"things can’t be rushed"

Já por várias vezes referi aqui no blogue o relato de Ackoff sobre a forma como diferentes pessoas olham para o futuro.

Receio que a maioria olha para o futuro como uma continuação do presente, a seta branca:

Num mundo estável o exercício pode funcionar com alguma eficácia. Contudo, num mundo em ebulição o mais provável é que esta abordagem nos traga surpresas negativas que desaguam em problemas. Problemas que requerem uma abordagem diferente.

Há dias encontrei num jornal a notícia de que uma empresa onde fiz um trabalho de índole operacional há cerca de 11 anos tinha fechado. Curioso, fui à procura do que tinha relatado no diagnóstico inicial. Isto aplica-se:

"The first trap is what we call the "present-forward mindset," the unchecked assumption that the company's existing business can simply be extended into the future. 

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The current state of the business dominates the discussion. The time horizon is restricted to two or three years ahead. Inevitably, the plans that emerge focus largely on incrementally improving the core business. Resources are allocated within the existing structures of the business and the organization is caught in the straightjacket of the present.

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A Future-Back Approach

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You start with destination in mind and then work backwards to determine the right highways, roads, and signposts.

Although you know roughly where you want to end up, you don't have to know all the details of the route when you start.

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• Anticipating the need for change and thoughtfully managing it. That creates far more value than just reacting to events as they unfold.
• Starting by discovering the unmet needs of customers. The jobs-to-be-done lens of finding strategic opportunities from the "outside-in," from the customer point of view, is a truer form of innovation than "inside-out," from a product point of view.
• Planning from the destination - or at least the vicinity of the destination - makes the journey more likely to get the desired outcome." (Trechos retirados de "A Future-Back Approach to Creating Your Growth Strategy" de Mark Johnson e Roy Davis.)

Ontem, ao ler o segundo capítulo de "Lead from the Future" de Mark Johnson e Josh Suskewicz ontem um tema relacionado com o que citei até agora, mas numa perspectiva diferente. Vamos primeiro ao que li:

"Future-back leaders are oriented to the big picture but attentive to its individual pixels. They are decisive when they need to be, but patient to find the best solutions —and willing to iterate for as long as necessary to do so. Importantly, they are also skilled communicators and storytellers, which is how they convince their own people and other constituents to embrace their envisioned future. Above all, they are flexible and adaptable, willing to continually adjust and reshape their visions in light of what they learn as they work with their teams to translate them into reality.

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The discussion is guided by the future-back tenets we have described thus far, meaning that the focus is on what could be as opposed to what is. The purpose of the dialogues is as much to explore, imagine, and learn as to prove, confirm, or solidly decide. That means things can’t be rushed; these dialogues are very different than the typical two-hour strategy review, which frequently devolves into a race to get through a sixty-page PowerPoint deck."

Este "That means things can’t be rushed; these dialogues are very different than the typical two-hour strategy review" ficou a ressoar na minha mente.

Pensem nas empresas em sectores cada vez menos estáveis e que têm hora marcada para, uma vez por ano, pensar estratégia. A única coisa que pode resultar é "a armadilha da seta branca, o present-forward mindset".

É preciso paciência, são precisas iterações, é preciso explorar, imaginar, aprender. Isso não se compadece com o "the typical two-hour strategy review."

Dá para sentir arrepios...

Atenção às setas (parte I)

Recomendo a leitura de "A Future-Back Approach to Creating Your Growth Strategy" de Mark Johnson e Roy Davis.

"DefenseCo.'s experience in preparing for the future exposes two traps in the traditional process of strategic planning. The first trap is what we call the "present-forward mindset," the unchecked assumption that the company's existing business can simply be extended into the future. The typical annual planning process is often just a mechanistic budgeting exercise. The current state of the business dominates the discussion. The time horizon is restricted to two or three years ahead. Inevitably, the plans that emerge focus largely on incrementally improving the core business.

Resources are allocated within the existing structures of the business and the organization is caught in the straightjacket of the present.

If the first trap is about getting stuck in the present, the second trap is about getting stranded in the future."

É olhar para o esquema de Ackoff ...

 ... e só considerar a seta do presente a caminho do futuro.

E o impacte das alterações políticas, económicas, tecnológicas, sociais, demográficas?

Na semana passada estava a conversar com alguém do mundo dos moldes, mundo em Portugal muito ligado ao sector automóvel. No Sábado passado li no Twitter que a VW pensa despedir 30 mil trabalhadores, a Deutsche Telekom anunciou planos para despedir cerca de 3 mil funcionários na Alemanha como parte de um esforço de reestruturação para cortar custos. Adicionalmente, a sua divisão de serviços de TI, T-Systems, está a cortar 5,6 mil empregos num total potencial de até 17 mil despedimentos. A Siemens Energy planeia cortar 4,1 mil empregos na sua divisão de turbinas eólicas devido a uma redução da actividade e do volume de negócios. Li também que a Opel planeia despedir 4 mil trabalhadores, embora não tenha encontrado mais artigos a corroborar tal informação.

Se apenas considerarmos a seta branca da figura:

• Como antecipar alterações profundas? Por exemplo, fabricar ou vender cadeiras eléctricas e nunca considerar os exoesqueletos.
• Como evitar continuarmos a combater a última guerra quando afinal já estamos numa outra? Ou seja, o que resultou até agora vai deixar de resultar.
• Como perceber que algumas tendências do passado deixaram de ser relevantes? E que outras, até agora mudas ou quase, começam a emergir e a ganhar peso?

As empresas que se concentram apenas nas acções planeadas (Seta Branca) podem acabar por reagir constantemente às mudanças em vez de moldarem proactivamente as suas respostas. Esta postura reactiva pode resultar na perda de oportunidades estratégicas e numa posição constantemente atrás de concorrentes mais ágeis que adoptam uma visão mais ampla das incertezas futuras. Subestimam-se os riscos e sobrestima-se a eficácia das abordagens tradicionais.

Desenhar futuros alternativos

Estava no meio de uma reunião via Teams quando um e-mail chegou com o video abaixo:

Vi-o ainda nessa manhã.

Achei esta análise muito interessante. Subir na escala de abstracção e olhar para os fluxos de factores que podem criar futuros alternativos. Como não recordar as três setas de Subsídios para um primeiro-ministro.

O que Zeihan faz é olhar para as três setas e numa primeira rodada lançar um cenário possível, para depois pensar nas alternativas de resposta, ou de antecipação de alguém com locus de controlo no interior.

Não é ser do contra, é ir para além de...

Esta mensagem de Russell Ackoff:


Por que é que 2/3 dos gestores classificam os esforços de Melhoria Contínua como um fracasso?
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Recordar esta frase publicada aqui em Julho de 2006:
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"Quantos projectos de implementação de um sistema de gestão da qualidade começam pelos resultados que se pretendem obter? Para a maioria os objectivos são algo que se acrescenta à última hora, qual tal um enxerto. Só que já é tarde de mais, nessa altura o ADN do sistema já está definido e ele assumiu que o objectivo é: obter e manter a empresa certificada."

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A melhoria contínua é importante, mas a melhoria descontínua é ainda mais importante!!!

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Estão a ver onde isto vai dar? Recordar Março de 2008 e "O Perigo da Cristalização"

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Depois, no final da comunicação, uma mensagem que parece retirada deste blogue... a eficácia é mais importante que a eficiência, o valor é mais poderoso que a eficiência.

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Tão preocupados a reduzir a variabilidade (a reduzir o sigma, lembram-se? Foi assim que comecei, foi daí que veio a marca Redsigma) que se esquecem da riqueza da variedade!!!

Pensamento sistémico

"First, do not wait for others in the business to start changing things. Go and do it yourself. But second, and more important: never forget that everyone in the business is interconnected, that they are all operating as part of a system, that tinkering with one part of the company is never really enough, and may even make things worse. You need to see the business as a whole, as a complete system, if you want to make lasting improvements to it."

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"Listen to that clever and humane voice one more time: “The only problems that have simple solutions are simple problems. The only managers that have simple problems have simple minds. Problems that arise in organisations are almost always the product of interactions of parts, never the action of a single part. Complex problems do not have simple solutions.”"

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Trechos sobre Russell Ackoff "Fond farewell to a brilliant thinker"

Russell Ackoff

Faleceu o pai do pensamento sistémico.

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"Russell L. Ackoff - 1919 - 2009"

Organismos e organizações

Quando tive o meu momento de epifania sobre o "começar pelo fim", comecei a olhar para as organizações como seres vivos, como organismos alinhados no cumprimento do seu propósito.
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Reparo que também Gilmore e Pine usam a mesma nomenclatura no livro "Authenticity: What Consumers Really Want", por exemplo:
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"An organic system, which is what a company is, needs to adapt." (na verdade estão a citar o anterior CEO da IBM Samuel Palmisano).
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Na verdade, quando percebemos que uma empresa existe para cumprir o seu fim, para atingir um dado conjunto de objectivos, e constatamos a quantidade de desvios e desperdícios que ocorrem no entretanto, porque não se começa pelo fim mas pelas actividades a desenvolver, somos tentados a olhar para uma organização que começa pelo fim como um ser vivo, um organismo que é composto por muitas partes mas que é uno, mas que está concentrado no que interessa.
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Interessante, no entanto, a distinção que Russell Ackoff faz entre organismo e organização no artigo que citámos anteriormente "Towards a System of Systems Concepts" publicado no Management Science de Julho de 1971.
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"An organization is a purposeful system that contains at least two purposeful elements which have a common purpose relative to which the system has a functional division of labor; its functionally distinct subsets can respond to each other's behavior through observation or communication; and at least one subset has a system-control function." ... "Whereas both are purposeful systems, organisms do not contain purposeful elements." ... "In an organism only the whole can display will; none of the parts can."
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Como não conhecia estas definições de Ackoff acho-as interessantes, pois o que precisamente me atraíu, intuitivamente, no conceito de organismo, foi a ideia da concentração da empresa como um Todo, num conjunto de objectivos do Todo, por forma a minimizar desperdícios de recursos e de atenções.