Revisão pela gestão - antes dos indicadores: é seguro dizer a verdade? (parte VI b)

Parte I, parte II, parte III, parte IV, parte V e parte VI a.

A boa notícia é que não é preciso transformar a revisão pela gestão numa sessão terapêutica para construir segurança. Basta introduzir práticas simples - práticas que podem começar já na próxima reunião.

 

Antes da reunião, pede-se uma página de realidade: "O que gera preocupação?", "O que não sabemos ainda?", "O que pode correr mal nos próximos meses?". E pede-se leitura prévia. A reunião não é para explicar slides, é para tomar decisões. Quem chega sem ter lido e começa "do zero" está, na prática, a fazer perder tempo a todos.

 

Durante a reunião, o líder impõe uma regra a si próprio: fazer perguntas antes de emitir opiniões. Primeiro, perceber bem o problema. Só depois avaliar e decidir. Ajuda também começar com quinze minutos de problemas à vista: riscos, falhas, surpresas, assuntos incómodos. Não para apontar dedos, nem para castigar alguém, mas para evitar que a organização seja castigada pela realidade por ser apanhada desprevenida.

 

Outra prática é dar voz logo no início a quem fala menos. Uma rodada curta: "O que o preocupa?", "O que não está a ser discutido?". 

 

E, talvez o mais importante, normalizar o "não sei". Há organizações onde admitir incerteza é visto como fraqueza. Mas, em gestão, a incerteza é um dado. Fingir certeza é que é fraqueza e costuma sair caro.

 

Depois da reunião, há um teste simples: o dia seguinte. Se alguém trouxe uma realidade difícil, a liderança reforçou esse comportamento — ou deixou que o mensageiro pagasse um preço? A cultura mede-se muito menos no que se diz em sala e muito mais no que acontece depois.

 

Tudo isto liga-se directamente à essência da ISO 9001. A norma pede decisões informadas e melhoria do sistema. Mas, sem acesso à realidade, "considerar entradas" transforma-se numa formalidade. Uma acta impecável não compensa uma realidade escondida.

 

A revisão pela gestão pode ser o lugar mais seguro da organização: o lugar onde a verdade é bem-vinda porque é útil. Quando isso acontece, os indicadores deixam de ser maquilhagem e passam a ser instrumentos (Talvez por isso as empresas com metas inferiores à capacidade da empresa para tudo ficar sempre bem. Por exemplo, desempenho médio anual de uma operação: Eficiência de 79%. Meta para o ano seguinte: Eficiência de 65%). E a reunião deixa de ser um ritual conforme para se tornar aquilo que deveria ser: um acto de direcção.

 

No próximo texto, continuo por aqui: quem fala primeiro, quem fala mais e como isso decide metade do resultado — antes de qualquer indicador ser analisado.