Julgo que já escrevi aqui no blog sobre uma forma particular de estabelecer objectivos e de os atingir. Olhar para os resultados dos últimos doze meses:
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A média dos últimos doze meses foi de 11,4. No mês 8 conseguimos atingir um resultado de 8. Portanto, 8 é fazível. Se já conseguimos atingir 8 num mês, podemos estabelecer como nosso objectivo de melhoria reduzir o desempenho médio mensal no próximo ano para 8.
Não precisamos de fazer nada em particular; se já conseguimos atingir 8 num mês, é porque o que temos já o permite. É só uma questão de termos mais cuidado, mais atenção.
Agora consideremos que a variável de que estamos a falar é o custo unitário de um determinado produto que uma empresa produz.
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Consideremos ainda que quem estabelece este objectivo de melhoria não tem grande conhecimento do processo de fabrico do produto, está afastado da realidade produtiva e tem formação na área económica ou financeira.
Qual é o problema desta abordagem?
Não é técnico, é de lógica de gestão. Parte-se de uma confusão fundamental entre o que aconteceu pontualmente e o que o sistema é capaz de produzir de forma consistente. O facto de, num dos últimos doze meses, se ter observado um valor de 8 não demonstra que o processo consiga operar a esse nível em média. Demonstra apenas que, por combinação de circunstâncias, esforço extraordinário ou simples variabilidade, esse resultado ocorreu uma vez. Um mínimo observado não define a capacidade de um processo; define apenas um extremo da sua distribuição natural.
A partir daí, comete-se um segundo erro, ainda mais grave: transformar variabilidade em meta. O valor 8 faz parte da flutuação normal do sistema. Ao escolhê-lo como objectivo médio anual, está-se implicitamente a exigir que o processo elimine a sua própria variabilidade sem que nada nele seja alterado. É tratar ruído como se fosse desempenho controlável, como se a média pudesse ser deslocada apenas por intenção.
O terceiro erro é declarar um objectivo sem qualquer teoria de causa. Esta é, talvez, a situação mais comum que encontro e que explica os planos da treta. Não se explicita por que é que, num mês, o resultado foi 8 e, noutros, 11, 12 ou 15. Não se identificam variáveis controláveis, decisões possíveis ou mecanismos de intervenção. O objectivo existe desligado do sistema que o deveria produzir. É um número sem dono e sem mecanismo.
Por isso, o objectivo quase de certeza não será atingido. Para que a média anual passe de 11,4 para 8, o sistema teria de mudar estruturalmente, a variabilidade teria de ser drasticamente reduzida, ou as pessoas teriam de “ter mais cuidado” de forma consistente durante doze meses consecutivos. Esta última hipótese, embora implícita no discurso, é ilusória. Sistemas produtivos não melhoram de forma sustentada por atenção, zelo ou esforço moral. Melhoram quando se altera o desenho do processo, a tecnologia, as regras de decisão ou o modelo económico. Como nada disso foi sequer considerado, o sistema continuará a produzir resultados semelhantes aos do passado, com oscilações, mas sem deslocamento da média.
Quando, a meio do ano, se tornar evidente que o objectivo não vai ser cumprido, sendo ele considerado muito importante, a decisão mais provável não será revê-lo, mas aumentar a pressão. Surgirá mais controlo, mais reporting, mais reuniões. A exigência recairá sobre quem executa, com apelos à disciplina, ao rigor e à atitude. Seguir-se-ão medidas administrativas ou financeiras pouco selectivas, como cortes, congelamentos ou pressões adicionais sobre produção e compras.
É quase sempre assim: quando um objectivo mal formulado falha, a organização tende a castigar o sistema em vez de o redesenhar. O resultado é um clima interno mais tenso, decisões defensivas, degradação da qualidade e, ironicamente, custos unitários mais elevados no médio prazo.
O erro não está em querer reduzir o custo unitário. Está em tratar um sistema complexo como se fosse uma folha de Excel. Sem uma explicação clara de como o valor 8 foi atingido, sem uma decisão explícita sobre o que vai mudar no sistema, o objectivo não é ambicioso; é fictício. E objectivos fictícios acabam sempre por gerar decisões bem reais. Quase sempre, más.
Continua.
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