antes da reunião. E recordo Alexis de Tocqueville em "De la démocratie en Amérique" sobre o teatro ser o futuro da educação (o povo não gosta de ler, mas gosta de ver)

 

Um desafio... o desafio

O desafio por excelência é o da concentração no que é essencial (o subtítulo do livro).
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Focar a atenção para o que interessa é tão difícil...
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"The second lesson is the actual wisdom of his thinking concerning technology, which touches on the line of thinking which says it's not the thing that's important, it's the *experience* of the thing.
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Garr sobre Steve Jobs "Steve Jobs & the art of focus"

Dedicado aos jovens a caminho dos 17 anos...

Por mais negro que seja o futuro há sempre uma alternativa à espera de ser encontrada.
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E encontra-se a alternativa construindo-a.
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Os velhos de todas as idades fazem fila para seguir o caminho mais percorrido, é mais fácil copiar os outros. Mais, quando se copia e se falha, tem-se sempre o argumento de que se fez o que os outros fizeram e o conforto de não estar sozinho... como os lemingues, também fazem fila para o suicídio...

O truque começa quando falamos connosco próprios e descobrimos o que Popper recomendava apaixonarmos-nos por algo que valha a pena, por algo ao qual possamos dedicar a nossa vida.
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Há sempre, sempre alternativa... ela pode é estar à espera de ser construída:

• Não podemos ser pessimistas (parte I)
• Não podemos ser pessimistas (parte II)

ATENÇÃO!!! Não estou a propor que sigam a receita de Sócrates: "Os problemas não se resolvem com optimismo, pensamento positivo, wishful thinking, bola para a frente ou teimosia. A determinação não torna certas soluções erradas." A determinação é importante, é fundamental, mas se apostarmos na solução errada, somos como o parvo do lemingue que acelera e ultrapassa os outros em direcção ao precipício.

Imagem roubada a Garr.

Para apresentadores, formadores e professores - UM MUST!!!

Dado meu modo de vida, tenho de preparar, com alguma frequência, apresentações em Powerpoint.
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Alguém, com a minha idade, aprendeu algures a usar uma ferramenta como o Powerpoint?
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Não!!!
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Mesmo agora, os miúdo com os magalhãezes e PCs, são ensinados por professores que também nunca aprenderam a usar o Powerpoint.
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O Powerpoint é muito usado como um lançador de deixas para o apresentador, como um visualizador de relatórios, como um provocador de bocejos e sonos.
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A minha utilização do Powerpoint tem um antes e um depois.
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Antes e depois de seguir Garr Reynolds e o seu livro Presentation Zen.
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Cada vez menos texto, cada vez mais imagens. Frequentemente dei por mim, ao preparar uma apresentação, e a considerar-me uma espécie de realizador que em vez de filme usa slides.
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Foi através de Garr que conheci Nancy Duarte que depois publicou Slide:ology, um livro sobre a construção de slides.
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Acabo de ler o último livro de Nancy Duarte Resonate.
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Resonate é uma prequela a Slide:ology e encheu-me as medidas. Aprendi uma série de truques e ferramentas, aliás, quero criar uma série de templates para sistematizar o uso dos ensinamentos do livro (a fase do conscientemente competente) sobre o que fazer antes de ligar o Powerpoint.
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E engraçado, Nancy Duarte vai buscar o fundamento a muitas das ferramentas à indústria do ... cinema!!!
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Se tem que fazer apresentações, antes de qualquer outro livro deve começar por este. Só depois faz sentido pegar no Presentation Zen, ou no Slide:ology, ou no Advanced Presentations by Design, ou no ...

Para formadores, professores, apresentadores

Este artigo de Olivia Mitchell "Do you still believe these three public speaking myths?" vem pôr em causa vários tópicos que me foram transmitidos durante a minha formação de formadores, como por exemplo sobre os "learning styles".
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Este outro artigo, de Garr Reynolds "Start your presentation with PUNCH" é um bom ponto de partida para uma reflexão sobre o arranque de uma acção de formação, ou uma apresentação, ou uma comunicação.
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Um conselho

Um conselho para quem tem de fazer apresentações "SYSTEMS THINKING: Death by bullet points"

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"In all fairness, PowerPoint is not the problem; operator error is what contributes to the dysfunctional communication in organizations."

Algumas regras a seguir

Garr Reynolds, no seu blogue Presentation Zen, destilou num postal impecável "Learning slide design from an IKEA billboard" um conjunto de regras a seguir por quem pretende criar apresentações com slides que façam a diferença.
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Os slides não são, não devem ser, auxiliares de memória para serem lidos. Os slides são auxiliares visuais.
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Os slides não devem albergar muitas ideias. Um slide = uma ideia.
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Letras grandes, muito grandes.
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Um total de oito regras simples, directas, bem ilustradas.
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Como dizia S. Paulo: "Quando eu era criança..." os meus primeiros slides violavam todas estas leis e muito mais.

Brain Rules

Através do blogue "Presentation Zen" de Garr Reynolds, tive conhecimento deste autor John Medina e do seu livro "Brain Rules".
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No sítio do livro é possível ver um pequeno filme sobre as ideias do autor. O filme é especialmente recomendado para os professores que visitam este blogue (eheheh).
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No blogue de John Medina é possível ver uma apresentação, preparada por Garr, sobre algumas das regras.

Informação vs sentido

Ontem, no final de uma reunião comentaram o facto do nosso blogue disponibilizar muita informação, o que não será muito comum.

Depois, meti-me no carro e dirigi-me a Vizela, uma localidade no norte do país. Enquanto trocava o almoço por uma sandes descansava, lendo mais um pouco do livro "Presentation Zen" de Garr Reynolds.

Foi então que dei de caras com este trecho:
"People who possess loads of information in a particular field have historically been in hot demand and able to charge high fees for access to their stuffed, fact-filled brains. This was so because the facts used to be difficult to access.
Not any more. In an era where information about seemingly anything is only a mouse click away, just possessing information alone is hardly the differentiator it used to be. What is more important to day than ever before is the ability to synthesize the facts and give them context and perspective. Picasso once said that "computers are useless for they can only give answers." Computers and Google can indeed give us the routine information and facts that we neeed.
What we want from people who stand before us and give a talk is to give us that which data and information alone cannot: meaning."

Vizela impressionou-me... fábricas abandonadas, ervas altas e secas a invadirem o que foram jardins fabris, monumentos a comemorar os 20, ou 30, ou 40 anos de empresas que já não têm alma. Impressionante!

Presentation Zen

Grande parte da minha vida profissional, como formador, consultor e professor, passa por fazer apresentações.

Para fazer essas apresentações uso o software Powerpoint.

Quando comecei, e durante muitos anos, os meus slides eram deste tipo:

O slide era um registo das deixas, era lido, era... que vergonha do que eu fazia!

Depois, algures em 2005(?) conheci Garr Reynolds no seu blog "Presentation Zen" e, o meu uso do Powerpoint mudou para sempre. Grande parte dos postais de Garr são verdadeiras lições de boas-práticas na arte de comunicar, basta apreciar este exemplo.

Garr escreveu: "Right. If you are just giving information, why present? Surprise, delight, challenge, engage the audience. People are busy — if they can get the same info from a book or an email, why bring them in to listen to a presentation? Make it matter."

Hoje procuro fazer os meus slides assim,

ou assim, ou assim, ou ainda assim.

Assim, quando Garr revelou que estava a escrever um livro (Agosto de 2007?) e que a Amazon já estava a aceitar encomendas, não tive dúvidas e fiz logo a minha encomenda!

O livro saiu há dias, o meu exemplar está em trânsito, ainda não o recebi. No entanto, sem espinhas, só posso dizer: se têm de fazer apresentações... de que estão à espera para encomendar o livro de Garr*.

* não, não tenho comissão!!! ahahah