"despertar o interesse da gestão de topo nesta coisa menorizada"

A chegar às ultimas sessões de uma formação de longa duração sobre auditorias internas vou deixar um desafio para os futuros auditores.

Regras clássicas a seguir para redigir uma não conformidade:

• Ser uma constatação negativa. Algo está errado!
• É uma violação de um requisito. Uma qualquer promessa feita num dos documentos do sistema de gestão, ou exigida pelo referencial, não foi cumprida.

Além destas duas regras vou propor uma terceira:

• Ser significativa. Deve de algum modo relacionar-se com valores importantes para o negócio e mostrar como os afecta de um modo negativo.

Esta última regra pode ser referida como:

Mais uma forma de tentar dar o salto da conformidade para o desempenho:

Descrição da não-conformidade segundo as duas primeiras regras:

Evidenciado Plano de Manutenção Preventiva previsto na ficha de processo 4.1 versão 3. 

No entanto, a empresa não evidenciou registos do seu cumprimento em 2017.

Como usar a terceira regra?

Qual a consequência de não se realizar a manutenção preventiva? 

Ocorrem avarias!

Quais as consequências potenciais dessas avarias?

• Custo de reparação
• Tempo de paragem
• Custo de não produção
• Quantidades não produzidas
• Horas-extra para recuperar tempo perdido
• Menos anos de vida-útil
• Perda de características
• ...

Entre a realização da auditoria da auditoria interna e a entrega do relatório, o auditor pode pedir ou pesquisar informação sobre avarias, custo de avarias, tempos de paragem, horas-extra, ... pode solicitar a informação à Qualidade, ou Manutenção, ou Produção, ou Controlo de Gestão, ou Contabilidade, ou Recursos Humanos, ou ... 

Ao redigir a versão final da não-conformidade o auditor pode juntar 3 peças:

Evidenciado Plano de Manutenção Preventiva previsto na ficha de processo 4.1 versão 3. 

No entanto, a empresa não evidenciou registos do seu cumprimento em 2017. Entretanto, nos primeiros 7 meses deste ano os custos com avarias cresceram 20% e, os tempos de paragem por avaria cresceram 15%. 

Uma não-conformidade escrita desta maneira é capaz de despertar o interesse da gestão de topo nesta coisa menorizada que são as auditorias internas.