Acerca de ter um plano

O quarto capítulo de "The Science of Getting from Where You Are to Where You Want to Be" de Katy Milkman é dedicado ao esquecimento ("Forgetfulness").

Primeiro, algumas notas:

"our intentions are only loosely predictive of our behaviors, [Moi ici: Sim, podemos genuinamente esquecer-nos]

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forgetfulness isn't always a made-up excuse. It's a more serious and common culprit for follow-through failures than you might think. According to one recent study, the average adult forgets three things each day, ranging from pin numbers to chores to wedding anniversaries.

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One obvious way to prevent this kind of mistake is to create reminder systems. 

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Often when we make plans, we don't focus on what will trigger us to act. Instead, we focus on what we intend to do. [Moi ici: O equivalente a enunciar um objectivo mas não preparar um plano para o atingir. É muito comum em sistemas de gestão que audito. Há um objectivo, há um prazo e um responsável geral, mas falta o pormenor sobre o que fazer] 

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First, as he later explained to me, making such detailed plans requires some time and effort. And the more time and effort we put into thinking about something, the deeper it gets lodged in our memories. [Moi ici: Entregar/receber um plano detalhado, ou ajudar a construi-lo são duas coisas muito diferentes]

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needed to know one thing: Which of the many behavioral insights he'd learned about was most important to helping him achieve his goals?

Angela didn't hesitate before giving her answer - to her, it was blindingly obvious: cue-based plans. Forming these kinds of plans most effectively sets you up for success, she told him. It's the best insight behavioral science has to offer on this topic.

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 Angela pointed out that in addition to reducing forgetting and short-circuiting the need to think about what you'll do in the moment, planning forces you to break big goals into bite-size chunks. This turns out to be really important to making progress on ambitious projects

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when you have a big goal you hope to achieve, such as "earn a promotion in the next year," planning forces you to do the critical work of breaking it down. Planning for how to earn a promotion might lead you to recognize that you'll need to better communicate with your boss in weekly meetings, advocate for recognition of your work, and spend Tuesday and Thursday evenings studying to complete your online degree. Without this kind of planning, which forces you to do the critical work of understanding what achieving your goal actually entails, your goal will likely remain elusive."

Ou seja, simplesmente querer fazer algo (como terminar um trabalho) tem pouco impacte, enquanto formular um plano concreto com um estímulo (cue) quase triplica a taxa de sucesso. Planear a acção associando-a a um gatilho (hora, local, evento) aumenta muito a probabilidade de execução. 

O simples acto de pensar como, quando e onde executar um objectivo é, em si, um mecanismo de reforço da memória e do compromisso com a acção. Sem planeamento estruturado, os objectivos ambiciosos (como melhorar o desempenho de um processo ou atingir metas estratégicas) ficam vagos e inalcançáveis, mera divagação. Planear é transformar a ambição em acções específicas e realistas.

E recordo as discussões que tive com uma empresa ... 

Um parêntesis. Quando se trabalha como consultor directamente com uma empresa podemos sempre dizer "No and walk away", como refere Bent Flyvbjerg em "How Big Things Get Done". Contudo, quando somos subcontratados para trabalhar com uma empresa é muito mais difícil dizer "No and walk away" porque ao dizer não a um projecto estamos provavelmente a dizer não a futuros trabalhos com o contratante.

Essa empresa tinha uma grande dificuldade em aceitar boas-práticas se não encaixavam com o modelo mental das chefias. Uma das discussões era sobre não verem qualquer vantagem em elaborar planos de acção para atingir objectivos. A desculpa era: o dono da empresa está muito envolvido na empresa e, por isso as coisas fazem-se sem necessidade de plano.

O pior é quando o mundo muda e repetir o que dantes funcionava deixa de funcionar.

39%

Ontem, ao contornar uma rotunda em São João da Madeira, lembrei-me das palavras de Mira Amaral e do número redondo que descobri na semana passada.
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Segundo Mira Amaral (recordar "O provincianismo nortenho"):

"Atraso na chegada da globalização manteve conhecimento em áreas onde podemos liderar, como a produção individualizada e em prazos rápidos
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o antigo ministro social-democrata aponta que o Norte diferencia-se, por um lado, ao “manter instalações industriais” que não foram arrasadas pela “globalização, que chegou cá atrasada, como todas as outras coisas”"

Segundo os números que descobri na semana passada:

• Em 1999 o sector do calçado em Portugal tinha 53375 trabalhadores segundo as estatísticas da APICCAPS;
• Em 2010 o sector do calçado em Portugal tinha 32738 trabalhadores segundo as estatísticas da APICCAPS;

Ou seja, em 12 anos o sector do calçado em Portugal perdeu cerca de 39% da sua mão-de-obra e, para o senhor Mira Amaral, a globalização nem passou por cá. Estava tão entretido com a economia não transaccionável e com o dinheiro a ganhar a financiar centros comerciais, consumo e obras públicas que não viu nada, que lhe escaparam aqueles 39%.

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O calçado, para aprender a dar a volta ao choque chinês precisou de 5/6 anos e perdeu 40% da sua mão de obra.

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Conseguem imaginar o quão longe da realidade estão estes senhores que são convidados para botar faladura sobre a realidade...

Ter um plano é bom, planear é óptimo. Estar apaixonado por um plano é perigoso.

Eu sou um apoiante declarado de trabalhar com um plano. Por isso, talvez perceba como um plano é uma coisa frágil, quando um plano embate violentamente contra a realidade, ou mudamos o plano ou, qual Pigarro, ficamos à espera que o mundo nos traga, numa bandeja dourada, o queijo que desapareceu... hum, é melhor mudar o plano.

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Mais importante do que ter um plano é o exercício de fazer o planeamento. O planeamento ajuda-nos a avaliar e a reconhecer se o caminho que estamos a percorrer se assemelha ao caminho que visualizámos quando fizemos o plano.
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No entanto, quando me falam de grandes planos dos governos torço sempre o nariz...
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Há dias, ao ver na televisão o República Checa vs Portugal, no último europeu de futebol, gritei golo aí uns cerca de 10/15 segundos antes da imagem chegar ao ecrã. Claro, a minha filha não gostou!!! Ela estava a seguir as imagens e o relato na TV e eu estava a seguir as imagens da TV mas o relato nos auriculares ligados ao rádio.
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Quando alguém segue um plano criado por si e para si tem, durante o desenrolar do plano, oportunidade de receber feedback rapidamente e actuar, mantendo ou alterando o plano. Agora imaginem um Grande Plano, criado pelo Grande Planeador que é um governo. Com quanto tempo de atraso é que vai receber feedback? Quão deformado vai chegar esse feedback? Quão próximo da realidade vão estar os autores do plano? Quem alterará mais rapidamente o plano se necessário?
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Um plano não pode ser um colete de forças, não pode ser um mandamento divino. Um plano é uma hipótese... um plano, como dizia Popper, é uma maravilha, é uma hipótese que testamos no mundo e que podemos descartar se falhar... os animais, porque não têm planos, pagam-no quase sempre com a vida, quando fogem dos constrangimentos impostos pela natureza.
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Laurence Gonzales em "Deep Survival" chama a atenção para a facilidade com que nos enamoramos dos planos, o que pode ser grave para o futuro, das pessoas, das empresas, dos países:

"The annoying thing about plans is how rare it is for everything to go just right. (Moi ici: Lembra-me logo Col. John 'Hannibal' Smith: "I love it when a plan comes together.")… they were moving toward a goal: the Big Climb, where the plan, a memory of the future, tries on reality to see if it fits. Sometimes an idea can drive action as powerfully as an emotion. Plans are an integral part of survival. Plans are generated as one of the many outputs of the brain as it goes about its business of mapping the body and the environment, along with the events taking place in both, resulting in adaptation.

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The human brain is particularly well suited to making complex plans that have na emotional component to drive motivation and behavior. Plans are stored in memory just as past events are. To the brain, the future is as real as the past. The difficulty begins when reality doesn’t match the plan. 
Memories are not emotion, and emotion is not memory, but the two work together. Mental models, which are stored in memory, are not emotions either. But they can can be engaged with emotion, motivation, cognition, and memory. And since memories can exist in either the past or the future, the brain it’s the same thing. You bookmark the future in order to get there. It’s a magic trick: You can slide through time to a world that does not yet exist.
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we all make powerful models of the future. The world we imagine seems as real as the ones we’ve experienced. We suffise the model with the emotional values of past realities. And in the thrall of that vision (call it the “the plan,” writ large), we go forth and take action. If things don’t go according to the plan, revising such a robust model may be difficult. In an environment that has high objective hazards, the longer it takes to dislodge the imagined world in favor of the real one, the greater the risk.
In nature, adaptation is important; the plan is not. It’s a Zen thing. We must plan. But we must be able to let go of the plan, too.
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Psychologists who study survival say that people who are rule followers don’t do as well as those who are of independent mind and spirit. When a patient is told that he has six months to live, he has two choices: to accept the news and die, or to rebel and live. People who survive cancer in the face of such a diagnosis are notorious. The medical staff observes that they are “bad patients,” unruly, troublesome. They don’t follow directions. They question everything. They’re annoying. They’re survivors. The Tao Te Ching says:
The rigid person is a disciple of death;
The soft, supple, and delicate are lovers of life.
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The closer they got to the goal, the harder they tried, the more excited they became. Halfway through a Hollywood movie, the hero becomes totally commited to his goal. … the plan gradually became unshakable. The overwhelming evidence that conditions in the real world were rapidly diverging from their memories of the future made no difference.
… There is a tendency to make a plan and then to worship the plan, that “memory of the possible future.” But there is also a tendency to think that simply by putting forth more and more effort, we can overcome friction. … Rather than accept friction as a fact of life, they tried to overcome it. And as history shows, the harder we try, the more complex our plan for reducing friction, the worse things get."

Ter um plano é bom, planear é óptimo. Estar apaixonado por um plano é perigoso. Seguir planos do Grande Planeador é um acidente à espera de acontecer.

Outra metáfora interessante