terça-feira, abril 13, 2010
Auditorias internas que acrescentam valor (parte VII)
sábado, março 13, 2010
Auditorias internas que acrescentam valor (parte VI)
sexta-feira, março 12, 2010
Comunicação, comunicação, comunicação
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Research by CEB's HR consulting and workforce survey division, CLC Genesee, recently discovered that productivity of the employees that both experienced change and expect more change to come decreased by 66%. Simply put, almost two-thirds of all employees are 33% as productive as they can be because they don't understand what they are now asked to do."
quarta-feira, março 10, 2010
sexta-feira, março 05, 2010
Auditorias internas que acrescentam valor (parte IV)
quarta-feira, março 03, 2010
Auditorias internas que acrescentam valor (parte III)
terça-feira, março 02, 2010
Prepare to be dazzled (parte III)
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A implementação ou a reformulação de um sistema de gestão é um esforço para eliminar este monstro gelatinoso que a entropia gerou ao longo dos anos, e procurar novamente uma clareza e agilidade que verdadeiramente sirva os clientes. A implementação ou a reformulação de um sistema de gestão permite que uma organização se concentre no fundamental para conseguir realizar ou maximizar o seu potencial. Se o objectivo é a maximização do potencial da organização, propomos que se comece o empreendimento por esclarecer qual é o negócio da organização, qual o âmbito de actuação, de forma a identificar as fronteiras de actuação e evitar sub optimizações, o enquistamento nos produtos e serviços actuais, tal como foi referido por Levitte no seu clássico “A miopia do marketing”. O que importa é ter antes como referência as necessidades dos clientes. Uma organização é, acima de tudo, um empreendimento, mais ou menos temporário, destinado a criar valor para os seus clientes, a Missão deve mostrar de forma clara, o que fazemos para criar valor para o cliente, ou seja, responder à questão “Qual é o nosso negócio?”, “Qual é o propósito que justifica a existência da organização?”"
domingo, fevereiro 28, 2010
Auditorias internas que acrescentam valor (parte II)
quinta-feira, fevereiro 25, 2010
Auditorias internas que acrescentam valor (parte I)
sábado, fevereiro 20, 2010
Prepare to be dazzled (parte I)
Esse é, segundo o CEO da APCER, o próximo passo. Sendo que já se sente algum movimento nesse sentido. «Nos próximos três anos vão aparecer centenas de empresas certificadas, principalmente PME», antevê José Leitão. (Moi ici: Gostava de saber quantas empresas deixaram de ser certificadas nos últimos 2 anos.)
Segundo um estudo da Mark test sobre a «A certificação nos hábitos de compra dos portugueses», cerca de 96% dos inquiridos revelaram ter noção do conceito «certificação». No entanto, o estudo também provou que, actualmente, ainda não existe uma comunicação eficaz entre as empresas e os consumidores. A prova está no facto de nem todas as organizações certificadas serem (re)conhecidas como tal.
«Há muitos produtos que são feitos por empresas certificadas e que os consumidores não o sabem», constatou José Leitão. (Moi ici: Tem graça, quando eu comecei no mundo da qualidade aprendi que quando uma empresa é certificada, o que é certificado é a empresa, a sua organização, não os seus produtos ou serviços. Aliás, uma empresa não pode apor o símbolo de empresa certificada nas embalagens dos seus produtos.)
Esta lacuna deve ser encarada não como um problema mas como uma oportunidade. As empresas têm de começar a comunicar não só que são certificadas e em que produtos/serviços, mas também explicar as vantagens da certificação. Porque está provado que têm influência no acto da compra. (Moi ici: Provado onde? Quem tiver um mínimo de conhecimento de como são feitas as auditorias de concessão e de como funcionam muitos dos sistemas certificados sabe perfeitamente que que isto não é verdade.)
Esta situação de desconhecimento não ocorre em todas as áreas. A alimentação e a saúde já são reconhecidas e premiadas pelo facto de terem certificações. (Moi ici: Provas? Com números de vendas e rentabilidade? Comparando o desempenho médio de empresas certificadas versus empresas não certificadas nos mesmos sectores de actividade) Nas análises clínicas, por exemplo, o certificado é exibido logo à entrada. O que determina a escolha de um doente de efectuar ali as suas análises. (Moi ici: Provas?)
Certificação influencia decisão de compra
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O estudo da Marktest provou que a certificação pode levar a diferentes tomadas de decisão dos consumidores aquando do acto da compra. Mas é esse o único benefício da certificação? Não! José Leitão explica que é um factor cada vez mais primordial quando se efectuam negócios com empresas internacionais. O ter um certificado é cada vez mais exigido como um pré-requisito. Mesmo em Portugal, os concursos públicos já o exigem." (Moi ici: Isto não conta para as PMEs e micro-empresas do começo do artigo.)
quarta-feira, janeiro 27, 2010
O mundo das auditorias da qualidade está louco (parte III)
segunda-feira, dezembro 07, 2009
A influência da definição dos objectivos da auditoria
"Os registos do controlo da qualidade do mês de Dezembro 2009, incluídos no Mapa ABC.09, nunca incluem resultados para a densidade em dois dos turnos."
Verificar a conformidade com os requisitos do SGQ da empresa."
Verificar adequação dos recursos humanos no sector da secagem."
Estamos a produzir produtos com a qualidade prometida aos clientes?"
A empresa não evidenciou realização sistemática dos ensaios de controlo da densidade, segundo o PCQsec.09.B. Por exemplo: os registos do mês de Dezembro de 2009, incluídos no Mapa ABC.09, nunca incluem resultados para a densidade em dois dos turnos."
A empresa não evidenciou realização sistemática dos ensaios de controlo da densidade, segundo o PCQsec.09.B. Por exemplo: os registos do mês de Dezembro de 2009, incluídos no Mapa ABC.09, nunca incluem resultados para a densidade em dois dos turnos. Segundo apurou a equipa auditora, em Setembro de 2009 houve uma rotação de operadores em todos os turnos, tendo o 1º e 3º turnos ficado sem operadores habilitados a medir a densidade. Evidenciado pedido do encarregado geral a solicitar a formação aos novos operadores."
A empresa não evidenciou realização sistemática dos ensaios de controlo da densidade, segundo o PCQsec.09.B. Por exemplo: os registos do mês de Dezembro de 2009, incluídos no Mapa ABC.09, nunca incluem resultados para a densidade em dois dos turnos. Os registos do controlo da qualidade da secagem nos últimos 35 meses evidenciam que nunca a densidade esteve fora das especificações. Os registos do controlo da qualidade na embalagem nos últimos 25 meses evidenciam que nunca a densidade esteve fora das especificações. Nunca houve reclamações por causa da densidade."
A empresa evidenciou não cumprir de forma sistemática os requisitos do seu SGQ"
A empresa evidenciou não ser capaz de assegurar que tem colaboradores competentes em cada um dos seus postos de trabalho."
"Conclusões da auditoria 3
A empresa evidenciou estar a produzir produtos de acordo com a qualidade que promete aos seus clientes.
A equipa auditora põe à consideração da empresa a realização de uma reflexão sobre a adequação dos planos de controlo da qualidade que mantém, dado que parecem ser demasiado exigentes em recursos sem vantagem aparente."
quinta-feira, novembro 05, 2009
E depois da auditoria
sábado, outubro 17, 2009
Objectivos de uma auditoria interna (parte II)
- costumam monitorizar o desempenho mensal?
- está prevista essa monitorização mensal?
- posso ver o documento que a prescreve?
- posso ver as evidências de que a frequência de monitorização está a ser seguida?
- a monitorização já detectou alguma situação de não-conformidade?
- como actuam nesses casos?
- posso ver evidências que suportem essa actuação?
- a monitorização já desencadeou alguma acção correctiva ou preventiva?
- posso ver evidências que suportem essa actuação?
- o que estão a tentar conseguir? (começamos pelo fim, começamos pelo essencial, começamos pela razão de ser da empresa, ou do processo, ou da função)
- o que fazem para que tal aconteça? (visão sem acção é fantasia. Que acções estão a desenvolver para conseguir atingir o fim definido na resposta à primeira pergunta?)
- como sabem se estão no bom caminho? (que informação recolhem para monitorizar o progresso em direcção ao objectivo descrito pela razão de ser?)
- e então, estão a trabalhar bem? (Estão a caminho da meta, estão a convergir? Que resultados têm obtido?)
- Que melhorias resultaram da monitorização dos resultados?
sexta-feira, outubro 16, 2009
Objectivos de uma auditoria interna
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Muitas empresas fazem o by-pass a esta etapa, não definem o objectivo de uma auditoria interna a um sistema de gestão.
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Julgo que por defeito assumem que o objectivo de uma auditoria interna é, e deve ser sempre igual ao de uma auditoria da entidade certificadora, afinal essa é a grande experiência de auditoria que têm.
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O objectivo de uma auditoria indica à equipa auditora que respostas deve poder dar no final da auditoria. Assim, o objectivo de uma auditoria pode ser escrito como uma pergunta, ou uma série de perguntas.
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A equipa auditora ao receber o objectivo, deve desenhar, montar uma auditoria que permita recolher as evidências que gerem as constatações que suportem as conclusões que respondem ao(s) objectivo(s).
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Por exemplo, para uma auditoria em que o âmbito é o tratamento de reclamações, o objectivo de uma auditoria de conformidade, as auditorias internas que mimetizam as auditorias de terceira parte, pode ser: "Avaliar o grau de cumprimento do procedimento de tratamento de reclamações"
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Ou seja, no final da auditoria, a equipa auditora deve poder responder em consciência à questão: "A empresa é honesta?"; "A empresa cumpre o que está previsto nos procedimentos?"
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Uma auditoria deste tipo é a que recorre ao velho conjunto de questões: Diga-me o que faz? Mostre-me que faz o que diz que faz!
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Para sistemas de gestão adultos, as auditorias de conformidade já não trazem grande valor acrescentado.
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E se o objectivo for descrito desta forma?
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Objectivo da auditoria: Avaliar o grau de cumprimento do procedimento de tratamento de reclamações, para poder responder às questões:
- perdemos clientes por causa do tratamento das reclamações?
- cumprimos o nosso objectivo de tempo de resposta às reclamações?
- as reclamações geram acções de melhoria a sério?
- estamos a reduzir a frequência de ocorrência de reclamações?
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A melhor altura para definir estes objectivos é na sequência de uma reflexão sobre o anterior programa de auditorias, tendo em conta uma análise crítica do desempenho da organização.
terça-feira, outubro 13, 2009
Ritual ineficaz! Terá cura?
Quantas auditorias internas se realizam anualmente por esse mundo fora?
Qual o impacte dessas auditorias nos sistemas de gestão?
Qual a missão dos auditores internos?
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quarta-feira, setembro 23, 2009
O mundo das auditorias da qualidade está louco (parte II)
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Pois bem, a abordagem por processos pensa o mesmo acerca do organigrama!!!
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Assim, por que raio é que os auditores e os consultores, encalhados em moldes obsoletos, continuam a usar, a recorrer, a encarar e a exigir o organigrama como um documento sacrossanto?
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Mitos, mitos, mitos. O que manda é a tradição oral passada e deturpada de taxista documental para taxista documental (um bom nome para classificar os consultores que já trazem a pen com os procedimentos e impressos todos feitos: “Só é preciso pôr o nome e mudar o logótipo”)
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Ninguém estuda os textos? Ninguém faz exegese?!!!!
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O que está na cláusula 5.5.1 Responsabilidade e autoridade da ISO 9001:2008 é o que já estava na versão de 2000:
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"A gestão de topo deve assegurar que as responsabilidades e as autoridades são definidas e comunicadas dentro da organização"
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O que estava na versão de 1994 na cláusula 4.1.2.1 Responsabilidade e autoridade era:
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"A responsabilidade, a autoridade e a relação mútua de todo o pessoal que gere, efectua e verifica o trabalho que influi na qualidade devem estar definidas e documentadas,..."
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Quem fez o trabalhinho de casa e acompanhou a evolução de CD1 para CD2, de CD2 para DIS; de DIS para FDIS, e de FDIS para ISO 9001:2000 tinha a obrigação de reparar que ao passar de FDIS para ISO desapareceu a referência à relação mútua, ao organigrama, à gestão vertical e hierárquica da organização. Se estamos a falar de promover a abordagem por processos... a gestão horizontal, como a conciliar com o organigrama?
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Mas se a abordagem por processos for levada ao limite... vai chocar com o organigrama... e é fácil ver isso, quando se inicia a discussão sobre quem vai ser o gestor, o facilitador de um dado processo.
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Apetece tratar mal estes auditores e consultores da treta... fazem-me lembrar uma equipa auditora que escreveu no relatório metereologia em vez de metrologia. O responsável da qualidade ao ler o relatório quase teve de ser amarrado à cadeira para não expulsar a equipa auditora da entidade certificadora.
O mundo das auditorias da qualidade está louco (parte I)
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Há bocado recebi um telefonema a contarem-me mais uma cena...
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Texto do primeiro parágrafo da cláusula 5.5.2 Representante da gestão da ISO 9001:2008:
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"A gestão de topo deve designar um membro da gestão da organização que, independentemente de outras responsabilidades, deve ter responsabilidade e autoridade que incluam:" (Moi ici: a vermelho está o texto que foi acrescentado na transição da versão de 2000 para a versão de 2008)
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Por que é que foi feita esta mudança? Para cortar as vazas à organizações que no dia da auditoria tinham um consultor a fazer o papel de representante da gestão para lidar com os auditores. Capice??
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Pois bem, parece que há uma corrente de auditores que anda a levantar problemas, ou questões, entre as empresas já certificadas naquilo que não foi alterado. O representante da gestão não tem de ser um elemento da gestão de topo ponto! Crazy people with crazy ideas!!! They give bad name, bad reputation à profissão!!!
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Curiosidade, agora mesmo pesquisei "ISO 9001" no twitter e apareceu logo um inglês a dizer que a sua empresa estava certificada ISO 9002... ahahahahahahahahaha
sábado, junho 27, 2009
Auditorias que acrescentam valor (parte V de IV);
- Auditorias que acrescentam valor (parte IV de IV);
- Auditorias que acrescentam valor (parte III de IV);
- Auditorias que acrescentam valor (parte II de IV);
- Auditorias que acrescentam valor (parte I de IV).
E para reforçar a ideia de fazer das auditorias a sistemas de gestão muito mais do que um ritual da verificação da conformidade, este artigo no número de Junho da Harvard Business Review: “The Audit Committee’s New Agenda” assinado por David Sherman, Dennis Carey e Robert Brust, de onde retirei os seguintes extractos:
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“Today, their focus is swinging away from Basic compliance and back toward increasing the value of the business.”
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“Now that audit teams have endured and mastered the onerous drudgery of public compliance, they can (and need) move on to more critical, and more interesting, business issues – namely, restoring strategy, business development, and risk management to their proper places at the top of the agenda.”
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A conformidade é importante mas uma vez assegurado um nível mínimo de conformidade, o valor acrescentado das auditorias de conformidade é muito baixo.
sábado, maio 23, 2009
Exemplo de acção preventiva (parte VII)
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O que relatámos, será mesmo uma acção de melhoria?
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Há meses, dei uma acção de formação sobre "Melhoria da Qualidade e Ferramentas de Melhoria da Qualidade" numa organização, porque tinha tido uma não-conformidade numa auditoria de acompanhamento de uma entidade certificadora com um texto do género "A organização não evidencia a realização de acções de melhoria".
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Outros auditores e consultores discutem que existem:
- acções correctivas;
- acções preventivas; e
- acções de melhoria.
Por que é que os auditados, quando não percebem ou não concordam com uma não-conformidade, de boa-fé, não sacam da ISO 9000 e perguntam ao auditor onde está escrito aquilo que ele está a dizer ou a escrever?
Conseguem encontrar a definição de acção de melhoria na ISO 9000? Eu não! Então como é que um auditor pode exigir evidências de acções de melhoria que não acções correctivas ou preventivas à luz da ISO 9001?
A ISO 9000 refere as definições "melhoria da qualidade" e "melhoria contínua" onde se encaixam perfeitamente não só as consequências da realização de acções correctivas e preventivas, como também as motivações para a sua realização.
Tentando ver alguma racionalidade na exigência desses auditores que passam não conformidades porque não há acções designadas "acções de melhoria", tentando perceber o que os motiva, encontro duas justificações: ou burrice pura e simples, ou incomodidade com as acções correctivas e preventivas porque são acções que levam à melhoria do desempenho mas são motivadas e desencadeadas por não conformidades reais ou não conformidades potenciais (aproveito para sugerir a ida a um bom diccionário e procurar o significado de acção potencial de um medicamento), e eventualmente sentem, pensam que também deviam ser desencadeadas acções de melhoria não motivadas por factos negativos reais ou potenciais.
Podem ter essa preocupação, mas isso não está no referencial usado. Isso é trair o referencial!!!
Uma das razões porque tenho medo dos projectos, programas e modelos para a excelência da qualidade assenta nisto, no crochet, no ponto-cruz, no fogo de vista. As empresas precisam de resultados e não de arranjos florais ainda que bem intencionados.
Durante anos trabalhei com a metodologia Juran de melhoria da qualidade. Há um gráfico de Juran que conta tudo:
A melhoria da qualidade acontece quando nós conseguimos mudar o status-quo do desempenho de uma organização, quando, através de um projecto, conseguimos passar da faixa "Original zone of quality control" para a faixa "new zone of quality control".
O que a TALQUE fez foi isso, passar de uma situação estabilizada em torno das 523 horas para uma nova situação inferior a 500 horas.
Se no dia-a-dia as organizações têm problemas e desafios destes que custam dinheiro e clientes, porque raio têm de perder tempo a pensar em jogos florais para auditores verem?
Olhem bem para a ISO 9001:2008. Olhem para o acrescento no final da Nota 1 da cláusula 4.2.1
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Olhem bem para a ISO 9001:2008. Olhem para a Nota acrescentada à cláusula 6.4
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Como diz a minha filha "Acham normal?!"
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Para que isto tenha de aparecer escrito na norma... é porque muito auditor andava a exigir coisas malucas!
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No próximo episódio vamos procurar sistematizar o que a TALQUE fez e recordar os sábios ensinamentos de Shoji Shiba.