Crítico e diferenciador

Um artigo muito interessante, "Como se transforma uma empresa familiar de 1755 numa “micro-multinacional” inovadora", e a abrir várias linhas de reflexão. Uma delas é esta:

"Xavier Martín quer aplicar na Fapajal uma matriz que gosta de usar nas empresas por onde passou e que tenta separar aquilo que a empresa produz em dois segmentos: o que é crítico e o que é diferenciador. Aquilo que a empresa faz e que é crítico é aquilo que não pode falhar, “tem de funcionar como um relógio suíço”. [Moi ici: Quem trabalha comigo reconhece nisto aqueles processos a que chamo de contexto. Aqueles em que o essencial é não dar tiros nos pés sem precisarem de ser os melhores do mundo. Excelência nestas actividades não é paga nem valorizada pelos clientes] Aquilo que é diferenciador é “aquilo por que o cliente está disposto a pagar-nos um prémio”, explica Xavier Martín. Assim sendo:
• Aquilo que é crítico e diferenciador [Moi ici: Quem trabalha comigo reconhece nisto aqueles processos a que chamo de críticos ou nucleares. Aqueles em que é pecado poupar. Excelência nestas actividades é paga e valorizada pelos clientes] tem de ser feito dentro da empresa, internamente;
• Aquilo que é crítico mas não é diferenciador, “ou seja, não é algo por que o cliente está disposto a pagar-nos um prémio”, é algo que é candidato a que se possa pedir para ser feito fora, como um outsourcing, por exemplo, numa lógica de processos sofisticada;
• Aquilo que nem é crítico nem é diferenciador é algo comoditizado, que se pode ir buscar ao mercado — “é purchase” (compras), explica Xavier Martín;
• Finalmente, aquilo que é (ou pode vir a ser) diferenciador mas não é crítico, isso é terreno fértil para se tentar fazer parcerias, experimentar. “Se não correr bem, podemos sempre voltar atrás. Se correr bem, pode correr muito bem”, explica o gestor."

Continua.

Acerca do lucro e do eficientismo

Primeiro um tema deste blogue:

"We've tried very hard to be very clear, and this is absolutely sincere, that our goal at Apple isn't to make money," he said.
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"We're not naive. We trust that if we're successful and we make good products, that people will like them. And we trust that if people like them, they'll buy them. Operationally we are effective and we know what we're doing and so we will make money. It's a consequence."

Recordar 2009 e "Mas eu não fui nobelizado"
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Depois, outro tema, o do eficientismo:

"You can look at something we've done and it costs a lot more to make it the way that we want to make it. I can't justify that extraordinary additional amount of money to make it other than it's the right thing to do. It's made it better. There's integrity there. You hope that people can tell the difference."

Em especial para um "leitor diário deste blogue", volto a uma série de 2007 "Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave. (3/3)".
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Os meus clientes-alvo valorizam acima de tudo o preço?
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Se sim, o eficientismo faz sentido e deve estar por todo o lado na empresa, ponto.
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Se não, devo distinguir processos-chaves para a execução da estratégia, de processos contexto, processos que têm de existir mas não são fundamentais para a execução da estratégia. Se não, praticar o eficientismo no âmbito dos processos-chave é perigoso, muito perigoso. Se não, praticar o eficientismo no âmbito dos processos-contexto continua a ser uma necessidade.
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Um terceiro tema poderia ser uma ligação para a preocupação da Sra. Merkel com o ensino profissional na Alemanha.

Trechos retirados de "Design education is "tragic" says Jonathan Ive"

Estratégia e pessoas (parte IV)

Parte I, parte II e parte III.
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Mergulhando então no artigo "The New Functional Agenda How Corporate Functions Can Add Value in a New Strategic Era", temos:

"Companies are becoming more focused. (Moi ici: Recordar o que se tem escrito por aqui nos últimos tempos. E não esquecer que o futuro é subir na escala de valor, ou seja, serviços cada vez mais específicos)...the advantage held by companies that do only a few things in the market but do them exceptionally well. They are bringing all their products and services in line with their market strategy and core capabilities. This means fewer priorities, more longterm investments, and an emphasis on making the most of their operational, HR, IT, marketing and sales, and other resources.Functional leaders are now expected to play a stronger role at the heart of strategic decision making; they are not just operators of a service bureau, but critical enablers of the capabilities that set a particular company apart from its competitors.(Moi ici: A ligação de pesoas ou funções e estratégia ou vantagens competitivas)...Instead of balancing services among all business units equally, or striving to be “best in class” in every detail, you can focus on helping your functional organization become coherent and “fit for purpose.” (Moi ici: A excelência não é uma boa política, a excelência tudo é um desperdício. As empresas têm é de ser excelentes no que está alinhado para a a execução da estratégia)...The first step is to articulate your functional agenda—the priorities, roles, and activities needed to support your company’s overall strategic mission....In every successful company, the value proposition is closely linked to the company’s most critical capabilities: the things it has learned, over time, to do particularly well....Differentiating capabilities provide a company with the distinctive competitive advantage needed to outperform. (Moi ici: Aquelas que dão margens interessantes, aquelas que põem a empresa longe do granel da molhada do preço, associadas a processos nucleares)...Competitive necessities are the “table stakes” that enable a company to compete in its industry. (Moi ici: Aquelas que funcionam como o bilhete para aceder à arena competitiva, associadas a processos contexto)
...They are essential to survival and success, but they can often be managed for cost and efficiency, rather than to perform at a worldclass level, or even at the same level as competitors. (Moi ici: Como sempre defendemos por aqui e para escândalo dos partidários da excelência em todo o lado)
.Basic business capabilities are those needed to keep the company running. These services—everything from payroll to employee benefits to basic computing needs— remain the responsibility of the functions. They are critical but non-differentiating. They should be tightly controlled for efficiency, and often automated, outsourced, or relegated to low-cost shared services, thus freeing up resources that functional leaders can redirect to differentiating capabilities. (Moi ici: Como referi no relato desta descoberta)Different companies deploy the same capabilities in different ways, depending on the strategic value proposition....As a functional leader, you must learn to balance resources among these three types of capabilities.Business capabilities are very costly to build and maintain, and (Moi ici: Segue-se o sumo do sumo)  many functions have gotten used to spending more on competitive necessities and basic business capabilities than they need to. Differentiating capabilities get shortchanged as a result, and the company loses ground.Being best in class in every process or activity within a given function simply isn’t possible, no matter how professionally satisfying; no function has the funds or organizational stamina to be excellent at everything.Instead, you need a clear sense of which category each activity falls into. There must be some activities where being merely adequate is appropriate, where “good enough” is actually good enough."

Talvez continue...

Estratégia e pessoas (parte II)

Continuado da parte I.
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Antes de escalpelizarmos o artigo, aqui vai num resumo a abordagem que sigo e que permite relacionar estratégia e pessoas.
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Primeiro, uma organização formula uma estratégia e traduz essa estratégia num mapa da estratégia:

Depois, a organização define como vai medir os seus objectivos estratégicos, ou seja que indicadores vai monitorizar e usar como teste do ácido quanto à validade da sua estratégia e à eficácia do que está a fazer no terreno:

A definição dos indicadores permite o estabelecimento de metas, de desafios de desempenho que representam como é que a organização vai estar num futuro desejado.
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Como é que a organização passa do "Hoje" para esse "Futuro desejado"?
Através de um conjunto de iniciativas estratégicas:

As iniciativas estratégicas são projectos com acções a levar a cabo para mudar a realidade actual da organização, para a transformar numa organização diferente capaz de cumprir a estratégia e atingir as metas. Ou seja, as iniciativas vão transformar algumas das actividades actualmente realizadas pela organização.
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Assim, se fizermos um modelo do funcionamento da organização, com base na abordagem por processos, podemos relacionar desafios estratégicos, com iniciativas estratégicas e com processos:

Desta forma, identificam-se os processos que são fundamentais para a execução da estratégia, aqueles onde a organização tem de se esmerar e procurar ser excelente, os processos nucleares:

Cada processo pode ser descrito por um fluxograma.

Em cada fluxograma podemos descrever as actividades realizadas, por quem e com que nível de autoridade, responsabilidade ou colaboração.
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Assim, podemos relacionar processos críticos para a execução da estratégia com algumas funções dentro da organização:

 Por fim, para cada função crítica podemos identificar e listar as actividades concretas que são relevantes para a execução da estratégia:

Para cada actividade relevante para a estratégia e executada por uma função, podemos listar os comportamentos que são de esperar, que são necessários. Daí, podemos equacionar os requisitos de:

• formação;
• experiência; e
• motivação.

Continua com um mergulho no tal artigo.

Estratégia e pessoas (parte I)

No Verão de 2004 comecei a escrever um livro, "Balanced Scorecard - Concentrar uma organização no que é essencial", que acabou por ser publicado em Fevereiro de 2006.
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Neste postal "Justificação para um livro" justifiquei a sua elaboração.
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Antes de entrar a fundo no balanced scorecard, tinha mergulhado a fundo no mundo da modelação de organizações com base na abordagem por processos. Julgo que essa particularidade me ajudou a ver e a pensar a operacionalização da estratégia de uma forma mais concreta, mais ancorada.
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Quando comecei a olhar para os processos como as âncoras que poderiam tornar permanentes as transformações que se querem induzir com as iniciativas estratégicas (e as iniciativas são sempre transientes e, há o perigo real do "I'll be back!") (Recordar "Modelar sistemas" e "Abordagem por processos ao serviço da execução estratégica") comecei a diferenciar os processos em função da sua contribuição para a execução da estratégia. Por isso, em 2007 comecei a usar aqui no blogue a terminologia de processos de contexto e de processos críticos ou nucleares ou chave:

• Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave (parte I)
• Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave (parte II)
• Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave (parte III)
• Processos contexto e processos nucleares

Os processos nucleares são fundamentais para a execução da estratégia, uma empresa deve estar e ser obcecada na sua melhoria. A melhoria nesses processos gera diferenciação, satisfaz clientes-alvo e permite margens superiores.

Os processos de contexto não precisam de ser excelentes, pois isso seria um desperdício de recursos, basta-lhes ser eficientes, basta-lhes cumprir o prometido.

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E isto gera formas diferentes de pensar acerca dos processos que uma organização realiza, e acerca de quem os executa e dos seus comportamentos.

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Ao fim destes anos todos, só esta semana encontrei um texto que se aproxima da abordagem que sigo para relacionar estratégia, processos e pessoas. Trata-se de "The New Functional Agenda How Corporate Functions Can Add Value in a New Strategic Era".

Continua

Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave (parte 4)

"When you focus on priorities, costs are not problems. They are choices. The priorities most worthy of high levels of investment are those that align with the growth priorities of your business, helping to build the capabilities that distinguish your company and contribute substantially to its success. These capabilities are steadily funded — their investment levels may even increase — while other categories of expense are seen as necessary but not special. The other expenses receive just enough cash to be on par with competitors’ spending or to simply “keep the lights on” in the company’s operations. They are subject to strict scrutiny, constant pruning, and a continuous search for leaner efficiency."

Em linha com "Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave":

• parte I
• parte II
• parte III

Trecho retirado de "Is Your Company Fit for Growth?" publicado pela revista strategy+business no número do Verão de 2012, de Deniz Caglar, Jaya Pandrangi e John Plansky.

Eficácia, eficiência, processos e proposta de valor

“sabe perfeitamente que a eficiência não pode ser colocada de lado; as empresas vivem para dar lucro, a isto também se chama eficiência (utilização eficiente dos recursos tendo em conta os resultados obtidos)”

Caro John, primeiro aqui vai a minha introdução ao tema estratégia vs processos. Na página 8 define os conceitos de processos-críticos e de processos-contexto.

Quando falamos de processos-críticos ou nucleares falamos em eficácia. A organização não deve “poupar” nesses processos sob pena de não preparar o seu futuro, sob pena de não se diferenciar, sob pena de não conseguir satisfazer os seus clientes-alvo.

Há anos, via Geoffrey Moore, descobri que além da melhoria da eficácia dos processos nucleares era importante, em simultâneo, aumentar a eficiência dos processos-contexto, para libertar recursos:

· Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave parte 1/3

· Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave parte 2/3

· Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave parte 3/3

· Processos Contexto e Processos nucleares

As empresas não ganham dinheiro por mais que poupem, poupar é importante mas poupar não é o mesmo que ganhar.

Se a proposta de valor for a do preço mais baixo, a poupança interna através da melhoria da eficiência ajuda a empresa a baixar custos e a aumentar a sua capacidade de competir.

No entanto, se a proposta de valor não for assente no preço mais baixo, o futuro, a salvação da empresa não passa pela eficiência mas pela diferenciação.

Já visitei a Autoeuropa, a montagem de um veículo nessa unidade não tem nada a ver com a montagem de um Ferrari. A montagem de um Ferrari é um processo com 42 paragens e não há problema... a eficiência não é a principal preocupação.

Um gestor transferido da VW para a Ferrari, para implementar as práticas da VW provocaria os mesmos problemas que o 6sigma na 3M.

Pensamento estratégico para crescer e para cortar

"According to a recent McKinsey Quarterly survey, 79 percent of all companies have cut costs in response to the global economic crisis—but only 53 percent of executives think that doing so has helped their companies weather it. Yet organizations continue to cut. Cost reductions often go wrong, we believe, and our experience suggests that they can be done in a better way." (Moi ici: Para começar, don't get me wrong, se acredito, como acredito, que estamos a viver uma verdadeira recalibração, e que na maioria dos sectores não se voltará tão cedo ao mesmo nível de consumo que existia, antes do fim do deboche consumista internacional que acabou em 2007, há que fazer algo, por que com a redução do consumo vem a redução na venda de unidades, e com a deflação vem a redução na facturação por unidade vendida. Assim, se se reduzem as entradas de dinheiro e se o fenómeno vai durar, há que ser realista e reduzir as saídas de dinheiro. Logo, há que reduzir custos. Mas que custos?)

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"Here’s an example of how things can go wrong. An international energy company that needed to save money fast started by simply defining the amount of savings it needed and then required each department to cut costs by a similar amount, primarily through head count reductions, which varied from 17 to 22 percent. The reality, however, was that the company needed to invest more in certain technological areas that were changing quickly, as well as in operations, where performance was far below industry benchmarks. What’s more, the HR and IT departments substantially duplicated certain activities because different layers in the organization were doing similar things. Much deeper cuts could therefore be made in these functions, with little strategic risk. But the company cut costs across the board, and just six months later, technology and operations were lobbying hard to bring in new staff to take on an “uncontrollable workload,” while substantial duplication remained in HR and IT." (Moi ici: o corte nos custos realizado sem pensamento estratégico, procurando ser justo e equitativo. Pero todavia, já deviamos ter aprendido com o Rei Lear que a vida não é justa nem injusta, a vida é a vida. Cortar nos custos não pode ser guiado pela justiça! Uau, como esta última frase pode ser mal interpretada!!! Cortar nos custos tem de ser uma questão de estratégia!)

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"We suggest a better way: companies should start any cost-cutting initiative by thinking through whether they could restructure the business to take advantage of current and projected marketplace trends (for instance, by exiting relatively low-profit or low-growth businesses) or to mitigate threats, such as consolidating competitors. An important part of the analysis is to understand a company’s financial situation and the range of potential outcomes under a number of different external economic scenarios. Second, within the resulting strategy, take time to understand which activities drive value—in the public and nonprofit sectors, a good proxy might be mandated outcomes, such as the number of workers, health metrics, or school performance—and which activities do or could make the organization competitively distinctive. Organizations should invest in value-creating activities and cut costs in others while meeting clear financial goals in a set time frame." (Moi ici: This is the answer, estratégia de criação de valor, realizar os cortes nos custos orientado pela estratégia de criação de valor. Quais são as áreas onde podemos e queremos fazer a diferença? Nessas temos de continuar a investir, parar é definhar e iniciar o processo de corrosão da imagem da empresa na mente dos clientes-alvo. Nas outras áreas, naqueles processos que não são críticos para a execução estratégica, aí sim, realizar os cortes nos custos. Exactamente, estava em Vouzela quando, há anos, escrevi este texto no carro sobre os processos críticos e os de contexto (parte I, parte II e parte III)

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Trecho retirado de "A better way to cut costs".

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Que resultados para a inovação (parte III)

Há dias reflectia neste espaço sobre a “Intuição vs Procedimentação” onde, com base nas palavras de Gary Klein:
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“Many organizations attempt to take refuge in procedures. This happens when supervisors play it safe and reduce the task to procedures even if those procedures don’t really capture all of the nuances and tricks of the trade. Turning a job into a set of procedures makes it easier for new workers to carry out their responsibilities, and it also supports accountability by letting managers more easily verify if the procedures were followed.
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Unfortunately, this practice can make it even harder to build up intuitions if the procedures eliminate the need for judgment calls. Clearly, we need procedures to help us react quickly to emergencies, or to orient new workers. Once a set of procedures is in place, however, supervisors may not bother teaching the skills workers need to understand or modify the procedures.This is how the expertise that makes a company great gets lost. There is a strong tendency in our culture to proceduralize almost everything, to reduce all types of work to a series of steps. But you cannot reduce intuition to a procedure.
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Organizations may try to reduce decisions and judgments to procedures by defining metrics (i.e., measurable objectives). Metrics are often seen as a way to replace intuitions. They can be useful as a corrective to relying too heavily on impressions, but if managers try to make decisions based on numbers alone they run the risk of eroding their intuitions.”
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Aquela última frase “but if managers try to make decisions based on numbers alone they run the risk of eroding their intuitions“ está em linha com o artigo de Julho-Agosto da Harvard Business Review “Restoring Competitiveness” de Gary Pisano e Willy Shih.
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“Recognize the limits of financial tools.
Most companies are wedded to highly analytical methods for evaluating investment opportunities. Still, it remains enormously hard to assess long-term R&D programs with quantitative techniques—even sophisticated ones like real-options valuation and Monte Carlo simulations. Usually, the data, or even reasonable estimates, are simply not available. Nonetheless, all too often these tools become the ultimate arbiter of what gets funded and what does not. So short-term projects with more predictable outcomes beat out the long-term investments needed to replenish technical and operating capabilities. Managers would serve their companies more wisely by recognizing that informed judgment is a better guide to making such decisions than an analytical model loaded with arbitrary assumptions. There is no way to take the guesswork out of the process.”
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Pois bem, através do blogue de Don Sull onde se pode ler isto:
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“Rely exclusively on process to execute. Many managers equate execution with standardized processes. They re-engineer key procedures and employ process disciplines, including six sigma, or total quality management to ensure continuous improvement. These approaches work well for activities–such as processing transactions or manufacturing cars–that can be laid out in advance and repeated thousands or millions of times per year with minimal variation. Process tools work less well for activities that consume much of the typical knowledge workers time, including coordinatinating work across a matrix or generating innovative solutions to unique problems.”
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Descobri este artigo “TQM, ISO 9000, Six Sigma: Do Process Management Programs Discourage Innovation?” onde se pode ler:
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“Yet Wharton management professor Mary J. Benner says now may be the time to reassess the corporate utility of process management programs and apply them with more discrimination. In research done with Harvard Business School professor Michael Tushman, she has found that process management can drag organizations down and dampen innovation. "In the appropriate setting, process management activities can help companies improve efficiency, but the risk is that you misapply these programs, in particular in areas where people are supposed to be innovative," notes Benner. "Brand new technologies to produce products that don't exist are difficult to measure. This kind of innovation may be crowded out when you focus too much on processes you can measure."”
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Antes de continuar a leitura recomendo um postal que escrevi em Junho de 2007 “Não culpem a caneta quando a culpa é de quem escreve!“ de onde retiro o seguinte trecho:
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“Como procuro demonstrar aqui, num mercado muito competitivo, é muito difícil conciliar na mesma organização, duas posturas mentais distintas. Não se pode impunemente, à segunda, terça e quarta apostar na eficiência, para depois, à quinta, sexta e sábado apostar na "boutique" das pequenas séries, no "atelier" das novidades. O 6 Sigma é uma ferramenta talhada para apoiar os negócios na redução dos custos, eficiência, não é uma ferramenta dedicada à eficácia, à criação do UAUUUUU, associado à inovação, à diferenciação.”
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Neste postal Como descobri que não é suficiente optimizar os processos-chave. (3/3) refiro algo a que costumo chamar a atenção nas acções de formação, os processos que constituem uma organização podem ser divididos em duas categorias: os processos contexto e os processos nucleares.
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Aos processos contexto podemos e devemos aplicar os métodos de melhoria da eficiência.
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Aos processos nucleares, fundamentais para a execução e diferenciação estratégica, devemos preocupar-nos acima de tudo com a eficácia. As preocupações com a eficiência nestes processos corta as pernas ao potencial de explosão estratégica.
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"Benner & Tushman (2003) warn agains explicit focus on incremental innovation which is achieved by process management orientation which results in innovation that is closesly related to existing technological or market competencies. Organizations that must meet current customer requirements and new customer demands must deal simultaneously with the inconsistent demands of exploitation and exploration. Authors suggest that appropriate answer is an ambidextrous organization which allows for both exploratory and exploitative activities to be spurred by loose and tight organizational arrangements. Benner & Tushman (2003) suggest that within processes, the tasks, culture, individuals, and organizational arrangements are consistent, but across subunits tasks and cultures are inconsistent and loosely coupled. Tight exploitation units in technologically stable settings, will benefit by reducing variability and maximizing efficiency and control by introducing process management techniques. On the other hand, n turbulent environments, for new customer segments and for radical innovation, process management activities are less conducive to organizational effectiveness. Exploratory units will succeed by experimentation, which is encouraged by introducing variety and loose control."

Re-equacionar modelos de negócio

O número deste Dezembro da Harvard Business Review inclui um interessante artigo "Reinventing Your Business Model" assinado por Mark Johnson, Clayton Christensen e Henning Kagermann.
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Em tempos de mudança acelerada da paisagem adaptativa onde se inserem as organizações a que chamamos empresas e que se traduz na migração de valor a que estamos a assistir todos os dias, é crucial repensar e re-inventar o modelo do negócio.
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"A 2005 survey by the Economist Intelligence Unit reported that over 50% of executives believe business model innovation will become even more important for success than product or service innovation."
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"few companies understand their existing business model well enough—the premise behind its development, its natural interdependencies, and its strengths and limitations. So they don’t know when they can leverage their core business and when success requires a new business model."
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"The first is to realize that success starts by not thinking about business models at all. It starts with thinking about the opportunity to satisfy a real customer who needs a job done. The second step is to construct a blueprint laying out how your company will fulfill that need at a profit. In our model, that plan has four elements. The third is to compare that model to your existing model to see how much you’d have to change it to capture the opportunity. Once you do, you will know if you can use your existing model and organization or need to separate out a new unit to execute a new model."
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"These four elements form the building blocks of any business. The customer value proposition and the profit formula define value for the customer and the company, respectively; key resources and key processes describe how that value will be delivered to both the customer and the company.
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As simple as this framework may seem, its power lies in the complex interdependencies of its parts."
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Ainda ontem, no âmbito de uma acção de formação, referi esta estatística:
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"Remember that 96% of all business start-ups in the US fail within 10 years, but the failure rate of franchises is less than one third of the rate of regular businesses.Why is this so?
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A significant part of franchises' greater general success is because of alignment. The best franchises have thought through very carefully who their target customer is and what the promise is that they want to make to that customer. And they've thought through all the internal systems and processes to deliver on that promise in the most efficient and effective way. Franchises have learned to invest in developing and maintaining alignment of resources to mission."
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Trecho retirado de "Six Disciplines for Excellence" de Gary Harpst
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A imagem é preciosa:
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"We can learn much about achieving excellence - not only for our customers, but for ourselves - by taking a lesson from franchises. The franchising concept has been wildly successful over the past 40 years..
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The appeal of a franchise is rooted in two promises. First, there's a very clear promise to the customer that's reflected in the brand.
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Second, there's a promise to the business owner (franchisee) of a well-considered and proven business model that delivers on the customer promise. The result is two-fold. It delivers something of excellence to the customer ...
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It also delivers something of excellence to the business owner - a predictable return on investment, established business procedures, employee training, staffing plans, marketing strategies and interested customers.
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The point isn't that all businesses should be franchised; the point is that all businesses would benefit from taking the same holistic approach to excellence that franchises take. Franchised businesses recognize that there are two products - the product or service which the customer buys, and the business which the investor buys."
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Qual o modelo de negócio da sua empresa?
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Até que ponto é que tem de ser reformulado?

Processos contexto e Processos nucleares

Ainda antes do aparecimento da ISO 9001:2000, já a leitura do livro de Rummler e Brache “Improving Performance – How to Manage the White Space on the Organization Chart” me tinha aberto os olhos para o conceito de processo. Conceito que aprendi a operacionalizar com o IDEF.

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Depois, algures no tempo, com a descoberta dos conceitos de sistema e de pensamento sistémico, emergiu na minha mente, a interpretação, a razão de ser, para o requisito decorrente da cláusula 4.1 – alíneas a) e b) - da ISO 9001:2000: "Um modelo do funcionamento de uma organização" (muitas organizações são como os seres humanos, quando nasceram, nasceram. Nasceram sem consciência de Si. Independentemente da ausência anterior de pensamento estratégico ou não, a organização - um sistema de processos interrelacionados e interactuantes - já existe)

Depois, abandonei a terminologia “Objectivo do processo”, em que me concentrava, e levava as empresas a concentrarem-se “no propósito do documento que descrevia o processo”, e abracei a terminologia “Finalidade do processo”, em que focava as atenções na resposta à pergunta “Para que é que existe este processo?” - Concentração, enfoque no desempenho, para que é que existe um processo?.
Que uma vez respondida, solicitava logo outra pergunta: “Como posso medir se a finalidade está a ser cumprida ou não?”

Esta abordagem representava um salto, e que salto, face ao meu ponto de partida em 1988 ou 89(?), relativamente à ISO 9001.

Contudo, depois percebi que a abordagem tinha um ponto fraco. Eu acreditava que se optimizasse todos os processos isoladamente, emergiria um sistema de gestão melhorado. A verdade é que as organizações não têm recursos, para melhorar tudo simultaneamente! (IMHO é o grande defeito de base dos modelos de excelência tipo EFQM e MBNQA, se se for excelente a tudo...)

Assim, quando comecei a trabalhar com sistemas integrados de gestão, e fui obrigado a mergulhar no sentido profundo da definição de sistema de gestão da ISO 9000, e quando comecei a operacionalizar a ferramenta balanced scorecard, fez-se luz:

Modelamos o funcionamento de uma organização, através da abordagem por processos, representamos o funcionamento quotidiano da organização. É a organização actual, que gera os resultados actuais, através da interacção e interacção dos processos actuais.

Quando conjugamos mapa da estratégia, com os respectivos objectivos estratégicos, e o modelo de uma organização, com base na abordagem por processos, classificamos dois tipos de processos: os processos críticos e os processos de contexto.
Os processos de contexto são objecto de monitorização operacional e ponto, não têm “dignidade” estratégica. Por mais excelentes que sejam, não geram, nem mais clientes, nem mais satisfação, nem mais facturação. Basta monitorizá-los e assegurar que o seu desempenho não se deteriora. (Por exemplo: por mais excelente que seja o processo de pagamento de salários, nunca gerará uma vantagem competitiva, nunca contribuirá para clientes-alvo mais satisfeitos).

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Os processos nucleares vão ser transformados, e melhorados pelas iniciativas estratégicas, a caminho da excelência. São processos que fazem a diferença!

Assim, a minha metodologia de abordagem pressupunha que os processos nucleares eram objecto de melhoria e monitorização estratégica, enquanto que os processos de contexto eram apenas objecto de vigilância operacional.

Depois, através da leitura do livro “Dealing with Darwin”, descobri que não é suficiente optimizar os processos estratégicos, ou críticos. Os processos de contexto consomem demasiados recursos, que podem ser canalizados para os processos nucleares!!!

Chegamos a este estado actual:

A deterioração do desempenho dos processos de contexto pode gerar insatisfação de: clientes; trabalhadores; accionistas; vizinhança; comunidade; autarquia; Estado.

Processos nucleares têm potencial para gerar clientes satisfeitos.
Processos contexto têm potencial para gerar clientes insatisfeitos ou neutros (alguém fica satisfeito com a EDP, ou a REN, quando, à noite, ao deitar, e ao fazer uma breve revisão do dia, se constata que a energia nunca falhou? E na noite em que a cegonha apagou Lisboa?

A revista Harvard Business Review deste mês de Janeiro de 2008 traz um artigo assinado por Kaplan e Norton “Mastering the Management System”.

Reparo que Kaplan e Norton, ainda não descobriram a importância dos processos de contexto, para libertar recursos, para aplicação nos processos críticos ou nucleares. Mas andam lá perto:


“The strategic initiatives developed in Stage 2 consist of the short-term projects (lasting as long as 12 to 18 months) selected to help achieve the strategy map’s objectives. However, to execute their strategies, companies generally must also enhance the performance of their ongoing processes (generally? Por mim é always!!! Os resultados de uma organização são um fruto da interacção e interrelação dos seus processos actuais, se queremos resultados futuros desejados diferentes e sustentáveis, temos de “mexer”, temos de modificar os processos actuais) - measured, for example, by their responsiveness, speed, quality, and cost. Companies will get the biggest bang for their buck when they focus their business process management, total quality management, lean management, Six Sigma, and reengineering programs on processes directly related to the objectives on their strategy maps and scorecards (verdade, 100% de acordo. Contudo, e os outros? Não fará sentido aumentar-lhes a eficiência?). The goal is to align near-term process improvements with long-term strategic priorities.”