Revisão pela gestão - cuidado com quem fala primeiro (parte VII)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI a e parte VI b.

Quem fala primeiro decide mais do que parece.

Em muitas revisões pela gestão, o momento decisivo ocorre nos primeiros minutos. Não quando se analisam indicadores, mas quando alguém — quase sempre da gestão de topo — fala cedo demais. A partir daí, a reunião continua. Mas o espaço real de decisão encolhe.

Não por má-fé, mas por dinâmica humana. Num contexto hierárquico, a primeira opinião funciona como âncora. Define o enquadramento, sinaliza o que é aceitável e condiciona o que será dito a seguir. As discordâncias tornam-se cautelosas, as alternativas transformam-se em nuances e o silêncio começa a ser confundido com concordância. O grupo parece alinhado — mas está apenas sincronizado. 

Escrevi o parágrafo anterior e pensei num David Attenborough a fazer um documentário sobre o comportamento humano numa reunião de trabalho marcada pelo contexto hierárquico. Conseguem imaginá-lo a sussurrar-nos algo como: observados à distância, os subordinados ajustam-se com rapidez notável. Escutam com atenção não apenas as palavras, mas o tom, as pausas, a disposição do dia. Procuram sinais: um franzir de sobrolho, um suspiro, um sorriso breve. Em poucos segundos, avaliam para que lado a gestão de topo acordou naquela manhã. A partir daí, calibram a postura, afinam o discurso, suavizam a discordância ou silenciam-na por completo. Não é cálculo frio; é adaptação. Um comportamento aprendido, repetido e refinado ao longo do tempo ... essencial para sobreviver no ecossistema da hierarquia.

Num artigo anterior, defendi que substituir tópicos por perguntas muda a natureza da revisão pela gestão. Este texto aprofunda o porquê no plano humano. As perguntas não são apenas uma técnica de agenda; são também, ou podem ser, um mecanismo de protecção da conversa. Mantêm o espaço aberto quando, de outra forma, seria fechado pela primeira opinião forte.

Se a segurança psicológica determina se a verdade entra na sala, a estrutura da conversa determina que verdade entra. E aqui o papel do líder é crítico. Não apenas como decisor, mas também como guardião do espaço. Quando o líder fala cedo, a reunião transforma-se numa confirmação da sua posição. Quando adia a sua opinião, cria espaço para que outras perspectivas, incluindo as incómodas, sobretudo essas, possam emergir.

Há erros clássicos que se repetem: a opinião precoce da gestão de topo; reuniões dominadas por dois ou três; o silêncio interpretado como alinhamento. Nada disto viola formalmente a ISO 9001. Mas tudo isto pode esvaziar a reunião de revisão pela gestão daquilo que a norma realmente procura: decisões informadas que melhorem o sistema.

Perguntas adiam conclusões, suspendem hierarquias por instantes e convidam à exploração antes da avaliação. Funcionam como travão natural à convergência prematura.

No fim, uma boa acta não prova que houve boa decisão. Prova apenas que algo foi registado. A qualidade da decisão nasce antes — no modo como a conversa foi estruturada e no espaço que foi criado para pensar em conjunto.

Na próxima revisão pela gestão, vale a pena reparar: quem falou primeiro? E porquê? Muitas vezes, a decisão já estava lá.