Acerca da monitorização dos processos (parte II)

Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Lisboa no próximo dia 20 e em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro (pormenores aqui).

Quando comparamos a ISO 9001:2008 com a ISO 9001:2015 podemos identificar várias diferenças. Consideremos duas:

• os riscos e as oportunidades (6.1.1);
• a referência explícita a indicadores de desempenho associados a cada processo (4.4.1 c))

Entretanto, a ISO 900=:2015 define risco como o efeito da incerteza num resultado esperado.

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Agora, atentem nestes trechos:

"Once again, the reason why a measurement is important to a business or government agency is because of the existence of risk. Without risk, information would literally have no value to decision making....risk reduction is the basis of computing the value of a measurement, which is in turn the basis of selecting what to measure and how to measure it....Remember, if a measurement matters to you at all, it is because it must inform some decision that is uncertain and has negative consequences if it turns out wrong."

Trechos retirados de "How to Measure Anything - Finding the Value of “Intangibles” in Business" de Douglas Hubbard

Quantos tipo de indicadores pode associar a um processo?

Veremos na parte III.

Acerca da monitorização dos processos

Vamos realizar um Workshop subordinado ao tema "Indicadores de Monitorização dos Processos" em Lisboa no próximo dia 20 e em Aveiro no próximo dia 27 de Janeiro (pormenores aqui).

De acordo com a minha experiência, penso que os problemas com a monitorização dos processos podem ser rastreados a 4 causas-raiz:

1. Processos mal definidos

2. Indicadores de espectro muito largo (misturam realidades distintas. Por exemplo, propostas que demoram 3 semanas a preparar com propostas que demoram 3 minutos)

3. Indicadores desligados da estratégia para o negócio

4. Monitorização deficiente, falta de ferramentas para interpretar o que está a acontecer.

Workshop Balanced Scorecard (Felgueiras e S João da Madeira)

Em colaboração com o Centro Tecnológico do Calçado, realizaremos dois Workshops sobre o Balanced Scorecard:

• 19 de Janeiro em São João da Madeira;
• 26 de Janeiro em Felgueiras

Interessados podem encontrar informação e inscrever-se aqui.

Workshop sobre "Indicadores de Monitorização de Processos" (parte II)

Parte I.
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Datas:

• 20 de Janeiro em Lisboa
• 27 de Janeiro em Aveiro
• 10 de Fevereiro no Porto
• 17 de Fevereiro em Bragança

Recentemente realizei uma auditoria interna ao sistema de gestão da qualidade. Durante a preparação da auditoria, deparei-me com um problema clássico. A empresa tinha definido um processo chamado "Gestão Comercial" (BTW, não vou levantar ondas aqui mas tenho "issues" com este tipo de designação que confunde processos com departamentos. Recordar isto, isto e, sobretudo, isto) com este objectivo:

"Este documento descreve o modo como a AAAA procede perante consultas ou encomendas dos seus clientes..."

Repararam?

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O objectivo descrito é o objectivo do documento, é o objectivo do papel!

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Prefiro que se comece pelo carácter teleológico de um processo, em que é que ele se projecta, para definir o seu objectivo, a sua finalidade. Por exemplo, transformaria o processo Gestão Comercial em dois processos:

• Ganhar peça nova (trata da parte das consultas)
• Tratar encomenda (trata da parte das encomendas)

Para que é que existe o processo Tratar encomenda? 

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Reparar como esta abordagem pode ser feita com a folha em branco, não precisamos de saber o que se faz dentro do processo. Qual é a razão de ser do processo, para que é que ele existe?

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A resposta pode ser, por exemplo:

• Responder rapidamente às encomendas, sem erros e indo ao encontro do prometido

Quando se procede desta forma, acontece magia. Que indicadores escolheriam para monitorizar a eficácia deste processo?

• Tempo médio de resposta a uma encomenda;
• Taxa de erros por encomenda;
• Taxa de cumprimento do prazo de entrega;
• Taxa de reclamações e devoluções.

Desta forma evitam-se os indicadores da treta.

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Venha fazer-nos companhia no Workshop.

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Objectivos e programa aqui.

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Valor do investimento: 70 €

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Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência IMP01

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte XI)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII,  parte VIII, parte IX e parte X.

O Workshop vai avançar na próxima semana, um grupo pequeno, bom para uma maior interacção durante o desenvolvimento do caso que é a espinha dorsal do percurso do dia.
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Inscrição através de metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 ver parte I.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte X)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII,  parte VIII e parte IX.

Por fim, chegamos à última etapa.

7. Monitorizar a viagem para o futuro desejado

Chegados aqui, começa a viagem para o futuro desejado através da implementação das iniciativas estratégicas.
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Durante a viagem, periodicamente, há que monitorizar a evolução, quer da implementação das iniciativas, quer da convergência dos indicadores estratégicos para as metas.

A monitorização das actividades passa sobretudo por estas quatro perguntas:

• As actividades planeadas estão a ser executadas? (Há derrapagem temporal?)
• Essas actividades executadas, estão a ser correctamente executadas?
• Há derrapagem orçamental?
• É preciso alterar o plano de acção? (alterar datas, alterar recursos, alterar pessoas, alterar métodos?)

Com o recurso às microcharts (entretanto adicionadas ao excel) e a este sítio é possível criar um dashboard a sério:

Uma boa monitorização também requer bons critérios de decisão. Afinal quando é uma mudança do indicador é sinal de mudança real ou mera flutuação estatística? Algumas pistas sobre o tema no final deste postal.

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 - condições na parte I desta série.


Exemplos de aplicação do balanced scorecard com a ISO 9001 em Casos.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte IX)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI, parte VII, e parte VIII.

Depois de identificadas as iniciativas estratégicas temos um conjunto de actividades e investimentos que vão mudar aquilo que a empresa faz, a forma como actua, a forma como realiza alguns dos seus processos.
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Recordo o que escrevi recentemente em "A sua empresa tem cada vez menos espaço para ser um Bruce Jenner".
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Uma determinada estratégia requer que alguns processos sejam excelentes, mas a escolha de outra estratégia implica que outros terão de ser os processos a serem excelentes. 
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E volto ao que nos distingue no uso do balanced scorecard, conjugá-lo com a abordagem por processos da ISO 9001 (claro, a determinação e cartografia dos processos tem de ser inteligente, não pode passar por igualar processos a departamentos. Recordar "Perdi a carteira", "Acerca dos processos (parte I)")
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Recordar:

• Visualizar as interrelações
• Comentários (parte II)
• Será isto original?
• O paradoxo dos processos - uma ilustração
• Acerca da abordagem por processos

Os processos de uma empresa não têm todos a mesma importância, alguns são mais importantes do que outros.

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Exemplos de aplicação do balanced scorecard com a ISO 9001 em Casos.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte VIII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V, parte VI e parte VII.

Paremos um momento para fazer um ponto de situação.
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Formulámos uma estratégia depois de partirmos pedra, traduzimos-la num mapa da estratégia e, definimos um conjunto de indicadores e metas que permitem monitorizar a evolução da transição estratégica.
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Gosto sempre de sublinhar que, chegados aqui, ainda não mudámos nada. Definimos onde queremos que a empresa esteja no futuro; contudo, no terreno, na prática, ainda não mexemos uma palha. Muitas vezes, demasiadas vezes, encontramos empresas que fazem isto: estabelecem objectivos mas não formulam planos para os atingir, como referimos em "Objectivos sem plano".
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Esta é a etapa seguinte, formular um conjunto de iniciativas estratégicas que no terreno, "where the rubber meets the road", vão mudar actividades, comportamentos, competências e infraestruturas. O que propomos? A utilização de um conjunto de ferramentas da Teoria das Restrições:

• para desenhar a conspiração que age actualmente no sistema da empresa e a impede de estar já a ter o desempenho futuro desejado;
• para desenhar o funcionamento da empresa no futuro desejado;
• para definir as actividades a desenvolver, por quem, até quando, para colmatar a lacuna entre o hoje e o futuro desejado.

É o nosso clássico "O que começar a fazer na próxima segunda-feira para executar a estratégia?"

Inscrições em metanoia@metanoia.pt com a referência BSC05 - condições na parte I desta série.

Alguns casos de aplicação em Casos

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte VII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI.

5. Construir um balanced scorecard

Desenhado o mapa da estratégia o passo seguinte é o da definição dos indicadores estratégicos.

Como medir o desempenho relativamente a este objectivo estratégico?
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O que está por trás deste objectivo, que acções se realizam?

• Entrevista inicial aos clientes, avaliação da sua situação física e dos seus objectivos;
• Profissionais que sabem entrevistar, que sabem escutar, que sabem como ajudar os clientes a verbalizar objectivos;
• Profissionais que sabem avaliar a condição física dos novos clientes;
• Profissionais que sabem trabalhar a informação e conseguem desenhar o programa adequado a cada cliente;
• Profissionais que sabem comunicar o programa aos clientes, que o sabem explicar, que conseguem motivar os clientes.

Se estas acções se realizarem de forma eficaz o que esperamos que aconteça? 

• Taxa de clientes com um programa pessoal (queremos que todos os clientes tenham um programa personalizado, não chapa uniforme)
• Taxa de clientes que cumprem o programa inicial com sucesso (se a entrevista for bem feita e o programa adequado, os clientes cumprirão o programa e atingirão os objectivos)

Um balanced scorecard resulta de se fazer este exercício para todos os objectivos estratégicos.

Alguns casos de aplicação em Casos

Workshop Risk Based Thinking (ISO 9001:2015)

Confirmada a realização no Centro Tecnológico do Calçado em São João da Madeira.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte VI)

Parte I, parte II, parte III e parte IV e parte V.
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Voltando ao tema do mapa da estratégia:

Há dias li um documento de uma empresa que relatava que tinham afixado os principais objectivos na fábrica para que fossem do conhecimento das pessoas. 
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É mau? Claro que não, claro que é uma decisão que vai no bom caminho. No entanto, é insuficiente.
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Como é que cada um pode contribuir para um objectivo?
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Que acções no dia-a-dia mais contribuem para um dado objectivo?
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É claro qual o comportamento mais adequado para convergir para o objectivo?
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Uma das vantagens de um mapa da estratégia é o de ilustrar as relações de causa-efeito. Como é que um investimento ou actividade a montante, muito a montante, pode influenciar um desafio muito a jusante. 
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E, quando se conjuga um mapa da estratégia com a abordagem por processos o impacte é muito maior.
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Com base na abordagem por processos podemos fazer um modelo do funcionamento de uma empresa:

Em que C1 são potenciais clientes que através do processo P4 são convertidos em C2, clientes actuais, que colocam encomendas que são processadas pelo processo P1 e, C3 são clientes servidos através do processo P3.
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Qualquer objectivo do mapa da estratégia, nas perspectivas de processos e recursos e infra estruturas, tem de ser conseguido através da transformação da empresa. Como a empresa pode ser modelada por um conjunto de processos podemos dizer: Qualquer objectivo do mapa da estratégia, nas perspectivas de processos e recursos e infra estruturas, tem de ser conseguido através da transformação de um ou mais processos.
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Por exemplo:

E o zoom pode continuar, Considerando o caso do processo P1:

Podemos chegar ao pormenor:

• que funções intervêm no processo?
• que recursos são relevantes para o processo?

E o zoom pode continuar, o que é que a função F2 tem de fazer diferente ou passar a fazer, para que comportamentos que tem e actividades que exerce sejam melhoradas no âmbito do processo P1, para que se avance para o objectivo do mapa da estratégia? Assim, o papel de cada um fica claro, não fica sujeito ao pensamento subjectivo sobre o que cada um deve ou não fazer. E a ponte para o investimento na melhoria de competências relacionadas com a execução da estratégia passa a ser muito facilitada, está lá tudo.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte V)

Parte I, parte II, parte III e parte IV.

4. Traduzir a estratégia num mapa

O que pretendemos é traduzir a estratégia num mapa de relações de causa-efeito:

Partindo da perspectiva Clientes e dos resultados que se pretendem atingir (novos clientes conquistados, clientes satisfeitos, clientes fidelizados, parceiros do nosso lado), que actividades têm de ser desenvolvidas a montante para que esses resultados aconteçam de forma sustentada?

E que objectivos têm de ser perseguidos para que as actividades críticas possam ser executadas de forma excelente?
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E que investimentos têm de ser feitos a montante para que as actividades críticas possam ser executadas de forma excelente?
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E que objectivos poderão fazer sentido para enquadrar esses investimentos?

Assim, uma estratégia, muitas vezes um texto vago e pouco claro, traduz-se num desenho de fácil leitura, de fácil comunicação. Bom para alinhar e clarificar e para fazer do subtítulo deste workshop mais do que um slogan, uma realidade:

Um mapa da estratégia permite identificar:

• as actividades críticas - aquelas e só aquelas em que faz sentido procurar ser excelente;
• os processos críticos;
• as funções críticas;
• as competências críticas;
• os recursos e infra estruturas críticas;
• os investimentos críticos.

Uma ferramenta muito boa.

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte IV)

Parte I, parte II e parte III.

3. Seleccionar os clientes-alvo e outros parceiros

A partir da intenção estratégica, da vantagem competitiva escolhida, temos de equacionar uma história:

Conseguimos reunir um conjunto de personagens (clientes, prescritores, influenciadores, reguladores, compradores, decisores, clientes dos clientes, ...), com as suas motivações próprias e unidos por um enredo que promova relações ganhar-ganhar-ganhar?
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Quem são os clientes-alvo? O que procuram? O que valorizam? Do que fogem?
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Onde compram, em que prateleiras procuram?
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Que outras personagens têm interesses relacionados? O que procuram e valorizam? O que lhes causa "dor"?
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Como se relacionam todas num ecossistema?

Workshop Balanced Scorecard Porto - (Parte III)

Parte I.e parte II.

2. A essência da estratégia

O BSC é uma boa ferramenta para formular e divulgar uma estratégia.

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Como pensar estratégia numa PME?

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Considerar os princípios da effectuation, tendo em conta a crónica escassez de recursos. Qual o ADN da empresa? Que estratégias emergentes são possíveis?

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Estratégia é escolher. Sim, mas dizer escolher apenas é perigoso. Quem escolhe muitas vezes não tem consciência de que escolher significa dizer sim a umas coisas e renunciar a muitas outras coisas. Por isso, estratégia é renunciar. Recordar o teste do algodão.

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Para formular uma estratégia, não começar pela análise SWOT. Pontos fortes e fracos são classificações subjectivas feitas tendo em conta posicionamentos estratégicos não conscientes ou não verbalizados. Dessa forma coloca-se a questão: o que apareceu primeiro, o ovo ou a galinha.

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Tendo em conta o recenseamento do que somos, da nossa experiência e dos resultados que geramos na vida dos clientes e na contabilidade da PME, que factores internos podem ser considerados fortes e que factores externos podem ser considerados oportunidades? Que estratégias possíveis emergem dessa conjugação?

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Estratégia é foco, estratégia é concentração. Estratégias bem sucedidas geram admiradores mas também geram inimigos!

Workshop sobre "Indicadores de Monitorização de Processos" em Lisboa (parte I)

Na sequência deste texto, "Medição e risco (ISO 9001:2015) (parte II)", sobre a importância da monitorização e medição, recebi uma provocação para retomar um Workshop que animei durante os anos de 2012/13 na APQ.
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Assim, aceitando o desafio, propomos a realização de um Workshop sobre "Indicadores de Monitorização de Processos"  em Lisboa a 20 de Janeiro. Entretanto, procuraremos agendar uma data para o Porto em Fevereiro.

Um Workshop de 7 horas:

Objectivos:

• Relacionar os processos com a estratégia de uma organização; (recordar o recente "Alinhamento estratégico")
• Formular o propósito de um processo;
• Desdobrar indicadores de eficácia a partir do propósito de um processo;
• Desdobrar indicadores de eficiência a partir do fluxograma de um processo;
• Identificar indicadores de quantidade relevantes para um processo;
• Construir um circuito de monitorização de processos;
• Construir um painel de bordo para monitorização dos processos.

Programa:

1. Indicadores e processos – indicadores ajudam a responder a perguntas
2. Tipos de indicadores – eficiência, quantidade e eficácia; finalidade de um processo
3. Fluxograma de um processo – indicadores de eficiência
4. Identificação e designação de um processo
5. Abordagem por processos e modelação do funcionamento das organizações
6. Relacionar estratégia, processos e indicadores
7. Monitorização de indicadores – drill-down; erros mais comuns; plano de monitorização, painel de indicadores, controlo estatístico do processo

Destinatários:
Directores, Gestores de Processos, Líderes de Projectos de Melhoria, Gestores da Qualidade, Ambiente e Segurança e outros Gestores interessados na implementação de Metodologias/Ferramentas/Filosofias ligadas a estas temáticas

Investimento:
70€

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Sondagem: Workshop - Porto - Maio 2011

Sondagem:
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Existem interessados na realização de um workshop sobre "Alinhamento: dos recursos, às operações e à monitorização" na cidade do PORTO no início do mês de Maio?

Onde os participantes vão trabalhar com um exemplo, desde a identificação dos clientes-alvo e da cadeia da procura, passando pela proposta de valor e pelo mapa da estratégia, até aos indicadores do balanced scorecard e às iniciativas estratégicas.
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Interessados podem manifestar o seu interesse para ccruz@redsigma.pt.