Vamos arrancar com a primeira sessão de trabalho na próxima semana. Eis o plano que preparei para a mesma:
Na sequência da sessão de Kick-Off do Projecto ISO 9001 ficamos comprometidos para arrancar com a vertente estratégica do sistema de gestão num "retiro" a realizar a 2 e 3 de Março.
Entretanto, para o próximo dia 29 de Janeiro ficamos de arrancar com a vertente operacional do sistema de gestão. Proponho que na reunião abordemos os seguintes temas:
- Desenharmos uma forma simples de divulgar o projecto e o seu arranque a toda a empresa. Algo que permita responder a:
O que comunicar? (O porquê do projecto, por que é importante para a empresa. Qual o papel de cada um, quem é a equipa do projecto, qual a duração prevista para o projecto)
Quando vamos comunicar e a quem?
Como vamos comunicar e quem vai comunicar (podem ser diferentes pessoas para diferentes grupos se necessário)
- Estrutura documental do sistema de gestão (qual o propósito de cada tipo de documento)
Manual do sistema;
Fichas de processo;
Instruções de trabalho;
Impressos.
- O que diz a ISO 9001:2015 sobre a documentação (ver cláusula 7.5, por causa das regras de identificação, criação, aprovação, divulgação e controlo)
- O que diz a ISO 9001:2015 sobre instruções de trabalho (ver cláusula 4.4.2)
- A ISO 9001:2015 obriga a desenhar o mapa da interacção dos processos (cláusula 4.4.1 b)).
Tenho uma base de trabalho que criei a pensar na empresa. É uma base de trabalho que vamos ter de afinar entre nós os dois, e conversando com a gestão de topo para termos uma versão final em que se revejam. Ainda que não seja a versão final, podemos fazer uma tabela para depois ser preenchida para relacionar processos com intervenientes. A ideia será pedir depois aos responsáveis que indiquem, para cada processo, quem deve ser ouvido por nós ao cartografar a descrição do processo
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