"It's not lupus"

Há tempos realizei uma auditoria interna a uma empresa e deixei a Oportunidade de Melhoria que ilustro acima.

Na cláusula 6.2.1 da ISO 9001:2015 as empresas são convidadas a definir os resultados que esperam para o seu sistema de gestão da qualidade. Segundo a cláusula 6.2.2 as empresas devem planear como vão atingir os desafios de desempenho referidos anteriormente.

Noto que algumas empresas certificadas (e, por isso, com esta abordagem validada pelas entidades certificadoras) listam actividades genéricas já incluídas na descrição de processos. Por exemplo, na ilustração acima a empresa quer reduzir desperdícios, quer ser mais eficiente, quer reduzir custos. A empresa acredita que a principal acção a desenvolver para ser mais eficiente passa por "executar os trabalhos segundo o planeamento estabelecido". A empresa já planeia os trabalhos. A empresa já procura executar os trabalhos segundo o planeado. A empresa planeia e executa de forma perfeita?

Claro que não! E esse é o ponto. A ISO 9001:2015 na cláusula 6.2.2 a) refere "o que será realizado".

Não adianta repetir o que está escrito de forma geral e genérica no procedimento sobre a execução dos trabalhos.

Quantas obras executaram?
Com quanto é que cada obra em particular contribuí para o indicador "Proveitos vs Custos"?

O que nos diz um histograma sobre a distribuição dos resultados de cada obra?

Faz sentido analisar diferentes tipos de obra, tendo em conta a sua duração ou âmbito dos trabalhos?

Faz sentido distinguir os desvios, mão de obra, tempo, materiais?

A ideia é fazer o mesmo que a "equipa" do Dr. House:

Analisar os sintomas sob várias perspectivas e ângulos. Depois, usando o princípio de Pareto, reduzir o âmbito do problema. Por exemplo, deixar de ser "reduzir os desperdícios (custos)" e passar a ser "reduzir a disparidade entre a mão de obra realmente utilizada (horasxhomem) versus a mão de obra planeada nas obras do tipo X.

Só nessa altura, depois de bem delimitado o principal contribuinte para o problema, é que faz sentido começar a pesquisar as causas mais prováveis. Por exemplo:

• deficiente planeamento?
• deficiente preparação?
• má coordenação?
• mau acompanhamento?
• condições atmosféricas?
• ...

A imagem do Dr. House acima diz respeito a esta fase. Listar as possíveis causas e depois mandar fazer umas análises, umas verificações, recolher dados históricos, que permitam validar/corroborar uma ou mais causas.

E só depois de identificadas e validadas as causas mais prováveis é que faz sentido pensar na resposta a 6.2.2 a).

Surpreendem-se?

Neste postal de Janeiro "Não uniformizarás!" escrevi:

"Os patrões estão determinados a reduzir os custos de laborais das empresas. Entre as medidas que apresentaram para substituir o aumento de 30 minutos do horário de trabalho diário, estará uma redução até 20% do tempo de trabalho e um corte de salário proporcional, bem como uma alteração do regime de compensação de faltas."

A parte sublinhada é caricata.

A parte sublinhada era caricata porque "o aumento de 30 minutos do horário de trabalho diário" não é substituído por "uma redução até 20% do tempo de trabalho e um corte de salário proporcional"

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Aumentar o horário de trabalho pode ser bom para reduzir custos laborais e aumentar a acumulação de capital nas empresas que têm procura, que precisam de aumentar capacidade com pouco investimento. Por exemplo, pode ser bom para empresas exportadoras.
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Aumentar o horário de trabalho para reduzir os custos laborais das empresas que operam no mercado interno, a maioria das empresas portuguesas, é um contra-senso. Com algumas excepções, as empresas que operam no mercado interno estão a enfrentar a maior quebra de procura de que há memória. O seu problema é estarem sobre-dimensionadas para a procura actual, o seu problema é o excesso de capacidade instalada.
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Por isso, referi na altura que a segunda proposta faz mais sentido, não para aumentar a acumulação de capital mas para salvar empresas, postos de trabalho e know-how.
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Não percebo como um anónimo engenheiro da província pensa estas coisas e os decisores pensam outras...
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Agora temos estas notícias:

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"Makro propõe rescisão a todos trabalhadores em Portugal"
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"Makro não é única: Lidl e Zara também querem reduzir carga horária"
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Surpreendem-se? Estava escrito nas estrelas...
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O que faria de diferente se tivesse uma empresa nestas condições?
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Primeiro: estamos a lidar com pessoas. Como comunicar a realidade às pessoas? Como as informar sem delapidar o capital de confiança, de motivação, de garra?
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Segundo: encolher até ao nível da sobrevivência mais ou menos possível (não existe sobrevivência assegurada)
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Terceiro: começar a pensar, a reflectir, a pesquisar - como mudar o negócio? Como evoluir para outro modelo, para outros serviços, para outros produtos, para outros clientes, para outros canais?
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Se fizer mal o passo um e o passo dois... provavelmente comprometo o passo 3.
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"By September 1997, Apple was two months from bankruptcy. Steve Jobs, who had cofounded the company in 1976, agreed to return to serve on a reconstructed board of directors and to be interim CEO.
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What he did was both obvious and, at the same time, unexpected. He shrunk Apple to a scale and scope suitable to the reality of its being a niche producer in the highly competitive personal computer business. He cut Apple back to a core that could survive.
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Jobs cut all of the desktop models—there were fifteen—back to one. He cut all portable and handheld models back to one laptop. He completely cut out all the printers and other peripherals. He cut development engineers. He cut software development. He cut distributors and cut out five of the company’s six national retailers. He cut out virtually all manufacturing, moving it offshore to Taiwan. With a simpler product line manufactured in Asia, he cut inventory by more than 80 percent. A new Web store sold Apple’s products directly to consumers, cutting out distributors and dealers.
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The power of Jobs’s strategy came from directly tackling the fundamental problem with a focused and coordinated set of actions. He did not announce ambitious revenue or profit goals; he did not indulge in messianic visions of the future. And he did not just cut in a blind ax-wielding frenzy—he redesigned the whole business logic around a simplified product line sold through a limited set of outlets.
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In the summer of 1998, I got an opportunity to talk with Jobs again. I said, “Steve, this turnaround at Apple has been impressive. But everything we know about the PC business says that Apple cannot really push beyond a small niche position. The network effects are just too strong to upset the Wintel standard. So what are you trying to do in the longer term? What is the strategy?” He did not attack my argument. He didn’t agree with it, either. He just smiled and said, “I am going to wait for the next big thing.” Jobs did not enunciate some simple-minded growth or market share goal. He did not pretend that pushing on various levers would somehow magically restore Apple to market leadership in personal computers. Instead, he was actually focused on the sources of and barriers to success in his industry—recognizing the next window of opportunity, the next set of forces he could harness to his advantage, and then having the quickness and cleverness to pounce on it quickly like a perfect predator. There was no pretense that such windows opened every year or that one could force them open with incentives or management tricks."
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Estas empresas das notícias são grandes e não têm o seu centro de decisão por cá.
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E a sua empresa? Fica a chorar sobre o leite derramado? Fica a recordar glórias passadas?
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Ou está a preparar-se para a "the next big thing"?
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Trecho retirado de "Good Strategy/Bad Strategy - The Difference and Why it Matters" de Richard Rumelt.

Já repensou o seu negócio?

Uma mensagem frequente neste blogue é "produzir é fácil, difícil é vender".
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Eis mais um exemplo que concretiza essa mensagem:
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"A têxtil Luís Azevedo & Filhos, especializada na produção de malhas e que tem como clientes grandes cadeias internacionais, como a Benetton e a Lacoste, aumentou em 9% as vendas no ano passado. Cerca de 30% da facturação da empresa, que atingiu 7,8 milhões de euros em 2011, foi obtida nos mercados internacionais, avança a sócia-gerente do grupo, Helena Azevedo.

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Este crescimento surge depois de a empresa têxtil de Guimarães ter sido alvo, em Maio passado, de um grave incêndio que resultou num prejuízo de 2,5 milhões de euros e no fim da produção.
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"Uma semana depois do incêndio já estávamos a trabalhar", realça Helena Azevedo, que explica que o grupo foi obrigado a "recorrer à sub-contratação". Esta responsável garante que "não deveremos voltar à produção". Na altura, o incêndio destruiu matéria-prima armazenada e as máquinas." 

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Leio o artigo e ponho-me a especular... Porquê aquele "não deveremos voltar à produção"?

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Será que as máquinas que arderam não eram as mais indicadas para a procura que a empresa aprendeu a seduzir?

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Será que a rentabilidade é maior agora? Será que o risco é menor agora? Será que as preocupações são menores agora?

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Quase de certeza que sim.

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Contudo, a minha afirmação "produzir é fácil, difícil é vender" não é um convite a deixar de produzir, também não é um convite a produzir. É um convite a uma reflexão sobre o que se faz, sobre o que se gosta de fazer, e sobre como tirar o máximo partido do que se faz.

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Se se produz, o convite é para repensar o que se faz, para quem se faz e como se faz. Muitas vezes falta tempo para um momento de distanciamento e reflexão sobre o que se faz, para quem se faz e como se faz. Assim, práticas e estratégias seguidas, que resultaram no passado, têm tendência a cristalizarem-se. O desfasamento entre a realidade em mudança e a empresa vai-se ampliando... bons clientes vão-se perdendo, as margens vão-se apertando, o risco vai crescendo... a rentabilidade vai diminuindo, as preocupações e os conflitos internos vão aumentando.

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Já repensou o seu negócio? Já repensou o seu modelo de negócio? Já repensou como é que a sua empresa ganha dinheiro no mundo em que vivemos?

Não querem rever o diagnóstico?

Leio em "Mais de 100 agências de viagens já fecharam":
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"O turismo é um dos sectores que melhor tem resistido à crise, mas o negócio das agências de viagens está a sofrer os efeitos da conjuntura económica adversa. Desde o início do ano, já fecharam «mais de 100», diz o presidente da Associação Portuguesa de Agências de Viagens e Turismo (APAVT).

«Não é nada que não esperássemos, num ano com um enquadramento económico tão grave», admite João Passos. E, ainda que ressalve, sem contabilizar, que também houve aberturas, afirma que 2011 «tem sido extremamente difícil».

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Prometendo apresentar propostas concretas que «defendem interesses dos consumidores e os interesses das agências de viagens e empresas», este deverá ser um dos temas focados no encontro"

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Quando uma empresa ou um sector passa por dificuldades e precisa de formular uma estratégia para o futuro, é fundamental perceber o que se está a passar, sob pena de se arranjar um antídoto para a doença errada.

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Quando uma empresa ou um sector passa por dificuldades é fácil, muito fácil, arranjar um bode expiatório externo que não nos obriga a mudar a sério, que nos conforta e recomenda a esperar, pois a fonte do mal é externa e passageira.

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Uma boa estratégia tem de assentar sempre num bom diagnóstico da situação, sem um bom diagnóstico sobre o que se passa... nada feito.

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O que é que a APAVT pensa da internet? A APAVT não notou problemas ainda antes de se falar em austeridade em Portugal?

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O que está a acontecer ao sector nos outros países?

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As agências de viagem medeiam a ligação entre o turista ou homem de negócios e a companhia aérea, e o hotel, e ... tudo coisas que podem ser feitas via internet.

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Há anos, num aeroporto na Suiça, recebi um telefonema da minha agência de viagens a avisar-me que a minha ligação da TAP tinha sido eliminada e a oferecer-me uma alternativa (o balcão da TAP ainda não tinha recebido a informação). Segunda-feira passada estava numa reunião, a certa altura o empresário recebe um SMS da Ryannair a avisá-lo sobre problemas que poderia vir a ter na quinta-feira quando regressasse do estrangeiro, por causa da adesão dos controladores aéreas à greve, na net arranjou uma alternativa para o regresso.

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De certeza que a internet não tem a ver com os problemas de fundo das agências de viagem?

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Richard Rumelt em "Good Strategy Bad Strategy" escreve:

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"A diagnosis that defines or explains the nature of the challenge. A good diagnosis simplifies the often overwhelming complexity of reality by identifying certain aspects of the situation as critical.

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The first step toward effective strategy is diagnosing the specific structure of the challenge rather than simply naming performance goals.

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The core content of a strategy is a diagnosis of the situation at hand, the creation or identification of a guiding policy for dealing with the critical difficulties, and a set of coherent actions.

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A great deal of strategy work is trying to figure out what is going on. Not just deciding what to do, but the more fundamental problem of comprehending the situation. At a minimum, a diagnosis names or classifies the situation, linking facts into patterns and suggesting that more attention be paid to some issues and less to others.

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a good strategic diagnosis does more than explain a situation—it also defines a domain of action."

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Não querem rever o diagnóstico?

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"Compras na Internet batem recorde em Portugal" e, há um ano "Go figure..."