Qual a finalidade de uma auditoria interna?
Atenção, o que se segue não se aplica a auditorias de terceira parte que se destinam a conceder uma certificação!
A maioria dos auditores internos procura emular o que vê, o que experimenta durante as auditorias das entidades certificadoras. Essa prática pode ser útil no primeiro ano após certificação, para assegurar a conformidade das práticas com as regras previstas para o sistema.
No entanto, à medida que um sistema de gestão amadurece, a utilidade de auditorias internas concentradas em avaliar o grau de conformidade decresce rapidamente.
Propomos a seguinte abordagem:
Quando uma empresa inicia a implementação “formal” de um sistema de gestão, há muita novidade, há necessidade de assegurar que todos cumprem as regras definidas para o funcionamento do sistema. Então, a utilidade das auditorias de conformidade é máxima inicialmente, para assegurar a minimização da variabilidade devida a diferentes interpretações sobre o que fazer, e como fazer. Assim, à medida que as práticas assentam e se atinge a data da certificação, a utilidade das auditorias tipo 100% conformidade vai diminuindo.
No limite, poderemos atingir o ridículo de manter auditorias internas puramente de conformidade, anos e anos após a auditoria de concessão. Pouco, ou nenhum, valor acrescentam além de acontecerem, servem para demonstrar aos auditores externos que se cumpre um calendário de auditorias.
As questões que os auditores colocam quando seguem a abordagem da conformidade derivam de:
Diga o que faz
Faça o que diz que faz
Prove-o
Esta abordagem gera questões concentradas na documentação, assim os auditores perguntam:
Tem um procedimento para ***?
Posso vê-lo?
Pode dizer-me o que faz?
Onde é que está escrito o que é suposto fazer?
Pode mostrar-me onde é que tem ***?
Apesar da honestidade e do compromisso serem importantes, só se atingem os resultados desejados se aquilo que as pessoas dizem que fazem for aquilo que tem de ser feito e se os resultados desejados forem de facto aqueles que são precisos.
Auditorias que acrescentam valor são auditorias que ajudam a organização a crescer, a reflectir e a melhorar.
Á medida que o tempo passa, faz todo o sentido começar a incluir uma componente de eficácia na preparação e realização de uma auditoria.
Uma auditoria dedicada a avaliar a eficácia coloca acima de tudo os resultados, será que os resultados pretendidos estão a ser atingidos?
Atenção, o que se segue não se aplica a auditorias de terceira parte que se destinam a conceder uma certificação!
A maioria dos auditores internos procura emular o que vê, o que experimenta durante as auditorias das entidades certificadoras. Essa prática pode ser útil no primeiro ano após certificação, para assegurar a conformidade das práticas com as regras previstas para o sistema.
No entanto, à medida que um sistema de gestão amadurece, a utilidade de auditorias internas concentradas em avaliar o grau de conformidade decresce rapidamente.
Propomos a seguinte abordagem:
Quando uma empresa inicia a implementação “formal” de um sistema de gestão, há muita novidade, há necessidade de assegurar que todos cumprem as regras definidas para o funcionamento do sistema. Então, a utilidade das auditorias de conformidade é máxima inicialmente, para assegurar a minimização da variabilidade devida a diferentes interpretações sobre o que fazer, e como fazer. Assim, à medida que as práticas assentam e se atinge a data da certificação, a utilidade das auditorias tipo 100% conformidade vai diminuindo.
No limite, poderemos atingir o ridículo de manter auditorias internas puramente de conformidade, anos e anos após a auditoria de concessão. Pouco, ou nenhum, valor acrescentam além de acontecerem, servem para demonstrar aos auditores externos que se cumpre um calendário de auditorias.
As questões que os auditores colocam quando seguem a abordagem da conformidade derivam de:
Diga o que faz
Faça o que diz que faz
Prove-o
Esta abordagem gera questões concentradas na documentação, assim os auditores perguntam:
Tem um procedimento para ***?
Posso vê-lo?
Pode dizer-me o que faz?
Onde é que está escrito o que é suposto fazer?
Pode mostrar-me onde é que tem ***?
Apesar da honestidade e do compromisso serem importantes, só se atingem os resultados desejados se aquilo que as pessoas dizem que fazem for aquilo que tem de ser feito e se os resultados desejados forem de facto aqueles que são precisos.
Auditorias que acrescentam valor são auditorias que ajudam a organização a crescer, a reflectir e a melhorar.
Á medida que o tempo passa, faz todo o sentido começar a incluir uma componente de eficácia na preparação e realização de uma auditoria.
Uma auditoria dedicada a avaliar a eficácia coloca acima de tudo os resultados, será que os resultados pretendidos estão a ser atingidos?
Qual o interesse em cumprir as regras, se as regras não levam aos resultados pretendidos? Lembram-se dos músicos no filme Titanic?
Assim, uma auditoria concentrada na eficácia coloca questões sobre os resultados:
O que é que pretendem atingir? Qual a finalidade? Qual a razão de ser? Qual o objectivo?
Como é que o vão atingir?
Como é que sabem se está a funcionar?
Como é que sabem se seguem as melhores práticas?
Como é que sabem que é a coisa certa a fazer?
Este tipo de questões tanto pode ser colocado à gestão de topo (Para onde vai a empresa, quais os objectivos?), como a um gestor (Quais os objectivos do departamento ou processo?), como a um operário (Que resultados procura atingir?).
Amanhã: O que se pretende de uma auditoria, um rol de constatações, ou um conjunto de conclusões?
O que é que pretendem atingir? Qual a finalidade? Qual a razão de ser? Qual o objectivo?
Como é que o vão atingir?
Como é que sabem se está a funcionar?
Como é que sabem se seguem as melhores práticas?
Como é que sabem que é a coisa certa a fazer?
Este tipo de questões tanto pode ser colocado à gestão de topo (Para onde vai a empresa, quais os objectivos?), como a um gestor (Quais os objectivos do departamento ou processo?), como a um operário (Que resultados procura atingir?).
Amanhã: O que se pretende de uma auditoria, um rol de constatações, ou um conjunto de conclusões?
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