Reflexões sobre o balanced scorecard (parte I)

O amigo @pauloperes chamou-me a atenção para um artigo recente de Roger Martin que me tinha escapado, "Balanced Scorecard & Playing to Win". 

O artigo faz-me pensar em vários temas. Vamos ao primeiro:

"On this front, Balanced Scorecard has features that I like. It drives away from employing a singular metric, which protects against surrogation. And it is reflective of the reality that no organization can be usefully guided by a singular measure.

My advice is to make the measures at least partially conflictual because that will drive you to be cleverer in your choices."

 Procuro que esta abordagem seja seguida quando se definem os indicadores de desempenho de um processo. Por exemplo, um processo chamado "Desenvolver Amostra".

Qual a finalidade do processo?

• Desenvolver amostras que os clientes aprovam e se convertem em encomendas.

Mas é fácil ganhar encomendas, basta apresentar um preço a perder dinheiro. 

Então, qual a finalidade do processo?

• Desenvolver amostras que os clientes aprovam e se convertem em encomendas com margens atraentes.

Claro que falta definir o mínimo a partir do qual a margem é considerada atraente. 

Mas pode acontecer que os clientes só aprovem a partir da quarta ou quinta iteração de amostras e isso reduz a produtividade do sector de amostras.

Então, qual a finalidade do processo?

• Desenvolver amostras rapidamente, que os clientes aprovam e se convertem em encomendas com margens atraentes.

Esta finalidade obriga a um equilíbrio, a um balancear de prioridades que evita, ou minimiza batotas.

Continua.

11. Razão de ser de um processo

Qual a razão de ser de um processo? Por que é que ele existe?

Algumas empresas continuam a confundir processos (conjunto de actividades que transformam entradas em saídas) com procedimentos (descrições do que se faz). Assim, quando se olha para o objectivo de um processo às vezes encontra-se uma lengalenga do tipo:

"Este documento descreve o modo como a AAAA procede perante consultas ou encomendas dos seus clientes..."

Repararam?

O objectivo descrito é o objectivo do documento, é o objectivo do papel que descreve o processo!

Prefiro que se comece pelo carácter teleológico de um processo, em que é que ele se projecta, para definir o seu objectivo, a sua finalidade. Há muitos anos descobri um livro na livraria do El Corte Ingles de Lisboa, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”,  do controverso Michael Hammer, onde encontrei uns trechos que nunca mais esqueci:

“First, processes are teleological (from the Greek word telos, meaning "goal' or mission"). That is, they focus on the outcome of work rather than on work as an end in itself. In an organization that pays attention to its processes, everyone in the company understands the why as well as the what of their work. How people are trained and how performance is measured must reinforce the outcome orientation of processes.
 .Second, processes are customer-focused. Thinking in terms of processes compels a business to see itself and its work from the perspective of the customer, rather than from its own.
...Third, processes are holistic. Process thinking transcends individual activities. It concentrates instead on how activities fit together to produce the best outcome—the results that must he delivered to customers. The key goal—superior value for the customer—is achieved when an assortment of warring departments is replaced with a seamless web of collaborators working together for a unified purpose.”

Por exemplo, transformaria o processo Gestão Comercial (ver parte 10 acerca da crítica a este tipo de designação) de uma empresa em dois processos:

• Ganhar contrato (trata da parte das consultas até chegar ao contrato)
• Tratar encomenda (trata da parte das encomendas ao abrigo de um contrato)

Para que é que existe o processo “Tratar encomenda”? 

Reparar como esta abordagem pode ser feita com a folha em branco, não precisamos de saber o que se faz dentro do processo. Qual é a razão de ser do processo, para que é que ele existe?

A resposta pode ser, por exemplo:

• Responder rapidamente às encomendas, sem erros e indo ao encontro do prometido

Quando se procede desta forma, acontece magia. Que indicadores escolheriam para monitorizar a eficácia deste processo? Para confirmar que a razão de existir é cumprida?

• Tempo médio de resposta a uma encomenda;
• Taxa de erros por encomenda;
• Taxa de cumprimento do prazo de entrega;
• Taxa de reclamações e devoluções.

Desta forma evitam-se os indicadores da treta e concentra-se a atenção naquilo que mede a razão de ser do processo.

Acerca dos processos

"Processes are often hard to see—they’re a combination of both formal, defined, and documented steps and expectations and informal, habitual routines or ways of working that have evolved over time. But they matter profoundly.
...
processes are a critical part of the unspoken culture of an organization. They enforce “this is what matters most to us.” Processes are intangible; they belong to the company. They emerge from hundreds and hundreds of small decisions about how to solve a problem. They’re critical to strategy, but they also can’t easily be copied.
...
Unlike resources, which are easily measured, processes can’t be seen on a balance sheet. If a company has strong processes in place, managers have flexibility about which employees they put on which assignments— because the process will work regardless of who performs it.
...
Putting Jobs to Be Done at the center of your process changes everything about what an organization optimizes for.
...
the right job spec leads to the right processes that will generate the right data to know “How are we doing?” Jobs Theory focuses you on helping your customers do their jobs, rather than narrow internally measured efficiencies."

Leio isto e recordo:

• processos críticos vs processos contexto;
• fiambreiras e Bruce Jenner;
• mapa de actividades;
• finalidade dos processos;
• abordagem por processos

Trechos retirados de "Competing Against Luck: The Story of Innovation and Customer Choice"

Para que existe o serviço?

Esta notícia "Posto de Turismo em Fátima encerrado em altura de Peregrinação", parece-me um bom exemplo da falta de concentração na finalidade do serviço. Ao ouvir o presidente da câmara de Ourém, interrogo-me:
- Não seria possível pôr em primeiro lugar os picos de afluência e dar folgas nos dias de baixa afluência da mesma semana, ou semanas seguintes?
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Recordo logo "Switch - acerca da mudança (parte VII)", quando se quer, arranja-se sempre uma alternativa, estabelecem-se prioridades, tomam-se decisões.
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Infelizmente, poucas vezes se tem em conta a finalidade dos serviços:

• "Os portugueses planeiam, planeiam?"
• "Piscinas do Complexo fecham em Agosto"

É este racional que também está por detrás de "Autarca de Leiria desafia empresários a criarem mais emprego"... como se o emprego fosse o objectivo em si.

Focar, concentrar, alinhar

Excelentes conselhos de Chuk Blakeman, autor do próximo livro na minha lista de leitura.
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"1. Resist the temptation to be everything to everyone. The narrower you identity yourself the better. … I dare you to go narrow – you’ll make a lot more money in a lot less time. (Moi ici: Uma constante deste blogue, a necessidade de concentrar, focar, alinhar paranoicamente no serviço aos clientes-alvo)
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2. Don’t talk about what you do. Nobody cares. Talk about the OUTCOME for your customer – the result expressed emotionally. If they like the outcome, they’ll ask you what you do to get them that outcome. (Moi ici: Pessoalmente tenho de me esforçar muito mais neste desafio. Os clientes querem resultados, querem consequências, querem finalidades. Tudo o que se faz é instrumental, só interessa na medida em que nos encaminha para o porto desejado.)
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3. Say it simply. Stop using business words. They’re boring and pretentious. Talk to me like a human being. People don’t buy from companies, they buy from people.
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4. Say it in a very few words.
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5. Make it so graphic and clear that anybody can easily remember it and pass it on. If you’re the only one who can explain what you do, you’re dead in the water. Movements are created by simple, viral messages that everyone can carry to the next person. Business “gurus” will have you running in circles creating a complex and incredibly impressive offering. And nobody will buy it.
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6. Ask your customers, “What are you buying that you don’t even think I know I’m selling?” The answer will reduce your blabbing."

Começar pelo fim, para fugir aos rituais ocos

A propósito do artigo de Filipe Garcia no Jornal de Negócios “O Processo” onde se pode ler:

“"O Processo" pode ser relevante de várias formas, mas destacaria essencialmente duas perspectivas: em primeiro lugar, do ponto de vista conceptual, o livro mostra-nos que as instituições podem desvirtuar-se, abandonando os seus objectivos ou funções, bastando que se percam numa teia de procedimentos, hierarquias, paradigmas e práticas, aniquilando a sua razão de existência e quem quer que esteja ao seu redor. Em segundo lugar, evidencia como, para o indivíduo, é crucial compreender a necessidade de, desde o início, controlar os processos (de qualquer tipo) e de não deixar a mínima margem para que a burocracia, os ritos, as práticas instaladas ou mesmo terceiros aparentemente prestáveis o afastem ou inviabilizem os seus objectivos.”

Recordo esta reflexão sobre a finalidade dos processos:

“Antes de olhar para o interior de um processo, propomos que se equacione em primeiro lugar: qual a sua razão de ser; qual a sua finalidade, qual o seu entorno, quais as entradas, quais as saídas, quais as fronteiras.

Pensamos que esta sequência ajuda a concentrar a atenção na finalidade, nos resultados, e não nas actividades, não na quantidade de trabalho, não no que parece bem, nas boas intenções.”

Ou, como deliciosamente escreve Tom Peters no seu livro “Re-imagine!”:

“When we think about “systems” or “processes,” we think about nuts and bolts – the dirty engineering details – that go into creating something that will “get the job done.”

We think in terms of “efficiency,” not “elegance.”

And yet most of the trouble business get into – in serving their customers and in general getting things done in dispatch – is directly attributable to the ugliness of their systems and processes. Over time, even a beautiful system tends to get elaborated and elaborated … and then more elaborated … with every change. Each one made, of course, for a “good reaon.” Until the whole ugly, sloppy, inefficient, demoralizing, dehumanizing mess makes everybody unhappy. We end up “serving the system” rather than having the system serve us.”

Para fugir a isto, vão por mim, comecem pelo fim.

Procedimentos vs fichas de processo

Ontem perguntaram-me "Qual a diferença entre ficha de processo e procedimento?"

Começamos a montante, ao nível mais elevado: a organização.

As organizações, se cumprirem a sua missão podem aspirar a produzir resultados.

Os resultados futuros desejados são diferentes dos resultados de hoje. Para transformar a empresa actual na empresa do futuro há que fazer alguma coisa, há que agir!

Agir onde?

Como passar das ideias, dos desejos, para o concreto?

Precisamos de um modelo do funcionamento da organização, uma simplificação da organização real, para percebermos como é que ela funciona, para estudarmos diferentes alternativas de a influenciar, para descobrirmos onde alavancar as mudanças que criarão o futuro desejado.

Recorrendo à abordagem por processos, podemos modelar o funcionamento de uma organização vendo-a como um sistema, um conjunto de entidades interrelacionadas e interactuantes. A essas entidades damos o nome de processo.

Um processo é um conjunto de actividades que de forma sintonizada, transforma entradas em saídas.

Um processo existe para cumprir uma finalidade: um processo é transformação, é acção, é fluxo, é aquilo que fazemos para contribuir para o negócio.

Qual a finalidade do processo "Produzir"? Para que é que o processo "Produzir" existe?

Por exemplo: cumprir o plano de produção, sem atrasos, sem defeitos e ao menor custo!

No processo "Produzir" não decidimos o quie vamos produzir, recebemos um plano de produção e temos como objectivo cumprir esse plano sem problemas!

Se o plano está errado... não é no processo "Produzir" que isso se resolve mas no processo "Planear produção".

O nosso modelo de funcionamento de uma organização é uma simplificação da realidade, não tem um número elevado de processos. Só "isolamos" aqueles que achamos relevantes para o desenho do modelo.

Usamos o documento "Ficha de Processo" para descrever como é que cada um deve actuar no âmbito de um processo, e assim, assegurar uma menor variabilidade, uma menor dispersão das práticas e dos resultados.

Daí que uma "Ficha de Processo" responda a questões como: O que se faz? Quem faz? Onde faz? Quando faz?

O objectivo do documento é dar essas respostas.

Por outro lado, se o processo foi considerado relevante, tem de, deve ser medido. A ficha de processo além das respostas inclui a lista de indicadores que são usados para avaliar o cumprimento da finalidade do processo.

Se é preciso descer a um nível muito detalhado, se é preciso responder à questão "Como se faz?" então remetemos esse pormenor para um outro tipo de documento, a "Instrução de trabalho"

Quando temos um conjunto de actividades que não fazem parte da lista de processos seleccionados como relevantes, por exemplo: "Realizar auditorias internas" (composto pelas actividades: Programar auditorias; Preparar auditoria; Realizar auditoria; Relatar auditoria; Seguir auditoria; Reflectir sobre as auditorias) podemos precisar de responder às mesmas questões O que se faz? Quem faz? Onde faz? Quando faz? Como não estamos perante um processo seleccionado, chamamos ao documento procedimento e não ficha de processo.

Também se usam os procedimentos para listar conjuntos de regras, por exemplo, podemos ter um procedimento que tem por objectivo descrever as regras de atribuição de um código de lote, ou as regras de segurança a seguir num armazém.