Autópsia

No início deste ano trabalhei com uma empresa que na sequência de uma metodologia de actuação para melhorar eficiência adoptou umas ferramentas de comunicação para as operações a que chamou "Lições-ponto-a-ponto".

Há dias, numa outra empresa verifiquei que tinham aplicado uma metodologia parecida e também tinham adoptado as tais ferramentas de comunicação chamando-lhes "One-point-lesson" (OPL).

Nesta segunda empresa a metodologia foi agarrada pelos encarregados de forma muito positiva. Por isso, a empresa não se quer ver livre dessa ferramenta de comunicação e de autonomia ("empowerment"?) dos encarregados. E bem.

Então, uma voz fez-se ouvir nesta empresa: Por que é que existem instruções de trabalho e OPL?

E fez-se luz na minha mente. Vamos aos dois ciclos de Shiba:

O ciclo 1 é o ciclo do quotidiano, o ciclo do controlo do processo.

Temos uma(s) instrução(ões) de trabalho (S) que regula(m) a execução de uma(s) tarefa(s). As pessoas trabalham (D) de acordo com essa(s) instrução(ões). Verificamos (C) os resultados, o desempenho e decidimos agir (A).

Quando não gostamos do desempenho actual saltamos para o ciclo 2, o ciclo da melhoria. Planeamos uma experiência (P), uma forma diferente de trabalhar, e criamos uma OPL para regulamentar como iremos trabalhar excepcionalmente durante a experiência. Depois, realizamos a experiência (D), verificamos os resultados (C) e decidimos agir (A). E quando a experiência resulta, a decisão deverá ser alterar as instruções de trabalho actuais afectadas à luz das alterações incluídas na OPL e sancionadas pelos resultados da experiência.

Assim, a OPL deveria desaparecer. Acontece que nas empresas as OPL eternizam-se e ganham categoria de documento do sistema da qualidade a par das instruções de trabalho. Tem o seu lado positivo inequívoco. No entanto, também revela outras coisas menos positivas.