Cuidado com a religião absoluta

A propósito deste artigo "The Anatomy Of Operational Excellence". Quando o negócio é preço, quando é preciso baixar os custos, as empresas têm de olhar para o seu interior e trabalhar na melhoria da eficiência dos seus processos.

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A receita clássica é:

"1. Visualize Key Operational Processes. Identify the key operational processes, including those that create value, growth or innovation as well as those that consume the most resources, time and assets. Develop visual operating models that show linkages both inside the enterprise as well as outside, to customers, suppliers and partners.
2. Design Workflow and Predefined Responses. Model the workflow for each key process, identifying the actions, resources and workers required for each step. Then define a standard response to handle large variations in workflow volume outputs or inputs.(Moi ici: A primeira acção de formação intra que dei, depois de obter o CAP, era sobre um pomposamente designado "PLASFOCO" (PLano de Ataque a Situações FOra de COntrolo, onde, com base na ideia dos "Troubleshooting Guides" dos electrodomésticos, se definiam acções standard para reagir a não-conformidades no produto ou no processo)
3. Develop Metrics and Gauges. Establish measures for normal workflow and develop systems or methods that report workflow volume outside the normal ranges. Ensure that workflow reports are received by the stakeholders responsible for each operation.
4. Operate Functionally, Measure Systemically. The functional operating manager responsible for workflow, using the predefined responses, operates the workflow by making any changes necessary to adapt to changing volume, inputs or outputs. Functional managers interact with upstream and downstream operating mangers to ensure optimal end-to-end performance.
5. Drive Continuous Improvement. As operating experience grows, make adjustments to the workflow design, predefined responses and performance measures, to continuously improve overall system performance."

Isto é tudo muito certo mas existe um problema de base para as empresas que só dependem desta abordagem.

"Lazaridis had learned the danger of resting comfortably on existing heuristics and algorithms.(Moi ici: Recordar que os processos são os algoritmos) “Motorola lost because it didn’t embrace the future,” he says. “It was too damn good at what it was doing.” Seduced by reliability, Motorola had stopped thinking like a designer." 

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"To acknowledge that algorithms have their limitation is not to disparage their very real business value. When a business has sufficiently honed its heuristic knowledge and moved it along the knowledge funnel to an algorithm, costs fall and efficiency increases, to the benefit of the organization and its stakeholders. But an organization that defines itself as being primarily or exclusively in the business of running algorithms is taking a high risk, even though highly reliable processes are supposed to eliminate uncertainty. What organizations dedicated to running reliable algorithms often fail to realize is that while they reduce the risk of small variations in their businesses, they increase the risk of cataclysmic events that occur when the future no longer resembles the past and the algorithm is no longer relevant or useful." 

Como vivemos tempos em que a duração média do tempo de validade de um modelo de negócio é cada vez mais baixa, é cada vez mais perigoso depositar a esperança apenas na melhoria da eficiência. Não me interpretem mal, a busca da eficiência não é má, mas se for elevada à categoria de único instrumento, é muito perigosa.
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Depois, quando um seguidor da religião absoluta da eficiência vê um concorrente a aparecer e a conquistar mercado, sente que o concorrente deve estar a fazer alguma ilegalidade porque ele não consegue ver alternativas para lá ad eficiência pura e dura.

Trechos retirados de "The Design of Business" de Roger Martin.

Não é ser do contra, é ir para além de...

Esta mensagem de Russell Ackoff:


Por que é que 2/3 dos gestores classificam os esforços de Melhoria Contínua como um fracasso?
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Recordar esta frase publicada aqui em Julho de 2006:
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"Quantos projectos de implementação de um sistema de gestão da qualidade começam pelos resultados que se pretendem obter? Para a maioria os objectivos são algo que se acrescenta à última hora, qual tal um enxerto. Só que já é tarde de mais, nessa altura o ADN do sistema já está definido e ele assumiu que o objectivo é: obter e manter a empresa certificada."

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A melhoria contínua é importante, mas a melhoria descontínua é ainda mais importante!!!

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Estão a ver onde isto vai dar? Recordar Março de 2008 e "O Perigo da Cristalização"

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Depois, no final da comunicação, uma mensagem que parece retirada deste blogue... a eficácia é mais importante que a eficiência, o valor é mais poderoso que a eficiência.

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Tão preocupados a reduzir a variabilidade (a reduzir o sigma, lembram-se? Foi assim que comecei, foi daí que veio a marca Redsigma) que se esquecem da riqueza da variedade!!!

O serviço é tudo!!!

Reparem neste gráfico:

Olhem bem para ele...
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Os clientes vão embora por causa do preço?
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Os clientes vão embora por causa da falta de qualidade (atributos)?
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Não, não e não!
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Os clientes vão embora por causa da falta de batota!!!
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Os clientes vão embora porque o serviço cheira mal! Porque são servidos por ignorantes que estão-se marimbando para a experiência dos clientes!
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Isto concilia-se bem com esta sugestão do Aranha:
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Se tivesse mais tempo fazia um histograma com as referências à opinião sobre o staff.
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Tanto dá para pensar na diversidade de experiências dos clientes, "We don't see with our eyes but with our experience", como na diversidade de comportamentos do pessoal... o que significa que a qualidade do serviço depende da experiência de vida de cada funcionário? O que significa que não há um script-base?
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Por que é que os clientes abandonam um fornecedor?
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BTW, este tipo de opiniões na net, parece-me muito mais interessante e genuíno do que os inquéritos de satisfação!
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Agora imaginem alguém como eu a tratar estas mais de 500 opiniões e apresentar à administração para discussão de oportunidades de melhoria. Depois, publicar as conclusões e as decisões no mesmo sítio e divulgá-las no hotel, demonstrando que as críticas não caíram em saco roto e desafiando os clientes a voltar para comprovar as alterações e a contribuir com novas sugestões para que o hotel passe para o nível seguinte do jogo.
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Figura retirada de "Taking A Customer From Like To Love: The UX Of Long-Term Relationships"

Melhoria contínua vs inovação

Ontem, numa empresa que se distingue pela aposta na inovação, ao discutirmos o texto das suas prioridades estratégicas, pesava-se a eventual incompatibilidade entre inovação e melhoria contínua.

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Interessante que hoje tenha dado de caras com este artigo "The seduction of routine (and other obstacles to spotting opportunities)":

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"“Routine,” according to the English philosopher Alfred North Whitehead, “is the god of every social system.” Standardizing an ad hoc process-from cooking hamburgers at McDonalds to assembling cars at Toyota-increases efficiency, reduces waste, and paves the way for continuous improvement. During the past sixty years, a series of process management tools, including total quality management and lean manufacturing, have spread rapidly. These tools all aim to identify defects, such as burnt Big Macs or defective radios in a Camry. Six sigma, and similar techniques, make perfect sense for improving high volume activities such as fast food preparation and manufacturing, where deviations annoy customers. Striving for zero defects in all activities, however, discourages experimentation and hampers learning. More subtly, it dulls sensitivity to anomalies, which are coded as as defects to be eliminated rather than clues to be explored. Process management has its place-typically the factory or the back office-but an obsessive devotion to routinization devalues the incongruities and serendipity that often signal opportunities."

Ir ao fundo da questão

Há muitos anos vi este vídeo.

A mensagem era: perguntar "Porquê?" cinco vezes.

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Ao perguntar sucessivamente "Porquê?" aproxima-mo-nos cada vez mais da causa-raiz.

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A solução poderia ter ficado por:

• contratar caçadores para matar os pássaros;
• contratar aplicadores de insecticida para matar as aranhas.

Obamanomics?

De acordo com Ricardo Arroja (aqui) o primeiro parágrafo do livro "Obamanomics, Propostas para uma nova prosperidade económica" de John Talbott começa assim:
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"Ao escrever este livro, segui a filosofia praticada por Barack Obama, segundo a qual não há qualquer vantagem em atribuir culpas pelos nossos problemas actuais, uma vez que isso apenas provocará discussões e divergências entre nós. Todos sabemos em que pé estamos e não adianta tentar perceber como é que chegámos a esta situação. O que queremos agora são soluções."
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Na próxima quinta e sexta-feira vou estar em Coimbra para realizar uma acção de formação sobre "Melhoria Continua".
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Tenho, por isso, o tema bem fresco na cabeça e, posso dizer, com uma ponta de orgulho, que aprendi e pratiquei com os melhores (já que fui formado e preparado pelo Juran Institute para ser formador em melhoria da qualidade, melhoria do desempenho, segundo a metodologia Juran) e, tenho de concluir que ou Barack Obama, ou John Talbott, ou os dois estão metade certos e metade errados.
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Vamos à parte certa primeiro:
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"não há qualquer vantagem em atribuir culpas pelos nossos problemas actuais"
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Ainda ontem ao telefone, utilizei uma frase bem americana que reza assim "I'm OK. You're OK. Let's fix the system". Ou seja, de nada adianta atribuir culpas, temos um problema e temos de o ultrapassar. Isso é que deve consumir todas as nossas energias, motivações, atenções e recursos.
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Infelizmente, não é esta a prática comum, a actuação padrão é a de chorar perante o leite derramado e organizar progrons para encontrar e crucificar os culpados do costume (como procurei demonstrar aqui e aqui).
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Por isso, em certos projectos de melhoria, em algumas organizações, apetece começar por espalhar cartazes tamanho A1 com um Cristo crucificado e riscado por um X a vermelho por cima. A culpa é do sistema, não de nenhum Bin Laden em particular, o objectivo é melhorar o sistema e não o de crucificar culpados.
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Por isso, ao aplicar a metodologia Juran de melhoria, começa-se por pedir que se descreva o problema em mãos e se definam objectivos a atingir tendo o cuidado de:

• não identificar culpados;
• não identificar causas;
• não identificar soluções.

A metodologia Juran de melhoria aplica-se a problemas graves e crónicos. Crónicos! Se já soubéssemos qual a causa ou qual a solução... de que é que estamos à espera? E acreditamos que a culpa é do sistema, não dos seus actores.
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Vamos à parte intermédia:
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"Todos sabemos em que pé estamos"
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Será que sabemos mesmo? O que é que sabemos?
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A maior parte das organizações perante um problema crónico, consegue listar, consegue identificar rapidamente, algumas até conseguem quantificar... sintomas do problema. Os sintomas, como a febre no corpo humano, comunicam a existência de um problema mas nada nos dizem sobre a sua origem. As boas-práticas passam por quantificar os sintomas, quantificar os motivos (não estou a falar de causas, quando digo que 56% das reclamações são por causa de atrasos nas entregas... estou a identificar motivos, a seguir ainda temos de ir à procura das causas: Porque é que temos atrasos nas entregas?). A quantificação e estratificação dos motivos ou sintomas permitem-nos atacar o que é mais importante (Para quê atacar agora a causa das reclamações em que o motivo é cor trocada, quando elas representam apenas 1% de todas as reclamações?).
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Coloquei esta frase na parte intermédia por que não sei se já listamos realmente os sintomas e quantificamos motivos.
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Vamos à parte errada:
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"não adianta tentar perceber como é que chegámos a esta situação"
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Como acredito profundamente que não há acasos. Como acredito que temos de identificar as estruturas sistémicas que conspiram para termos a situação actual, antes de pensar em soluções, temo que este pensamento seja o do senhor Obama. Quando não percebemos qual é o sistema que gera os resultados indesejados... estamos condenados a repetir-mo-nos uma e outra vez, a gastar tempo e dinheiro e a apostar nos cavalos errados.
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Um ditado americano reza assim: "Don't blame the product, blame the system", se não conhecemos o sistema...
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"O que queremos agora são soluções."
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Boas soluções são as que atacam as causas dos problemas que geram os sintomas. Sem saber quais são as causas... como saber quais são as soluções?
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Juran

Ainda há dias numa formação sobre "Melhoria Contínua" primeiro, e depois neste blogue, recordei Joseph Juran.
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No Expresso do passado sábado descobri numa pequena caixa de canto de página a notícia: "Morreu Juran, o Guru da Qualidade
Faleceu no final da semana passada nos Estados Unidos o maior especialista em gestão da qualidade. Joseph Juran morreu aos 103 anos."
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Na década passada, durante algum tempo, trabalhei com o Juran Institute (espanhol) no desenvolvimento da metodologia Juran de Melhoria em várias organizações.
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Um dos filmes que usava nessas acções era esta pérola. Em vez de aceitar o valor facial e saltar para uma solução, perguntar porquê? E depois, porquê? E depois, porquê?
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Por exemplo: Porquê o aumento do valor do PIB de uns míseros 1,9? Por causa do efeito do homem gordo! Aqui.

A banheira está quase meia de água.
Quando entra o homem gordo, a água transborda!

Acção de Formação: "Melhoria Contínua"

Relativamente aos acetatos da acção de formação sobre "Melhoria Contínua" os mesmos podem ser obtidos aqui:

• parte 1


• parte 2

Matéria-prima para a elaboração de umas "Linhas de Orientação", para apoiar etapa-a-etapa o desenvolvimento de projectos de melhoria pode ser obtida aqui.



Um pequeno esquema sobre a relação entre as etapas e as ferramentas de melhoria pode ser obtido aqui.


Uma instrução de trabalho de apoio ao desenvolvimento de acções de melhoria pode ser obtida aqui.




Não esquecer o esquema de Juran:


Esta metodologia só deve ser aplicada aos problemas crónicos!


E antes de saltar para o uso da metodologia, avaliar o interesse, a vantagem em a aplicar. Qual o retorno possível?

Como falamos também sobre auditorias aproveito para referir as seguintes reflexões:

• aqui;
• aqui;
• aqui; e
• aqui

Agradeço a Vossa colaboração, simpatia e paciência.

Formação "Melhoria Contínua"

Relativamente à formação inter-empresas em "Melhoria Contínua", promovida pela SGS - Training, como combinado:

• acetatos parte 1 (pensamento sistémico e de que falamos quando falamos de melhoria),
• acetatos parte 2 (etapas do modelo WV vs ferramentas da qualidade).

Sobre proposta de valor, para identificar os objectivos estratégicos (os alinhados com a estratégia para o negócio, não os alinhados com o politicamente correcto, não os alinhados com a resposta à pergunta "O que será que o auditor quer ver?") ver aqui.

Sobre os vários temas:

• identificar processos (modelar o funcionamento da organização);
• desenvolver acções de melhoria ao nível da organização como um todo;
• e outros;

Podem encontrar reflexões aqui.