Não é fácil escapar das armadilhas

"Managers often unknowingly adopt bad practices when they try to benchmark their organizations against the other companies in their industries.
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For instance, some years ago, whenever GE did something new, many firms were inclined to immediately imitate it. Like a lot of people, the managers at these organizations assumed that GE's leaders knew it all: "Surely, when they do it, it must be a good thing, because they're such a successful firm."
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Indeed, research has confirmed that organizations tend to imitate the actions of other companies that stand out as successful, even when it is clear that the newly developed practice is not the cause of the company's success.
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The press does it, too. Journalists habitually write about top-performing companies and interview their CEOs, rather than the average Joes. We, admittedly, do it in business schools: we teach cases about the best, blue-chip companies, ignoring the less-sexy average types."[Moi ici: A propósito disto recordar "Cuidado com o título"]

Agora pensem nos artigos da revista Exame, pensem nas posições que a CIP defende, pensem nas decisões das associações de sector chefiadas pelos líderes das empresas grandes.

Freek Vermeulen dá como título à secção de onde retirei estes trechos "Benchmarking is BS"... pois é.



Trechos retirados de "Breaking Bad Habits" de Freek Vermeulen

Cuidado com as melhores práticas

"Similarly, when Michelin, the tyremaker, tried to introduce lean production methods — as pioneered by Toyota — in the 1990s, it succeeded in improving productivity at the expense of agility and at a cost to its carefully nurtured humane corporate culture."

E o que é que Mongo requer? Agilidade e mais agilidade.

BTW, sublinho de "Customer experience investment fails to pay off as performance hits all-time low":

"“Businesses are still organised in the same way they were in Victorian times when we were building factories that churned out consistent objects. We’re now in a world where we sell concepts, content, ideas and thoughts [Moi ici: Em linha com "the more important it is to think about boundaries"] and the traditional organisational structure really isn’t effective in being able to do that.”"

Cuidado com as melhores-práticas, cuidado com o benchmarking e com o uso que se dá à caneta.

BTW, aquela perda de agilidade da Michelin fez-me recordar as 8 semanas de congelamento:

"These practices are combined with the tradition within Toyota Production System of freezing the production schedule eight weeks before production begins, which substantially reduces responsiveness."

Trecho inicial retirado de "Best practice can make lemmings of us all"

Cuidado com as cópias

Para os que se sentem tentados a seguir o canto das sereias e acham que as palavras de um anónimo da província não são de confiar:

"Agora imaginem PME a tentarem copiar as actuações estratégicas de empresas grandes porque aparecem nas revistas, nos jornais, porque são comentadas, porque ..."

Ou ainda: "lab or a factory"; "Guterres e a tralha salazarista: reflexão para as PMEs" e "Pensamento contrário".

Recomendo a leitura de "Don’t be fooled by success":

"Imitating successful competitors can be surprisingly misleading and ineffective
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The most successful firms in your industry probably just got lucky
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Focusing on short-term wins can have negative long-term effects years later"

Market-driven ou market-driving (parte IV)

Parte I e parte II e parte III.
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Este texto, "51 anos depois da primeira máquina de tricô, a Benetton já imprime camisolas":

"“Queríamos produzir algo especial, criar um novo clássico com total liberdade de movimentos,...“Este lançamento é muito importante porque significa voltar o foco para as nossas raízes e o nosso know-how”,"

Esta semana, ao conversar com o D. Pedro IV, que tinha comentado este postal, "Cuidado com o benchmarking" (e de certa forma o que a Benetton fez, como relatado nas partes I a III desta série, foi benchmarking e cópia de outros modelos que estavam e estão a resultar em outras empresas com outro ADN) falámos em Reeves e no, muitas vezes necessário, encolhimento para renovar e recomeçar tendo por base o ADN e não para copiar o que funciona com outros (cargo cult).

Recordo esta série com um título irónico: ""despedir é sempre resultado de uma maldade ou de preguiça da gestão" (parte V)" e recordo Steve Jobs:

"He shrunk Apple to a scale and scope suitable to the reality of its being a niche producer in the highly competitive personal computer business. He cut Apple back to a core that could survive."

Para depois criar o nível seguinte do jogo.
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Muitas vezes os custos afundados e, sobretudo a vaidade (palavra usada pelo D. Pedro IV), impedem as empresas de fazerem este encolhimento estratégico.

Cuidado com o benchmarking

Greg Satell em "Why You Shouldn't Copycat Strategy" expõe muito bem como tantas e tantas empresas grandes praticam "cargo cult strategy":

"Yet many modern executives believe by mimicking the tactics of other businesses they will somehow achieve the same results.[Moi ici: Cuidado com as melhores práticas. Cuidado com a cópia indiscriminada do que é publicitado] These “cargo cult strategists” don’t do much better than the islanders.
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The executives at Blockbuster understood the Netflix threat and built a viable strategy to compete with it. What they did not understand was that, unlike Netflix, they were not a startup. They had investors who expected consistent profits and franchisee partners that depended on revenues for their incomes. That was the part of the Netflix model they couldn’t replicate.
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Unlike Apple and Blockbuster, IBM follows a strategy that is built to fit its unique capabilities and culture.
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Every organization can benefit by learning about the best practices of others. Certainly, Apple needs to find a way to compete in a new cognitive era that advances in artificial intelligence are bringing to the fore. Blockbuster’s management team was smart to borrow tactics from Netflix. IBM should try to be as agile as it possibly can.
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Yet at the same time, we also must accept certain realities. Apple does not have the organizational culture in place to explore scientific horizons. It never has. Blockbuster, as a public company with thousands of investors and franchisee partners, had limitations that Netflix didn’t. IBM, with nearly 400,000 employees, will never be as nimble as a startup.
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You can’t simply decide to build an airfield, without learning how to build machines that can fly first. In much the same way, you can’t expect to adopt the strategies and tactics of another organization and enjoy the same success, without building the capabilities and culture that will make those tactics effective."[Moi ici: Não resisto a recomendar uma nova leitura do texto sobre o erro infantil da McDonald's.]

Cuidado com as boas-práticas!

"Best practices are techniques that supposedly are proved to be widely successful, but in reality, they’re easy to copy-and-paste and can be disguised as one-size-fits-all solutions.
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Few management approaches are universally applicable, and attempts to implement a mismatched approach can do more harm than good. 
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Every best practice is a paradox by its nature and makes itself obsolete.
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While it works for some to start with understanding the why (principles) before the how (practices), other times it’s better to start with the how before the why. In other words, it’s not necessarily wrong to implement the practice first and understand the principles after. Oftentimes people and organizations learn best by doing first and understanding what works and what didn’t later, perhaps through a postmortem or a retrospective."

Recordar "Dedicado aos que seguem a Religião do Grande Geómetra" ou "Não existem boas-práticas!!!"

Trechos retirados de "Best Practices Are Killing Your Company"

Recomendações

E volto a "Your Whole Company Needs to Be Distinctive, Not Just Your Product" para chamar a atenção para:

"Our recommendations include:

• Be skeptical of benchmarking. Don’t be drawn into practices that are not right for your company, even if they’re common throughout your industry.

• Start from your goal and work backward, articulating the steps you’ll need to take to get from the capabilities you have to the capabilities you need.

• Continue to use focused interventions — the kinds of moves you already make to adjust systems and organizations — but align them all to realizing your strategy."

"They shape the future"

Ainda na quarta-feira à noite, num jantar de francesinhas, o Aranha recordava esta frase de Seinfeld:

"Not That There Is Anything Wrong With That".

Por isso, sorri esta manhã, ao ler "What George Costanza Can Teach the C-Suite":

"Most companies get trapped on the growth treadmill, chasing multiple opportunities wherever the market is heading. The most successful companies, however, commit to doing only what they do best, and they grow by applying this in a very clear-minded and disciplined way in the market.
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Most companies pursue functional excellence and benchmark everything. Unfortunately, this approach leads them to the same crowded place in the market as everyone else.
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Winning companies don’t simply react. They shape the future: reimagine their capabilities, create demand and realign their industry on their own terms.
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Advantage is transient. Even the most formidable position is vulnerable to the melee of pressures in today’s market."

Cuidado com as melhores práticas

No ambiente de mudança em que vivemos e, registado neste postal "Escrito nas estrelas" e continuado em "Viragem no sourcing – Parte 2", de certeza que muitas práticas estabelecidas ficaram obsoletas e passaram a ser mais prejudiciais do que benéficas:

"Companies identify best practices, particularly those of market leaders, and try to implement them. Such benchmarking has a role to play in business, but I’m not exactly a fan of the process. (Moi ici: Não há melhores práticas) It may allow enterprises to catch up with competitors, but it won’t turn them into market leaders. Organizations become winners by spotting big opportunities and inventing next practices
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Next practices are all about innovation: imagining what the future will look like; identifying the mega-opportunities that will arise; and building capabilities to capitalize on them.
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If you look for ways to develop next practices, opportunities abound. In fact, executives are constrained not by resources but by their imagination."

Trechos retirados de "Best Practices Get You Only So Far"

"Most companies follow "best practices." Often, these are practices that most firms in their line of business have been following for many years, leading people in the industry to assume that it is simply the best way of doing things.
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One reason why a practice's inefficiency may be difficult to spot is because when it came into existence, it was beneficial — like broadsheet newspapers once made sense. But when circumstances have changed and it has become inefficient, nobody remembers, and because everybody is now doing it, it is difficult to spot that doing it differently would in fact be better.
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with all the best intentions, executives often implement what is considered a "best practice" in their industry. What they do not know is that some of these practices are bad habits masquerading as efficiency boosters, their real consequences lying hidden."

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BTW, muito interessante a história sobre a origem e persistência do formato "broadsheet" nos jornais.

Muitos picos, muita arte

"In war, there can be only one winner. Not so in business, where companies like WalMart and Target can thrive and co-exist, each offering a different kind of value to its customers.

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In sports, there is just one contest with one set of rules. Not so in business, which is more complex and open-ended. Within an industry, there can be multiple contests, not just one, based on which needs are to be served. 

(Moi ici: o que muita gente ainda não percebeu foi esta evolução:

Quanto mais picos tem a paisagem competitiva enrugada mais hipóteses há de várias empresas, com diferentes clientes-alvo e diferentes propostas de valor, poderem prosperar em simultâneo no mesmo sector de actividade)

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Here's the problem: When rivals all pursue the "one best way" to compete, they find themselves on a collision course, trapped in a destructive, zero-sum competition that no one can win. Everyone in the industry follows the same advice. Companies benchmark each other's practices and products. Customers, lacking meaningful choice, buy on price alone. Profitability deteriorates.
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Instead, Porter urges a different kind of competition: compete to be unique. Focus on innovating to create superior value for your chosen customers, not on imitating and matching rivals. Give customers real choice and price becomes only one competitive variable. But understand that doing this profitably means accepting limits and making tradeoffs — you can't meet every need of every customer. Nothing is more absurd — and yet more widespread — than the belief that somehow you can do exactly what everyone else is doing and yet end up with superior results. (Moi ici: Por isso, já aqui escrevi que não existem boas-práticas universais, genéricas, aplicáveis a qualquer empresa de um sector)
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Grasp the true nature of business competition and you'll see that the performing arts provide a better analogy than war or sports. There can be many good singers or actors — each outstanding and successful in a distinctive way. Each finds and creates an audience. (Moi ici: Recordar aqui e aqui) The more good performers there are, the more audiences grow and the arts flourish. This approach produces positive sum competition. Companies that do a good job can earn sustainable returns because they create more value. At the same time, customers benefit by getting real choice in how their needs are met.
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What's your organization's underlying model of how competition works? It's a question well worth asking. If "best" is your model, you will follow the herd. Copycat products and services will always make sense. Growth at any price will seem reasonable. Acquisitions will always look better than they really are. How you think about competition will define the choices you make and your ability to assess those choices critically."

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Trechos retirados de "Stop Competing to Be the Best" de Joan Magretta

Acerca do benchmarking

Excelente artigo a chamar a atenção para as limitações do benchmarking "Why Experimenting Beats Benchmarking"

Benchmarking (parte II)

Ontem, numa pesquisa no PC encontrei estes esquemas feitos em 2003 sobre a arquitectura de um sistema de gestão dedicado a obter resultados em sintonia com uma estratégia.

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Prioridades estratégicas traduzidas num mapa da estratégia, num conjunto de indicadores e em iniciativas estratégicas:Prioridades estratégicas incluídas num manual do sistema:
Sistema modelado num conjunto de processos com cada processo descrito em fichas de processo:
Juntando tudo:
Medir e monitorizar os indicadores estratégicos e os indicadores processuais:

Benchmarking

Lançaram-me o desafio "Já que escreve sobre sistemas de gestão da qualidade que se querem diferentes da treta do costume explique lá como o faz!"

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Pois bem aqui vai uma tentativa de explicação da metodologia que sigo.
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Assim, se tem um sistema de gestão da qualidade implementado recentemente, ou se está em vias de tomar uma decisão para iniciar a sua implementação, desafio-o(a) a sacar da metodologia seguida durante o projecto e a compará-la com a que proponho:O pormenor de cada etapa pode ser lido aqui.

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Primeiro a cola da comunicação, vamos fazer uma viagem: para onde vamos, como vamos, qual o papel de cada um, qual a contribuição de cada um para a viagem (etapa 1).

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Depois, procuramos pôr na prática a definição de sistema de gestão dada pela ISO 9000:2005. Sistema para estabelecer uma política (uma estratégia) (etapa 2), traduzir essa estratégia em objectivos (desafios quantificados) (etapa 3) e trabalhar para mudar a realidade e concretizar os objectivos (etapa 4).

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Implementou um sistema de gestão da qualidade segundo a ISO 9001? Quanto tempo dedicaram a definir objectivos e metas e iniciativas para as atingir? E os objectivos definidos estão alinhados com a estratégia para o negócio? E os objectivos foram definidos no arranque do projecto ou no final do mesmo?

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Aceitam-se questões, sugestões e críticas

Divagações sobre a comoditização e sobre os processos

As canetas e os lápis são objectos inanimados, ferramentas desprovidas de vontade própria.
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Não cabe na cabeça de ninguém culpar um lápis pela mensagem, quando o autor, o responsável é quem utilizou a ferramenta.
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Um número apreciável de pessoas chega a este blogue através da pesquisa da frase "profit per employee", por causa deste postal Profit per employee escrito em Abril de 2007.
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Cada vez mais fico com 'medo' só de pensar no que a leitura do artigo inicial da The McKinsey Quarterly pode desencadear ... tal como fico preocupado com o que pode suceder quando alguém utiliza uma ferramenta como o benchmarking só para cortar nos custos.
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Foi então que me lembrei desta conversa Show me the metrics e que a relacionei com este artigo da Harvard Business Review de 2005 "The Coming Commoditization of Processes" ou com este capítulo de "Commoditization and the Strategic Response".
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Acredito que no mundo das TI a conversa possa eventualmente ser outra, mas para o resto dos sectores há qualquer coisa que não soa bem no raciocínio de Davenport.
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Uma boa prática a seguir por qualquer organização passa por sistematizar as actividades que desenvolve num conjunto de processos para, como escreve Davenport:
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"Within a company, standardization can facilitate communications about how the business operates, enable smooth handoffs across process boundaries, and make possible comparative measures of performance."
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Processos sistematizados são uma boa prática para gerar resultados esperados, para diminuir a variação, para reduzir a variabilidade, para identificar competências, para identificar os recursos e infraestruturas relevantes para a execução estratégica de uma organização.
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Quando penso no artigo sobre o indicador "Profit per employee" penso logo em gente que, sem reflexão de maior, o quer aplicar na sua empresa para o comparar com outras empresas, e tremo. Tremo só de pensar em empresas do mesmo sector de actividade, recorrendo a propostas de valor e modelos de negócio distintos a quererem comparar-se umas com as outras.
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A certa altura Davenport escreve: "The APQC is working with a consortium of companies called the Open Standards Benchmarking Collaborative to create one standard public database of process definitions, measures, and benchmarks to help organizations worldwide quickly assess and improve their performance." No meu exemplar da revista escrevi esta nota "42 paragens da Ferrari".
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Padronizar os processos de uma organização internamente é bom. Contudo, se todas as organizações, à custa do benchmarking, adoptarem o mesmo padrão ... acabam as diferenças. E quando é tudo igual ... commoditization here we go. É o mundo do corte dos custos, o mundo do denominador da equação da produtividade (será que tem também algo a ver com isto no Público de hoje "Reestruturação interna custou 20 milhões de euros à Unicer" - confesso a minha ignorância, não tenho dados suficientes para avaliar este tipo de afirmação "Tínhamos o dobro de trabalhadores do nosso maior concorrente [Central de Cervejas] e a estrutura era demasiado pesada para a operação").
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Internamente devemos aspirar a ter processos padronizados, posso recorrer ao benchmarking para aprender truques sobre como melhorar certas tarefas ou actividades, mas fico por aí.
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Se uma empresa aposta na criação de valor, se aposta no numerador da equação da produtividade, então procura fazer coisas diferentes, ou fazer de forma diferente as coisas que faz e aí ... não há comparação de indicadores que resulte.
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Segundo aprendi, num documentário televisivo, um Ferrari durante a sua produção é sujeito a 42 paragens ... algo que provocaria uma síncope aos gestores das linhas de fabrico dos veículos utilitários produzidos em massa, em que cada minuto de paragem é uma espinha cravada na garganta.
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Temo que neste mundo haja muita gente nas empresas, em lugares de decisão, com pouca experiência do seu sector, com pouca reflexão sobre o modelo de negócio, com pouco contacto com o mercado real, e que, por isso, seja presa fácil destas comparações de indicadores em ambiente esterelizado, que leva à tomada de decisões sobre o denominador por falta de pistas e de paciência para lidar com o numerador.

As ferramentas de gestão não são más, os humanos é que podem fazer mau uso delas

"Benchmarking involves identifying competitors and/or companies in other industries that exemplify best practice in some activity, function, or process and then comparing one's own performance to theirs."

"The Performance Measurement Manifesto", de Robert G. Eccles, publicado no número de Janeiro-Fevereiro de 1991 da revista Harvard Business Review.

As ferramentas de gestão não são más, os humanos é que podem fazer mau uso delas. Assim, cuidado com o uso do benchmarking: “Quem quer fazer bem deve olhar para o lado e ver quem sabe fazer. Deve tentar, depois, fazer ainda melhor.” Como proposto no artigo “PME ganham instrumentos que permitem comparar desempenhos” da autoria de Luísa Pinto e José Manuel Rocha, na página 32 do jornal Público, de 20 de Novembro de 2006.

Quando as empresas se concentram, única e exclusivamente, em desenvolver actividades de melhoria incremental das suas operações, normalmente acordam num mar sangrento, infestado de tubarões.

Michael Porter diz: “Managers who think there is one best company and one best set of processes set themselves up for destructive competition. "The worst error is to compete with your competition on the same things," Porter said. "That only leads to escalation, which leads to lower prices or higher costs unless the competitor is inept." Companies should strive to be unique, he added. Managers should be asking, "How can you deliver a unique value to meet an important set of needs for an important set of customers?"

Outra fonte de erros consiste na confusão de que as melhorias operacionais do desempenho são estratégia: “Operational effectiveness is, in essence, extending best practices. Good operations can drive performance, Porter said, but added: "The trouble with that is it's hard to sustain. If it's a best practice, everybody will do it, too."
None of this is easy, he conceded. "The real challenge of management is you have to do these things together at the same time. You have to keep up with best practices while solidifying, clarifying and enhancing your unique positions."
Managers often tend to let incremental improvements in operations crowd out the larger strategy of building a unique business that will retain its competitive advantage, Porter noted. To bypass this problem, managers must keep the competitive strategy in mind at all times.”