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Agora, com o fluxograma e com o texto da entrevista podemos redigir a descrição das actividades que fazem parte do processo e atribuir um grau de intervenção a cada uma das funções intervenientes (R – responsabilidade; A – autoridade; C – colaboração).
E:
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Se queremos melhorar o desempenho da organização é aqui, no processo, que temos de actuar..
A abordagem por processos é uma ferramenta excepcional, por exemplo, transformamos um serviço, algo de difuso, algo de escorregadio, numa realidade semelhante a um processo industrial, muito mais fácil de analisar. Com um processo identificamos as entradas, as saídas, as actividades realizadas e os intervenientes.
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Com um processo podemos identificar os pontos de decisão onde se monitoriza a qualidade, a conformidade com requisitos.
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Com a descrição de um processo podemos aumentar a velocidade de aprendizagem dentro de uma organização. Ficam claras as fronteiras, o âmbito de um processo. E podemos olhar para ele, quer em busca dos pontos onde ocorrem as falhas sistemáticas que prejudicam o desempenho, quer em busca dos pontos fundamentais para o sucesso do processo.
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Com a descrição de um processo, conjugando as actividades realizadas com os intervenientes identificados e o respectivo grau de intervenção, temos a matéria-prima para a determinação das competências necessárias ao desempenho adequado de uma pessoa que ocupa uma dada função.
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Na próxima etapa abordaremos a monitorização dos processos e a sua relação com o desempenho da organização.
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