Fazer a mudança acontecer (parte VI)

Continuação da parte I, parte II, parte III, parte IV.e parte V.
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Nas minhas acções de formação costumo contar a história da Salix.
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A Salix é uma empresa têxtil com marca própria e que produz para o mercado da gama-média alta. A Salix não controla as lojas onde as suas peças são expostas.
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Durante a última reunião de revisão extraordinária do seu sistema da qualidade, foi apresentado um dos indicadores que a Gestão da empresa mais gosta de seguir a “% da facturação devolvida por atraso na entrega”.
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Os produtos da Salix têm de ser vendidos sobretudo no início de cada época. É nesse período que os consumidores estão dispostos a pagar um preço-prémio pelas peças e os lojistas alcançam as suas melhores margens. Quando a Salix se atrasa nas entregas, muitos lojistas já não aceitam receber as suas encomendas, pois já não vão ganhar as margens que esperavam e, acabam por devolver as peças. Assim, o indicador “% da facturação devolvida por atraso na entrega” permite monitorizar rapidamente até que a empresa está a cumprir a sua proposta de valor: moda que chega rapidamente às prateleiras.
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Pois bem, durante a última reunião foi apresentado o valor relativo ao ano de 2008.

7% da facturação da Salix foi devolvida por atraso na entrega

O dono da empresa, estupefacto com o número, deu um murro na mesa e gritou:
- Não pode ser!!!
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E começou numa diatribe, que rapidamente começou a resvalar para a busca de “culpados”, os culpados pelo número, os culpados pelo evento. (o primeiro nível do iceberg de Senge, o que se vê, o que está à superfície das águas, o nível dos resultados).
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Então, intervi e lembrei:
- Ao analisar resultados, um dos erros mais comuns que se comete é o de olhar para o último número. Não temos resultados de outros anos?
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A responsável da qualidade respondeu afirmativamente. Procurou nos papéis e conseguiu reunir os resultados dos últimos 4 anos.

(mergulhamos, e abaixo do nível das águas surge o segundo o nível do iceberg de Senge, os padrões de comportamento).
Ao olharmos para o gráfico podemos começar a perceber que o problema não reside no ano de 2008.
Ao olharmos para o gráfico podemos começar a perceber que a Salix, tal como trabalha, tal como está organizada, tal como compra, encomenda, planeia, produz, … produz, em média, um produto perfeitamente normal = 6,5% da facturação devolvida por atraso na entrega. 7% é business as usual!
Se não gostamos dos resultados … só há uma solução, mudar o sistema que os gera, ou seja, transformar a Salix!
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O que é que Haines nos aconselha?
Primeiro, começar pelo fim, onde queremos chegar? (e daí a minha ênfase no CAPD em detrimento do PDCA)

Futuro desejado

Feedback

Aqui é claro que o indicador “% da facturação devolvida por atraso na entrega” serve perfeitamente para medir o grau de sucesso do projecto que vai ser devolvido.

Hoje 1

A Salix está certificada segundo a ISO 9001 e tem um modelo do seu funcionamento com base na abordagem por processos. Cada processo é descrito por uma ficha de processo. Esses documentos, auditados por auditorias internas, são uma boa ilustração de como funciona a Salix actual. São esses processos que geram, ou que permitem o desempenho actual (os famosos 6,5%). Por isso, esses processos vão ter de ser alterados.
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Onde? Em que sentido?
Essa resposta vai ser dada após a identificação das estruturas sistémicas que conspiram para que tenhamos os tais 6,5%.

Hoje 2

Seguindo a metodologia que aprendi com Dettmer no âmbito da Teoria das Restrições, foi possível representar as estruturas sistémicas:

Estrutura sistémica a funcionar na Salix.

Esta figura mostra vários ciclos que se auto-reforçam:Identificação explicita de ciclos que se auto-alimentam e influenciam o sistema

O que a figura permite descobrir é que a Salix está a sofrer com um dos arquétipos identificados por Senge, “Success to the Successful”.
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Há medida que cresce o negócio da subcontratação para clientes de exportação (margens mais baixas mas prazo de pagamento muito curto) são desviados recursos do negócio das colecções próprias (margens mais altas mas prazo de pagamento muito longo).
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Assim, o ciclo C1 relata que há medida que as vendas para clientes de exportação (CE) crescem:
* aumenta a taxa de ocupação dos estilistas da Salix com as peças dos CE à o que promove o aumento da satisfação dos CE com o nível de serviço prestado;
* aumenta a taxa de ocupação da capacidade produtiva com as peças dos CE à dando-se prioridade aos trabalhos para os CE à a Salix pode cumprir os prazos de entrega para CE;
* aumenta a taxa de ocupação da capacidade produtiva com as peças dos CE à dando-se prioridade aos trabalhos para os CE à a produção para os CE é realizada internamente, com tempo e por colaboradores internos formados e experientes à as peças são produzidas sem defeitos.
Tudo isto contribui para CE satisfeitos à o que contribui para o aumento das vendas para CE e o ciclo repete-se, aumentando cada vez mais a dedicação do gabinete de estilismo e da produção para o serviço aos CE.

O ciclo C2 descreve a seguinte estrutura:
Como nos atrasamos na produção das nossa peças, que serão vendidas aos clientes de colecções próprias (CCP) à os CCP ficam insatisfeitos à os CCP decidem deixar de trabalhar com a Salix à o que liberta capacidade produtiva interna para prestar um melhor serviço aos CE à o que leva à produção de peças sem defeitos e dentro dos prazos à o que gera CE satisfeitos à o que gera mais vendas para CE e maior dedicação dos estilistas para com os CE à o que rouba disponibilidade para tratar das colecções próprias e gera atraso na produção das nossas peças.

O ciclo C3 descreve a seguinte estrutura:
Como nos atrasamos na produção das nossas peças à roubamos tempo disponível para a produção à o que diminui a capacidade da Salix para produzir internamente as colecções próprias o que:
* inflaciona os atrasos na produção para os CCP; e
* promove o recurso a muita subcontratação à o que aumenta o risco de se entregar peças defeituosas à o que gera insatisfação dos CCP à o que leva ao seu abandono à o que leva, como visto no ciclo C2 a aumentar a influência e peso dos CE.

Transformação

A etapa da transformação de Haines decorrerá da identificação das causas-raiz que geram as estruturas sistémicas, e da definição do pacote de actividades a desenvolver para as eliminar.
se recolhermos todas as causas-raiz e as combinarmos em grupos mais ou menos homogéneos, encontramos a matéria prima para o desenvolvimento das iniciativas estratégicas. Ou seja, para melhorar o desempenho do indicador “% da facturação devolvida por atraso na entrega” (e outros, por efeito sinérgico, como por exemplo, o grau de satisfação dos clientes, a taxa de reclamações, …), há que desenvolver acções que ataquem:

* Recebemos as colecções de fio demasiado tarde;
* Desviamos os nossos estilistas para o apoio às colecções dos clientes de exportação;
* Não cumprimos as regras internas para número máximo de fios, cores e referências;
* Não seguimos boas práticas de gestão de projectos no desenvolvimento das colecções;
* Os estilistas não gostam de se sentirem pressionados a cumprir prazos;
* Temos dificuldade em cortar referências da proposta inicial dos estilistas;
* Desenvolvemos muitas peças para jogos de máquinas de tricotar que não temos;
* Não avaliamos correctamente o potencial dos subcontratados;
* Não damos o apoio adequado aos subcontratados.

Causas-raiz identificadas e seleccionadas pela Salix

Assim, a equipa deverá equacionar que acções concretas elementares deverão ser executadas, ou usando a linguagem da Teoria das Restrições, que “injecções” deverão ser inoculadas, para eliminar cada uma das causas-raiz.

Por exemplo:
* “Não seguimos boas práticas de gestão de projectos no desenvolvimento das colecções”, a organização pode decidir que a injecção necessária pode passar por formar os estilistas e equipa de desenvolvimento de produtos, em boas práticas de gestão de projectos, e por disponibilizar software de apoio;
* “Não damos o apoio adequado aos subcontratados” a organização pode decidir seleccionar um colaborador actual, com conhecimentos de confecção e com conhecimento das exigências do mercado, para apoiar e acompanhar o trabalho dos subcontratados.

Listando todas estas acções elementares, convertemos o desafio da transformação alinhada com a estratégia num, ou mais projectos.

Continua, com alguns conselhos de Schaffer

A prateleira, o poder da prateleira!

A reflexão que se segue surge da leitura deste artigo no Público de hoje “Jerónimo Martins e Sonae Distribuição já dominam metade do mercado nacional”, assinado por Raquel Almeida Correia.

Quem controla a prateleira, controla o acesso ao mercado, controla a relação com os clientes.

Se uma empresa produz um produto, mas não consegue chegar aos consumidores, esse produto e essa empresa não existem!

Dizem os autores Thomassen, Lincoln e Aconis no livro “Retailization: Brand Survival in the Age of Retailer Power”.

Reflectindo agora, tomo consciência que já acreditava e concordava com isto, sem o verbalizar de forma tão directa. Basta analisar a proposta de mapa da estratégia do caso Salix, a Figura 2.33 do nosso livro “Balanced Scorecard – Concentrar uma organização no que é essencial”.

A Salix é uma empresa têxtil que fabrica malhas exteriores com marca própria.
A Salix é boa: tem um bom gabinete de design e estilismo; compra matérias-primas de qualidade; sabe produzir bem!

Olhando para o mapa da estratégia, perspectiva interna, onde é que é fundamental para a Salix trabalhar?

Quem entrega os recursos financeiros à Salix são os lojistas, os donos das prateleiras!!!

A Salix não controla as lojas, ou seja, todo o conhecimento, todo o know-how, toda a criatividade da Salix, depende das lojas. Sem o acesso às prateleiras… a Salix morre, ou tem de mudar de proposta de valor (inovação, moda) e concentrar-se na produção para terceiros (preço-baixo).

Assim, a Salix elevou ao nível de aposta estratégica: a satisfação; a fidelização e a atracção de novos lojistas. Os donos das prateleiras!!!

Daí que a Salix tenha apostado em trabalhar, em criar processos internos para fazer o que os autores Thomassen, Lincoln e Aconis chamam “Retailization” no livro “Retailization: Brand Survival in the Age of Retailer Power”

Segue-se a minha última citação do livro “Retailization”:
“The super retailer understands that real power centres on the shelf. If you control the shelf, you control the shopper. You become the choice master. You determine what people choose. Brands need to grasp that essential truth if they are to regain their power and in some cases even survive.
When you control the shelf, you also control its profitability. One of the best ways to squeeze profitability out of a shelf is through a private label.”
…
“… stop fighting (or surrendering) and start cooperating. The more enlightened retailers realize that the most successful future will be created through cooperation. The benefits of cooperation between retailer and brand are increased power, lower risks and better sales. The dangers of non-cooperation are well understood and help no one.”

Em sintonia com esta filosofia do livro, segue-se aquela que julgo ser a primeira citação directa(?), que faço no blog, do nosso livro “Balanced Scorecard – Concentrar uma organização no que é essencial”:

“A Salix não controla os pontos de venda, mas tem uma marca bem vista junta da camada jovem a que se destina; possui também um conjunto de estilistas, habituados a participar regularmente em desfiles e competições de moda, que funcionam como uma garantia de um caudal permanente e seguro de criação e inovação no mundo da moda.

A Salix não domina os pontos de venda, não tem capacidade financeira para o fazer, nem tem vontade de o fazer.

Para a Salix a situação coloca-se da seguinte forma:

Os pontos de venda são os elementos mediadores entre a Salix e os consumidores, sendo os consumidores os destinatários finais dos produtos da Salix. No entanto, a empresa tem de assegurar que os canais de escoamento dos produtos para o mercado estejam abertos. Daí que a Salix tenha considerado dois tipos de cliente-alvo: os consumidores e os lojistas. A proposta de valor para os consumidores assenta na liderança do produto e a proposta de valor para os lojistas assenta na relação com o lojista (o cliente)."

Quando os autores do livro gritam “Retailization”, a Salix deu prioridade estratégica a 6 vectores de acção:

A - Servir as lojas que interessam - A aposta na relação com o cliente implica um investimento da empresa na promoção dessa relação. Assim, uma primeira preocupação da Salix passa por identificar, seleccionar e conquistar, as lojas com maior potencial de venda, o que evitará o desperdício de recursos em lojas que nunca darão o retorno necessário para compensar o investimento na relação.

B - Estar perto das lojas – Os comerciais da Salix devem visitar periodicamente os lojistas, não só para vender, mas também para tentar perceber a evolução do mercado e identificar oportunidades para criar eventos que transformem a loja.

C - Transformar as lojas – A Salix pretende apoiar os lojistas nas vendas; entre as acções a desenvolver encontram-se: a criação de eventos que atraiam consumidores às lojas; criação e distribuição pelas lojas, de meios de promoção da marca e dos artigos que aumentem a visibilidade da marca.

D - Servir bem – A Salix pretende dar formação aos vendedores dos lojistas para que estes conheçam os artigos, e saibam dar respostas bem fundamentadas, às perguntas técnicas mais frequentes, colocadas pelos consumidores. A Salix pretende também dar resposta rápida a eventuais reclamações e a serviços seleccionados (por exemplo: alargar uma gola, subir uma bainha, …)

E - Cumprir os prazos internos – A Salix pretende tornar-se mais disciplinada e mais cumpridora dos prazos que assume e com os quais se compromete. Especialmente a nível dos prazos de entrega dos produtos acabados no armazém e a nível do cumprimento dos prazos na fase de atelier de concepção.

F - Desfilar – A Salix pretende participar num conjunto de eventos associados à moda que contribuam para o fortalecimento da imagem da marca“

Quatro em seis... dois terços dos vectores estratégicos são cooperação com as lojas. Um-sexto (E) é interno, mas tem uma grande influência na fidelização dos lojistas, e outro um-sexto (F) é global (interno, pois concentra-se em criar produtos novos e interessantes. Externo, pois seduz os consumidores e cria a força de puxo, de solicitação, que cai nos lojistas como cereja em cima do bolo... o que haverá de melhor do que ter um produto na prateleira que se vende por si próprio, os consumidores quando entram já vão à procura dele!!!).

No entanto, o controlo da prateleira tem limites, amanhã contarei um exemplo que me aconteceu na semana que findou, e que demonstra como o tiro pode sair pela culatra dos mestres da distribuição!!!