Relacionar pessoas e desempenho nas organizações

Um artigo interessante na MIT Sloan Management Review deste Outono, "Identify Critical Roles to Improve Performance" de Boris Groysberg, Eric Lin, Abhijit Naik, e Sascha L. Schmidt. Em linha com o que aprendemos e desenvolvemos há quase 20 anos na perspectiva dos recursos e infraestruturas do mapa da estratégia de um balanced scorecard.

"Talent can be a source of competitive advantage only if great people are in the most critical roles. Having stars in jobs that aren't critical is just a waste of talent. [Moi ici: Este trecho não sublinhado fez-me recordar o valor da morte, do qual saltei para a monotonia dos Brothers Dawn, Day e Dusk da série Foundation]

It's accepted wisdom in strategy execution that focused application of concentrated strength - identifying, developing, and leveraging critical capabilities - is required for success. Yet until these capabilities are translated into specific roles, with systems in place to ensure that high-quality employees occupy such positions, a strategy is just an intention. 

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Every organization or function is similarly likely to have its own underappreciated roles. While the sales team may land the account, it could be the service department that keeps that account renewing each year.

Talent scarcity matters, too.

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In critical roles where exceptional talent is scarce, having performers in such roles is doubly important.

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Moving people through different settings not only gives them a chance to develop and grow, it also enhances the data, allowing more precise measurements of the impact of roles and the people performing them.

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The hallmark of a good strategy is one where the sources of competitive advantage are interlocked with other strategic commitments, making it difficult to copy. Finding key roles and building an organization around those roles may be more defensible than finding hidden stars, since the strategic advantage is tied to how organizations support these roles and develop pipelines to fill them.[Moi ici: O que é isto senão o que faz o empreendedor. Recordar a effectuation. Trabalhar com o que se tem à mão (Bird in Hand Principle)]

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Strategy is about defining how to win - it requires committing to capabilities that are unambiguously the best in class. But no company can be the best at everything; a winning strategy requires focus and a keen awareness of what roles are disproportionately critical - and investing appropriately. Failing to acknowledge this puts the entire strategy at risk. By translating abstract capabilities into concrete jobs, organizations are much better positioned to make their strategies a reality.

Leaders can take a page from the soccer playbook and consider the following lessons for their own organizations: Know your critical roles and where you need to invest. Despite being a less visible role, defenders matter more than other positions for winning soccer games. Insight into where difference-making roles exist should guide attention and investment when it comes to recruiting, developing, and retaining talent. While it is important to know your key contributors, it is just as important to know where you have deficits in critical roles.

Additionally, critical roles may change over time. As the competitive landscape evolves, difference-making positions can also change. Winning consistently requires monitoring not only what the critical roles are but how they might be shifting. [Moi ici: E voltamos ao papel da morte]

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Having insight on critical roles may not only inform your strategy - it may be a source of competitive advantage in itself."

Pode não ser uma questão de cultura

Há dias apanhei esta imagem num tweet de Alex Osterwalder:

E regressei a Março e Outubro de 2015.

E recordei uma imagem que conheci ao trabalhar com o Juran Institute nos anos 90 do século passado:

Porquê?

Por causa da teoria das restrições.

A figura inicial acima parte do princípio que o principal constrangimento está na cultura. É importante considerar que pode não ser uma questão de cultura, pode ser uma questão de conhecimento, pode ser uma questão de infraestruturas, ou outra.

Considerar em especial as situações de "Ansiedade" e "Frustração".

Formação sem CAP? Um horror!

Na passada quinta-feira despedi-me de uma empresa com uma conversa que começou ainda à volta da mesa e prolongou-se pelo corredor, uma conversa sobre os registos da formação. Representante da empresa dizia-me que todos os anos registavam nos inquéritos oficiais e nos relatórios sociais zero horas de formação, quando na verdade a empresa dá muita formação.

Segundo essa representante só é reconhecida a formação que é dada por formadores com certificado de aptidão profissional (CAP). Quando a empresa manda trabalhadores ao estrangeiro para aprender como se trabalha com uma nova máquina, por exemplo, como não há CAP não há formação "oficial". Acho que há aqui algo de errado na interpretação da lei mas como isto se passa em Portugal é bem provável que a pior interpretação seja a que respeita o espírito da lei.

Quando facilito o desenvolvimento do balanced scorecard de uma empresa, na base do mapa da estratégia costumam aparecer aqueles dois objectivos estratégicos da figura, o R1 e o R4:

Foi deles que me lembrei ao ler "Corporate Learning Programs Need to Consider Context, Not Just Skills":

"to enable strategy execution, learning departments need to reorient from what they’re trying to teach to where these things show up in the work.
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Organizations need to retool learning, changing it from an obsession on individually focused and content-driven events to learning that is deeply contextual, social, and embedded into real work. Learning needs to be built into how power really works within organizations, organized around peer power, functional power, and hierarchical power.
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Learning with Peers Happens Through Routines.
People work in context with others. They create social norms, they dictate the unspoken standards, they define whom to collaborate with and whom to avoid, and they decide how much risk to take. All of this is done in “tribes” of employees, beyond the purview of head office. We need learning departments brave enough to move toward social learning through the routines of these tribes and away from the hegemony of abstract competencies and capabilities.
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Routines are the regular social events that occur that can be seen to differentiate the best performers from average ones in any discrete population within an organization. Competencies tend to cluster in routines. Learning needs to recast its approach by focusing deeply on this context, and not by teaching new content and abstraction.
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We think of learning as something that requires academic expertise and new models, [Moi ici: Pelos vistos em Portugal requer CAP] but organizations teach all the time.
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Instead of owning programs and abstracted learning initiatives that most people in the organization treat as recess from work, the most effective learning organizations collaborate with these powerful functions to integrate organizational learning into their processes and practices. [Moi ici: Recordar "Como o tempo me veio dar razão" e o final de "Formação e competência na futura ISO 9001:2008"]

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E agora especificamente acerca daquele R4 da figura:

"Learning Among Leaders Happens Through Dialogue.
Your leaders teach every day; they’re just not aware they are teaching. Leaders wield power in organizations, but that power often involves perpetuating the status quo. If left to their own devices, they will present whatever strategy material was given to them, ask if there are questions, and move on to the things that really matter. This approach doesn’t help organizations make improvements in strategy execution.
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In a number of organizations, we’ve focused intensely on enabling leader-led learning. To be clear, our approaches are not your parents’ “leader-led learning” of 65 PowerPoint slides covered in 60 minutes. Most people in organizations need to be woken up and provoked to share fresh stories and ideas in the context of their real work. One of the keys is building leaders that provoke the right dialogue.
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The focus of these sessions was not on content; it was on helping the leader connect differently with their teams and allowing the team to share their insights about what was really happening. New content was in these sessions, but it was camouflaged — it was just part of tackling and looking at real challenges, together, in new ways.
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People are trapped in organizations, and they learn from the status quo, every day. They react to power in isolated bubbles with familiar populations around known problems. Organizations need to shift from focusing on the traditional content-driven approach of corporate learning to focusing on the context of learning in organizations. [Moi ici: E sem CAP] People are smart — if you give them the right bread crumbs, they’ll find the right way. It is the job of corporate learning to lay out and enable the right bread crumbs."

Prioridades?

E na sua empresa como é?

Figura retirada de "Closing the skills gap: companies and colleges collaborating for change"

COAR-map e mapas da estratégia (parte VIII)

 Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI e parte VII.

"After the capabilities were identified at a high level, the next step is to create an analytical framework as shown in Table 6 (table shows a partial list of capabilities):

Each cell contains a score to reflect the state of the capability the following information:

• 0 (zero): The capability does not exist at all

• 1 (one): The capability needs to be improved

• 2 (two): The capability is good enough for meeting customer and stakeholder outcomes

The cells could be colored green, yellow or red for visual effect.
This analysis prepares the organization for the hands‐on effort in executing strategy. To efficiently carry out the operational activities required for designing and administering sales compensation, the organization needs to:

• For cells with a ‘0’ identify the specific capabilities that are missing

• For cells with a ‘1’ identify the specific capabilities that need to be improved

• Perform a detailed analysis to identify programs and projects that will create or improve the capabilities. This list is a very key input to the strategy execution effort of the organization

• Select programs and projects to implement (see the section on ‘Portfolio Management’ below for some details on how to select a program or project)

• Monitor the core objectives to ensure the strategy execution stays on track (accountability)

• Build organizational processes to ensure continuous improvement"

Isto é muito parecido com a abordagem que seguimos para identificar que investimentos realizar ao nível da perspectiva de recursos e infra-estruturas.

Trechos retirados de "Importance of Strategy Execution in Influencing Sales Behavior"

COAR-map e mapas da estratégia (parte VII)

 Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

"The Strategy Execution Map provided a blueprint for the organization to think through the execution issues and key activities inherent in defining and administering sales compensation plans.
It provided clarity by:
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Crisply defining 'success' from the customer viewpoint. This made it easier for the organization to examine funding decisions by evaluating a project request against core objectives.
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Showing the line of sight from a capability to an outcome.
This provided an unprecedented basis for understanding the intent of the program and gaining commitment to a shared purpose. Every individual could now see exactly how their efforts were contributing to meeting customer and stakeholder outcomes
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The Strategy Execution Map provided focus by:

• Highlighting the need to develop options that achieve outcomes 
• Requiring the organization to collaborate in selecting options that met customer and stakeholder outcomes
• Stack rank and eliminate options that did not help in meeting customer and stakeholder outcomes or which were otherwise suboptimal

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Once the options were narrowed down to those that should be implemented, the organization could then focus on the chosen opens. Additionally, the Strategy Execution Map eliminated the churn caused by incomplete understanding of why a decision was made and not understanding why certain options were eliminated."

Sem tirar nem pôr, é isto que gosto num mapa da estratégia: uma ligação directa entre o que fazer e os outcomes. É impressionante como em tantas e tantas empresas o que conta é actividade, quantidade de trabalho, movimento, ... se gera outcomes estratégicos? Isso é muita areia para a camioneta.

Trechos retirados de "Importance of Strategy Execution in Influencing Sales Behavior"

COAR-map e mapas da estratégia (parte VI)

Parte I, parte II, parte III, parte IV e parte V.

"Step 5: Define CapabilitiesAfter identifying customer and stakeholder outcomes, competitive objectives and core objectives, the organization now turned its attention to identifying the capabilities required to achieve success.[Moi ici: O equivalente à perspectiva de recursos e infraestruturas que uso na base do mapa da estratégia]
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• By aligning the capabilities with the core objectives the organization knew which capability contributed to which core objective

• By knowing which capabilities were weak and which ones were strong, the organization was able to make informed choices on program and project selection"

"It’s a human behavior one." (parte II)

Parte I.

E até que ponto fica claro, preto no branco, que comportamentos e porquê devem acontecer?

Uma estratégia ao ser executada traduz-se em:

Resultados que decorrem naturalmente de acções e de comportamentos.

Quem exibe esses comportamentos?

Quem actua além das máquinas e dos algoritmos?

Começamos por relacionar estratégia com processos e identificamos os processos críticos e os de contexto. Depois, identificamos as competências, comportamentos e resultados que as pessoas têm de ter, exibir ou gerar em cada um dos processos que contribuem para a execução da estratégia:

• Desenvolver indicadores para a perspectiva Recursos & Infra-estruturas (parte 2 de 4) (Abril de 2007)
• Desenvolver indicadores para a perspectiva Recursos & Infra-estruturas (parte (2+1/2) de 4) (Abril de 2007)
• A perspectiva de Recursos & Infra-estruturas (Agosto de 2008)
• Será isto original? (Março de 2009) 
• Acerca da cultura que sustenta uma estratégia (Outubro de 2015)
• BSC vs ISO 9001 (parte VI) (Janeiro de 2016)
• BSC vs ISO 9001 (parte VII) (Janeiro de 2016)

Formular uma estratégia. Perceber que processos são críticos para a sua execução. Perceber que funções em cada processo contribuem para a execução da estratégia e traduzir a estratégia nas actividades elementares e comportamentos evidenciados durante o processo. É preciso ser terra-a-terra e mostrar como se quer que a diferença se faça. Depois, as pessoas arranjarão a forma de chegar a Paris mas primeiro as pessoas têm de perceber que o objectivo é tomar Paris.

"It’s a human behavior one." (parte I)

"Which is precisely what he should be worrying about. However hard it is to devise a smart strategy, it’s ten times harder to get people to execute on that strategy. And a poorly executed strategy, no matter how clever, is worthless.
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In other words, your organization’s biggest strategic challenge isn’t strategic thinking — it’s strategic acting.
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while strategy development and communication are about knowing something, strategy execution is about doing something. And the gap between what you know and what you do is often huge. Add in the necessity of having everyone acting in alignment with each other, and it gets even huger.
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The reason strategy execution is often glossed over by even the most astute strategy consultants is because primarily it’s not a strategy challenge. It’s a human behavior one."

E até que ponto fica claro, preto no branco, que comportamentos e porquê devem acontecer?

Onde isto nos vai levar.

Trechos retirados de "Execution Is a People Problem, Not a Strategy Problem"


Continua.

A cultura da empresa

A propósito deste objectivo estratégico na perspectiva dos Recursos & Infraestruturas do mapa da estratégia de uma empresa:

Recordo o que citei há tempos de Hermann Simon "Success Factors for a Low-Price Strategy" e este trecho retirado de "The Fine Line Between When Low Prices Work and When They Don’t":

"Winning with low prices is not merely a game of math in which you stay one notch below the competition; it is far more a game of culture and attitude. It takes a special kind of company, from the CEO on down, to make a low-price position sustainable and profitable. The skills and traits to pull that off — such as cost-consciousness, relentless efficiency, and customer-driven design — must be anchored in the company and its culture from the very beginning.
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Before we continue, though, we will need to heed two caveats. First, we should not confuse a fundamentally low-price position with the decision to wage a price war. A healthy low-price position has a long-term orientation built on consistency and sustainability, not quick results."

A parte de Hermann Simon que sublinho é:

"1. They began with that strategy from day one: All successful low-price companies focused on low prices and high volumes from the very beginning. In many cases, they created radically new business models. I am not aware of any company having made a successful transformation from a high-price or mid-price position to a low-price one." 

Imaginem empresa de calçado habituada a um passado de flexibilidade, desenrascanço, sempre pronta a fazer um jeito a um cliente mais desorganizado e alterar o plano de produção para o ajudar, a optar por entrar no mercado das grandes séries, com margens mais apertadas. Uma mudança cultural tremenda!
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Em vez de flexibilidade, disciplina rígida!
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Será que conseguem dar a volta à cultura da empresa?
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Confesso... só agora descobri que o autor do artigo da HBR é ... Hermann Simon

Acerca da cultura que sustenta uma estratégia

Em Março último encontrei estas fotos de @davegray no Twitter:

Achei a ideia interessante e, por isso guardei-as.
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Ontem, no Twitter favoritei este tweet:

Latest by @davegray on the Culture Map - a tool designed in collaboration w/ @strategyzer https://t.co/ZHpcnfkLfK pic.twitter.com/QtKhRH2Rgf

— Alex Osterwalder (@AlexOsterwalder) October 3, 2015

Hoje, arranjei um tempo para organizar as ideias e explicar porque achei a imagem inicial interessante.

Vamos a isto!
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Por que é que recomendo o uso de um balanced scorecard?
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Para melhor executar e monitorizar a execução de uma estratégia.
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Nunca esquecer esta frase:

“Nine out of 10 companies fail to execute their strategy"

Comentada por @tompeters como sendo demasiado optimista.
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Para formular uma estratégia devemos considerar:

• O que temos (qual o posicionamento que deveremos assumir para que aquilo que temos sejam pontos fortes?)
• Que escolhas e renúncias precisamos de fazer?
• Que clientes-alvo e parceiros devemos considerar?
• Em que prateleiras devemos estar?

Depois, temos de traduzir a estratégia num mapa da estratégia (balanced scorecard da 2ª geração):

As actividades-chave são executadas no âmbito de processos, o que nos permite chegar às pessoas.

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As actividades-chave são executadas por pessoas e/ou algoritmos.

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No que diz respeito às pessoas não basta a execução pura e simples é também relevante o como é feito, ou seja, o comportamento que acompanha a execução. Por isso, no Capítulo VII "As iniciativas estratégicas e as pessoas" do meu livro sobre o balanced scorecard abordo o tema das competências e da cultura:

Acerca das competências ver, por exemplo estes postais:

• Assegurar a competência no desempenho de uma função (Dezembro de 2006)
• Exemplo de balanced scorecard (parte VII) (Novembro de 2008)
• O que é uma função crítica? (Novembro de 2011)

E esta figura:

Voltemos ao princípio, por que achei interessante a abordagem de Dave Gray? Porque, reconheço, a cultura fica sempre um pouco para trás e ninguém lhe dá o valor que realmente merece.

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Julgo que se o mapa for relacionado com os processos críticos para a execução da estratégia... talvez fique ainda mais interessante.

Quando vão assumir a sua responsabilidade?

Há dias no twitter, alguém protestava contra o facto das PMEs não darem emprego a tantos doutorados desempregados.

"há uma falta de visão dos empresários pra contratar pessoal mais qualificado?"

Mas os empresários não gostam de ganhar dinheiro? Perguntei.
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O racional que apresentei foi:
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Trust me, os empresários gostam de ganhar dinheiro, quando houver uma massa crítica de exemplos que ilustrem como o podem fazer com doutorados, não vão pensar duas vezes, irão fazê-lo.
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Por que é que um empresário de uma PME-tipo há-de começar por contratar um doutorado? Um doutorado não é a resposta para os seus desafios, problemas e aspirações. Um doutorado é um instrumento, é um recurso. Quando se desenha um mapa da estratégia, por exemplo:

Primeiro pensa-se nos clientes-alvo, depois, no mosaico de actividades críticas e, por fim, na base, onde investir, em que recursos, em que pessoas. Ou seja, antes de contratar um doutorado, uma PME deve ter uma estratégia, deve perceber qual é o seu mercado, e qual terá de ser o seu campeonato.
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Depois, a pedido desse alguém, português a viver no estrangeiro, listei uma série de indústrias em que as PMEs estão a fazer o seu trabalho e a ter sucesso na internacionalização. Perante essa lista, um dos comentários que fez foi:

"são tudo indústrias que têm que haver uma grande incorporação de design e inovação"   

E a minha resposta foi algo do género: e é assim que se vai chegar naturalmente à necessidade genuína do instrumento "doutorado", 1 investimento para executar uma estratégia. Começam com estilistas e designers para mudar o aspecto do produto, depois começam a testar novos produtos e materiais, aqui os fornecedores de topo podem ajudar, depois começam a colaborar com centros tecnológicos na realização de experiências, na caracterização de atributos e na certificação de desempenhos. E se tudo correr bem, as empresas mais bem sucedidas vão começar a pensar em internalizar o know-how, em acelerar o ritmo de produção de inovação... e aí, surgirá naturalmente o interesse na contratação de técnicos. E, nessa altura, os técnicos poderão ser bem remunerados, porque o seu trabalho vai contribuir para a geração de mais riqueza. Dar um salto, e esperar que as PMEs comecem já amanhã a a contratar doutorados... talvez elas e eles ainda não estejam preparados, ainda não tenham experiência de vida para esse salto. Talvez precisem primeiro de fazer caminho...

"A autarquia de Paredes, onde se concentra a maior parte das empresas do setor, está a investir 16 milhões de euros, com aposta no design."

Custa-me é que esse caminho não seja feito pelas iniciativa das empresas ou das suas associação empresariais e tenha de passar por câmaras municipais... percebo a boa-vontade das câmaras, mas assim, por essa via, como se inicia o assumir das PMEs que a responsabilidade pela subida na escala de valor é sua?              

Investir em gente competente e motivada

Quando, numa acção de formação, apresento a ideia por detrás do mapa da estratégia, costumo usar esta imagem. 

Na perspectiva recursos e infraestruturas chamo a atenção para a importância de investir em gente competente e gente motivada, para permitir a operação excelente dos processos críticos.
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Assim, não é surpresa o que se segue: "Why That New Innovation Effort May Not Be Worth It"

"Motivation: How hungry are you for innovation?
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The Team: Does the team believe in the vision and the leader?"

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"Competence: Is the initiative set up for success?...
The Team: Good team competence implies having people with the right skills, expertise, and temperament. Expertise builds over time."

Será que vai resultar?

"Legacy is the mortar of successful, lasting brands. I’ve known this since my days in retail. There was one year where I found out that a customer in Westchester, New York, hadn’t received her case of White Zinfandel. It was December 22 and there was no way FedEx was going to deliver the wine in time for Christmas. My ordering department had received the complaint, but because the customer was neither a regular nor the order particularly large, they hadn’t brought it to my attention. By the time I got wind of the problem there was only one thing left to do. I threw a case of White Zinfandel in my car and drove three hours in blinding snow to the woman’s house. Did I mention that she lived in another state? That it was our busiest time of the year? That my time was much more valuable in the store during those six round-trip hours? And believe me, there was no angle. The customer was an older woman who lived far away and wasn’t about to start hosting a lot of parties and using us as her exclusive wine supplier.
Yet I knew that it was up to me to set the tone at the store, and that this was a perfect way to do it. Our corporate culture was cemented the day I delivered the case of wine to that woman."
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Trecho retirado de "Crush It" de Gary Vaynerchuk, do capítulo "Legacy is Greater than Currency".
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São estas acções que constroem uma cultura, que moldam um legado.
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Num projecto em que estou envolvido, estou a desenhar um conjunto de guiões para que a Gestão de Topo execute, demonstre, dê o exemplo na criação de uma nova cultura, de um novo legado.
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Não chega dar uma acção de sensibilização e esperar que a Gestão de Topo mude. Vamos testar a criação de guiões pessoais com directivas claras sobre o que fazer e com que frequência.
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Os colaboradores, o que vêem são as acções, sem conhecerem o guião. Será que vai resultar?