Uma boa auditoria começa com um objectivo claro (parte I)

Uma das fragilidades mais comuns que encontro nas auditorias internas surge antes da auditoria começar: o objectivo é demasiado vago.

• "Auditar a Produção."
• "Verificar a cláusula 8.5."
• "Verificar os procedimentos."

São temas ou actividades. Não dizem claramente ao auditor o que a auditoria deve determinar. Uma abordagem mais útil consiste em formular o objectivo em função da pergunta à qual a gestão precisa de obter resposta. Para isso, utilizo três formulações simples.

1. Objectivo de conformidade: Verificar se [processo/controlo] cumpre [critérios específicos].

Esta formulação é adequada quando a finalidade principal é determinar se determinados requisitos estão a ser cumpridos.

Por exemplo:

"Verificar se os controlos de aprovação de etiquetas cumprem os requisitos relativos às artes finais aprovadas e à verificação e desimpedimento da linha de produção."

Este objectivo orienta o auditor para os critérios. As evidências recolhidas devem permitir comparar o que é exigido com o que efectivamente está planeado.

2. Objectivo de implementação: Avaliar se [processo/controlo] está implementado conforme definido em [procedimento/requisitos].

Esta formulação é adequada quando a preocupação é determinar se aquilo que foi definido está efectivamente a ser aplicado na prática.

Por exemplo:

"Avaliar se os limites de capacidade são considerados, conforme definido, antes da aceitação de encomendas de grande volume."

O auditor precisa, neste caso, de evidências de aplicação efectiva: encomendas recentes, decisões, aprovações, registos nos sistemas, observações e entrevistas. A existência de uma regra escrita, por si só, não permite concluir que essa regra é utilizada.

3. Objectivo de eficácia: Determinar se [processo/controlo] alcança [resultado pretendido] e controla [risco principal].

Esta formulação é adequada quando a gestão precisa de saber se o processo ou controlo está a produzir o resultado para o qual foi concebido.

Por exemplo:

"Determinar se os controlos do planeamento da produção asseguram as entregas completas e dentro do prazo acordado, OTIF, durante os picos de procura."

Este objectivo altera consideravelmente a auditoria. Confirmar que se realizaram reuniões, que se preencheram formulários ou que se seguiram procedimentos é insuficiente. O auditor tem de relacionar os controlos com as evidências de desempenho e determinar se estão efectivamente a funcionar.

Nenhum destes três tipos de objectivo é, por natureza, superior aos restantes. Um processo recentemente introduzido pode precisar de uma auditoria centrada na implementação. Uma actividade sujeita a requisitos regulamentares ou contratuais particularmente exigentes pode justificar uma forte atenção à conformidade. Um processo maduro, mas com um desempenho em deterioração, pode precisar de uma auditoria centrada na eficácia.

O essencial é decidir o que a gestão precisa de aprender com a auditoria, antes de elaborar a lista de verificação. A formulação do objectivo determina as evidências de que o auditor vai precisar. E um objectivo vago quase sempre dá origem a uma auditoria vaga.

Continua.