"It's not lupus"

Há tempos realizei uma auditoria interna a uma empresa e deixei a Oportunidade de Melhoria que ilustro acima.

Na cláusula 6.2.1 da ISO 9001:2015 as empresas são convidadas a definir os resultados que esperam para o seu sistema de gestão da qualidade. Segundo a cláusula 6.2.2 as empresas devem planear como vão atingir os desafios de desempenho referidos anteriormente.

Noto que algumas empresas certificadas (e, por isso, com esta abordagem validada pelas entidades certificadoras) listam actividades genéricas já incluídas na descrição de processos. Por exemplo, na ilustração acima a empresa quer reduzir desperdícios, quer ser mais eficiente, quer reduzir custos. A empresa acredita que a principal acção a desenvolver para ser mais eficiente passa por "executar os trabalhos segundo o planeamento estabelecido". A empresa já planeia os trabalhos. A empresa já procura executar os trabalhos segundo o planeado. A empresa planeia e executa de forma perfeita?

Claro que não! E esse é o ponto. A ISO 9001:2015 na cláusula 6.2.2 a) refere "o que será realizado".

Não adianta repetir o que está escrito de forma geral e genérica no procedimento sobre a execução dos trabalhos.

Quantas obras executaram?
Com quanto é que cada obra em particular contribuí para o indicador "Proveitos vs Custos"?

O que nos diz um histograma sobre a distribuição dos resultados de cada obra?

Faz sentido analisar diferentes tipos de obra, tendo em conta a sua duração ou âmbito dos trabalhos?

Faz sentido distinguir os desvios, mão de obra, tempo, materiais?

A ideia é fazer o mesmo que a "equipa" do Dr. House:

Analisar os sintomas sob várias perspectivas e ângulos. Depois, usando o princípio de Pareto, reduzir o âmbito do problema. Por exemplo, deixar de ser "reduzir os desperdícios (custos)" e passar a ser "reduzir a disparidade entre a mão de obra realmente utilizada (horasxhomem) versus a mão de obra planeada nas obras do tipo X.

Só nessa altura, depois de bem delimitado o principal contribuinte para o problema, é que faz sentido começar a pesquisar as causas mais prováveis. Por exemplo:

• deficiente planeamento?
• deficiente preparação?
• má coordenação?
• mau acompanhamento?
• condições atmosféricas?
• ...

A imagem do Dr. House acima diz respeito a esta fase. Listar as possíveis causas e depois mandar fazer umas análises, umas verificações, recolher dados históricos, que permitam validar/corroborar uma ou mais causas.

E só depois de identificadas e validadas as causas mais prováveis é que faz sentido pensar na resposta a 6.2.2 a).

Não saltar para a solução

Actualmente ando a desenvolver dois projectos de melhoria do desempenho, em duas empresas distintas, em sectores distintos, para reduzir a frequência com que alguns "defeitos" ou falhas organizacionais ocorrem. A metodologia seguida respeita estas etapas.
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No final da etapa 1, com os dados recolhidos e tratados, sente-se sempre uma vontade tremenda em saltar para a etapa 3. É preciso seguir uma disciplina para passar pela etapa 2.
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Tim Kastelle explica bem o fenómeno em "The Problem With Solutions"
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"When trying to solve a problem, often the best thing to do is to leave the question open for a while. This is tough, because most people have a natural tendency to want to solve the problem as quickly as possible.
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The problem with jumping straight to answers is that you reduce the amount of effort put into the first step, idea generation, and you put no time at all into the second step – experimenting, thinking and prototyping.

When these two steps aren’t fully explored, you end up putting all of your effort into developing conclusions and planning actions for only one answer. You may do this extremely well, but the problem is that it might not be the best answer.

People like jumping to answers because it reduces uncertainty. When you are expanding the range of options to consider, and then test out these ideas, you are increasing ambiguity. This makes many people uncomfortable.

But if you’re disciplined enough to be able to live with that ambiguity for a while, you usually end up with a better answer to your problem."
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Excelente conselho!!!
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A realização da etapa 2 é fundamental para evitar saltar para o que está mais à mão mas não é, necessariamente, a solução do nosso desafio. Por isso é que as empresas têm tantos problemas crónicos que demoram anos a resolver... quando resolvem.