O que incluir num relatório de auditoria interna?

Um auditor vai à realidade, recolhe evidências e confronta-as com os critérios da auditoria.

Da comparação entre as evidências e os critérios resultam as constatações da auditoria. As constatações podem ser de três tipos: positivas (boas-práticas que merecem ser destacadas e elogiadas); negativas (algo está mal, não é a opinião do auditor, é a conclusão da comparação entre a realidade e as regras prescritas. E se são negativas têm de ser removidas, têm de ser tratadas, é um must!) ; e oportunidades de melhoria (sugestões de melhoria que o auditor coloca à consideração da organização).

Uma constatação bem redigida descreve a evidência recolhida durante a auditoria, e explica porque é positiva ou negativa. Se é negativa deve ser clarificado qual o critério da auditoria que está a ser violado.

Assim, um relatório de auditoria deve incluir uma listagem das constatações.

Como as organizações que audito mantêm sistemas de gestão da qualidade segundo a ISO 9001:2008, uso, como base de trabalho, o modelo de funcionamento das organizações com base na abordagem por processos. Por isso, arrumo as constatações por processo e não por cláusula da norma, como fazem as equipas auditoras das entidades certificadoras. Se queremos promover a abordagem por processos, então, a unidade de trabalho é o processo.

As constatações vão desencadear as correcções e acções correctivas em função da sua gravidade individual intrínseca.

Agora, eu auditor, tenho uma lista de constatações isoladas (esqueçam os processos) à minha frente… começo a olhar para o conjunto e naturalmente parecem emergir “clusters” de temas. Posso agrupar a constatação 12, a constatação 18 e a constatação 34 sob um mesmo tema, por exemplo: eficácia da monitorização; conformidade do tratamento das reclamações; e rapidez de resposta a solicitações de clientes.

Se esses “cluster” de temas trans-processuais denotam algo de cariz negativo, então, estamos perante a necessidade de acções correctivas. Estamos a falar de temas que se repetem, não são falhas pontuais, são algo que está espalhado pela organização e que requerem uma reflexão para que a melhoria aconteça.

Por fim, comparando os “clusters” construídos com os objectivos da auditoria, posso redigir o entregável mais importante de um projecto chamado auditoria: as conclusões da auditoria.

IMHO, as conclusões da auditoria são o entregável mais importante de uma auditoria. Tudo converge para o seu conteúdo. E o seu conteúdo é uma resposta às especificações do cliente: os objectivos da auditoria.

Os relatórios das suas auditorias internas dão alguma relevância aos objectivos das auditorias?

Como é que a sua empresa redige os seus objectivos para as auditorias internas? Quanto tempo é que a sua empresa investe na redacção dos objectivos das auditorias internas? E auditorias a diferentes processos têm diferentes objectivos?

Vamos voltar a abordar este tópico dos objectivos da auditoria.