12. Caracterizar um processo

Caracterizar um processo.

Atribuímos-lhe uma designação.

Estabelecemos uma finalidade, uma razão de ser.

Determinamos um conjunto de indicadores para avaliar quer a eficácia, o grau de cumprimento da finalidade, quer a eficiência, o grau de cumprimento de recursos.

Traçamos as fronteiras do processo. Onde é que ele começa, como é que ele começa, o que o desencadeia e quem o desencadeia. Onde é que ele acaba, o que produz e a quem o entrega.

Desenhamos um fluxograma que descreve o fluxo, o caudal das actividades e tarefas de forma cronológica:

Uma vez feito o fluxograma podemos fazer a ligação às funções e às pessoas. Que funções participam em cada etapa do processo? Com que grau de autoridade ou de responsabilidade?

E esta é a base para relacionar processos, funções, pessoas e competências.

O resultado das tarefas é o mais importante

A Vida Económica traz esta semana o relato da comunicação que Luis Castañeda fez esta semana no Porto em "A implementação representa 98% dos resultados das empresas" (tema abordado recentemente aqui no blogue).
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Ao ler o relato houve uma frase que me chamou a atenção:

"A responsabilidade não se resume à lista das tarefas: é o resultado das tarefas"

Quando numa empresa solicito uma descrição de funções, as mais completas que costumo encontrar listam as tarefas que a função tem de realizar (responsabilidade) e as que pode realizar (autoridade).
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Raramente encontro a listagem dos resultados que se esperam da função. E, vendo bem, as responsabilidade e autoridades são instrumentos para atingir resultados, o mais importante são os resultados.
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Parece-me um progresso face a esta reflexão de 2006 "Assegurar a competência no desempenho de uma função".
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Uma tarefa é "Decide se um lote está conforme", em boa verdade, com a decisão, com esta tarefa pretendemos um resultado: lotes bons passam e lotes não bons não passam.
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A pessoa é competente?
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Qual a percentagem de lotes mal avaliados? É tolerável?

Estratégia --> Processos críticos --> Actividades críticas --> Funções críticas (parte II)

Continuado daqui.
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Assim, recorrendo à proposta de valor e aos consequentes 'drivers' estratégicos de uma organização, e ao seu modelo de funcionamento, com base na abordagem por processos, podemos identificar os processos críticos para a execução estratégica.
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Identificados os processos críticos podemos identificar as funções que executam as actividades críticas porque relevantes para a capacidade de execução estratégica. Mark Huselid, Brian Becker e Richard Beatty, no seu livro "The Workforce Scorecard - Managing Human Capital to Execute Strategy" chamam a estas funções críticas "A"-players.
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"Measures of wokforce performance or contribution to firm performance must reflect that indirect line of sight between the workforce and the firm's financial success."
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"The right workforce performance measures follow directly from the strategic role of the workforce in executing your firm's strategy."
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"The key element of this approach are the need to move from viewing people and people management systems as a cost to be minimized to viewing them as a primary source of competitive advantage. Here we introduce the concept of disproportionate investments and show how disproportionate investments in "A" players in "A" positions (funções críticas) is essential for the effective execition of workforce strategy."
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"We believe that is only after you are clear about the strategic objectives and workforce capabilities that you can effectively develop a Workforce Scorecard. Thus, the process begins with a clear statement of firm strategy and the identification of the key or "A" roles that disproportionately contribute to firm success - as well as "A"-level performance within those roles."
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Continua

Há funções mais importantes que outras.

Ontem, no 5º Congresso dos Novos Gestores de Recursos Humanos, durante uma das fases de perguntas e respostas, foi colocada uma questão que me fez recordar esta reflexão.

Todas as funções de uma organização são importantes, contudo, algumas são mais importantes que outras. Não é nada de pessoal… é tudo uma questão de estratégia.

Primeiro, consideremos uma organização, tiremos uma foto do seu funcionamento actual, desenhemos um modelo, para melhor a perceber, entender e, depois, influenciar no sentido pretendido.

Gosto de modelar as organizações em dois tempos, um esquema global com os macro-processos.

E depois, desdobrar cada macro-processo em processos, por exemplo, para o macro-processo 5:
Se agora, fizermos um novo zoom, e passarmos do nível do processo para o nível das actividades, chegamos às funções e às suas atribuições, responsabilidades e autoridades.Se agregarmos os levantamentos feitos para todos os processos, identificamos todas as funções.

Quando uma organização formula uma estratégia, e a traduz num mapa da estratégia, e em indicadores com metas associadas: Para aterrar, para introduzir na realidade, as mudanças previstas na estratégia, uma organização tem de incorporar essas transformações naquilo que é permanente, os processos.
Quando se identificam os processos que vão ser alterados pela estratégia, ou seja, pelas iniciativas, estamos a identificar os processos críticos, aqueles que limitam hoje o atingir do desempenho futuro desejado. Assim, as funções que trabalham, que operam, que decidem, que executam, no âmbito desses processos críticos, são funções críticas para chegar ao futuro desejado.

As outras funções, dos outros processos, podem manter o actual nível de desempenho, mas as funções críticas, vão ter de melhorar o seu desempenho, para que os processos críticos tenham um desempenho superior e a estratégia seja cumprida.

Transformar as pessoas de uma organização em sintonia com a estratégia do negócio

Quaisquer que sejam os clientes-alvo de uma qualquer organização, eles só ficarão satisfeitos se os processos críticos da organização tiverem um desempenho excelente de forma sustentada.

Processos excelentes não são fruto do acaso.

Um dos factores que influencia o desempenho de um processo são as pessoas, as pessoas que nele operam.
Assim, qualquer mapa da estratégia que se preze, há-de incluir a necessidade de ter, de criar, de trabalhar para ter pessoas competentes.
Como alinhar a formação dos recursos humanos com as exigências da estratégia?
Como planear de uma forma racional, organizada a integração de novos colaboradores? (Definitivamente não basta ter uma descrição de funções. Pode estipular que o colaborador a admitir tem de ter o 12ºano de escolaridade e que tem de saber inglês, mas como assegurar que alguém lhe vai comunicar, formar, treinar, experienciar naquilo que é específico de uma organização? O quê? Quem? Ao longo de quanto tempo?)

Como relacionar formação com processos? Como avaliar a eficácia da formação?
Como fugir à formação da treta? O tradicional "Inglês" ou "Excel avançado" que as chefias impingem aos organizadores da formação, normalmente não tem nada a ver com a estratégia.

Procurei reformular e sistematizar as minhas ideias sobre o tema num documento que se encontra aqui, sugestões, críticas, questões,... são bem vindas.