Três modelos para formular melhores objectivos de auditoria interna (parte II)

Parte I.

Uma das fragilidades mais comuns que encontro nas auditorias internas surge antes mesmo da auditoria começar: o objectivo é demasiado vago.

"Auditar a Produção."

"Verificar a cláusula 8.5."

"Verificar os procedimentos."

Estes enunciados indicam temas ou actividades. Não dizem claramente ao auditor o que se pretende determinar com a auditoria. Uma abordagem mais útil consiste em formular o objectivo em função do tipo de pergunta a que a gestão precisa de obter resposta. Proponho três modelos simples.

1. Objectivo de conformidade ou design

Verificar se [processo/controlo] cumpre [critérios específicos].

Utilizar este modelo quando a finalidade principal é determinar se os requisitos definidos estão a ser cumpridos. Será que o sistema está bem desenhado?

Exemplo:

"Verificar se os controlos de aprovação de rótulos para utilização cumprem os requisitos relativos à versão gráfica aprovada e à verificação de que a linha está livre de materiais da produção anterior."

Este objectivo orienta o auditor para os critérios. A evidência deve permitir comparar o que é exigido com o que acontece na prática.

2. Objectivo de implementação

Avaliar se [processo/controlo] está implementado conforme definido em [procedimento/requisitos].

Utilizar este modelo quando a preocupação vai além da existência de requisitos e se pretende determinar se aquilo que foi definido está efectivamente a ser aplicado na prática.

Exemplo:

"Avaliar se os limites de capacidade são aplicados conforme definido antes da aceitação de encomendas de grande volume."

O auditor precisa agora de evidência da aplicação efectiva: encomendas recentes, decisões, aprovações, registos nos sistemas, observações e entrevistas.

3. Objectivo de eficácia

Determinar se [processo/controlo] alcança [resultado pretendido] e/ou controla [risco principal].

Utilizar este modelo quando a gestão precisa de saber se o processo ou o controlo está a produzir o resultado para o qual foi concebido.

Exemplo:

"Determinar se os controlos do planeamento da produção asseguram o desempenho das entregas no prazo e na quantidade acordados (OTIF) durante os picos de procura."

Isto altera consideravelmente a auditoria. Já não basta confirmar que se realizaram reuniões, que se preencheram formulários ou que se cumpriram procedimentos. O auditor tem de relacionar o controlo com a evidência de desempenho e avaliar se está efectivamente a funcionar.

Nenhum destes três tipos de objectivo é, por natureza, melhor do que os outros. Um processo recentemente introduzido pode precisar de uma auditoria centrada na implementação. Uma actividade sujeita a regulamentação ou a exigências contratuais particularmente importantes pode justificar um forte enfoque na conformidade. Um processo maduro cujo desempenho se esteja a deteriorar pode precisar de uma auditoria centrada na eficácia.

O essencial é decidir o que a gestão precisa de saber através da auditoria antes de elaborar a checklist. A formulação do objectivo determina a evidência de que o auditor vai precisar. E um objectivo vago quase sempre dá origem a uma auditoria vaga.