Concentrar uma organização no que é essencial

Actualizamos a nossa metodologia, para concentrar uma organização no que é essencial.

É o resultado de uma busca permanente, que confronta a realidade (resultados), com os mapas que vou fazendo dessa mesma realidade.

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Aceitam-se sugestões.

Será que...

... foi feita uma reflexão estratégica?
Se sim:
Será que as suas conclusões foram comunicadas e explicadas?
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É nestas alturas que percebo o valor da formulação de uma declaração de Missão que descreva a finalidade, o propósito, a razão de ser de um negócio.
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É nestas alturas que faz sentido formular uma estratégia, traduzi-la em linguagem corrente e comunicá-la e explicá-la.
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Isto a propósito deste trecho:
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"Sou de uma geração e tenho uma escola em que houve sempre uma enorme preocupação com a rentabilidade dos projectos, mas essa rentabilidade passava por uma frase que repeti muitas vezes: "Publica-se o que dá para se poder publicar o que não dá." Uma das primeiras frases que Isaías Gomes Teixeira disse quando entrou para o grupo foi: "Mas para que é que vocês publicam o que não dá?" Isto transmite toda uma filosofia com a qual não estou minimamente de acordo."
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Retirado do Público de hoje do artigo ""Desde que os autores não tenham contratos assinados é evidente que os posso trazer", assinado por Isabel Coutinho.

Rápido, em 35 palavras: Qual a estratégia da sua organização?

A revista Harvard Business Review deste mês inclui um artigo de acesso livre que parece que foi encomendado cá pelo "je". O artigo designa-se "Can You Say What Your Strategy Is?" e é da autoria de David Collis e Michael Rukstad.A figura esquematiza os conceitos apresentados no artigo e a sequência entre eles.

"It’s a dirty little secret: Most executives cannot articulate the objective, scope, and advantage of their business in a simple statement. If they can’t, neither can anyone else."
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1. “Can you summarize your company’s strategy in 35 words or less?”
2. “companies that don’t have a simple and clear statement of strategy are likely to fall into the sorry category of those that have failed to execute their strategy or, worse, those that never even had one.”
3. “Leaders of firms are mystified when what they thought was a beautifully crafted strategy is never implemented. They assume that the initiatives described in the voluminous documentation that emerges from an annual budget or a strategic-planning process will ensure competitive success. They fail to appreciate the necessity of having a simple, clear, succinct strategy statement that everyone can internalize and use as a guiding light for making difficult choices.”
4. “identified three critical components of a good strategy statement—objective, scope, and advantage”
5. “and rightly believed that executives should be forced to be crystal clear about them.”
6. “Any strategy statement must begin with a definition of the ends that the strategy is designed to achieve.”
7. “The definition of the objective should include not only an end point but also a time frame for reaching it.”
8. “Since most firms compete in a more or less unbounded landscape, it is also crucial to define the scope, or domain, of the business: the part of the landscape in which the firm will operate. What are the boundaries beyond which it will not venture? If you are planning to enter the restaurant business, will you provide sit-down or quick service?”
9. “how you are going to reach your objective? Your competitive advantage is the essence of your strategy: What your business will do differently from or better than others defines the all-important means by which you will achieve your stated objective. That advantage has complementary external and internal components: a value proposition that explains why the targeted customer should buy your product above all the alternatives, and a description of how internal activities must be aligned so that only your firm can deliver that value proposition.”
10. “Defining the objective, scope, and advantage requires trade-offs, which Porter identified as fundamental to strategy.”
11. “Such trade-offs are what distinguish individual companies strategically.”
12. "Many companies do have—and all firms should have—statements of their ultimate purpose and the ethical values under which they will operate, but neither of these is the strategic objective."
13. “The mission statement spells out the underlying motivation for being in business in the first place—the contribution to society that the firm aspires to make. (An insurance company, for example, might define its mission as providing financial security to consumers.) Such statements, however, are not useful as strategic goals to drive today’s business decisions. Similarly, it is good and proper that firms be clear with employees about ethical values. But principles such as respecting individual differences and sustaining the environment are not strategic. They govern how employees should behave (“doing things right”); they do not guide what the firm should do (“the right thing to do”).”
14. “The choice of objective has a profound impact on a firm. When Boeing shifted its primary goal from being the largest player in the aircraft industry to being the most profitable, it had to restructure the entire organization, from sales to manufacturing.”
15. “customer or offering, geographic location, and vertical integration. Clearly defined boundaries in those areas should make it obvious to managers which activities they should concentrate on and, more important, which they should not do.”
16. “does not define its archetypal customer by net worth or income. Nor does it use demographics, profession, or spending habits. Rather, the definition is psychographic: The company’s customers are long-term investors who have a conservative investment philosophy and are uncomfortable making serious financial decisions without the support of a trusted adviser
17. “ Given that a sustainable competitive advantage is the essence of strategy, it should be no surprise that advantage is the most critical aspect of a strategy statement. Clarity about what makes the firm distinctive is what most helps employees understand how they can contribute to successful execution of its strategy.”
18. “As mentioned above, the complete definition of a firm’s competitive advantage consists of two parts. The first is a statement of the customer value proposition. Any strategy statement that cannot explain why customers should buy your product or service is doomed to failure.
19. “ The second part of the statement of advantage captures the unique activities or the complex combination of activities allowing that firm alone to deliver the customer value proposition. This is where the strategy statement draws from Porter’s definition of strategy as making consistent choices about the configuration of the firm’s activities. It is also where the activity-system map that Porter describes in “What Is Strategy?” comes into play.”
20. “How, then, should a firm go about crafting its strategy statement? Obviously, the first step is to create a great strategy, which requires careful evaluation of the industry landscape. This includes developing a detailed understanding of customer needs, segmenting customers, and then identifying unique ways of creating value for the ones the firm chooses to serve. It also calls for an analysis of competitors’ current strategies and a prediction of how they might change in the future. The process must involve a rigorous, objective assessment of the firm’s capabilities and resources and those of competitors, as described in “Competing on Resources: Strategy in the 1990s,” by David J. Collis and Cynthia A. Montgomery (HBR July–August 1995)—not just a feel-good exercise of identifying core competencies.”
21. “The creative part of developing strategy is finding the sweet spot that aligns the firm’s capabilities with customer needs in a way that competitors cannot match given the changing external context—factors such as technology, industry demographics, and regulation.”
22. “When the strategy statement is circulated throughout the company, the value proposition chart and activity-system map should be attached. They serve as simple reminders of the twin aspects of competitive advantage that underpin the strategy. Cascading the statement throughout the organization, so that each level of management will be the teacher for the level below, becomes the starting point for incorporating strategy into everyone’s behavior.”

Ainda a redacção de declarações de missão (II)

A propósito da redacção de declarações de missão, tema sobre o qual reflectimos aqui e aqui, pelo menos.

Este texto muito interessante no blogue Empreender

Introdução ao mapa da estratégia

Preparei este texto, como texto introdutório, texto de preparação, a uma reunião de arranque, para identificar os clientes-alvo, a proposta de valor e a ideia por trás do mapa da estratégia.

Consideremos uma organização.
Vamos representá-la como uma caixa negra, ou seja, não sabemos o que se passa no seu interior.

Esta representação pretende realçar que não estamos interessados, para já, nos pormenores do seu funcionamento. Estamos concentrados com a organização como um todo, como uma unidade.

Tendo em conta essa unidade, precisamos de responder às seguintes questões de enquadramento:

• Para onde vai a organização? Qual o seu futuro? Qual a Visão?
• Qual a razão de ser da organização? Qual a sua finalidade? Qual a sua Missão?
  

Uma vez dada resposta a estas duas questões, propomos que se identifiquem os clientes-alvo e as partes interessadas no funcionamento e, no cumprimento da missão da organização:

Os clientes não são todos iguais, é possível segmentá-los e agrupá-los em grupos homogéneos que esperam da organização coisas concretas.

• Quem são os clientes-alvo?
• Quem são as partes interessadas?
  

Estas entidades são importantes porque é para elas, e por causa delas, que existe a organização.
A organização será bem sucedida se conseguir, de forma sustentada, satisfazer estes clientes-alvo e estas partes interessadas. Por isso, o desafio seguinte passa por identificar os atributos que farão com que naturalmente estas entidades fiquem satisfeitas com o desempenho da organização.

O texto completo encontra-se aqui.

Sugestões?

A missão das organizações sem fins lucrativos

Enquanto que no topo do mapa da estratégia de uma organização com fins lucrativos colocamos os resultados financeiros, no caso de uma organização sem fins lucrativos colocamos a missão, a razão de ser de uma organização.

Quando uma organização sem fins lucrativos não cumpre a sua missão, pode fechar, porque, além dos seus trabalhadores e chefias, ninguém vai notar a sua falta (lembro-me desta frase assassina do Director Geral de Saúde, acerca do encerramento dos Centros Regionais de Alcoologia: "Os doentes não vão sentir nenhuma diferença.").

Este artigo do jornal Público "Pires de Lima responsabiliza Instituto dos Museus pelo "colapso" da falta de pessoal", assinado por Alexandra Prado Coelho, lembra-me o tema:

Qual a razão de ser de um museu? Para que existe um museu?

Se for só para armazenar peças: se calhar ocupam um espaço inadequado; se calhar têm chefias e pessoal a mais...

E por que é que a ministra vem para o jornal sacudir água do capote?

E por que é que os directores vêm para o jornal desculpar-se?

Não há mecanismos internos rápidos para resolver os probemas?

Ainda a redacção de declarações de missão

Para os envolvidos recentemente em discussões sobre o conteúdo das missões, aqui vão alguns conselhos de Thomas McLaughlin no livro “Non Strategic Positioning – Decide Where to Be, Plan What to Do”:

“If your mission cannot be written comfortably on the back of a business card, it is too long."
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“Most of us can only hold up to about seven variables in our mind at any one time. Mission statements violate the Deli Principle when they have an excessive number of variables.”
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“How do you simplify a mission statement? One place to start is by getting rid of extra adverbs. Adverbs tell how one does something, which is usually superfluous in a mission statement because it should concentrate on describing what one plans to do. In fact, process-related information is not typically helpful in a mission statement at all. The fact that your organization intends to carry out its mission “enthusiastically” is of no interest to most people.
Another candidate for elimination is adjectives. Our perennial favorite adjective for deletion is the adjective quality, as in “we deliver high-quality services …” Is it really necessary to say this? Can we not just take it for granted that that is what you intend to do? Whoever would say they intend to deliver mediocre services, anyway?”
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“Another way to improve the mission statement is to write it in the active voice. The passive voice is always a bit stilted and distancing. Saying “our clients will be given…” instead of “we will give our clients…” subtly suggests passivity and reactive thinking. The cooling effect of the passive voice dilutes a mission statement’s power.”
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“Strategy is about making choices, and so are mission statements. Trying to make the mission statement do too much is a sure way of making it do too little. So is making the mission statement speak only about process, which is the surest way to create an insipid mission statement. In the end, no one cares very much about the precise way you are going to go about serving your mission, and over time it will probably change anyway.”
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“Lose the jargon and the highly technical references. Forget the clichés.”

Mantra em vez de missão

Já fiz uma breve alusão ao tema, neste espaço. No entanto, uma conversa telefónica fez-me voltar ao assunto.

Do outro lado da linha telefónica, noutro continente, alguém leu-me uma primeira versão da declaração de missão de uma organização. Como é comum, a missão era longa, cheia de conceitos e mais conceitos, parecia um discurso de político. Uma vez terminada a leitura da missão, é necessário pedir, para voltar a ler o texto, porque entretanto já nos esquecemos da parte inicial.

O que é, para que serve a declaração de missão de uma organização?
O Semanário Económico, na sua edição da semana passada, trazia um artigo assinado por Gavin Eccles sobre a redacção das missões, onde o autor defende a redacção de missões curtas, missões ao estilo de um mote.

Quando penso em missão, em declaração de missão, penso em algo que diga de forma clara, sucinta, rápida, enxuta qual é o negócio. Qual é verdadeiramente o sumo do negócio! O negócio nunca é o que fazemos, o negócio está nas necessidades dos clientes ou partes interessadas que servimos.
Quando penso em missão, em declaração de missão, penso em alguém, um colaborador de uma organização, que num momento atribulado, num momento de aflição, num momento em que tenha de tomar uma decisão rapidamente e sózinho, perante uma situação com um qualquer dilema associado, encontre na missão uma bússola, uma linha de orientação, para o ajudar a decidir.

Ora, não consigo imaginar, num tal momento de aflição alguém lembrar-se de uma declaração de missão com 20 ou 30 linhas, como um apoio a considerar.

Assim, quando penso na redacção de uma missão lembro-me sempre destas palavras de Guy Kawasaki, mantra em vez de missão. Aqui, Guy torna tudo muito claro e directo:

"you should also create a mantra for your organization. A mantra is three or four words long. Tops. Its purpose is to help employees truly understand why the organization exists."

Quem vende declarações de missão ao metro pode, como Guy recorda, recorrer a um programa informático do Dilbert para criar essas declarações faraónicas, pomposas, compridas e geradoras de cinismo e indiferença.

Begin with the end in mind

"Begin with the end in mind is to begin today with the image, picture, or paradigm of the end of your life as your frame of reference or the criterion by which everything else is examined. Each part of your life - today's behavior, tomorrow's behavior, next week's behavior, next month's behavior - can be examined in the context of the whole, of what really matters most to you. By keeping that end clearly in mind, you can make certain that whatever you do on any particular day does not violate the criteria you have defined as supremely important, and that each day of your life contributes in a neaningful way to the vision you have of your life as a whole.
To begin with the end in mind means to start with a clear understanding of your destination. It means to know where you're going so that you better understand where you are now and so that the steps you take are always in the rigth direction."
Stephen Covey in "The seven habits of highly effective people"

Tão aplicável à vida humana, como à vida das organizações.