"get to the point quickly"

Gosto de ir directo ao assunto e evitar "testamentos" quando se trata da documentação de um sistema de gestão. Recordar a importância que dou aos verbos, por exemplo,:

• A abordagem por processos (parte I) (de Novembro de 2008); e
• 10. Designar um processo (de Maio de 2017)

Como digo tantas vezes, por exemplo em "the art of focusing on what’s important and ignoring the rest":

"Ao modelar o funcionamento de empresas, não sejam como os franceses, não tentem incluir, não tentem contemplar tudo;"

Como não sorrir em cumplicidade com:

"1. GET TO THE POINT
When you get to the point quickly, your messaging becomes instantly clearer. Clarity makes your writing easier to understand, easier to retain, and more enjoyable to read. ...the “lard factor”. These are the unnecessary words in a sentence that aren’t doing a job, have the tendency to confuse rather than explain, and generally get in the way of your message..
According to Lanham, “Business prose ought to be verb-dominated prose, lining up actor, action and object in a causal chain, and lining them up fast”. Or put even simpler, business communications should be action-oriented, clear about what action it wants to take place, and quickly explain what that is."

Trechos retirados de "Intercom on Customer Engagement"

Como é na sua empresa?

Pesquisando o marcador "abordagem por processos" pode ter-se uma ideia do que penso sobre o tema e como a uso. Sinto que a uso de uma forma bastante diferente da maioria.

Por exemplo, num projecto em curso:

Entrevistei duas pessoas que identificaram algumas dores da empresa, falhas, que associei a dois processos. À medida que entrevistar mais gente vou associar outras dores a estes e outros processos. Assim, quando chegar a hora de desenhar os projectos de transformação da empresa todos saberemos, por exemplo,  que o novo referencial para o processo "6. Comprar materiais" terá de evitar/minimizar a frequência de ocorrência destas falhas.

Entretanto, com a leitura de "Value First Then Price" editado por Andreas Hinterhuber e Todd Snelgrove encontrei este exemplo:

"We recently completed a pricing project with a German B2B company with sales in excess €5 billion. As part of the diagnosis, we mapped the key processes where pricing decisions were made. The key process in B2B is, as mentioned, the offer development process - most industrial companies have a similar process in place that covers 

The client illustrated ... had an offer development process in place, but the analysis revealed that profitability suffered as a result of a poor design on nearly all elements in this process.
.
Customer insights, for example, were not shared between sales managers and regions, so the salesforce was perceived, as out of sync by some customer segments. Likewise, executives did not systemically collect, let alone share, information on price levels or offer configurations of competitors.
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Sales managers responded passively to request for proposals rather than actively developing new markets and cross-selling new products to existing customers.
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Sales managers used revenues and not gross margins to evaluate market opportunities, meaning that the company's best available technical talent was regularly assigned to large but unprofitable deals.
.
Also, the offer development reflected what salespeople thought customers wanted instead of taking customer insight to develop the value proposition; ...."

 Estes trechos dão uma ideia de como a abordagem por processos pode ser usada com cabeça, tronco e membros conjugada com a abordagem baseada no risco.

Como é que a sua empresa usa a abordagem por processos?

Processos são fluxo, são caudal

Duas empresas em que estou a trabalhar actualmente, e que pertencem a sectores económicos diferentes em cidades diferentes, identificaram como o seu problema principal a falta de um processo estruturado.

No livro "Balanced Scorecard - Concentrar uma organização no que é essencial" uso a metáfora de uma rua para ilustrar a importância dos processos para o fluxo do trabalho, comparando a moderna Avenida da Boavista no Porto, uma estrada larga e recta, com a Rua do Bonjardim, uma rua pré-Marquês de Pombal, cheia de curvas, constrangimentos e irregularidades.

Na consultoria e formação uso a metáfora do fluxo, do caudal:

"(processos são fluxo, são caudal, são vontade de cumprir um desígnio, são horizontalidade" (fonte)

"A versão obsoleta da ISO 9000, a de 2000, define processo como: “conjunto de actividades interrelacionadas e inter actuantes que transformam entradas em saídas”, não tem nada a ver com papeis, é acção, é transformação, é fluxo." (fonte)

"Um processo existe para cumprir uma finalidade: um processo é transformação, é acção, é fluxo, é aquilo que fazemos para contribuir para o negócio." (fonte) 

Em "Liberate Your Team with Clearer Processes" encontro:

"At their heart, effective processes are not about adding red tape — they are about enabling “flow.”
...
Wherever there is an activity that happens repeatedly in your business, there is a potential flow. As a leader, you have the choice to leave this flow to chance, to control it, or to channel it.
.
Think of a river. If the banks are not strong and defined, the river dissipates across the countryside and has little force. This is like the operation in which employees are given little guidance, and whose efforts meander or collide. Another river may have locks that strictly regulate how much water can flow when and where. This is a company that tries to control every step every employee takes every day. The entire system is rigid and slow, because management can never keep up with the exceptions and re-prioritizations, and employees’ time is consumed by filling out forms and following procedures.
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By contrast, a company with effective processes is like a river with strong banks. People’s attention and energy are channeled where they will have the most impact. The work environment, habits, tools, and methods guide people into doing things right the first time, based on a continually evolving set of shared best practices. No locks are required: Instead, employees are liberated to focus their creativity on developing new best practices, delighting customers, noticing changes in the competitive landscape, or tackling their company’s next moon shot.
.
Designing processes this way involves looking at how work naturally gets done and where simple structures can increase the throughput of value"

O que é um processo senão um conjunto de decisões

Uso com frequência esta sequência:

Uma empresa existe e pretende-se que ela atinja um determinado conjunto de objectivos estratégicos.
.
Com base na abordagem por processes é possível modelar a empresa como um conjunto de processos inter-relacionados e interactuantes:

Então, podemos imaginar que qualquer um dos objectivos estratégicos resulta da operação dos processos. Ou seja, podemos conceber uma função objectivo:

(em que Pi significa o processo i)

É uma abordagem que aprecio muito porque permite traduzir facilmente as exigências de uma estratégia em actividades a realizar no dia-a-dia. Desta forma, estratégia deixa de ser um conjunto de conceitos estratégicos e passa a ser algo de muito concreto.

Entretanto, na minha leitura de "A Formal Theory of Strategy" de Eric Van den Steen e publicado por Management Science encontrei estes trechos:

O que é um processo senão um conjunto de decisões, de opções, de escolhas, associadas a certas actividades que transformam entradas em saídas?

Acerca dos processos

Umas tabelas interessantes que sistematizam informação relevante.

Tabela retirada de "The Processes of Organization and Management"

Para reflexão

Imagem retirada de "White Space Revisited: Creating Value through Process"

Formação: Gestão por processos

Interessados em participar numa formação sobre Gestão por processos com a duração de 25 horas podem consultar a informação em Formação: Gestão por processos.

Temas a abordar em torno de:

• 15. Quantos processos?
• 14. Abordagem por processos e riscos
• 13. Processos, funções, competências
• 12. Caracterizar um processo
• 11. Razão de ser de um processo
• 10.Designar um processo
• 9. SG um portfolio de iniciativas
• 8. Contexto e críticos
• 7. Função objectivo
• 6. I’ll be back!
• 5. Eliminar as estruturas sistémicas conspirativas (parte II)
• 5. Identificar as estruturas sistémicas conspirativas (parte I)
• Não há acasos!
• Uma empresa: uma caixa negra
• Pergunta venenosa
• "algo não bate certo nesta abordagem"
• Acerca dos processos
• Transformar, apesar do travesti (parte I)

15. Quantos processos?

Foi amor à primeira vista quando em 2003(?) conheci a norma francesa FD X 50-176:2000 (Management des processus". Nessa norma, acerca da determinação dos processos de uma organização, pode ler-se:

Conjugando algumas NOTAS da FD X 50-176:2000 com uma matriz do documento da AFNOR, AC X 50-178:2002, temos:

Não precisamos de caracterizar todos os processos.

Gestão por processos

Seremos responsáveis por uma formação sobre "Gestão por processos", organizada pelo Centro Tecnológico do Calçado em São João da Madeira a partir de 4 de Julho próximo.

Interessados podem inscrever-se.

14. Abordagem por processos e riscos

Voltando ao fluxograma que descreve o fluxo do processo.

Esta tarde estarei numa empresa sem sistema da qualidade, sem controlo sistemático do processo ou da qualidade. No âmbito do trabalho inicial para implementar um sistema da qualidade ISO 9001, para cada processo, os participantes preencheram uma tabela com as seguintes colunas:

• Etapa do processo
• O que pode correr mal (riscos)
• Medidas preventivas existentes
• Medidas preventivas que poderão ser implementadas
• Oportunidades de melhoria
• O que controlar?
• Quem controla?
• Frequência de controlo?
• Ferramentas de controlo?
• Onde registar?

A base para implementar um sistema de controlo do processo e da qualidade a partir do fluxograma

13. Processos, funções, competências

A partir do momento em que desenhamos um fluxograma, em que listamos um conjunto de actividades e as relacionamos com uma função. Por exemplo, o Resp. do Departamento Comercial tem autoridade para :

3. Recolher materiais

• Analisar solas e outros materiais novos (encaixam-se na colecção? Fazem sentido na colecção?)
• Elaborar Plano de materiais e Ficha de Material
• Modelação recolhe retalho de cada pele nova e envia para fornecedor de pele ou de acabamento a pedir soluções de acabamento e os produtos a usar 
• Receber informação, acrescentar características a controlar e preparar Ficha de Material para entregar ao Armazém

A partir daqui é possível colocar as questões:

• que conhecimentos ou experiência deve ter um Resp. do Departamento Comercial para ser competente na etapa de recolha de materiais?
• que comportamentos deve um Resp. do Departamento Comercial exibir para ser competente na etapa de recolha de materiais?

E quando se avalia o desempenho de um processo e se conclui que é preciso melhorá-lo?

Em que medida é que é preciso melhorar os conhecimentos, ou a experiência, ou os comportamentos de cada uma das funções intervenientes?

E quando iniciativas estratégicas requerem melhorias no desempenho de funções que operam em um ou mais processos?

Em que medida é que é preciso melhorar os conhecimentos, ou a experiência, ou os comportamentos de cada uma das funções intervenientes?

12. Caracterizar um processo

Caracterizar um processo.

Atribuímos-lhe uma designação.

Estabelecemos uma finalidade, uma razão de ser.

Determinamos um conjunto de indicadores para avaliar quer a eficácia, o grau de cumprimento da finalidade, quer a eficiência, o grau de cumprimento de recursos.

Traçamos as fronteiras do processo. Onde é que ele começa, como é que ele começa, o que o desencadeia e quem o desencadeia. Onde é que ele acaba, o que produz e a quem o entrega.

Desenhamos um fluxograma que descreve o fluxo, o caudal das actividades e tarefas de forma cronológica:

Uma vez feito o fluxograma podemos fazer a ligação às funções e às pessoas. Que funções participam em cada etapa do processo? Com que grau de autoridade ou de responsabilidade?

E esta é a base para relacionar processos, funções, pessoas e competências.

11. Razão de ser de um processo

Qual a razão de ser de um processo? Por que é que ele existe?

Algumas empresas continuam a confundir processos (conjunto de actividades que transformam entradas em saídas) com procedimentos (descrições do que se faz). Assim, quando se olha para o objectivo de um processo às vezes encontra-se uma lengalenga do tipo:

"Este documento descreve o modo como a AAAA procede perante consultas ou encomendas dos seus clientes..."

Repararam?

O objectivo descrito é o objectivo do documento, é o objectivo do papel que descreve o processo!

Prefiro que se comece pelo carácter teleológico de um processo, em que é que ele se projecta, para definir o seu objectivo, a sua finalidade. Há muitos anos descobri um livro na livraria do El Corte Ingles de Lisboa, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”,  do controverso Michael Hammer, onde encontrei uns trechos que nunca mais esqueci:

“First, processes are teleological (from the Greek word telos, meaning "goal' or mission"). That is, they focus on the outcome of work rather than on work as an end in itself. In an organization that pays attention to its processes, everyone in the company understands the why as well as the what of their work. How people are trained and how performance is measured must reinforce the outcome orientation of processes.
 .Second, processes are customer-focused. Thinking in terms of processes compels a business to see itself and its work from the perspective of the customer, rather than from its own.
...Third, processes are holistic. Process thinking transcends individual activities. It concentrates instead on how activities fit together to produce the best outcome—the results that must he delivered to customers. The key goal—superior value for the customer—is achieved when an assortment of warring departments is replaced with a seamless web of collaborators working together for a unified purpose.”

Por exemplo, transformaria o processo Gestão Comercial (ver parte 10 acerca da crítica a este tipo de designação) de uma empresa em dois processos:

• Ganhar contrato (trata da parte das consultas até chegar ao contrato)
• Tratar encomenda (trata da parte das encomendas ao abrigo de um contrato)

Para que é que existe o processo “Tratar encomenda”? 

Reparar como esta abordagem pode ser feita com a folha em branco, não precisamos de saber o que se faz dentro do processo. Qual é a razão de ser do processo, para que é que ele existe?

A resposta pode ser, por exemplo:

• Responder rapidamente às encomendas, sem erros e indo ao encontro do prometido

Quando se procede desta forma, acontece magia. Que indicadores escolheriam para monitorizar a eficácia deste processo? Para confirmar que a razão de existir é cumprida?

• Tempo médio de resposta a uma encomenda;
• Taxa de erros por encomenda;
• Taxa de cumprimento do prazo de entrega;
• Taxa de reclamações e devoluções.

Desta forma evitam-se os indicadores da treta e concentra-se a atenção naquilo que mede a razão de ser do processo.

10.Designar um processo

O que é um processo?

Recorro à definição da ISO 9000:2015:

"Conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas"

As actividades são sempre instrumentais, o essencial é o resultado.

Assim, esta definição pode ser melhorada:

"Conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas tendo em vista uma finalidade! 

Olhando para uma empresa podemos pensar num elemento detonador com origem no exterior e que chega à interface: uma encomenda. Um processo é sempre iniciado por evento concreto:

• Pode ser quando alguém decide fazer algo;
• pode ser quando o calendário o dita;
• Pode ser quando uma condição ou regra é satisfeita

Um cliente coloca uma encomenda.

As empresas gostam de encomendas? Sim, se forem de clientes-alvo e sérios. E o que é que fazem com a encomenda? Transformam-na numa Ordem de Produção, põe a área produtiva a trabalhar. Com que é que ficamos no final do tratamento da encomenda? Com uma encomenda tratada!

Aqui vai a primeira regra que sigo ao cartografar os processos de uma empresa:

A designação de um processo está relacionada com a principal transformação de entradas (encomenda) em saídas (encomenda tratada). Assim, a designação do processo é uma inversão da designação da principal saída: Tratar encomenda.

Em vez de dar nomes como "Processo Comercial" fujo, como o diabo da Cruz, de designações que lembrem o organigrama (processos são fluxo, são caudal, são vontade de cumprir um desígnio, são horizontalidade. Organigrama é hierarquia, são relações de poder e autoridade, é verticalidade), uso a fórmula:

VERBO + SUBSTANTIVO

O que é um processo? É um método definido para atingir um dado resultado, e esse resultado é que é fundamental para a definição de um processo, muito mais do que o trabalho, as actividades que se desenvolvem no seu interior.
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As actividades são sempre instrumentais, o essencial é o resultado.
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Muitas organizações confundem processos com departamentos atribuindo-lhes designações como: "Recursos Humanos"; "Comercial" ou "Aprovisionamentos".
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Um processo é uma realidade horizontal, transversal. Um departamento é uma realidade vertical, mais precupada com a gestão dos recursos e especialidades do que com o fluxo do trabalho.
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Um processo deve ser designado por um verbo + um substantivo (um processo é acção, é transformação), por exemplo:

• Formar colaboradores;
• Comprar matérias-primas;
• Planear produção;

O que é interessante com esta fórmula para a designação de um processo é que se trocarmos a ordem obtemos as saídas do processo:

• Colaboradores formados;
• Matérias-primas compradas;
• Produção planeada;

Ao escolher o verbo, escolher um que indique uma actividade única que ocorre num ponto em particular do processo e que nos ajuda a visualizar um resultado. Evitar usar verbos do tipo 'Gerir'. Verbos que indicam uma actividade, ou múltiplas actividades, que ocorrem ao longo do tempo e que não ajudam a individualizar um resultado concreto, único e específico.

Aqui vai a segunda regra acerca da designação de um processo, que aprendi em "Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development":

• o resultado de um processo deve ser discreto e identificável (é possível falar de diferentes encomendas e de diferentes tipos de encomenda);
• O resultado do processo deve ser fácil de contar (quantas encomendas tratamos?)
• O resultado deve ser relevante;
• A designação deve ser no singular para focar a atenção num resultado único, específico e contabilizável;
• A designação indica não só um resultado essencial mas o resultado que o cliente do processo pretende
• Sempre vi com maus olhos a utilização da palavra "Gestão" na designação dos processos

Um processo é como uma couve-flor, é como um fractal. As regras que aplico a um sistema (conjunto de processos) são as regras que aplico a um processo (conjunto de actividades) são as regras que aplico a uma actividade (conjunto de tarefas) são as regras que aplico a uma actividade:

Macro processo: 1.Ganhar obra

Processo: 1.1.Angariar negócio, 1.2.Entregar proposta; 1.3.Assinar contrato.

Próximo desafio: Finalidade de um processo

9. SG um portfolio de iniciativas

Os 8 capítulos anteriores procuram descrever a primeira e a mais importante utilização que dou à abordagem por processos: uma ferramenta para incorporar a operacionalização de uma estratégia naquilo que é a realidade quotidiana de uma empresa.

Quando olho para um mapa de processos recordo sempre uma frase que aprendi com Deming:

Todos os modelos estão errados, alguns são úteis!

E usamos o modelo para ancorar a transformação que a empresa precisa para atingir o futuro desejado.

Muitas vezes, quando olho para os sistemas de gestão (da qualidade ou do ambiente), vejo presente, vejo um estado estacionário, vejo um bibelô. Infelizmente, poucas vezes vejo ânsia de futuro, poucas vezes sinto a aspiração teleológica de ir mais adiante. No entanto, se consideramos a definição de sistema de gestão dada pela ISO 9000:2015:

"Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes de uma organização para estabelecer políticas, objectivos e processos para atingir esses objectivos"

Uma organização estabelece políticas (define prioridades estratégicas) que converte em objectivos (desafios de desempenho) e cria os meios para os atingir (a norma fala incorrectamente em processos) Preferia a definição de sistema de gestão da ISO 9001:2008:

"Sistema para estabelecer a política e objectivos e atingir esses objectivos"

No dia em que deixei de a recitar acriticamente e mergulhei profundamente no seu significado a minha abordagem sobre os sistemas de gestão mudou.

Sistema de gestão passou a ser um porfolio de projectos (iniciativas) que nos transportam/transformam no futuro desejado.

Mas a riqueza da abordagem por processos não se fica por aqui. Nos próximos capítulos vamos descrever como se pode caracterizar um processo para depois mostrar como a abordagem por processos se relaciona com a formação das pessoas e não só

8. Contexto e críticos

Continuando "7. Função Objectivo", voltamos a olhar para a matriz:

Retomemos daqui a seguinte lista de tópicos a considerar para melhorar:

• Recebemos as colecções de fio demasiado tarde; 
• Desviamos os nossos estilistas para o apoio às colecções dos clientes de exportação; 
• Não cumprimos as regras internas para número máximo de fios, cores e referências; 
• Não seguimos boas práticas de gestão de projectos no desenvolvimento das colecções; 
• Os estilistas não gostam de se sentirem pressionados a cumprir prazos; 
• Temos dificuldade em cortar referências da proposta inicial dos estilistas; 
• Desenvolvemos muitas peças para jogos de máquinas de tricotar que não temos; 
• Não avaliamos correctamente o potencial dos subcontratados; 
• Não damos o apoio adequado aos subcontratados. 

Podemos equacionar que o processo "Desenvolver colecção própria" tem de ser melhorado para eliminar/reduzir:

• Não cumprimos as regras internas para número máximo de fios, cores e referências; 
• Não seguimos boas práticas de gestão de projectos no desenvolvimento das colecções; 
• Os estilistas não gostam de se sentirem pressionados a cumprir prazos; 
• Temos dificuldade em cortar referências da proposta inicial dos estilistas; 
• Desenvolvemos muitas peças para jogos de máquinas de tricotar que não temos; 

Podemos equacionar que o processo "Acompanhar subcontratado" tem de ser melhorado para eliminar/reduzir:

• Não avaliamos correctamente o potencial dos subcontratados; 
• Não damos o apoio adequado aos subcontratados. 

Podemos equacionar que o processo "Comprar matéria-prima" tem de ser melhorado para eliminar/reduzir:

• Recebemos as colecções de fio demasiado tarde.

Podemos então dizer que estes três processos são fundamentais para a execução da estratégia. Ou seja, estes três processos são críticos.

E que dizer dos processos "Ganhar cliente" e "Tratar encomenda", por exemplo?

São processos que a empresa tem de ter mas que nesta fase da vida da empresa não são críticos para a execução da estratégia. para os diferenciar chamo-lhes processos de contexto.

Processos críticos e processos de contexto têm uma particularidade: procurar ser excelente com um processo de contexto é quase sempre sinal de desperdício. Uma empresa deve ter a preocupação de ser eficiente com os seus processos de contexto. O equivalente a não dar tiros nos pés. Por mais que uma empresa invista num processo de contexto isso não se vai traduzir em melhorias relevantes para a execução da estratégia e satisfação dos clientes. Ninguém fica satisfeito com a EDP ao final do dia só porque a energia não falhou. No entanto, se a energia falhar ... tal gera insatisfação. Processos de contexto têm esta particularidade: nunca gerarão satisfação mas podem gerar insatisfação.

Já com os processos críticos a estória é outra. Quase que é "pecado poupar" nestes processos porque ser excelente neles gera satisfação e diferenciação.

Por vezes, uma empresa precisa de investir nos processos críticos e consegue fazê-lo indo buscar recursos aos processos de contexto.

E a pergunta final de "7. Função Objectivo":

"Que dizer do Objectivo D e dos processos que para ele contribuem? Não há nenhum processo a contribuir para o objectivo D."

Ainda recentemente num projecto vivi uma situação deste tipo. A estratégia da empresa passa por lançar uma marca própria. No entanto, a empresa não tem nenhum processo sistemático para desenvolver e trabalhar essa marca. Ou seja, a empresa teve de criar um processo novo para lidar com essa nova necessidade.

7. Função objectivo

Voltemos ao ponto de partida.

Queremos que a nossa empresa atinja, cumpra o certo número de objectivos estratégicos, um certo número de objectivos macro. Macro porque têm a ver com o desempenho da empresa no seu todo:

Sabemos que a empresa pode ser modelizada como um sistema de processos interrelacionados e interactuantes:

Então, podemos imaginar que qualquer um dos objectivos estratégicos resulta da operação dos processos. Ou seja, podemos conceber uma função objectivo:

(em que Pi significa o processo i)

Assim, se uma empresa tiver 4 objectivos estratégicos (designados aqui por A, B, C, D) e sentir-se representada por um modelo com 6 processos (designados aqui por P1, P2, P3, P4, P5, P6) podemos criar a seguinte matriz:

(não confundir objectivo estratégico com objectivo processual)

Será que todos os processos contribuem para o cumprimento de um objectivo estratégico?

Numa abordagem científica alguém pode defender que sim, que todos os processos, que a empresa no seu todo, contribui para o desempenho à luz do objectivo A. No entanto, numa abordagem à “engenheiro” isso não é verdade. Alguns processos contribuem muito mais que outros para o cumprimento de um objectivo e, em termos práticos, podemos mesmo defender que alguns processos não têm relação com um determinado objectivo.

Assim, podemos relacionar os processos com cada um dos objectivos estratégicos da seguinte forma:

Em que XX significa que o processo 4 contribui mais do que o processo 1 para o cumprimento do objectivo A.

E relacionar os processos com cada uma das iniciativas (projectos)?

Vamos imaginar um caso em que a empresa com os 4 objectivos estratégicos e com um modelo baseado em 6 processos, determinou o desenvolvimento de 3 iniciativas estratégicas (3 projectos).

O processo 1 vai ser modificado pelas iniciativas I1 e I3, por exemplo.

Que dizer dos processos 3 e 6 da figura versus os outros? Estes dois processos não estão relacionados com nenhum objectivo estratégico. E?

Que dizer do Objectivo D e dos processos que para ele contribuem? Não há nenhum processo a contribuir para o objectivo D. E?

6. I’ll be back!

Ora bem. Estabelecemos lá atrás que não há acasos!

Se queremos um desempenho futuro desejado diferente temos de ter uma empresa diferente da actual. Estabelecemos lá atrás o que temos de fazer para realizar essa transformação da empresa actual na empresa do futuro desejado.

Convertemos a necessidade de transformação num conjunto de iniciativas que podem ser geridas como projectos, controladas como projectos, acompanhadas como projectos. E numa empresa que nutra um mínimo respeito pela disciplina isso deve ser meio caminho andado para concretizar a transformação.

Enquanto cada um dos projectos estiver na fase de execução terá os holofotes da empresa apontados sobre si. E o que é que acontece quando o projecto termina e o controlo termina?

Muitas vezes as velhas práticas regressam, mais ou menos sorrateiramente. O dia a dia de uma empresa é resultado de um conjunto de trilhos:

E quanto mais antigos mais alicerçados e estabelecidos estão esses trilhos mais provável é que, uma vez terminado o projecto, os velhos trilhos regressem. Não por terrorismo empresarial, mas porque se trata da lei do menor esforço, porque ao entrar em velocidade de cruzeiro e ao trabalhar de forma inconsciente... as velhas práticas regressam. É mais fácil aproveitar a "cama" feita, o trilho tradicional, do que enveredar por um trilho novo, um trilho ainda por estabelecer.

Como minimizar a probabilidade desta reversão?

Ancorando o que mudou e pode ser revertido pela tradição, pelo inconsciente, naquilo que é permanente: os processos que constituem o modelo da empresa e que são alvo de auditorias periódicas e assinalam desvios de conformidade.

Já estão a imaginar onde isto nos leva?